北京三元食品股份有限公司概況 北京三元食品有限公司（Beijing San Yuan Foods Co.LtD）是1997年初成立的一家中外合資企業(yè)，由原北京市牛奶公司骨干企業(yè)棗西郊乳品廠、東外乳品廠、右安門乳品廠、雙橋乳品廠、南口乳品廠、中瑞奶業(yè)培訓(xùn)中心乳品廠等乳品加工銷售企業(yè)及北京麥當(dāng)勞食品有限公司的中方權(quán)益所組成，其營銷渠道由三元營銷總公司及下屬五個分公司組成。現(xiàn)有職工3 000余人，凈資產(chǎn)2.5億元人民幣，是1997年5月份股票在香港成功上市的北京控股有限公司的成員企業(yè)。公司具有40年的乳品加工史，具有產(chǎn)加銷一體化的格局和乳品加工、商業(yè)、科技培訓(xùn)和物業(yè)管理等產(chǎn)業(yè)多元化的優(yōu)勢。具有“三元”、“燕山”、“綠鳥”等馳名商標(biāo)，生產(chǎn)袋裝鮮牛奶、屋形包裝鮮奶、超高溫滅菌奶、酸奶、嬰兒配方等系列奶粉、北京干酪及各種乳飲料、冷食等數(shù)十個品種。年產(chǎn)消毒奶1.2億kg、奶粉3000t、干酪100t、酸奶550萬kg。鮮奶銷售占全市供應(yīng)量90%。三元公司是目前北京地區(qū)大的袋裝鮮奶、奶粉、干酪的加工商，也是北京大的超高溫滅菌長效奶的加工商之一，三元公司以其骨干企業(yè)的悠久歷史和高品質(zhì)的產(chǎn)品享譽(yù)業(yè)內(nèi)。
北京三元食品股份有限公司實施LDS背景分析
三元牛奶是北京地區(qū)大的奶制品生產(chǎn)企業(yè)，占北京奶制品市場70%的份額。三元營銷公司作為日配企業(yè)，每日需要完成大量的日配送作業(yè)，隨著市場競爭的日益激烈和生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，原有的物流和分銷體系已經(jīng)不能適應(yīng)發(fā)展的需要。三元以前采用以手工為主的統(tǒng)計和匯總數(shù)據(jù)作業(yè)方式，銷售作業(yè)信息錯誤率高，反饋速度慢，庫存預(yù)測不準(zhǔn)確，配送不及時，斷貨和積壓現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，庫存成本過高，決策數(shù)據(jù)不準(zhǔn)。財務(wù)預(yù)警和信用審核措施沒有建立起來，應(yīng)收帳款數(shù)額過大，經(jīng)營風(fēng)險過高。三元在作業(yè)中所出現(xiàn)的這些問題，主要原因在于三元的組織結(jié)構(gòu)和作業(yè)流程中缺乏合理的制度規(guī)范，同時，業(yè)務(wù)操作中主要依賴手工方式也是制約業(yè)務(wù)發(fā)展的瓶頸，這些已影響企業(yè)競爭力進(jìn)一步提高。為了在日益激烈的市場競爭中保持優(yōu)勢，就必須采取有效的管理技術(shù)來組織、協(xié)調(diào)、控制企業(yè)的經(jīng)營活動，全面實現(xiàn)由粗放管理到精細(xì)管理的轉(zhuǎn)換，向現(xiàn)代物流分銷管理技術(shù)靠攏。
LDS在三元營銷公司信息化中的應(yīng)用
應(yīng)用范圍
爭對以上三元公司現(xiàn)狀，2003年5月開始，北京利瑪軟件信息技術(shù)有限公司按照企業(yè)的實際需求分步在四公司、三公司、二公司、一公司、外埠公司及營銷總部進(jìn)行軟件實施。逐步實施了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、客戶管理、銷售管理、配送管理、庫存管理、應(yīng)收管理、外埠管理、總部管理等。此外，后期又實施了總部與分公司間的數(shù)據(jù)接口。以上系統(tǒng)的實施完成使各個子系統(tǒng)間有機(jī)的聯(lián)合運行，滿足了三元物流分銷的業(yè)務(wù)需求。
應(yīng)用效果
經(jīng)過系統(tǒng)實施后，各項業(yè)務(wù)得以規(guī)范，管理制度落實到每個人，制度、業(yè)務(wù)和系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起，實現(xiàn)了管理的數(shù)字化、規(guī)范化和高效化。
