監(jiān)理資料是工程實體的最終成果，是反映工程成果的重要性文件，作為工程參與的監(jiān)理工作者，尤其要注意監(jiān)理資料的重要性。許多從事監(jiān)理事業(yè)的有關人員，往往忽視了監(jiān)理資料的重要性，認為只要工程實體達到有關標準即可。但注重資料的完整性，也可作為保護自身的一種手段。
1.監(jiān)理日記的記錄
監(jiān)理日記是監(jiān)理工作真實寫照，是記錄監(jiān)理工程師日常工作的重要文件。筆者認為監(jiān)理日記可以從以下幾方面考慮：①應記錄本工作日巡視檢查情況，有無巡視檢查記錄，是否有旁站記錄，注明記錄編號即可。②本工作日檢查，發(fā)現(xiàn)哪些問題，對該問題是否發(fā)監(jiān)理工程師聯(lián)系單或通知單，以及針對該問題的整改情況。③本工作日的驗收情況，發(fā)現(xiàn)何種問題，整改結果如何（詳見工序報驗單，并注明編號），具體內容可不必列出。④本工作日內，是否有與本工程有關的往來文件、重要變更等內容。
值得注意的是：監(jiān)理日記不能記流水賬，不能記錄施工單位的施工情況，施工單位的施工情況可以簡單地用形象進度來概括；日記應表達監(jiān)理工程師的工作情況，作為監(jiān)理工程師，您做了些什么？監(jiān)理日記中的內容一定要表達清楚。如果遇到今天不能解決的問題，在以后的記錄中要及時反映檢查結果。
2.監(jiān)理往來文件
監(jiān)理是工程建設參與主體，是建設方與施工方之間的紐帶。監(jiān)理在工程建設過程中，必然會涉及各種情形，如檢查施工單位的施工過程時，對不符合圖紙設計和國家等有關規(guī)范標準的現(xiàn)象，項目監(jiān)理部將及時以聯(lián)系單、通知單或指令單的形式，要求施工單位加以整改，從而達到工程建設質量標準。作為監(jiān)理人員簽發(fā)文件時必須做到有根有據，既然發(fā)現(xiàn)了問題，肯定違反了某種標準或規(guī)定。因此簽發(fā)往來文件時，筆者認為分三步驟走，第一，指出問題，也即通常所說的毛病；第二，指出它的根源，即違反了何種標準、規(guī)范以及有關合同等（包括強制性條文）；第三，限定施工單位何時整改完成。如某工業(yè)廠房進行柱鋼筋綁扎，監(jiān)理組巡視檢查發(fā)現(xiàn)：電渣壓力焊接頭，有三個接頭偏心較大；箍筋加密區(qū)內有接頭；同一截面接頭超過 50%。以上問題已違反了強制性條文 GB50204-2002 中 3.4.2 條款及JGJ18-96 中 5.6.2 條款，要求承包商在 2 個小時內整改完成（主要考慮工期），必要時附圖片加以證實。加入收藏
對于業(yè)主的行為，通過聯(lián)系單等形式，如違反了合同文件第幾款或有關法律、法規(guī)等。監(jiān)理應站在公正的立場上，不能因為監(jiān)理是業(yè)主請的，在某些方面就可以縱容。尤其在建設單位提供的建設材料上，某些業(yè)主往往會降低成本，采用低劣材料，監(jiān)理部必須以充足的證據說服建設單位，必要時以備忘錄的形式送有關建設行政主管部門。對于建設單位需要增加某方面的內容，必須要求建設單位以書面的形式簽發(fā)給監(jiān)理組，由監(jiān)理組以聯(lián)系單的形式發(fā)給承包商進行實施，千萬不能以口頭的形式進行接受，否則將會帶來不必要的麻煩。
3.工序報驗
許多監(jiān)理工程師在對待工序報驗上存在如下幾個方面的現(xiàn)象。①承包商工序報驗不及時，憑承包商的口頭通知參與驗收；②監(jiān)理對承包商提供的資料不認真看，不管承包商提供的資料是否正確，資料與現(xiàn)場實際情況是否相符，監(jiān)理大筆一揮即通過；③監(jiān)理的驗收意見過于簡單，基本是符合圖紙設計及驗收規(guī)范要求；④有些工序在時間上對不上，如柱內預埋管的驗收滯后于模板，在跨越時間的概念上互相矛盾。筆者認為，真正的搞好工序報驗必須做到：資料與實際相符合，怎么驗收怎么填寫，必須將驗收經過及驗收結果如實記錄在報驗單上，同時能體現(xiàn)工序間的邏輯關系。