會計證輔導(dǎo):會計電算化對內(nèi)部控制的影響

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在手工操作下,內(nèi)部控制制度主要是通過會計人員的崗位分工和各種內(nèi)部牽制制度,以及賬、證、表的定期核對,來保證會計信息的正確性。實行電算化以后,雖然會計內(nèi)部控制的原則仍然適用,但卻使大部分傳統(tǒng)的控制方法和措施失去了作用,增加了新的控制內(nèi)容,提供了新的控制手段和技術(shù),改變了會計內(nèi)部控制制度的重點方法和措施。
    (一)內(nèi)部控制形式的變化
    由于電子計算機具有高速、穩(wěn)定的特點,有很強的邏輯判斷能力和邏輯分析能力,使內(nèi)部控制形式主要有兩方面的變化:
    1.原手工下的一些內(nèi)部控制措施在電算化下就沒有存在的必要了
    由于全部會計核算工作由計算機集中完成,憑證數(shù)據(jù)一次錄入后即在會計軟件的控制下迅速、多次、毫無差錯地分別記入各種賬薄,并據(jù)以編制報表,只要憑證和會計軟件正確,其輸出的會計信息也必然是正確的,這就使賬簿之間的核對沒有必要了。此外,編制科目匯總等試算平衡的檢查也成為多余。
    2.原手工下的一些內(nèi)部控制措施,在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機內(nèi)了
    如憑證的借貸平衡校驗;余額、發(fā)生額的平衡檢查;各核算與系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)核對;報表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查等。
    (二)內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化
    實現(xiàn)會計電算化后,給會計工作增加了新的工作內(nèi)容,同時也增加了內(nèi)部控制的新內(nèi)容。不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件,還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序。如編程、維護人員與計算機操作人員內(nèi)部控制、計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治,以及計算機操作管理等。
    1.實行會計電算化后,會計部門內(nèi)部單純的會計核算崗位被撤銷,增加了計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、憑證復(fù)核、會計軟件維護、硬件維護、系統(tǒng)管理、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、程序編制和調(diào)試等新的工作崗位,財務(wù)管理崗位比手工條件下劃分的更細(xì)、投入的人員更多、管理的更加深入。為此在電算化下必須針對新的組織機構(gòu)和崗位分工重建其內(nèi)部控制制度。
    2.會計電算化數(shù)據(jù)的主要儲存形式轉(zhuǎn)變?yōu)闄C內(nèi)文件,這使得計算機機內(nèi)文件的安全保護、備份和恢復(fù)、禁止非法操作等成為會計內(nèi)部控制的又一項重要內(nèi)容。
    3.由于計算機的應(yīng)用,使防止計算機舞弊和計算機病毒破壞,成為會計內(nèi)部控制一個新的、至關(guān)重要的事。
    (三)內(nèi)部控制的重點發(fā)生了變化
    會計電算化后的內(nèi)部控制的重點將放在原始數(shù)據(jù)輸入、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間連接控制幾個方面。
    (四)內(nèi)部控制的手段和技術(shù)發(fā)生了變化
    計算機的應(yīng)用給我們提供了先進的控制手段和技術(shù),使會計內(nèi)部控制的許多具體的方法和措施,可以編制計算機程序進行嚴(yán)格的、一絲不茍的控制,如數(shù)據(jù)正確性校驗,口令及操作權(quán)限控制、操作過程自動記錄等。其原則是,凡是能采用計算機控制的就一定編制成計算機控制程序,因為計算機控制比人工控制更嚴(yán)格、更可靠,應(yīng)盡量減少人工的控制量。