一、機要性與群眾性相統(tǒng)一
秘書工作是一項機要性很強的工作。漢語“秘書”一詞，就包含有“秘密”的意思。英語中的“secretary”（秘書）一詞中的詞干“secret”，俄語中的“ceKpemapB”（秘書）一詞中的詞干“cekpem”，它們的意思都是“秘密”。這種驚人的相似，恰恰反映出秘書工作都具有機要性。這是因為，秘書工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的，而各級領(lǐng)導(dǎo)中樞都是機 密核心，秘書部門是各級領(lǐng)導(dǎo)中樞的綜合辦事機關(guān)，秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領(lǐng)導(dǎo)人的秘書，掌握很多重要情況，機要性更強。革命戰(zhàn)爭年代，我黨曾派遣許多地下工作者打入敵方內(nèi)部，擔(dān)任敵方黨政機關(guān)和軍隊系統(tǒng)的機要秘書，為我黨我軍提供了大量重要情報，為保護(hù)黨中央的安全，奪取革命斗爭的勝利作出了重要貢獻(xiàn)。秘書部門是一個核心要害部門，秘書工作的機要性與政治性有著密切的聯(lián)系。保密與竊密的斗爭，實質(zhì)上是政黨之間、國家之間、軍隊之間進(jìn)行政治斗爭的重要表現(xiàn)；在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中側(cè)是經(jīng)濟(jì)斗爭的一種表現(xiàn)形式。正因為如此，古今中外的在選拔、任用秘書人員時都很慎重，要求政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴(yán)格的保密紀(jì)律，嚴(yán)守各種機密。我們黨和國家對秘書人員的選用條件也是十分嚴(yán)格的，專門制定頒發(fā)了機要秘書工作的規(guī)定，任用前要進(jìn)行政治審查，任用后要經(jīng)常進(jìn)行保密教育，都是出于秘書工作的客觀需要。因為辦公廳是一個要害部門，是一個核心要害部門，秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，機密知道的比較多。所以，辦公廳工作人員要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密紀(jì)律。
但是，也必須看到，秘書部門又是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)匯集信息的中心，是聯(lián)系各方面的橋梁和紐帶，其工作特點又具有廣泛的群眾性。許多文件的擬制，許多決策的實施，都直接涉及群眾的切身利益，必須廣泛聽取群眾意見。在各項政策實施過程中，秘書人員必須密切注意信息反饋，傾聽群眾呼聲，才能糾正可能出現(xiàn)的偏差，防止矛盾激化。秘書工作不僅是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，也是為群眾服務(wù)的。這種服務(wù)既有間接性，也有直接性。秘書工作主要是通過直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)來體現(xiàn)為人民群眾服務(wù)的，因為領(lǐng)導(dǎo)是為人民群眾服務(wù)的。秘書人員處理群眾來信，接待群眾來訪，進(jìn)行調(diào)查研究，協(xié)調(diào)機關(guān)工作就是直接面對群眾的工作。人們常說，秘書部門是機關(guān)的“窗口“和“門戶”，也是從這個意義上說的。因此，秘書人員必須樹立群眾觀念，密切聯(lián)系群眾，關(guān)心群眾的疾苦，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映群眾的心聲，成為領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系群眾的橋梁，而不是橫在領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的一堵墻。
秘書工作的機要性與群眾性是對立統(tǒng)一的辯證關(guān)系，二者相互依存，相互結(jié)合，不可分割。如果只看到秘書工作的機要性，而忽視秘書工作的群眾性，把自己完全封閉起來，拒群眾于干里之外，就會割斷領(lǐng)導(dǎo)與群眾的聯(lián)系，脫離群眾，造成信息不靈，情況不明，滋生官僚主義和衙門作風(fēng)，損害領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的形象和威信；反之，如果只看到秘書工作的群眾性，而忽視秘書工作的機要性，就會在公務(wù)接待、來訪接待和日常交往中喪失警惕，內(nèi)外無別，泄露機密，給黨和國家及組織自身造成不應(yīng)有的被動和損失，其后果不堪設(shè)想。因此，秘書工作者必須妥善處理好二者之間的關(guān)系，既要始終堅持密切聯(lián)系群眾，又要時刻注意保守機密。但是，就秘書工作的個性特征而言，機要性是它的主要方面，因而，當(dāng)保守機密與聯(lián)系群眾發(fā)生沖突時，應(yīng)把保密放在首位。