如鋼筋驗收，首先檢查鋼筋原材料是否符合要求。其次進行現(xiàn)場檢查，主要檢查鋼筋的焊接（或機械連接）、搭接、鋼筋的尺寸、間距是否符合圖紙及相關規(guī)范要求。尤其注意鋼筋的保護層、負彎筋、板負筋等是否在其應有的位置。將檢查結果如實填寫在工序報驗單上，注明監(jiān)理的批復意見，即是否同意進入下道工序施工。如不同意，將要求承包商進行二次報驗，并要求承包商在什么時間內整改完成，監(jiān)理工程師將根據第一次的檢查問題進行復查，對有關責任人將進行批評處理，必要時換崗。
4.資料的分類及歸檔
監(jiān)理資料在工程生產過程中形成的，許多監(jiān)理工作者在工程竣工后手忙腳亂的整理資料，或者在檢查時補資料，其實有效的分類能使監(jiān)理過程比較明朗，同時也能體現(xiàn)一個監(jiān)理組的管理水平。在監(jiān)理實施過程中可以將資料分成如下幾類：①合同文件類：監(jiān)理合同、施工合同（包括分包合同）、招投標文件、補充協(xié)議；②勘察設計類：設計文件、勘察文件、圖紙會審、設計變更、技術核定；③監(jiān)理文件類：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、階段性監(jiān)理總結、預驗收評估報告、工程監(jiān)理總結；④工序報驗類：分部分項驗收、澆筑申請、測量放線、沉降觀察、拆模申請；⑤材料設備類：材料報驗、設備報驗；⑥方案類：資質審查、施工方案（分項方案）、施工組織設計；⑦往來文件類：監(jiān)理工程師通知單、聯(lián)系單、指令單、備忘錄、施工單位聯(lián)系單、建設單位聯(lián)系單、指令單、質監(jiān)安監(jiān)的指令及通知；⑧進度投資類：進度控制、投資控制；⑨紀要類：會議紀要、監(jiān)理月報、施工周報、施工月報；⑩記錄類：澆筑記錄、見證取樣、巡視和旁站檢查記錄。
5.監(jiān)理細則
許多監(jiān)理工程師在審批施工單位提交施工組織設計時，要求施工單位的組織設計不能搬規(guī)范，而自己在編寫監(jiān)理細則時，常常把規(guī)范要求搬到文中來，編寫好一本細則，幾乎所有監(jiān)理工程均可套用。
國家新頒布的監(jiān)理規(guī)范要求編寫監(jiān)理細則時應包括下列主要內容：專業(yè)工程的特點；監(jiān)理工作的流程；監(jiān)理工作的控制要點及目標值；監(jiān)理工作的方法及措施。在監(jiān)理工作實施過程中，監(jiān)理細則應根據實際情況進行補充和修改，針對本工程實際情況編制監(jiān)理細則，也可以根據施工單位各工種的實際施工能力來調整監(jiān)理力度。如施工單位的鋼筋力量差，木工實力強，則專業(yè)監(jiān)理工程師在編寫細則時，多考慮鋼筋檢查和驗收方面內容，多加強鋼筋工程預控，對模板工程的檢查隨檢查結果而不斷調整。
6.材料報驗
部分監(jiān)理工程師片面認為只要材料經過復試合格，就可以在本工程上使用（象土建中水泥、砂、鋼筋等），有些材料要復試，可是不復試材料呢？畢竟現(xiàn)場復試屬于隨機取樣，而且在抽樣復試前，首先必須檢查有關材料文件。如鋼筋進場前必須提供材料進場報驗單，許多人員僅看重材料復試文件，而忽視了材料質量保證單，許多質量證明文件與現(xiàn)場實物不符，具體體現(xiàn)在：①合格證上的批號與鐵牌上號碼不一致；②廠家的證明章比較混亂，供貨單位難以追塑；③證明單中的數量與實際不符等。對于合格產品，不光是材料實物本身合格，而且資料也必須合格，這樣該材料才能合格。許多水電方面的產品，不能做復試，要求我們必須認真查看資料，對內部配件查看圖紙和其他說明書，對其中的每一個部件都查看它的來源。許多生產廠家別的企業(yè)或以分公司名義提供資格證書，其實是一種誤區(qū)，監(jiān)理在檢查材料報驗時應以認真檢查態(tài)度，對不符合要求的及時批復退回，但必須注明不符合何種標準（產品標準或其他有關行業(yè)標準）。監(jiān)理資料的形成是對工程實體的真實反映，在實際監(jiān)理過程中，對監(jiān)理資料做到認真、具體、實事求是、有依據，這樣的資料才是工程建設人員所希望看到的。
