擬搞，就是起草文件初稿。起草文件初稿是發(fā)文處理工作的重要環(huán)節(jié)，是文件形成前最基礎(chǔ)的工作，這一環(huán)節(jié)的工作做得如何，直接關(guān)系到文件的質(zhì)量和效率高低。在公司擬稿任務(wù)一般由秘書人員承擔(dān)。但對于業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的文稿，則由職能部門代為起草。重要文件的起草，上司本人親自動(dòng)筆。起草文稿，雖然與成文發(fā)出還有較大的距離，但作為最基礎(chǔ)工作而言，擬稿人員必須認(rèn)真對待，從嚴(yán)要求。
如何起草好文稿呢？
1）草擬文稿的基本原則與要求。
*必須符合公司總目標(biāo)和具體業(yè)務(wù)要求。
*必須實(shí)事求是，符合客觀實(shí)際。公司發(fā)出的任何文件，都是為了解決實(shí)際問題，具有特定的針對性。因此，起草文稿必須從客觀實(shí)際出發(fā)，深入調(diào)查研究，全面掌握情況實(shí)事求是地提出問題并解決問題。如果內(nèi)容與實(shí)際相脫節(jié)，不僅起不到應(yīng)有的作用，而且還會(huì)給實(shí)際工作帶來麻煩。
*要做到條理清楚，文字精煉。擬定文稿必須條理清楚，層次分明，中心突出，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，使人一目了然，清清楚楚。同時(shí)要力戒套話、空話、廢話，努力做到開門見山，語句通順，用詞準(zhǔn)確，樸實(shí)無華，簡潔明快。
*必須符合規(guī)范化要求。擬定文稿必須符合統(tǒng)一的格式，按規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求進(jìn)行，不能隨心所欲，標(biāo)新立異。人名、地名、數(shù)字、百分比、專用術(shù)語等要準(zhǔn)確規(guī)范，按要求寫，不得隨意簡化，不寫不規(guī)范的字。
2）擬稿的步驟和方法。
草擬文稿在通常情況下，一般需要經(jīng)過如下步驟：
明確發(fā)文的目的與要求。要領(lǐng)會(huì)和理解上司意圖。上司意圖，是制發(fā)文件的基本思想，是擬稿人草擬文稿的依據(jù)。
搞清弄懂上司的意圖，主要指四個(gè)方面：
*制發(fā)文件的目的，包括實(shí)際情況、存在的問題和需要解決的問題。
*指導(dǎo)思想，包括提出文件的總觀點(diǎn)，解決問題的總要求和基本方式。
*主要內(nèi)容，包括要寫哪些問題，反映什么情況，提出哪些措施與要求，以及每個(gè)問題的主要觀點(diǎn)等。
*具體要求，包括使用什么文種，發(fā)送什么對象與范圍，時(shí)效上有何要求等等。
進(jìn)行調(diào)查研究。擬稿人領(lǐng)會(huì)了上司意圖之后，就要熟悉和收集有關(guān)情況和材料，進(jìn)行必要的調(diào)查研究。
這一階段的工作主要有兩個(gè)方面：
*收集和研究書面材料，包括市場、消費(fèi)者、客戶反映的情況、問題、數(shù)據(jù)；查閱本公司過去的有關(guān)文件，主要看過去已有什么要求和規(guī)定，目的在于與過去銜接起來，保持決策的連續(xù)性；參閱經(jīng)營同類產(chǎn)品企業(yè)的有關(guān)材料，了解他們在同類問題上有些什么可供借鑒的經(jīng)驗(yàn)與做法。
*深入實(shí)際，進(jìn)行調(diào)查研究。要選擇典型的、有代表性的市場親自去調(diào)查研究，直接掌握第一手材料。在這個(gè)過程中，盡可能取得解決實(shí)際問題辦法等等，并要?jiǎng)?wù)求全面，力戒片面；務(wù)求實(shí)事求是，力戒主觀臆斷。
3）擬寫提綱，安排結(jié)構(gòu)。
對所要起草的文件事先有一個(gè)總的構(gòu)想，也就是說把“大框架”勾劃出來，使文件所要反映的問題，說明的情況，提出的措施與意見等條理化，使文件的開頭、結(jié)尾層次、段落等有個(gè)大致安排。
4）起草文稿。
起草文稿的基本原則和要求已在前面作過闡述，這里就應(yīng)當(dāng)注意的問題補(bǔ)充幾點(diǎn)：
*文稿要使用固定格式紙。
*與文稿有關(guān)的材料，如擬稿的依據(jù)文件，上司的批示、協(xié)商會(huì)簽有關(guān)方面的意見等，要在進(jìn)行整理后，附在文稿后面，尤其是上司的批示要保持原樣，不能隨意勾劃和涂抹。