二、綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一
秘書部門不是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的專項業(yè)務(wù)部門，而是機關(guān)的綜合部門。因此，秘書工作所涉及的范圍和內(nèi)容十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進(jìn)行綜合性的調(diào)研，處理綜合性的事務(wù)，綜合各部門的情況，辦理不屬于業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)。綜合性不僅指秘書工作內(nèi)容的廣泛性，更重要的是對各種情況或信息進(jìn)行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析、歸納、抽象和概括，使之由個別上升到一般，由現(xiàn)象深入到本質(zhì)，總結(jié)出帶規(guī)律的東西，這種綜合才是秘書工作的真正內(nèi)涵。這一特點是由秘書工作的輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的全局性所決定的。任何一級都處于不同層次的管理系統(tǒng)全局位置上，都必須總攬全局，預(yù)測發(fā)展，統(tǒng)籌規(guī)劃，綜合協(xié)調(diào)。各級秘書部門和秘書人員，作為各級領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，這種地位決定了秘書工作高度的綜合性。從機關(guān)的整體結(jié)構(gòu)功能來看，任何機關(guān)都必須由專業(yè)部門和綜合部門的有機結(jié)合，才能形成合理的機關(guān)結(jié)構(gòu)，而且機關(guān)層次越高，業(yè)務(wù)部門越多，越需要加強綜合協(xié)調(diào)工作，以便發(fā)揮機關(guān)的整體功能。而各級秘書機構(gòu)正是這樣一種綜合協(xié)調(diào)部門。它要求秘書人員必須具有全局觀念，立足領(lǐng)導(dǎo)工作全局，站在的角度觀察、分析和處理問題，提出參謀建議，做到不在其位，當(dāng)謀其政；必須具有較寬的知識面，成為本機關(guān)、本系統(tǒng)的“通才”和“雜家”，以適應(yīng)駕馭全局的需要；必須具有較強的綜合概括能力和綜合協(xié)調(diào)能力，才能做好秘書工作。
另一方面，秘書工作又具有很強的思想性。這是因為，秘書機構(gòu)不僅是一個辦事部門，還是一個重要的參謀部門，它在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中具有重要的參謀作用。例如，在領(lǐng)導(dǎo)決策前進(jìn)行調(diào)查研究，綜合情況，提供信息、方案和其他決策依據(jù)；在決策形成過程中起草文電，將領(lǐng)導(dǎo)決策形成文字信息，化為切實可行的政策和措施，以便貫徹落實；在決策實施過程中督促檢查，收集反饋信息，作為修正決策的參考，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策。所有這些工作，都滲透著極強的思想性。我們說“秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀”，正是從這個意義上說的。在改革開放的新形勢下，領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化、民主化進(jìn)程不斷加快，秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中的地位和作用越來越重要，秘書工作的思想性更加突出。這一特點要求秘書人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，努力提高思想理論水平；必須認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的基本路線和各項方針政策，努力提高政策水平；必須學(xué)習(xí)和研究秘書參謀理論和方法，培養(yǎng)宏觀思維能力，“議大事，想全局，懂本行”，努力提高謀略水平，緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)重大決策和單位中心工作，搞好秘書服務(wù)，堅決防止和克服“忙忙碌碌的事務(wù)主義”傾向。