1.監(jiān)理日記的記錄
監(jiān)理日記是監(jiān)理工作真實寫照，是記錄監(jiān)理工程師日常工作的重要文件。筆者認為監(jiān)理日記可以從以下幾方面考慮：①應記錄本工作日巡視檢查情況，有無巡視檢查記錄，是否有旁站記錄，注明記錄編號即可。②本工作日檢查，發(fā)現(xiàn)哪些問題，對該問題是否發(fā)監(jiān)理工程師聯(lián)系單或通知單，以及針對該問題的整改情況。③本工作日的驗收情況，發(fā)現(xiàn)何種問題，整改結果如何（詳見工序報驗單，并注明編號），具體內容可不必列出。④本工作日內，是否有與本工程有關的往來文件、重要變更等內容。
值得注意的是：監(jiān)理日記不能記流水賬，不能記錄施工單位的施工情況，施工單位的施工情況可以簡單地用形象進度來概括；日記應表達監(jiān)理工程師的工作情況，作為監(jiān)理工程師，您做了些什么？監(jiān)理日記中的內容一定要表達清楚。如果遇到今天不能解決的問題，在以后的記錄中要及時反映檢查結果。
2.監(jiān)理往來文件
監(jiān)理是工程建設參與主體，是建設方與施工方之間的紐帶。監(jiān)理在工程建設過程中，必然會涉及各種情形，如檢查施工單位的施工過程時，對不符合圖紙設計和國家等有關規(guī)范標準的現(xiàn)象，項目監(jiān)理部將及時以聯(lián)系單、通知單或指令單的形式，要求施工單位加以整改，從而達到工程建設質量標準。作為監(jiān)理人員簽發(fā)文件時必須做到有根有據，既然發(fā)現(xiàn)了問題，肯定違反了某種標準或規(guī)定。因此簽發(fā)往來文件時，筆者認為分三步驟走，第一，指出問題，也即通常所說的毛病；第二，指出它的根源，即違反了何種標準、規(guī)范以及有關合同等（包括強制性條文）；第三，限定施工單位何時整改完成。如某工業(yè)廠房進行柱鋼筋綁扎，監(jiān)理組巡視檢查發(fā)現(xiàn)：電渣壓力焊接頭，有三個接頭偏心較大；箍筋加密區(qū)內有接頭；同一截面接頭超過 50%。以上問題已違反了強制性條文 GB50204-2002 中 3.4.2 條款及JGJ18-96 中 5.6.2 條款，要求承包商在 2 個小時內整改完成（主要考慮工期），必要時附圖片加以證實。加入收藏
對于業(yè)主的行為，通過聯(lián)系單等形式，如違反了合同文件第幾款或有關法律、法規(guī)等。監(jiān)理應站在公正的立場上，不能因為監(jiān)理是業(yè)主請的，在某些方面就可以縱容。尤其在建設單位提供的建設材料上，某些業(yè)主往往會降低成本，采用低劣材料，監(jiān)理部必須以充足的證據說服建設單位，必要時以備忘錄的形式送有關建設行政主管部門。對于建設單位需要增加某方面的內容，必須要求建設單位以書面的形式簽發(fā)給監(jiān)理組，由監(jiān)理組以聯(lián)系單的形式發(fā)給承包商進行實施，千萬不能以口頭的形式進行接受，否則將會帶來不必要的麻煩。
3.工序報驗
許多監(jiān)理工程師在對待工序報驗上存在如下幾個方面的現(xiàn)象。①承包商工序報驗不及時，憑承包商的口頭通知參與驗收；②監(jiān)理對承包商提供的資料不認真看，不管承包商提供的資料是否正確，資料與現(xiàn)場實際情況是否相符，監(jiān)理大筆一揮即通過；③監(jiān)理的驗收意見過于簡單，基本是符合圖紙設計及驗收規(guī)范要求；④有些工序在時間上對不上，如柱內預埋管的驗收滯后于模板，在跨越時間的概念上互相矛盾。筆者認為，真正的搞好工序報驗必須做到：資料與實際相符合，怎么驗收怎么填寫，必須將驗收經過及驗收結果如實記錄在報驗單上，同時能體現(xiàn)工序間的邏輯關系。如鋼筋驗收，首先檢查鋼筋原材料是否符合要求。其次進行現(xiàn)場檢查，主要檢查鋼筋的焊接（或機械連接）、搭接、鋼筋的尺寸、間距是否符合圖紙及相關規(guī)范要求。尤其注意鋼筋的保護層、負彎筋、板負筋等是否在其應有的位置。將檢查結果如實填寫在工序報驗單上，注明監(jiān)理的批復意見，即是否同意進入下道工序施工。如不同意，將要求承包商進行二次報驗，并要求承包商在什么時間內整改完成，監(jiān)理工程師將根據第一次的檢查問題進行復查，對有關責任人將進行批評處理，必要時換崗。
