公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，對具有查考利用價值的公文，應(yīng)及時整理（立卷）、歸檔，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步，各機(jī)關(guān)職能的不斷擴(kuò)展，公文以幾何級數(shù)在增加。面對浩如煙海的公文，人們不能也沒有必要保留全部公文，而應(yīng)有選擇地重點保存其中有參考利用價值的公文，以備日后查考，為此，必須規(guī)定公文的歸檔范圍。
一、應(yīng)歸檔的范圍
公文的歸檔范圍，是指應(yīng)予立卷歸檔的公文范圍。立卷歸檔就是將辦畢公文按照一定的原則組合成案卷后移交檔案部門的活動。一個單位公文歸檔范圍的劃定必須考慮三個要素：
（1）本機(jī)關(guān)職能活動，即公文的內(nèi)容真實地再現(xiàn)本機(jī)關(guān)產(chǎn)生、發(fā)展的歷史軌跡，客觀地反映了這個單位的管理活動，如行政管理、生產(chǎn)、科研、教學(xué)等各種性質(zhì)單位總是形成具有自身職能活動特點的，其他單位的公文。因此，反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本狀況的公文應(yīng)作為歸檔的重點，這些內(nèi)容的公文一旦丟棄或銷毀是無法恢復(fù)，無處可尋的。當(dāng)然，這里所言的“職能活動的公文”，并不只是“本機(jī)關(guān)”形成的公文，還應(yīng)包括本機(jī)關(guān)為了實現(xiàn)自身職能活動所接受的上下級和其他機(jī)關(guān)的公文，因為職能的實現(xiàn)總是在與各級各類組織的配合中完成的。
（2）公文辦理完畢，即公文在處理程序上已經(jīng)運轉(zhuǎn)完畢，一方面是指收文程序如簽發(fā)登記、擬辦、批辦、承辦等各個環(huán)節(jié)的工作均以處理完畢，完全實現(xiàn)了公文的現(xiàn)實執(zhí)行效用；另一方面是指發(fā)文程序如擬稿、會商、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞等多種環(huán)節(jié)的工作已經(jīng)完成，但對于收文機(jī)關(guān)來說，其現(xiàn)實執(zhí)行效用才剛剛開始。可見，歸檔公文強(qiáng)調(diào)的是公文處理“程序”的完畢，而非指公文“信息內(nèi)容” 的完全處理完畢。
（3）具有查考利用價值，即歸檔公文必須對本機(jī)關(guān)日后的工作具有查考憑據(jù)作用，或者對社會某一方面的工作具有參考利用價值。公文歸檔的最終目的只有一個：利用公文承載的信息內(nèi)容，了解工作情況，解決工作中的問題。如果沒有保存利用價值，人們就沒有必要花費如此多的人力、物力和時間來進(jìn)行公文整理、保管、管理、開發(fā)信息等工作。
根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，一般機(jī)關(guān)的公文歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容：
（1）上級針對本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性的公文，需要本機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行或參照執(zhí)行的領(lǐng)導(dǎo)性公文，如上級命令、決定、批復(fù)、規(guī)定、辦法等。
（2）本級機(jī)關(guān)主要職能活動中形成的公文材料，如工作請示、報告、計劃、總結(jié)，人事管理決定、通知，財務(wù)預(yù)決算報表、分析報告及各類賬簿、憑證等。
（3）下級機(jī)關(guān)呈送的報請類公文，如工作請示、重要工作的報告、總結(jié)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。
（4）同級或不相隸屬機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨模蛘弑緳C(jī)關(guān)需參照辦理的各種公文，如各種問函和復(fù)函，重要規(guī)定、辦法、通知等。
機(jī)關(guān)在劃定歸檔范圍時，要特別注意以下情況的處理：
（1）聯(lián)合辦理的公文的處理，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
（2）兼職公文的處理，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職權(quán)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔。
（3）內(nèi)部公文的處理，內(nèi)部公文盡管沒有正式公文的格式，如工作計劃、總結(jié)、會議記錄、調(diào)查報告等，但它們真實地的記載了機(jī)關(guān)的工作活動，應(yīng)劃入立卷范圍。
（4）常用資料的處理，機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作接收和收集的有關(guān)資料，如重要的公文匯集、資料匯編、統(tǒng)計數(shù)字、大事記、刊物和有關(guān)書籍等，是日常機(jī)關(guān)工作的重要工具，其本身并不反映本機(jī)關(guān)職能活動，因此不屬于歸檔范圍。但為方便利用，可將其單獨整理，保存?zhèn)洳椤?BR> 二、不予歸檔的范圍
根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，不予歸檔的公文材料包括：
（1）重份公文；即同一公文有幾份甚至許多份，包括一式多份的收文或發(fā)文副本，為辦理而制發(fā)的復(fù)印件。
（2）無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性的公文。
（3）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考價值的法規(guī)性公文、重要的方針政策公文、長遠(yuǎn)規(guī)劃等的歷次修改稿可以保存，以反映整個公文討論、修改的全過程）。
（4）公文起草人為撰寫公文而收集的素材公文。
（5）與本機(jī)關(guān)工作活動無關(guān)的抄送類公文、無價值的會議公文等。
（6）一般的人民來信及無特殊保存價值的信封。
以上公文歸檔和不歸檔的范圍，只是一個通用的范圍，具體到各機(jī)關(guān)的歸檔范圍的制定時，應(yīng)結(jié)合自身職能和業(yè)務(wù)活動的實際情況，制定明確具體的范圍，便于文書人員或檔案人員實際操作，保證歸檔案卷質(zhì)量。