秘書工作是事務(wù)性與思想性的對立統(tǒng)一。首先，二者是相互滲透的。一方面，秘書工作在整體上具有極強的思想性，但就局部而言，即使是思想性很強的工作，也或多或少地帶有事務(wù)性。另一方面，秘書部門日常平凡的事務(wù)工作，又無不具有內(nèi)在的思想性。其次，二者是相互影響的。事務(wù)性是秘書工作的基礎(chǔ)性工作，思想性主要是在處理事務(wù)中體現(xiàn)出來的，離開事務(wù)性工作，秘書工作的思想性就失去存在的基礎(chǔ)和本體；思想性是秘書工作的靈魂和“內(nèi)核”，是做好事務(wù)工作的關(guān)鍵所在，離開思想性，秘書工作就失去方向和目標(biāo)，辦事效率不可能高。第三，二者是有主從關(guān)系的。在秘書工作中，思想性是主導(dǎo)方面，事務(wù)性是從屬方面，但我們決不能因此而忽視事務(wù)工作。一個優(yōu)秀的秘書工作者，必須對事務(wù)工作有這樣的思想準(zhǔn)備：不怕繁雜，不嫌瑣碎；又要充分認(rèn)識事務(wù)工作中蘊含的思想性，在具體的事務(wù)工作中突出思想性。只有這樣，才能充分發(fā)揮參謀和助手作用。
四、被動性與主動性相統(tǒng)一
秘書工作的輔助性質(zhì)和從屬地位決定了它存在著被動性的一面。這種被動性主要表現(xiàn)在兩個方面：第一，作為的參謀和助手，秘書部門和秘書人員必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，不能自行其是。盡管秘書可以向領(lǐng)導(dǎo)提出不同意見和參謀建議，但在行動上必須堅決服從領(lǐng)導(dǎo)，奉命行事，不得我行我素，在這個意義上說，秘書是處于被動地位的。第二。秘書部門是各級機關(guān)的樞紐和門戶，隨機性的工作較多，事先難以預(yù)計。雖然秘書部門也有自己的計劃和安排，但往往變動性大，隨機性強，臨時應(yīng)付多，從這個意義上說也是被動的。
我們承認(rèn)秘書工作中的確存在著被動性的一面，但并不是說被動性就是秘書工作的一個特點。事實上，許多工作都存在著被動性的一面，被動性并非秘書工作所獨有。被動性與主動性，是指秘書工作主體自由度的大小而言的，因而把被動性作為秘書工作的特點之一是不科學(xué)的。秘書人員在工作中盡管要受到領(lǐng)導(dǎo)意圖的制約，但他們?nèi)匀痪哂邪l(fā)揮主觀能動性的廣闊天地。例如，秘書人員應(yīng)當(dāng)善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，緊緊圍繞中心工作尋找主動出擊的方向；應(yīng)當(dāng)具有超前意識，增強工作的預(yù)見性和計劃性；應(yīng)當(dāng)勤于動腦，多思善想，積極主動向領(lǐng)導(dǎo)提出工作建議；應(yīng)當(dāng)注意各種情況和資料的積累，隨時掌握準(zhǔn)確、全面、有用的信息，等等，所有這些，都離不開秘書人員的主動性。秘書工作實踐反復(fù)證明：哪個單位的秘書人員積極主動，工作活躍，哪個單位秘書工作的職能作用就發(fā)揮得好，就能得到領(lǐng)導(dǎo)的褒獎和機關(guān)的信賴；反之，哪個單位的秘書人員消極被動，疲于應(yīng)付，哪個單位的秘書工作的職能作用就不能得到有效發(fā)揮，就不能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求?！坝凶鳛?，才能有地位”，這句話道出了秘書工作的真諦。馬克思主義認(rèn)為，人類區(qū)別于其它動物最根本的特征，就是人具有主觀能動性。人類不但能動地認(rèn)識世界，而且能動地改造世界。作為秘書工作主體的人，只有充分發(fā)揮主觀能動性，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助需要，產(chǎn)生重要的影響。例如，秘書人員在紛繁的信息中篩選出重要信息，常常成為領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)；秘書及時收集、分析反饋信息，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)糾正工作偏差；領(lǐng)導(dǎo)決策后，秘書要提出實施方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下達(dá)，整個機關(guān)才開始行動，從這一點上說，秘書的行動往往是機關(guān)一系列行動的開始，因而是主動的。