首先，業(yè)務(wù)流程的整合，業(yè)務(wù)操作的規(guī)范，使企業(yè)真正實現(xiàn)了過程化管理。以前只能看到結(jié)果，無法控制過程，相對隨意的作業(yè)方式得到了規(guī)范。現(xiàn)在，系統(tǒng)中設(shè)置的客戶信譽(yù)管理對每個客戶進(jìn)行信譽(yù)區(qū)間和信譽(yù)額度的雙重控制，對停訂客戶進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的處理，實現(xiàn)了科學(xué)化管理。
其次，提高了企業(yè)的管理素質(zhì)，做到數(shù)字化管理。原來拖沓冗長的逐級匯報方式已時過境遷，不再有現(xiàn)實意義?，F(xiàn)在，各級管理者根據(jù)權(quán)限通過系統(tǒng)可以查看實時數(shù)據(jù)，并以此調(diào)整經(jīng)營方式?？偛颗c分公司間經(jīng)營數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確的傳遞，為企業(yè)規(guī)避了經(jīng)營風(fēng)險。
第三，加速了物流、資金流的周轉(zhuǎn)速度。由于貨物調(diào)度方式的改變，因產(chǎn)品過期帶來的損失已大大減少。企業(yè)通過對貨物的快速分配，減少了庫存占用資金，轉(zhuǎn)移了經(jīng)營風(fēng)險，實現(xiàn)了庫存的利潤化。在系統(tǒng)中通過嚴(yán)密的邏輯運算將庫存數(shù)量按客戶訂貨量進(jìn)行自動分配，通過贈品計算、補(bǔ)損計算及手工調(diào)整大限度的減少庫存存量。
由于三元以往業(yè)務(wù)隨意性較強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)庫存積壓而客戶缺貨的現(xiàn)象，LDS針對客戶的業(yè)務(wù)實際在設(shè)計中遵循“大化分配與小化庫存”的設(shè)計思想，經(jīng)過不斷對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化保證了業(yè)務(wù)的有序進(jìn)行，實現(xiàn)了商品的大化分配與小化庫存。系統(tǒng)優(yōu)化后的處理方式是根據(jù)客戶的訂貨數(shù)量對庫存商品進(jìn)行分配，當(dāng)庫存缺貨時，如果不進(jìn)行庫存商品預(yù)留，系統(tǒng)按設(shè)定的算法對庫存商品進(jìn)行大化分配即將庫存商品數(shù)量分配為零，當(dāng)庫存剩貨時，經(jīng)過剩貨手工調(diào)整又可以對客戶的訂貨進(jìn)行加量分配以使庫存商品余量小化。將“大化分配與小化庫存”的業(yè)務(wù)實際體現(xiàn)在軟件的各個環(huán)節(jié)，使三元業(yè)務(wù)處理方式更加優(yōu)化。
第四，實現(xiàn)了企業(yè)信息管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。使所有分公司原來組織數(shù)據(jù)、各自為政、相互獨立的情況得到了全面的改善，對所有的定義數(shù)據(jù)統(tǒng)一組織和管理，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只有一個來源，被所有部門和應(yīng)用領(lǐng)域所共享。通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的實施，實現(xiàn)了總部對企業(yè)所有商品信息的維護(hù)。
第五，業(yè)務(wù)處理簡便、靈活?？蛻粢蟮亩鄻有砸笥唵翁幚砑皶r、準(zhǔn)確。以往對不同客戶的訂單處理錯誤率高、速度慢。經(jīng)過系統(tǒng)應(yīng)用后，實現(xiàn)了對客戶的分類管理并對銷售訂單采取多種處理方式，滿足了銷售實際業(yè)務(wù)的多樣化需求。例如：在系統(tǒng)中通過提前訂單可以將預(yù)付款客戶的周期性訂貨要求調(diào)出，避免重復(fù)錄入時的數(shù)據(jù)丟失。對于客戶緊急訂貨要求，系統(tǒng)提供對客戶進(jìn)行先行處理，客戶要求得到及時滿足，滿意度提高。
第六，個性化業(yè)務(wù)，個性化經(jīng)營。三元根據(jù)自身的管理方式逐步形成個性化的經(jīng)營模式和業(yè)務(wù)處理規(guī)范，并在經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)融入先進(jìn)的管理思想，終形成了這套具有三元特色的系統(tǒng)管理軟件。