隨著社會的發(fā)展，科技的進(jìn)步，各機(jī)關(guān)職能的不斷擴(kuò)展，公文以幾何級數(shù)在增加。面對浩如煙海的公文，人們不能也沒有必要保留全部公文，而應(yīng)有選擇地重點保存其中有參考利用價值的公文，以備日后查考，為此，必須規(guī)定公文的歸檔范圍。
一、應(yīng)歸檔的范圍
公文的歸檔范圍，是指應(yīng)予立卷歸檔的公文范圍。立卷歸檔就是將辦畢公文按照一定的原則組合成案卷后移交檔案部門的活動。一個單位公文歸檔范圍的劃定必須考慮三個要素：
（1）本機(jī)關(guān)職能活動，即公文的內(nèi)容真實地再現(xiàn)本機(jī)關(guān)產(chǎn)生、發(fā)展的歷史軌跡，客觀地反映了這個單位的管理活動，如行政管理、生產(chǎn)、科研、教學(xué)等各種性質(zhì)單位總是形成具有自身職能活動特點的，其他單位的公文。因此，反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本狀況的公文應(yīng)作為歸檔的重點，這些內(nèi)容的公文一旦丟棄或銷毀是無法恢復(fù)，無處可尋的。當(dāng)然，這里所言的“職能活動的公文”，并不只是“本機(jī)關(guān)”形成的公文，還應(yīng)包括本機(jī)關(guān)為了實現(xiàn)自身職能活動所接受的上下級和其他機(jī)關(guān)的公文，因為職能的實現(xiàn)總是在與各級各類組織的配合中完成的。
（2）公文辦理完畢，即公文在處理程序上已經(jīng)運轉(zhuǎn)完畢，一方面是指收文程序如簽發(fā)登記、擬辦、批辦、承辦等各個環(huán)節(jié)的工作均以處理完畢，完全實現(xiàn)了公文的現(xiàn)實執(zhí)行效用；另一方面是指發(fā)文程序如擬稿、會商、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞等多種環(huán)節(jié)的工作已經(jīng)完成，但對于收文機(jī)關(guān)來說，其現(xiàn)實執(zhí)行效用才剛剛開始。可見，歸檔公文強(qiáng)調(diào)的是公文處理“程序”的完畢，而非指公文“信息內(nèi)容” 的完全處理完畢。
（3）具有查考利用價值，即歸檔公文必須對本機(jī)關(guān)日后的工作具有查考憑據(jù)作用，或者對社會某一方面的工作具有參考利用價值。公文歸檔的最終目的只有一個：利用公文承載的信息內(nèi)容，了解工作情況，解決工作中的問題。如果沒有保存利用價值，人們就沒有必要花費如此多的人力、物力和時間來進(jìn)行公文整理、保管、管理、開發(fā)信息等工作。
根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，一般機(jī)關(guān)的公文歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容：
（1）上級針對本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性的公文，需要本機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行或參照執(zhí)行的領(lǐng)導(dǎo)性公文，如上級命令、決定、批復(fù)、規(guī)定、辦法等。
（2）本級機(jī)關(guān)主要職能活動中形成的公文材料，如工作請示、報告、計劃、總結(jié)，人事管理決定、通知，財務(wù)預(yù)決算報表、分析報告及各類賬簿、憑證等。
（3）下級機(jī)關(guān)呈送的報請類公文，如工作請示、重要工作的報告、總結(jié)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。
（4）同級或不相隸屬機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨模蛘弑緳C(jī)關(guān)需參照辦理的各種公文，如各種問函和復(fù)函，重要規(guī)定、辦法、通知等。
機(jī)關(guān)在劃定歸檔范圍時，要特別注意以下情況的處理：
（1）聯(lián)合辦理的公文的處理，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
（2）兼職公文的處理，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職權(quán)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔。
（3）內(nèi)部公文的處理，內(nèi)部公文盡管沒有正式公文的格式，如工作計劃、總結(jié)、會議記錄、調(diào)查報告等，但它們真實地的記載了機(jī)關(guān)的工作活動，應(yīng)劃入立卷范圍。
（4）常用資料的處理，機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作接收和收集的有關(guān)資料，如重要的公文匯集、資料匯編、統(tǒng)計數(shù)字、大事記、刊物和有關(guān)書籍等，是日常機(jī)關(guān)工作的重要工具，其本身并不反映本機(jī)關(guān)職能活動，因此不屬于歸檔范圍。但為方便利用，可將其單獨整理，保存?zhèn)洳椤?BR> 二、不予歸檔的范圍
根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，不予歸檔的公文材料包括：
（1）重份公文；即同一公文有幾份甚至許多份，包括一式多份的收文或發(fā)文副本，為辦理而制發(fā)的復(fù)印件。
（2）無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性的公文。
（3）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考價值的法規(guī)性公文、重要的方針政策公文、長遠(yuǎn)規(guī)劃等的歷次修改稿可以保存，以反映整個公文討論、修改的全過程）。
（4）公文起草人為撰寫公文而收集的素材公文。
（5）與本機(jī)關(guān)工作活動無關(guān)的抄送類公文、無價值的會議公文等。
（6）一般的人民來信及無特殊保存價值的信封。
以上公文歸檔和不歸檔的范圍，只是一個通用的范圍，具體到各機(jī)關(guān)的歸檔范圍的制定時，應(yīng)結(jié)合自身職能和業(yè)務(wù)活動的實際情況，制定明確具體的范圍，便于文書人員或檔案人員實際操作，保證歸檔案卷質(zhì)量。