綜上所述，秘書工作既有被動性的一面，更有主動性的一面，是被動性與主動性的辯證統(tǒng)一，秘書人員必須正確認(rèn)識和處理被動性與主動性的關(guān)系。只看到秘書工作的被動性，看不到秘書工作的主動性，是一種片面的認(rèn)識，這種錯誤認(rèn)識必然導(dǎo)致秘書人員把自己完全置于被動應(yīng)付的地位，滿足于領(lǐng)導(dǎo)叫干什么就干什么，工作中遇到什么就辦什么，沒有半點主動性，是肯定做不好秘書工作的。另一方面，如果不承認(rèn)秘書工作有被動性，無限夸大秘書工作的主動性，秘書人員就有可能離開自己的輔佐位置，擺脫領(lǐng)導(dǎo)意圖的控制，產(chǎn)生越權(quán)行為，同樣會導(dǎo)致秘書工作的失敗。正確的方法是，秘書人員在工作中既要不折不扣地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又要充分發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，力求從被動中爭取主動，不斷開創(chuàng)秘書工作的新局面。只有這樣，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助需求。在被動性與主動性這對矛盾體中，主動性是它的主導(dǎo)方面，是決定秘書工作成敗的關(guān)鍵因素。因此，秘書人員必須充分發(fā)揮主動性。
五、經(jīng)常性與突擊性相統(tǒng)一
秘書工作既有經(jīng)常的常規(guī)性工作，又有臨時的突擊性工作，形成了秘書工作經(jīng)常性與突擊性的對立統(tǒng)一。
所謂常規(guī)性工作，既包括經(jīng)常出現(xiàn)、反復(fù)進(jìn)行的工作，如辦文、辦事、辦會、辦信、接訪等；又包括周期性的工作，如年初的計劃，半年和年終總結(jié)，重大節(jié)日領(lǐng)導(dǎo)活動安排等。常規(guī)性工作往往事先有預(yù)見，有計劃，執(zhí)行有依據(jù)，秘書部門內(nèi)部分工較明確，秘書人員只要各司其職，各負(fù)其責(zé)，按章辦事，就能保證機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)。秘書做好常規(guī)性工作，有利于提高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的整體工作效能，使整個機關(guān)像一部機器有效運轉(zhuǎn)。秘書部門應(yīng)注意各項常規(guī)性工作的連續(xù)性，作好妥善安排，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況。還應(yīng)注意在常規(guī)工作中總結(jié)經(jīng)驗，積累資料，探索特點和規(guī)律。特別應(yīng)保持對新事物的敏感，善于從常規(guī)工作中發(fā)現(xiàn)新情況，研究新問題，提出新辦法，切忌因循守舊，固步自封。
所謂突擊性工作，一方面是指事先未預(yù)計到的、突然發(fā)生的、需要秘書突擊處理的事項，如重大災(zāi)情、社情、重大事故等偶發(fā)事件，必須刻不容緩地突擊處理；另一方面，也指秘書臨時完成某項突擊性任務(wù)，如臨時受命調(diào)查某一事件，為臨時決定召開的會議準(zhǔn)備材料，向突然到來的上級視察人員提供有關(guān)資料，等等。所有這些，秘書必須按照領(lǐng)導(dǎo)要求突擊完成，不得延誤。處理重大突發(fā)事件，要求秘書人員膽識兼?zhèn)?，善于?yīng)變，既要迅速敏捷，又要沉著冷靜；完成突擊性任務(wù)，要求秘書人員具有過硬的素質(zhì)，吃苦的精神，頑強的作風(fēng)，快速的時效?？傊龊猛粨粜怨ぷ魇菍γ貢藛T素質(zhì)與能力的全面檢驗。
在秘書工作中，經(jīng)常性是它的主導(dǎo)方面，突擊性則處于次要的從屬地位。二者相互聯(lián)系，相互影響。秘書工作者既要連續(xù)不斷地處理經(jīng)常性工作，又要能夠應(yīng)付突如其來的復(fù)雜情況，這是很不容易的。實際上，經(jīng)常性工作與突擊性工作之間有著內(nèi)在的聯(lián)系。如果秘書人員對各項常規(guī)性工作的處理富有經(jīng)驗，得心應(yīng)手；對各類問題的背景材料爛熟于心，了如指掌；對辦事的各種渠道早已溝通，一呼百應(yīng)，一旦遇到突發(fā)事件，就能從容應(yīng)對。秘書做好常規(guī)性工作，并注意總結(jié)經(jīng)驗，積累資料，加強預(yù)測，就為完成突擊性工作創(chuàng)造了條件；完成突擊性工作，能夠有效地鍛煉和提高秘書人員的工作能力，更有助于做好經(jīng)常性工作。這就是秘書工作中經(jīng)常性與突擊性的辯證統(tǒng)一關(guān)系。