特色一：促銷業(yè)務(wù)是三元經(jīng)營的一個重點，也是具有特色的業(yè)務(wù)之一。原來在手工作業(yè)時，促銷計劃多、促銷方式多樣，需要手工進(jìn)行計算，數(shù)據(jù)難以保證準(zhǔn)確。現(xiàn)在系統(tǒng)按促銷方式分為贈品促銷和價格促銷，在促銷區(qū)間內(nèi)通過對促銷商品和促銷客戶的設(shè)定，不僅能對渠道所有客戶還能對渠道下的具體客戶進(jìn)行促銷，促銷時限內(nèi)系統(tǒng)自動計算結(jié)果，促銷時限外，贈品促銷計劃自動停止，價格促銷計劃中的促銷價格也自動調(diào)回原來價格。
在贈品促銷中，按商品預(yù)分配數(shù)量和設(shè)定的促銷比例自動計算贈品數(shù)量，在經(jīng)過對預(yù)分配數(shù)量進(jìn)行手工調(diào)整后，系統(tǒng)會按調(diào)整后的分配數(shù)量重新進(jìn)行贈品計算，以使贈品數(shù)量和分配數(shù)量按促銷比例嚴(yán)格保持一致?？紤]到業(yè)務(wù)進(jìn)程中出現(xiàn)贈品缺貨的實際情況，在贈品缺貨時，系統(tǒng)會將所欠贈品記入客戶補(bǔ)贈處理中待庫存貨盈時進(jìn)行贈品的補(bǔ)貨處理，保證了贈品促銷的完整性。
在價格促銷中，根據(jù)三元的價格促銷業(yè)務(wù)設(shè)定兩種價格促銷處理方式：統(tǒng)一折價促銷，即將促銷商品按統(tǒng)一促銷價格進(jìn)行操作；折扣促銷，即將促銷商品按設(shè)定的折扣比例進(jìn)行促銷，商品的不同客戶價格按折扣比例進(jìn)行自動折算。相應(yīng)的客戶應(yīng)收款按折價后的金額計入應(yīng)收帳款。
特色二：貨品分配是三元經(jīng)營中的又一個難點。以往缺貨時，貨品分配無章可尋，經(jīng)常出現(xiàn)客戶貨品分配時有時無，造成客戶流失，而在庫存剩貨時，又不能及時處理，造成貨品積壓。運用系統(tǒng)后不僅可以將貨品合理分配，還能對庫存余貨進(jìn)行再分配。系統(tǒng)根據(jù)訂貨數(shù)量和庫存數(shù)量進(jìn)行分配，缺貨時系統(tǒng)自動計算出分配數(shù)量，并可按實際情況對分配數(shù)量進(jìn)行手工修正；剩貨時系統(tǒng)按訂貨數(shù)量滿足客戶 ，經(jīng)手工操作可調(diào)整分配數(shù)量，在滿足客戶要求的同時降低了庫存存量。
特色三：貨物配載在業(yè)務(wù)中的應(yīng)用使原有貨物配送更加規(guī)范，送貨更加及時、準(zhǔn)確。系統(tǒng)按車道對客戶進(jìn)行車次分配，并根據(jù)客戶訂貨數(shù)量及時對車輛的運力進(jìn)行調(diào)整，解決了車輛調(diào)配的瓶頸，配送業(yè)務(wù)得以快捷、有序進(jìn)行。通過系統(tǒng)中默認(rèn)配車計劃的管理，將所有客戶預(yù)先定義好車道，根據(jù)實際需要利用客戶或訂單的雙向調(diào)整完成車輛運力的合理調(diào)配。使原來混亂的派車業(yè)務(wù)更加合理、便捷。
第七，系統(tǒng)的可擴(kuò)展性滿足三元經(jīng)營模式的轉(zhuǎn)變。三元營銷公司由五個銷售分公司組成，各分公司下的渠道都不統(tǒng)一，總部下發(fā)的計劃信息在各分公司執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致各公司上報數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差，不利于決策層制定相應(yīng)經(jīng)營策略，貽誤公司發(fā)展機(jī)遇。針對由于經(jīng)營模式導(dǎo)致的諸多問題，經(jīng)過機(jī)構(gòu)調(diào)整，將所有分公司的渠道重新進(jìn)行整合，實行總部直接按渠道進(jìn)行管理的模式，方便的進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和數(shù)據(jù)共享，使經(jīng)營業(yè)務(wù)更加順暢，計劃更加準(zhǔn)確、組織更加協(xié)調(diào)、管理更加規(guī)范、控制更加有效。系統(tǒng)針對三元實際提供了多級渠道設(shè)置，滿足了三元渠道模式的轉(zhuǎn)變，并將分支機(jī)構(gòu)的資金流、物流以及實時的信息流完全整合起來。
