平時(shí)大家都將自己的文檔統(tǒng)統(tǒng)放置于某一文件夾下（如我的文檔中），不過文件多了以后，管理和查找起來很不方便。其實(shí)Word里有一項(xiàng)“文檔結(jié)構(gòu)圖”功能，它可以把長篇文檔的目錄提取出來，只要單擊相應(yīng)的目錄就可以快速定位到具體的章節(jié)。如果我們將文件夾的文件目錄制作成DOC文檔，然后利用“文檔結(jié)構(gòu)圖”功能就可以快速定位任意文檔了，本文來介紹一下具體操作。
一、制作文件夾目錄文件
文件目錄通過系統(tǒng)自帶的“DIR”命令獲得，啟動(dòng)命令提示符并定位到“d:mydocument稿件”后（這里可以根據(jù)個(gè)人需要修改目錄），并輸入：
dir /o:d /s >g:gaojian.xls
其中：
/o:d：表示按日期/時(shí)間(從先到后)的順序排列文件。
/s：表示顯示指定目錄和所有子目錄中的文件。
>g:gaojian.xls：表示將排列的目錄文件輸出到g:下的gaojian.xls文件中。
二、編輯目錄文件
啟動(dòng)Excel并打開剛才保存的gaojian.xls文件，按提示完成導(dǎo)入操作，將其中“文件創(chuàng)建時(shí)間”和“大小”兩列內(nèi)容和其它無關(guān)內(nèi)容刪除，只保留文件日期和文件名，現(xiàn)在將“gaojian.xls”內(nèi)容全選并復(fù)制到剪粘板中。
三、制作“文檔結(jié)構(gòu)圖”
啟動(dòng)Word并新建一文檔，單擊“編輯→選擇性粘貼”，在彈出的窗口中選擇“無格式文本”命令，將gaojian.xls文件中的內(nèi)容粘貼到該文檔中；單擊“視圖→文檔結(jié)構(gòu)圖”，按提示在文本前添加“稿件目錄”和“年份”，接著按文件創(chuàng)建日期，依次在前面添加對(duì)應(yīng)的月份；單擊“格式→樣式和格式”，依次設(shè)定目錄級(jí)別(“稿件目錄”—標(biāo)題、年份—標(biāo)題1、月份—標(biāo)題2、具體文件名—標(biāo)題3)。這樣我們就把“d:mydocument稿件”下所有文件按月份清晰地排列好了。
大家除了按年份排列順序以外，還可以使用DIR命令的不同參數(shù)，制作出其它分類文檔的結(jié)構(gòu)圖，如可以按文件夾、文件大小等進(jìn)行分類。
四、添加超鏈接
現(xiàn)在只要依次為每個(gè)月份下的文件添加超鏈接（鏈接到文件的源位置），以后只要在文檔結(jié)構(gòu)圖中單擊相應(yīng)的項(xiàng)目，就可以快速定位到該目錄中的具體文件，按住Ctrl鍵并單擊即可打開相應(yīng)文檔。為了更快捷添加超鏈接，先用鼠標(biāo)依次選中“一月”下的所有文件，右擊選擇“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”，選擇“編號(hào)”下的“1.、2.、3.”，重復(fù)上面操作再次選擇“編號(hào)/無”，這樣可以刪除原來文件前的日期數(shù)值?，F(xiàn)在用鼠標(biāo)選中具體文件名如本例中的“web2pop.doc”，右擊選擇“復(fù)制”，接著選擇“超鏈接”，在彈出的“添加超鏈接”窗口定位到“d:mydocument稿件”，然后按下Ctrl+V粘貼“web2pop.doc”到地址欄即可完成添加工作。添加下一個(gè)文件的超鏈接時(shí)，可單擊地址欄的下拉列表選擇“d:mydocument稿件”，然后按下Ctrl+V粘貼可以加快操作速度。依次完成所有文件的超鏈接操作。
完成所有操作后，可以重新為文件編號(hào)，這樣可以清楚地看到每個(gè)月我們稿件的產(chǎn)量，便于統(tǒng)計(jì)與管理。
五、使用
所有的設(shè)置均以完畢，如何使用呢？比如現(xiàn)在筆者要找2004年8月份的稿件“你的發(fā)型我設(shè)計(jì).doc”一文，只要在文檔結(jié)構(gòu)圖單擊“八月”將其展開，選中文件后快速定位到“你的發(fā)型我設(shè)計(jì).doc”，按住Ctrl鍵并單擊即可打開文檔，操作快捷而又方便。