秘書工作是一項機要性很強的工作。漢語“秘書”一詞，就包含有“秘密”的意思。英語中的“secretary”（秘書）一詞中的詞干“secret”，俄語中的“ceKpemapB”（秘書）一詞中的詞干“cekpem”，它們的意思都是“秘密”。這種驚人的相似，恰恰反映出秘書工作都具有機要性。這是因為，秘書工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的，而各級領(lǐng)導(dǎo)中樞都是機 密核心，秘書部門是各級領(lǐng)導(dǎo)中樞的綜合辦事機關(guān)，秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領(lǐng)導(dǎo)人的秘書，掌握很多重要情況，機要性更強。革命戰(zhàn)爭年代，我黨曾派遣許多地下工作者打入敵方內(nèi)部，擔(dān)任敵方黨政機關(guān)和軍隊系統(tǒng)的機要秘書，為我黨我軍提供了大量重要情報，為保護(hù)黨中央的安全，奪取革命斗爭的勝利作出了重要貢獻(xiàn)。秘書部門是一個核心要害部門，秘書工作的機要性與政治性有著密切的聯(lián)系。保密與竊密的斗爭，實質(zhì)上是政黨之間、國家之間、軍隊之間進(jìn)行政治斗爭的重要表現(xiàn)；在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中側(cè)是經(jīng)濟(jì)斗爭的一種表現(xiàn)形式。正因為如此，古今中外的在選拔、任用秘書人員時都很慎重，要求政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴(yán)格的保密紀(jì)律，嚴(yán)守各種機密。我們黨和國家對秘書人員的選用條件也是十分嚴(yán)格的，專門制定頒發(fā)了機要秘書工作的規(guī)定，任用前要進(jìn)行政治審查，任用后要經(jīng)常進(jìn)行保密教育，都是出于秘書工作的客觀需要。因為辦公廳是一個要害部門，是一個核心要害部門，秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，機密知道的比較多。所以，辦公廳工作人員要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密紀(jì)律。
但是，也必須看到，秘書部門又是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)匯集信息的中心，是聯(lián)系各方面的橋梁和紐帶，其工作特點又具有廣泛的群眾性。許多文件的擬制，許多決策的實施，都直接涉及群眾的切身利益，必須廣泛聽取群眾意見。在各項政策實施過程中，秘書人員必須密切注意信息反饋，傾聽群眾呼聲，才能糾正可能出現(xiàn)的偏差，防止矛盾激化。秘書工作不僅是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，也是為群眾服務(wù)的。這種服務(wù)既有間接性，也有直接性。秘書工作主要是通過直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)來體現(xiàn)為人民群眾服務(wù)的，因為領(lǐng)導(dǎo)是為人民群眾服務(wù)的。秘書人員處理群眾來信，接待群眾來訪，進(jìn)行調(diào)查研究，協(xié)調(diào)機關(guān)工作就是直接面對群眾的工作。人們常說，秘書部門是機關(guān)的“窗口“和“門戶”，也是從這個意義上說的。因此，秘書人員必須樹立群眾觀念，密切聯(lián)系群眾，關(guān)心群眾的疾苦，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映群眾的心聲，成為領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系群眾的橋梁，而不是橫在領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的一堵墻。
秘書工作的機要性與群眾性是對立統(tǒng)一的辯證關(guān)系，二者相互依存，相互結(jié)合，不可分割。如果只看到秘書工作的機要性，而忽視秘書工作的群眾性，把自己完全封閉起來，拒群眾于干里之外，就會割斷領(lǐng)導(dǎo)與群眾的聯(lián)系，脫離群眾，造成信息不靈，情況不明，滋生官僚主義和衙門作風(fēng)，損害領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的形象和威信；反之，如果只看到秘書工作的群眾性，而忽視秘書工作的機要性，就會在公務(wù)接待、來訪接待和日常交往中喪失警惕，內(nèi)外無別，泄露機密，給黨和國家及組織自身造成不應(yīng)有的被動和損失，其后果不堪設(shè)想。因此，秘書工作者必須妥善處理好二者之間的關(guān)系，既要始終堅持密切聯(lián)系群眾，又要時刻注意保守機密。但是，就秘書工作的個性特征而言，機要性是它的主要方面，因而，當(dāng)保守機密與聯(lián)系群眾發(fā)生沖突時，應(yīng)把保密放在首位。