第八，業(yè)務(wù)時間點的有效控制，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的實時、準(zhǔn)確。在原有業(yè)務(wù)中，各項業(yè)務(wù)的交叉進(jìn)行沒有有效的控制，如銷售對庫存資源的占用、入出庫業(yè)務(wù)等在庫存盤點時對庫存數(shù)據(jù)造成的影響，在實施過程中發(fā)現(xiàn)許多業(yè)務(wù)在時間上出現(xiàn)重疊，導(dǎo)致統(tǒng)計信息不準(zhǔn)，業(yè)務(wù)進(jìn)程需要按時間點進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定，針對業(yè)務(wù)實際，在對各項業(yè)務(wù)進(jìn)行的時間進(jìn)行分析比較后，確定按每日下午4點至次日4點為統(tǒng)一作業(yè)周期，各項業(yè)務(wù)作業(yè)按時間結(jié)點進(jìn)行。例如：在當(dāng)日作業(yè)周期內(nèi)的所有銷售、配送、庫存業(yè)務(wù)都記入當(dāng)日業(yè)務(wù)中，保證每日按時間點截取的庫存、銷售統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。
總之，這套物流分銷管理軟件不僅幫助企業(yè)整合了業(yè)務(wù)流程，同時也促進(jìn)了基層營銷公司的作業(yè)規(guī)范和管理水平的提高。它在不少方面考慮了國內(nèi)企業(yè)的實際情況，國情化較好。這為企業(yè)不斷提高管理水平提供了條件。
企業(yè)信息化實施的基本要素：前提、基礎(chǔ)、關(guān)鍵
三元物流與分銷系統(tǒng)的成功實施以及取得的成績，來之不易。它包含了方方面面的努力和心血，是多方合作，共同攻關(guān)的結(jié)晶。總結(jié)起來有這么幾點：
領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和直接參與是項目實施的前提
企業(yè)信息化工程俗稱“一把手工程”，在項目實施過程中，″一把手″必須在關(guān)鍵時刻起到關(guān)鍵作用，否則難以保證項目的順利進(jìn)行。無論是從人員、組織、資金上企業(yè)都應(yīng)積極調(diào)配資源，為信息化的進(jìn)程掃清障礙。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須經(jīng)常組織調(diào)度協(xié)調(diào)會議，過問工程進(jìn)度并指導(dǎo)工作，解決工程中出現(xiàn)的問題。在處理問題的時候需遵循兩個原則：既要保留軟件的先進(jìn)性、科學(xué)性、合理性，又要保證滿足企業(yè)個性化的需求?？傊?，要對信息化建設(shè)抱有正確的認(rèn)識即信息化不是萬能的，不是什么問題都能依靠信息化，在信息化建設(shè)的同時也必須對管理進(jìn)行優(yōu)化，才能保證信息化建設(shè)的成功。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理、管理的規(guī)范是項目成功的基礎(chǔ)
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是項目實施的基礎(chǔ)，也是前期實施的關(guān)鍵?；A(chǔ)數(shù)據(jù)實施中需要實施人員與企業(yè)全體職工的共同努力，需要對所有基本信息進(jìn)行核對。在進(jìn)行充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，對所有基礎(chǔ)信息進(jìn)行分類編碼并需認(rèn)真核對，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。在實施過程中，管理制度的規(guī)范是實施信息化的前提，三元公司就是在實施過程中逐步規(guī)范了公司的管理，堵塞了管理漏洞，使公司管理更加科學(xué)化，制度化和規(guī)范化。
軟件的用戶化修改工作是工程成功的關(guān)鍵