*書寫要清晰、工整。修改和補(bǔ)充的文字就勾畫清楚。
***特別提醒
擬寫提綱要注意以下兩點(diǎn)：
1、先按順序一個(gè)問題一個(gè)問題地考慮。對每一個(gè)問題所要表達(dá)的思想，所用的材料，怎樣鋪擺，都要仔細(xì)構(gòu)思。但它是粗線的、設(shè)想性的，至于如何準(zhǔn)確地表達(dá)觀點(diǎn)，材料與觀點(diǎn)如何統(tǒng)一；留待具體擬寫時(shí)解決。
2、要注意各部分之間的界限劃分。無論是并列性的問題，還是連續(xù)性的問題，在安排內(nèi)容、分配材料時(shí)要瞻前顧后，統(tǒng)盤考慮，避免出現(xiàn)交叉現(xiàn)象和重復(fù)使用同樣的材料，造成內(nèi)容上界限不清。
5）反復(fù)檢查，認(rèn)真修改。
文件初稿起草完之后，擬稿人員應(yīng)本著嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度對初稿進(jìn)行反復(fù)檢查和修改，以糾正初稿擬寫時(shí)的錯(cuò)漏。擬稿人員也只有通過對文稿的反復(fù)修改，才能不斷提高觀察問題、分析問題的能力。
修改文稿主要從以下幾個(gè)方面考慮：
*看主題是否正確，論述是否集中。如發(fā)現(xiàn)主題不明確，內(nèi)容模糊，難以理解的，要認(rèn)真研究，再度提煉，慎重地進(jìn)行修改。
*看觀點(diǎn)是否準(zhǔn)確、鮮明，是否反映了事物的本質(zhì)。對含糊、膚淺、片面甚至錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，都要——修改糾正。
*看材料與觀點(diǎn)是否統(tǒng)一，材料能否闡明觀點(diǎn)。要注意選擇確實(shí)有價(jià)值、有說明力、有代表性的典型材料充實(shí)文稿。
*看文字是否簡明、精煉、莊重、樸實(shí)、通順，是否在表達(dá)上準(zhǔn)確無誤，逐字逐句認(rèn)真推敲，刪掉一切空話、套話。
*看結(jié)構(gòu)是否合理、勻稱，是否需要作出調(diào)整。如果層次混亂、條理不清、上下不連貫或順序不合理、頭重腳輕，就要進(jìn)行認(rèn)真修改或調(diào)整段落、層次。
*看格式是否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，對不符合規(guī)定要求的，要全部糾正過來。
以上關(guān)于擬稿的步驟與方法是就一般情況而言，一些比較簡單的文稿擬寫，則可根據(jù)實(shí)際情況靈活掌握，省略不必要的步驟。
如何起草好文稿呢？
1）草擬文稿的基本原則與要求。
*必須符合公司總目標(biāo)和具體業(yè)務(wù)要求。
*必須實(shí)事求是，符合客觀實(shí)際。公司發(fā)出的任何文件，都是為了解決實(shí)際問題，具有特定的針對性。因此，起草文稿必須從客觀實(shí)際出發(fā)，深入調(diào)查研究，全面掌握情況實(shí)事求是地提出問題并解決問題。如果內(nèi)容與實(shí)際相脫節(jié)，不僅起不到應(yīng)有的作用，而且還會(huì)給實(shí)際工作帶來麻煩。
*要做到條理清楚，文字精煉。擬定文稿必須條理清楚，層次分明，中心突出，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，使人一目了然，清清楚楚。同時(shí)要力戒套話、空話、廢話，努力做到開門見山，語句通順，用詞準(zhǔn)確，樸實(shí)無華，簡潔明快。
*必須符合規(guī)范化要求。擬定文稿必須符合統(tǒng)一的格式，按規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求進(jìn)行，不能隨心所欲，標(biāo)新立異。人名、地名、數(shù)字、百分比、專用術(shù)語等要準(zhǔn)確規(guī)范，按要求寫，不得隨意簡化，不寫不規(guī)范的字。
2）擬稿的步驟和方法。
草擬文稿在通常情況下，一般需要經(jīng)過如下步驟：
明確發(fā)文的目的與要求。要領(lǐng)會(huì)和理解上司意圖。上司意圖，是制發(fā)文件的基本思想，是擬稿人草擬文稿的依據(jù)。
搞清弄懂上司的意圖，主要指四個(gè)方面：
*制發(fā)文件的目的，包括實(shí)際情況、存在的問題和需要解決的問題。
*指導(dǎo)思想，包括提出文件的總觀點(diǎn)，解決問題的總要求和基本方式。