二、綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一
秘書部門不是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的專項業(yè)務(wù)部門，而是機關(guān)的綜合部門。因此，秘書工作所涉及的范圍和內(nèi)容十分廣泛，具有突出的綜合性，包括起草綜合性的文電，提供綜合性的信息，進(jìn)行綜合性的調(diào)研，處理綜合性的事務(wù)，綜合各部門的情況，辦理不屬于業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)。綜合性不僅指秘書工作內(nèi)容的廣泛性，更重要的是對各種情況或信息進(jìn)行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的分析、歸納、抽象和概括，使之由個別上升到一般，由現(xiàn)象深入到本質(zhì)，總結(jié)出帶規(guī)律的東西，這種綜合才是秘書工作的真正內(nèi)涵。這一特點是由秘書工作的輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的全局性所決定的。任何一級都處于不同層次的管理系統(tǒng)全局位置上，都必須總攬全局，預(yù)測發(fā)展，統(tǒng)籌規(guī)劃，綜合協(xié)調(diào)。各級秘書部門和秘書人員，作為各級領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，這種地位決定了秘書工作高度的綜合性。從機關(guān)的整體結(jié)構(gòu)功能來看，任何機關(guān)都必須由專業(yè)部門和綜合部門的有機結(jié)合，才能形成合理的機關(guān)結(jié)構(gòu)，而且機關(guān)層次越高，業(yè)務(wù)部門越多，越需要加強綜合協(xié)調(diào)工作，以便發(fā)揮機關(guān)的整體功能。而各級秘書機構(gòu)正是這樣一種綜合協(xié)調(diào)部門。它要求秘書人員必須具有全局觀念，立足領(lǐng)導(dǎo)工作全局，站在的角度觀察、分析和處理問題，提出參謀建議，做到不在其位，當(dāng)謀其政；必須具有較寬的知識面，成為本機關(guān)、本系統(tǒng)的“通才”和“雜家”，以適應(yīng)駕馭全局的需要；必須具有較強的綜合概括能力和綜合協(xié)調(diào)能力，才能做好秘書工作。
另一方面，秘書工作又具有很強的思想性。這是因為，秘書機構(gòu)不僅是一個辦事部門，還是一個重要的參謀部門，它在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中具有重要的參謀作用。例如，在領(lǐng)導(dǎo)決策前進(jìn)行調(diào)查研究，綜合情況，提供信息、方案和其他決策依據(jù)；在決策形成過程中起草文電，將領(lǐng)導(dǎo)決策形成文字信息，化為切實可行的政策和措施，以便貫徹落實；在決策實施過程中督促檢查，收集反饋信息，作為修正決策的參考，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策。所有這些工作，都滲透著極強的思想性。我們說“秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀”，正是從這個意義上說的。在改革開放的新形勢下，領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化、民主化進(jìn)程不斷加快，秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中的地位和作用越來越重要，秘書工作的思想性更加突出。這一特點要求秘書人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，努力提高思想理論水平；必須認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的基本路線和各項方針政策，努力提高政策水平；必須學(xué)習(xí)和研究秘書參謀理論和方法，培養(yǎng)宏觀思維能力，“議大事，想全局，懂本行”，努力提高謀略水平，緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)重大決策和單位中心工作，搞好秘書服務(wù)，堅決防止和克服“忙忙碌碌的事務(wù)主義”傾向。