上述方法可以用來管理任意文檔，如可以為保存下載文件的文件夾制作“文檔結(jié)構(gòu)圖”，添加超鏈接后就可以直接在Word里快速打開（或查找）已經(jīng)下載到的文件。
一、制作文件夾目錄文件
文件目錄通過系統(tǒng)自帶的“DIR”命令獲得，啟動(dòng)命令提示符并定位到“d:mydocument稿件”后（這里可以根據(jù)個(gè)人需要修改目錄），并輸入：
dir /o:d /s >g:gaojian.xls
其中：
/o:d：表示按日期/時(shí)間(從先到后)的順序排列文件。
/s：表示顯示指定目錄和所有子目錄中的文件。
>g:gaojian.xls：表示將排列的目錄文件輸出到g:下的gaojian.xls文件中。
二、編輯目錄文件
啟動(dòng)Excel并打開剛才保存的gaojian.xls文件，按提示完成導(dǎo)入操作，將其中“文件創(chuàng)建時(shí)間”和“大小”兩列內(nèi)容和其它無關(guān)內(nèi)容刪除，只保留文件日期和文件名，現(xiàn)在將“gaojian.xls”內(nèi)容全選并復(fù)制到剪粘板中。
三、制作“文檔結(jié)構(gòu)圖”
啟動(dòng)Word并新建一文檔，單擊“編輯→選擇性粘貼”，在彈出的窗口中選擇“無格式文本”命令，將gaojian.xls文件中的內(nèi)容粘貼到該文檔中；單擊“視圖→文檔結(jié)構(gòu)圖”，按提示在文本前添加“稿件目錄”和“年份”，接著按文件創(chuàng)建日期，依次在前面添加對(duì)應(yīng)的月份；單擊“格式→樣式和格式”，依次設(shè)定目錄級(jí)別(“稿件目錄”—標(biāo)題、年份—標(biāo)題1、月份—標(biāo)題2、具體文件名—標(biāo)題3)。這樣我們就把“d:mydocument稿件”下所有文件按月份清晰地排列好了。
大家除了按年份排列順序以外，還可以使用DIR命令的不同參數(shù)，制作出其它分類文檔的結(jié)構(gòu)圖，如可以按文件夾、文件大小等進(jìn)行分類。
四、添加超鏈接
現(xiàn)在只要依次為每個(gè)月份下的文件添加超鏈接（鏈接到文件的源位置），以后只要在文檔結(jié)構(gòu)圖中單擊相應(yīng)的項(xiàng)目，就可以快速定位到該目錄中的具體文件，按住Ctrl鍵并單擊即可打開相應(yīng)文檔。為了更快捷添加超鏈接，先用鼠標(biāo)依次選中“一月”下的所有文件，右擊選擇“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”，選擇“編號(hào)”下的“1.、2.、3.”，重復(fù)上面操作再次選擇“編號(hào)/無”，這樣可以刪除原來文件前的日期數(shù)值?，F(xiàn)在用鼠標(biāo)選中具體文件名如本例中的“web2pop.doc”，右擊選擇“復(fù)制”，接著選擇“超鏈接”，在彈出的“添加超鏈接”窗口定位到“d:mydocument稿件”，然后按下Ctrl+V粘貼“web2pop.doc”到地址欄即可完成添加工作。添加下一個(gè)文件的超鏈接時(shí)，可單擊地址欄的下拉列表選擇“d:mydocument稿件”，然后按下Ctrl+V粘貼可以加快操作速度。依次完成所有文件的超鏈接操作。
完成所有操作后，可以重新為文件編號(hào)，這樣可以清楚地看到每個(gè)月我們稿件的產(chǎn)量，便于統(tǒng)計(jì)與管理。
五、使用
所有的設(shè)置均以完畢，如何使用呢？比如現(xiàn)在筆者要找2004年8月份的稿件“你的發(fā)型我設(shè)計(jì).doc”一文，只要在文檔結(jié)構(gòu)圖單擊“八月”將其展開，選中文件后快速定位到“你的發(fā)型我設(shè)計(jì).doc”，按住Ctrl鍵并單擊即可打開文檔，操作快捷而又方便。
上述方法可以用來管理任意文檔，如可以為保存下載文件的文件夾制作“文檔結(jié)構(gòu)圖”，添加超鏈接后就可以直接在Word里快速打開（或查找）已經(jīng)下載到的文件。