實施過程中隨著業(yè)務(wù)與管理制度的規(guī)范，企業(yè)的管理方式也逐步提高，從而形成了更高的管理與業(yè)務(wù)需求，軟件根據(jù)客戶的進(jìn)一步需求進(jìn)行合理的用戶化修改，保證了軟件的成功應(yīng)用。實施過程中的用戶化修改工作也是管理與軟件的相互作用定額結(jié)果，更是企業(yè)“個性化”實施的一部分。在實施進(jìn)程中不斷將業(yè)務(wù)、管理與系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、管理制度與系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來，保證軟件與管理的相互磨合，終促進(jìn)管理水平的螺旋式上升。才能保證實施的質(zhì)量，終使信息化建設(shè)收到良好效果。
北京三元食品股份有限公司實施LDS背景分析
三元牛奶是北京地區(qū)大的奶制品生產(chǎn)企業(yè)，占北京奶制品市場70%的份額。三元營銷公司作為日配企業(yè)，每日需要完成大量的日配送作業(yè)，隨著市場競爭的日益激烈和生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，原有的物流和分銷體系已經(jīng)不能適應(yīng)發(fā)展的需要。三元以前采用以手工為主的統(tǒng)計和匯總數(shù)據(jù)作業(yè)方式，銷售作業(yè)信息錯誤率高，反饋速度慢，庫存預(yù)測不準(zhǔn)確，配送不及時，斷貨和積壓現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，庫存成本過高，決策數(shù)據(jù)不準(zhǔn)。財務(wù)預(yù)警和信用審核措施沒有建立起來，應(yīng)收帳款數(shù)額過大，經(jīng)營風(fēng)險過高。三元在作業(yè)中所出現(xiàn)的這些問題，主要原因在于三元的組織結(jié)構(gòu)和作業(yè)流程中缺乏合理的制度規(guī)范，同時，業(yè)務(wù)操作中主要依賴手工方式也是制約業(yè)務(wù)發(fā)展的瓶頸，這些已影響企業(yè)競爭力進(jìn)一步提高。為了在日益激烈的市場競爭中保持優(yōu)勢，就必須采取有效的管理技術(shù)來組織、協(xié)調(diào)、控制企業(yè)的經(jīng)營活動，全面實現(xiàn)由粗放管理到精細(xì)管理的轉(zhuǎn)換，向現(xiàn)代物流分銷管理技術(shù)靠攏。
LDS在三元營銷公司信息化中的應(yīng)用
應(yīng)用范圍
爭對以上三元公司現(xiàn)狀，2003年5月開始，北京利瑪軟件信息技術(shù)有限公司按照企業(yè)的實際需求分步在四公司、三公司、二公司、一公司、外埠公司及營銷總部進(jìn)行軟件實施。逐步實施了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、客戶管理、銷售管理、配送管理、庫存管理、應(yīng)收管理、外埠管理、總部管理等。此外，后期又實施了總部與分公司間的數(shù)據(jù)接口。以上系統(tǒng)的實施完成使各個子系統(tǒng)間有機(jī)的聯(lián)合運行，滿足了三元物流分銷的業(yè)務(wù)需求。
應(yīng)用效果
經(jīng)過系統(tǒng)實施后，各項業(yè)務(wù)得以規(guī)范，管理制度落實到每個人，制度、業(yè)務(wù)和系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起，實現(xiàn)了管理的數(shù)字化、規(guī)范化和高效化。
首先，業(yè)務(wù)流程的整合，業(yè)務(wù)操作的規(guī)范，使企業(yè)真正實現(xiàn)了過程化管理。以前只能看到結(jié)果，無法控制過程，相對隨意的作業(yè)方式得到了規(guī)范。現(xiàn)在，系統(tǒng)中設(shè)置的客戶信譽(yù)管理對每個客戶進(jìn)行信譽(yù)區(qū)間和信譽(yù)額度的雙重控制，對停訂客戶進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的處理，實現(xiàn)了科學(xué)化管理。