4.資料的分類及歸檔
監(jiān)理資料在工程生產過程中形成的，許多監(jiān)理工作者在工程竣工后手忙腳亂的整理資料，或者在檢查時補資料，其實有效的分類能使監(jiān)理過程比較明朗，同時也能體現(xiàn)一個監(jiān)理組的管理水平。在監(jiān)理實施過程中可以將資料分成如下幾類：①合同文件類：監(jiān)理合同、施工合同（包括分包合同）、招投標文件、補充協(xié)議；②勘察設計類：設計文件、勘察文件、圖紙會審、設計變更、技術核定；③監(jiān)理文件類：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、階段性監(jiān)理總結、預驗收評估報告、工程監(jiān)理總結；④工序報驗類：分部分項驗收、澆筑申請、測量放線、沉降觀察、拆模申請；⑤材料設備類：材料報驗、設備報驗；⑥方案類：資質審查、施工方案（分項方案）、施工組織設計；⑦往來文件類：監(jiān)理工程師通知單、聯(lián)系單、指令單、備忘錄、施工單位聯(lián)系單、建設單位聯(lián)系單、指令單、質監(jiān)安監(jiān)的指令及通知；⑧進度投資類：進度控制、投資控制；⑨紀要類：會議紀要、監(jiān)理月報、施工周報、施工月報；⑩記錄類：澆筑記錄、見證取樣、巡視和旁站檢查記錄。
5.監(jiān)理細則
許多監(jiān)理工程師在審批施工單位提交施工組織設計時，要求施工單位的組織設計不能搬規(guī)范，而自己在編寫監(jiān)理細則時，常常把規(guī)范要求搬到文中來，編寫好一本細則，幾乎所有監(jiān)理工程均可套用。
國家新頒布的監(jiān)理規(guī)范要求編寫監(jiān)理細則時應包括下列主要內容：專業(yè)工程的特點；監(jiān)理工作的流程；監(jiān)理工作的控制要點及目標值；監(jiān)理工作的方法及措施。在監(jiān)理工作實施過程中，監(jiān)理細則應根據實際情況進行補充和修改，針對本工程實際情況編制監(jiān)理細則，也可以根據施工單位各工種的實際施工能力來調整監(jiān)理力度。如施工單位的鋼筋力量差，木工實力強，則專業(yè)監(jiān)理工程師在編寫細則時，多考慮鋼筋檢查和驗收方面內容，多加強鋼筋工程預控，對模板工程的檢查隨檢查結果而不斷調整。
6.材料報驗
部分監(jiān)理工程師片面認為只要材料經過復試合格，就可以在本工程上使用（象土建中水泥、砂、鋼筋等），有些材料要復試，可是不復試材料呢？畢竟現(xiàn)場復試屬于隨機取樣，而且在抽樣復試前，首先必須檢查有關材料文件。如鋼筋進場前必須提供材料進場報驗單，許多人員僅看重材料復試文件，而忽視了材料質量保證單，許多質量證明文件與現(xiàn)場實物不符，具體體現(xiàn)在：①合格證上的批號與鐵牌上號碼不一致；②廠家的證明章比較混亂，供貨單位難以追塑；③證明單中的數量與實際不符等。對于合格產品，不光是材料實物本身合格，而且資料也必須合格，這樣該材料才能合格。許多水電方面的產品，不能做復試，要求我們必須認真查看資料，對內部配件查看圖紙和其他說明書，對其中的每一個部件都查看它的來源。許多生產廠家別的企業(yè)或以分公司名義提供資格證書，其實是一種誤區(qū)，監(jiān)理在檢查材料報驗時應以認真檢查態(tài)度，對不符合要求的及時批復退回，但必須注明不符合何種標準（產品標準或其他有關行業(yè)標準）。監(jiān)理資料的形成是對工程實體的真實反映，在實際監(jiān)理過程中，對監(jiān)理資料做到認真、具體、實事求是、有依據，這樣的資料才是工程建設人員所希望看到的。