秘書工作是事務(wù)性與思想性的對立統(tǒng)一。首先，二者是相互滲透的。一方面，秘書工作在整體上具有極強的思想性，但就局部而言，即使是思想性很強的工作，也或多或少地帶有事務(wù)性。另一方面，秘書部門日常平凡的事務(wù)工作，又無不具有內(nèi)在的思想性。其次，二者是相互影響的。事務(wù)性是秘書工作的基礎(chǔ)性工作，思想性主要是在處理事務(wù)中體現(xiàn)出來的，離開事務(wù)性工作，秘書工作的思想性就失去存在的基礎(chǔ)和本體；思想性是秘書工作的靈魂和“內(nèi)核”，是做好事務(wù)工作的關(guān)鍵所在，離開思想性，秘書工作就失去方向和目標(biāo)，辦事效率不可能高。第三，二者是有主從關(guān)系的。在秘書工作中，思想性是主導(dǎo)方面，事務(wù)性是從屬方面，但我們決不能因此而忽視事務(wù)工作。一個優(yōu)秀的秘書工作者，必須對事務(wù)工作有這樣的思想準(zhǔn)備：不怕繁雜，不嫌瑣碎；又要充分認(rèn)識事務(wù)工作中蘊含的思想性，在具體的事務(wù)工作中突出思想性。只有這樣，才能充分發(fā)揮參謀和助手作用。
四、被動性與主動性相統(tǒng)一
秘書工作的輔助性質(zhì)和從屬地位決定了它存在著被動性的一面。這種被動性主要表現(xiàn)在兩個方面：第一，作為的參謀和助手，秘書部門和秘書人員必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，不能自行其是。盡管秘書可以向領(lǐng)導(dǎo)提出不同意見和參謀建議，但在行動上必須堅決服從領(lǐng)導(dǎo)，奉命行事，不得我行我素，在這個意義上說，秘書是處于被動地位的。第二。秘書部門是各級機關(guān)的樞紐和門戶，隨機性的工作較多，事先難以預(yù)計。雖然秘書部門也有自己的計劃和安排，但往往變動性大，隨機性強，臨時應(yīng)付多，從這個意義上說也是被動的。
我們承認(rèn)秘書工作中的確存在著被動性的一面，但并不是說被動性就是秘書工作的一個特點。事實上，許多工作都存在著被動性的一面，被動性并非秘書工作所獨有。被動性與主動性，是指秘書工作主體自由度的大小而言的，因而把被動性作為秘書工作的特點之一是不科學(xué)的。秘書人員在工作中盡管要受到領(lǐng)導(dǎo)意圖的制約，但他們?nèi)匀痪哂邪l(fā)揮主觀能動性的廣闊天地。例如，秘書人員應(yīng)當(dāng)善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，緊緊圍繞中心工作尋找主動出擊的方向；應(yīng)當(dāng)具有超前意識，增強工作的預(yù)見性和計劃性；應(yīng)當(dāng)勤于動腦，多思善想，積極主動向領(lǐng)導(dǎo)提出工作建議；應(yīng)當(dāng)注意各種情況和資料的積累，隨時掌握準(zhǔn)確、全面、有用的信息，等等，所有這些，都離不開秘書人員的主動性。秘書工作實踐反復(fù)證明：哪個單位的秘書人員積極主動，工作活躍，哪個單位秘書工作的職能作用就發(fā)揮得好，就能得到領(lǐng)導(dǎo)的褒獎和機關(guān)的信賴；反之，哪個單位的秘書人員消極被動，疲于應(yīng)付，哪個單位的秘書工作的職能作用就不能得到有效發(fā)揮，就不能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求?！坝凶鳛?，才能有地位”，這句話道出了秘書工作的真諦。馬克思主義認(rèn)為，人類區(qū)別于其它動物最根本的特征，就是人具有主觀能動性。人類不但能動地認(rèn)識世界，而且能動地改造世界。作為秘書工作主體的人，只有充分發(fā)揮主觀能動性，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助需要，產(chǎn)生重要的影響。例如，秘書人員在紛繁的信息中篩選出重要信息，常常成為領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)；秘書及時收集、分析反饋信息，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)糾正工作偏差；領(lǐng)導(dǎo)決策后，秘書要提出實施方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下達(dá)，整個機關(guān)才開始行動，從這一點上說，秘書的行動往往是機關(guān)一系列行動的開始，因而是主動的。