其次，提高了企業(yè)的管理素質(zhì)，做到數(shù)字化管理。原來拖沓冗長的逐級匯報方式已時過境遷，不再有現(xiàn)實意義?，F(xiàn)在，各級管理者根據(jù)權(quán)限通過系統(tǒng)可以查看實時數(shù)據(jù)，并以此調(diào)整經(jīng)營方式?？偛颗c分公司間經(jīng)營數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確的傳遞，為企業(yè)規(guī)避了經(jīng)營風(fēng)險。
第三，加速了物流、資金流的周轉(zhuǎn)速度。由于貨物調(diào)度方式的改變，因產(chǎn)品過期帶來的損失已大大減少。企業(yè)通過對貨物的快速分配，減少了庫存占用資金，轉(zhuǎn)移了經(jīng)營風(fēng)險，實現(xiàn)了庫存的利潤化。在系統(tǒng)中通過嚴(yán)密的邏輯運算將庫存數(shù)量按客戶訂貨量進(jìn)行自動分配，通過贈品計算、補(bǔ)損計算及手工調(diào)整大限度的減少庫存存量。
由于三元以往業(yè)務(wù)隨意性較強(qiáng)，經(jīng)常出現(xiàn)庫存積壓而客戶缺貨的現(xiàn)象，LDS針對客戶的業(yè)務(wù)實際在設(shè)計中遵循“大化分配與小化庫存”的設(shè)計思想，經(jīng)過不斷對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化保證了業(yè)務(wù)的有序進(jìn)行，實現(xiàn)了商品的大化分配與小化庫存。系統(tǒng)優(yōu)化后的處理方式是根據(jù)客戶的訂貨數(shù)量對庫存商品進(jìn)行分配，當(dāng)庫存缺貨時，如果不進(jìn)行庫存商品預(yù)留，系統(tǒng)按設(shè)定的算法對庫存商品進(jìn)行大化分配即將庫存商品數(shù)量分配為零，當(dāng)庫存剩貨時，經(jīng)過剩貨手工調(diào)整又可以對客戶的訂貨進(jìn)行加量分配以使庫存商品余量小化。將“大化分配與小化庫存”的業(yè)務(wù)實際體現(xiàn)在軟件的各個環(huán)節(jié)，使三元業(yè)務(wù)處理方式更加優(yōu)化。
第四，實現(xiàn)了企業(yè)信息管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。使所有分公司原來組織數(shù)據(jù)、各自為政、相互獨立的情況得到了全面的改善，對所有的定義數(shù)據(jù)統(tǒng)一組織和管理，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只有一個來源，被所有部門和應(yīng)用領(lǐng)域所共享。通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的實施，實現(xiàn)了總部對企業(yè)所有商品信息的維護(hù)。
第五，業(yè)務(wù)處理簡便、靈活?？蛻粢蟮亩鄻有砸笥唵翁幚砑皶r、準(zhǔn)確。以往對不同客戶的訂單處理錯誤率高、速度慢。經(jīng)過系統(tǒng)應(yīng)用后，實現(xiàn)了對客戶的分類管理并對銷售訂單采取多種處理方式，滿足了銷售實際業(yè)務(wù)的多樣化需求。例如：在系統(tǒng)中通過提前訂單可以將預(yù)付款客戶的周期性訂貨要求調(diào)出，避免重復(fù)錄入時的數(shù)據(jù)丟失。對于客戶緊急訂貨要求，系統(tǒng)提供對客戶進(jìn)行先行處理，客戶要求得到及時滿足，滿意度提高。
第六，個性化業(yè)務(wù)，個性化經(jīng)營。三元根據(jù)自身的管理方式逐步形成個性化的經(jīng)營模式和業(yè)務(wù)處理規(guī)范，并在經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)融入先進(jìn)的管理思想，終形成了這套具有三元特色的系統(tǒng)管理軟件。
特色一：促銷業(yè)務(wù)是三元經(jīng)營的一個重點，也是具有特色的業(yè)務(wù)之一。原來在手工作業(yè)時，促銷計劃多、促銷方式多樣，需要手工進(jìn)行計算，數(shù)據(jù)難以保證準(zhǔn)確。現(xiàn)在系統(tǒng)按促銷方式分為贈品促銷和價格促銷，在促銷區(qū)間內(nèi)通過對促銷商品和促銷客戶的設(shè)定，不僅能對渠道所有客戶還能對渠道下的具體客戶進(jìn)行促銷，促銷時限內(nèi)系統(tǒng)自動計算結(jié)果，促銷時限外，贈品促銷計劃自動停止，價格促銷計劃中的促銷價格也自動調(diào)回原來價格。