*主要內(nèi)容，包括要寫哪些問題，反映什么情況，提出哪些措施與要求，以及每個(gè)問題的主要觀點(diǎn)等。
*具體要求，包括使用什么文種，發(fā)送什么對象與范圍，時(shí)效上有何要求等等。
進(jìn)行調(diào)查研究。擬稿人領(lǐng)會(huì)了上司意圖之后，就要熟悉和收集有關(guān)情況和材料，進(jìn)行必要的調(diào)查研究。
這一階段的工作主要有兩個(gè)方面：
*收集和研究書面材料，包括市場、消費(fèi)者、客戶反映的情況、問題、數(shù)據(jù)；查閱本公司過去的有關(guān)文件，主要看過去已有什么要求和規(guī)定，目的在于與過去銜接起來，保持決策的連續(xù)性；參閱經(jīng)營同類產(chǎn)品企業(yè)的有關(guān)材料，了解他們在同類問題上有些什么可供借鑒的經(jīng)驗(yàn)與做法。
*深入實(shí)際，進(jìn)行調(diào)查研究。要選擇典型的、有代表性的市場親自去調(diào)查研究，直接掌握第一手材料。在這個(gè)過程中，盡可能取得解決實(shí)際問題辦法等等，并要?jiǎng)?wù)求全面，力戒片面；務(wù)求實(shí)事求是，力戒主觀臆斷。
3）擬寫提綱，安排結(jié)構(gòu)。
對所要起草的文件事先有一個(gè)總的構(gòu)想，也就是說把“大框架”勾劃出來，使文件所要反映的問題，說明的情況，提出的措施與意見等條理化，使文件的開頭、結(jié)尾層次、段落等有個(gè)大致安排。
4）起草文稿。
起草文稿的基本原則和要求已在前面作過闡述，這里就應(yīng)當(dāng)注意的問題補(bǔ)充幾點(diǎn)：
*文稿要使用固定格式紙。
*與文稿有關(guān)的材料，如擬稿的依據(jù)文件，上司的批示、協(xié)商會(huì)簽有關(guān)方面的意見等，要在進(jìn)行整理后，附在文稿后面，尤其是上司的批示要保持原樣，不能隨意勾劃和涂抹。
*書寫要清晰、工整。修改和補(bǔ)充的文字就勾畫清楚。
***特別提醒
擬寫提綱要注意以下兩點(diǎn)：
1、先按順序一個(gè)問題一個(gè)問題地考慮。對每一個(gè)問題所要表達(dá)的思想，所用的材料，怎樣鋪擺，都要仔細(xì)構(gòu)思。但它是粗線的、設(shè)想性的，至于如何準(zhǔn)確地表達(dá)觀點(diǎn)，材料與觀點(diǎn)如何統(tǒng)一；留待具體擬寫時(shí)解決。
2、要注意各部分之間的界限劃分。無論是并列性的問題，還是連續(xù)性的問題，在安排內(nèi)容、分配材料時(shí)要瞻前顧后，統(tǒng)盤考慮，避免出現(xiàn)交叉現(xiàn)象和重復(fù)使用同樣的材料，造成內(nèi)容上界限不清。
5）反復(fù)檢查，認(rèn)真修改。
文件初稿起草完之后，擬稿人員應(yīng)本著嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度對初稿進(jìn)行反復(fù)檢查和修改，以糾正初稿擬寫時(shí)的錯(cuò)漏。擬稿人員也只有通過對文稿的反復(fù)修改，才能不斷提高觀察問題、分析問題的能力。
修改文稿主要從以下幾個(gè)方面考慮：
*看主題是否正確，論述是否集中。如發(fā)現(xiàn)主題不明確，內(nèi)容模糊，難以理解的，要認(rèn)真研究，再度提煉，慎重地進(jìn)行修改。
*看觀點(diǎn)是否準(zhǔn)確、鮮明，是否反映了事物的本質(zhì)。對含糊、膚淺、片面甚至錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，都要——修改糾正。
*看材料與觀點(diǎn)是否統(tǒng)一，材料能否闡明觀點(diǎn)。要注意選擇確實(shí)有價(jià)值、有說明力、有代表性的典型材料充實(shí)文稿。
*看文字是否簡明、精煉、莊重、樸實(shí)、通順，是否在表達(dá)上準(zhǔn)確無誤，逐字逐句認(rèn)真推敲，刪掉一切空話、套話。
*看結(jié)構(gòu)是否合理、勻稱，是否需要作出調(diào)整。如果層次混亂、條理不清、上下不連貫或順序不合理、頭重腳輕，就要進(jìn)行認(rèn)真修改或調(diào)整段落、層次。
*看格式是否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，對不符合規(guī)定要求的，要全部糾正過來。
以上關(guān)于擬稿的步驟與方法是就一般情況而言，一些比較簡單的文稿擬寫，則可根據(jù)實(shí)際情況靈活掌握，省略不必要的步驟。