綜上所述，秘書工作既有被動性的一面，更有主動性的一面，是被動性與主動性的辯證統(tǒng)一，秘書人員必須正確認(rèn)識和處理被動性與主動性的關(guān)系。只看到秘書工作的被動性，看不到秘書工作的主動性，是一種片面的認(rèn)識，這種錯誤認(rèn)識必然導(dǎo)致秘書人員把自己完全置于被動應(yīng)付的地位，滿足于領(lǐng)導(dǎo)叫干什么就干什么，工作中遇到什么就辦什么，沒有半點主動性，是肯定做不好秘書工作的。另一方面，如果不承認(rèn)秘書工作有被動性，無限夸大秘書工作的主動性，秘書人員就有可能離開自己的輔佐位置，擺脫領(lǐng)導(dǎo)意圖的控制，產(chǎn)生越權(quán)行為，同樣會導(dǎo)致秘書工作的失敗。正確的方法是，秘書人員在工作中既要不折不扣地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又要充分發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，力求從被動中爭取主動，不斷開創(chuàng)秘書工作的新局面。只有這樣，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助需求。在被動性與主動性這對矛盾體中，主動性是它的主導(dǎo)方面，是決定秘書工作成敗的關(guān)鍵因素。因此，秘書人員必須充分發(fā)揮主動性。
五、經(jīng)常性與突擊性相統(tǒng)一
秘書工作既有經(jīng)常的常規(guī)性工作，又有臨時的突擊性工作，形成了秘書工作經(jīng)常性與突擊性的對立統(tǒng)一。
所謂常規(guī)性工作，既包括經(jīng)常出現(xiàn)、反復(fù)進(jìn)行的工作，如辦文、辦事、辦會、辦信、接訪等；又包括周期性的工作，如年初的計劃，半年和年終總結(jié)，重大節(jié)日領(lǐng)導(dǎo)活動安排等。常規(guī)性工作往往事先有預(yù)見，有計劃，執(zhí)行有依據(jù)，秘書部門內(nèi)部分工較明確，秘書人員只要各司其職，各負(fù)其責(zé)，按章辦事，就能保證機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)。秘書做好常規(guī)性工作，有利于提高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的整體工作效能，使整個機關(guān)像一部機器有效運轉(zhuǎn)。秘書部門應(yīng)注意各項常規(guī)性工作的連續(xù)性，作好妥善安排，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況。還應(yīng)注意在常規(guī)工作中總結(jié)經(jīng)驗，積累資料，探索特點和規(guī)律。特別應(yīng)保持對新事物的敏感，善于從常規(guī)工作中發(fā)現(xiàn)新情況，研究新問題，提出新辦法，切忌因循守舊，固步自封。
所謂突擊性工作，一方面是指事先未預(yù)計到的、突然發(fā)生的、需要秘書突擊處理的事項，如重大災(zāi)情、社情、重大事故等偶發(fā)事件，必須刻不容緩地突擊處理；另一方面，也指秘書臨時完成某項突擊性任務(wù)，如臨時受命調(diào)查某一事件，為臨時決定召開的會議準(zhǔn)備材料，向突然到來的上級視察人員提供有關(guān)資料，等等。所有這些，秘書必須按照領(lǐng)導(dǎo)要求突擊完成，不得延誤。處理重大突發(fā)事件，要求秘書人員膽識兼?zhèn)?，善于?yīng)變，既要迅速敏捷，又要沉著冷靜；完成突擊性任務(wù)，要求秘書人員具有過硬的素質(zhì)，吃苦的精神，頑強的作風(fēng)，快速的時效?？傊龊猛粨粜怨ぷ魇菍γ貢藛T素質(zhì)與能力的全面檢驗。
在秘書工作中，經(jīng)常性是它的主導(dǎo)方面，突擊性則處于次要的從屬地位。二者相互聯(lián)系，相互影響。秘書工作者既要連續(xù)不斷地處理經(jīng)常性工作，又要能夠應(yīng)付突如其來的復(fù)雜情況，這是很不容易的。實際上，經(jīng)常性工作與突擊性工作之間有著內(nèi)在的聯(lián)系。如果秘書人員對各項常規(guī)性工作的處理富有經(jīng)驗，得心應(yīng)手；對各類問題的背景材料爛熟于心，了如指掌；對辦事的各種渠道早已溝通，一呼百應(yīng)，一旦遇到突發(fā)事件，就能從容應(yīng)對。秘書做好常規(guī)性工作，并注意總結(jié)經(jīng)驗，積累資料，加強預(yù)測，就為完成突擊性工作創(chuàng)造了條件；完成突擊性工作，能夠有效地鍛煉和提高秘書人員的工作能力，更有助于做好經(jīng)常性工作。這就是秘書工作中經(jīng)常性與突擊性的辯證統(tǒng)一關(guān)系。