在贈品促銷中，按商品預(yù)分配數(shù)量和設(shè)定的促銷比例自動計算贈品數(shù)量，在經(jīng)過對預(yù)分配數(shù)量進(jìn)行手工調(diào)整后，系統(tǒng)會按調(diào)整后的分配數(shù)量重新進(jìn)行贈品計算，以使贈品數(shù)量和分配數(shù)量按促銷比例嚴(yán)格保持一致?？紤]到業(yè)務(wù)進(jìn)程中出現(xiàn)贈品缺貨的實際情況，在贈品缺貨時，系統(tǒng)會將所欠贈品記入客戶補(bǔ)贈處理中待庫存貨盈時進(jìn)行贈品的補(bǔ)貨處理，保證了贈品促銷的完整性。
在價格促銷中，根據(jù)三元的價格促銷業(yè)務(wù)設(shè)定兩種價格促銷處理方式：統(tǒng)一折價促銷，即將促銷商品按統(tǒng)一促銷價格進(jìn)行操作；折扣促銷，即將促銷商品按設(shè)定的折扣比例進(jìn)行促銷，商品的不同客戶價格按折扣比例進(jìn)行自動折算。相應(yīng)的客戶應(yīng)收款按折價后的金額計入應(yīng)收帳款。
特色二：貨品分配是三元經(jīng)營中的又一個難點。以往缺貨時，貨品分配無章可尋，經(jīng)常出現(xiàn)客戶貨品分配時有時無，造成客戶流失，而在庫存剩貨時，又不能及時處理，造成貨品積壓。運用系統(tǒng)后不僅可以將貨品合理分配，還能對庫存余貨進(jìn)行再分配。系統(tǒng)根據(jù)訂貨數(shù)量和庫存數(shù)量進(jìn)行分配，缺貨時系統(tǒng)自動計算出分配數(shù)量，并可按實際情況對分配數(shù)量進(jìn)行手工修正；剩貨時系統(tǒng)按訂貨數(shù)量滿足客戶 ，經(jīng)手工操作可調(diào)整分配數(shù)量，在滿足客戶要求的同時降低了庫存存量。
特色三：貨物配載在業(yè)務(wù)中的應(yīng)用使原有貨物配送更加規(guī)范，送貨更加及時、準(zhǔn)確。系統(tǒng)按車道對客戶進(jìn)行車次分配，并根據(jù)客戶訂貨數(shù)量及時對車輛的運力進(jìn)行調(diào)整，解決了車輛調(diào)配的瓶頸，配送業(yè)務(wù)得以快捷、有序進(jìn)行。通過系統(tǒng)中默認(rèn)配車計劃的管理，將所有客戶預(yù)先定義好車道，根據(jù)實際需要利用客戶或訂單的雙向調(diào)整完成車輛運力的合理調(diào)配。使原來混亂的派車業(yè)務(wù)更加合理、便捷。
第七，系統(tǒng)的可擴(kuò)展性滿足三元經(jīng)營模式的轉(zhuǎn)變。三元營銷公司由五個銷售分公司組成，各分公司下的渠道都不統(tǒng)一，總部下發(fā)的計劃信息在各分公司執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致各公司上報數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差，不利于決策層制定相應(yīng)經(jīng)營策略，貽誤公司發(fā)展機(jī)遇。針對由于經(jīng)營模式導(dǎo)致的諸多問題，經(jīng)過機(jī)構(gòu)調(diào)整，將所有分公司的渠道重新進(jìn)行整合，實行總部直接按渠道進(jìn)行管理的模式，方便的進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和數(shù)據(jù)共享，使經(jīng)營業(yè)務(wù)更加順暢，計劃更加準(zhǔn)確、組織更加協(xié)調(diào)、管理更加規(guī)范、控制更加有效。系統(tǒng)針對三元實際提供了多級渠道設(shè)置，滿足了三元渠道模式的轉(zhuǎn)變，并將分支機(jī)構(gòu)的資金流、物流以及實時的信息流完全整合起來。
第八，業(yè)務(wù)時間點的有效控制，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的實時、準(zhǔn)確。在原有業(yè)務(wù)中，各項業(yè)務(wù)的交叉進(jìn)行沒有有效的控制，如銷售對庫存資源的占用、入出庫業(yè)務(wù)等在庫存盤點時對庫存數(shù)據(jù)造成的影響，在實施過程中發(fā)現(xiàn)許多業(yè)務(wù)在時間上出現(xiàn)重疊，導(dǎo)致統(tǒng)計信息不準(zhǔn)，業(yè)務(wù)進(jìn)程需要按時間點進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定，針對業(yè)務(wù)實際，在對各項業(yè)務(wù)進(jìn)行的時間進(jìn)行分析比較后，確定按每日下午4點至次日4點為統(tǒng)一作業(yè)周期，各項業(yè)務(wù)作業(yè)按時間結(jié)點進(jìn)行。例如：在當(dāng)日作業(yè)周期內(nèi)的所有銷售、配送、庫存業(yè)務(wù)都記入當(dāng)日業(yè)務(wù)中，保證每日按時間點截取的庫存、銷售統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。
總之，這套物流分銷管理軟件不僅幫助企業(yè)整合了業(yè)務(wù)流程，同時也促進(jìn)了基層營銷公司的作業(yè)規(guī)范和管理水平的提高。它在不少方面考慮了國內(nèi)企業(yè)的實際情況，國情化較好。這為企業(yè)不斷提高管理水平提供了條件。
企業(yè)信息化實施的基本要素：前提、基礎(chǔ)、關(guān)鍵
三元物流與分銷系統(tǒng)的成功實施以及取得的成績，來之不易。它包含了方方面面的努力和心血，是多方合作，共同攻關(guān)的結(jié)晶。總結(jié)起來有這么幾點：
領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和直接參與是項目實施的前提
企業(yè)信息化工程俗稱“一把手工程”，在項目實施過程中，″一把手″必須在關(guān)鍵時刻起到關(guān)鍵作用，否則難以保證項目的順利進(jìn)行。無論是從人員、組織、資金上企業(yè)都應(yīng)積極調(diào)配資源，為信息化的進(jìn)程掃清障礙。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須經(jīng)常組織調(diào)度協(xié)調(diào)會議，過問工程進(jìn)度并指導(dǎo)工作，解決工程中出現(xiàn)的問題。在處理問題的時候需遵循兩個原則：既要保留軟件的先進(jìn)性、科學(xué)性、合理性，又要保證滿足企業(yè)個性化的需求?？傊?，要對信息化建設(shè)抱有正確的認(rèn)識即信息化不是萬能的，不是什么問題都能依靠信息化，在信息化建設(shè)的同時也必須對管理進(jìn)行優(yōu)化，才能保證信息化建設(shè)的成功。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理、管理的規(guī)范是項目成功的基礎(chǔ)
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是項目實施的基礎(chǔ)，也是前期實施的關(guān)鍵?；A(chǔ)數(shù)據(jù)實施中需要實施人員與企業(yè)全體職工的共同努力，需要對所有基本信息進(jìn)行核對。在進(jìn)行充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，對所有基礎(chǔ)信息進(jìn)行分類編碼并需認(rèn)真核對，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。在實施過程中，管理制度的規(guī)范是實施信息化的前提，三元公司就是在實施過程中逐步規(guī)范了公司的管理，堵塞了管理漏洞，使公司管理更加科學(xué)化，制度化和規(guī)范化。
軟件的用戶化修改工作是工程成功的關(guān)鍵
實施過程中隨著業(yè)務(wù)與管理制度的規(guī)范，企業(yè)的管理方式也逐步提高，從而形成了更高的管理與業(yè)務(wù)需求，軟件根據(jù)客戶的進(jìn)一步需求進(jìn)行合理的用戶化修改，保證了軟件的成功應(yīng)用。實施過程中的用戶化修改工作也是管理與軟件的相互作用定額結(jié)果，更是企業(yè)“個性化”實施的一部分。在實施進(jìn)程中不斷將業(yè)務(wù)、管理與系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、管理制度與系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來，保證軟件與管理的相互磨合，終促進(jìn)管理水平的螺旋式上升。才能保證實施的質(zhì)量，終使信息化建設(shè)收到良好效果。