摘 要:組合管理思想應(yīng)用到項目管理領(lǐng)域帶來了項目管理思想發(fā)展的新階段,它為項目公司管理多種類型項目或綜合性大項目提供了一種有效的管理方法,本文就項目組合管理提出的背景、概念、特點、目標(biāo)等問題進(jìn)行了分析和闡述。
關(guān)鍵詞:項目管理;項目組合管理
早提出“組合管理”思想的是諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獎獲得者、美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家ＨａｒｒｙＭａｒｋｏｗｉｔｚ,他于1952年在ＪｏｕｒｎａｌｏｆＦｉｎａｎｃｅ雜志上發(fā)表文章《現(xiàn)代組合理論》,闡述如何進(jìn)行投資組合選擇,減少投資風(fēng)險。直到1998年,才由ＪｏｈｎＴｈｏｒｐ在ＴｈｅＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎＰａｒａｄｏｘ上發(fā)表文章指出:組合管理常被用來進(jìn)行風(fēng)險管理,也可以用來獲取投資的大回報。這種管理思想在金融投資領(lǐng)域叫做投資組合管理(ＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎ ａｇｅｍｅｎｔ)。近幾年,隨著信息技術(shù)和項目管理技術(shù)的發(fā)展,這種思想被引進(jìn)到了項目管理領(lǐng)域,叫做項目組合管理(ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔ,以下簡稱ＰＰＭ)。
1?。校校吞岢龅谋尘?BR> (1)項目種類越來越多。
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,各行業(yè)紛紛引進(jìn)競爭機(jī)制,項目公司所承接的項目種類越來越多。如果項目公司在同時進(jìn)行多個不同類型的項目,就會形成一個項目組合。所做的項目類型越多,管理也就越復(fù)雜,因為隨著項目類型和數(shù)量的增多,項目所涉及的范圍也越來越寬廣,內(nèi)容也越來越復(fù)雜,情況千變?nèi)f化。為了適應(yīng)這種多變的情況,管理這些日益復(fù)雜的項目,就需要有新的管理思想、方法和能力。
(2)項目管理思想變革的需要。
從項目管理角度來看,目前我國的項目管理還一直停留在一種孤立的、隔離的傳統(tǒng)管理方式上,既無法保證項目之間的有機(jī)聯(lián)系,更無法保證項目與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)相連。即使有些項目公司采用了系統(tǒng)化的管理思想,其范圍也很有限,只是停留在單個項目的水平上,即以獨立的項目為基礎(chǔ)的分散式項目管理,而不是將所有項目視為一個整體進(jìn)行管理,忽視了整個項目公司是一個系統(tǒng)的戰(zhàn)略整體,它不利于公司在整體水平上優(yōu)化資源,不能有效地處理與現(xiàn)有業(yè)務(wù)直接有關(guān)的、而且在公司水平上與未來發(fā)展密切相關(guān)的重要活動。同時,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展大大地改變了我們的工作方式,網(wǎng)絡(luò)平臺上的項目管理為更有效的信息溝通創(chuàng)造了條件。“多項目管理、全壽命管理、工程管理信息化”給傳統(tǒng)的項目管理思想帶來了挑戰(zhàn),這就需要一種新的項目管理思想來指導(dǎo)。
(3)項目公司自身發(fā)展的需要。
現(xiàn)在的項目往往是以組群的形態(tài)出現(xiàn),特別是政府投資的大型項目,如長江三峽工程、北京奧運場館建設(shè)工程等。面對這種項目的出現(xiàn),簡單的項目管理已經(jīng)不適應(yīng)形勢的發(fā)展,這就需要把各種類型項目進(jìn)行有機(jī)組合,促進(jìn)項目公司提高管理效率。合理地進(jìn)行項目組合,能夠使企業(yè)的技術(shù)和財務(wù)資源得到有效的配置和利用,進(jìn)而提高企業(yè)的創(chuàng)新效率和市場競爭力。因此,企業(yè)必須把更多的注意力放在項目組合管理上,特別是資源如何在項目之間合理分配,使企業(yè)獲得持久的競爭優(yōu)勢?？荚嚧缶庉?BR> 鑒于以上問題的存在,要求項目公司采用有效的項目組合管理的系統(tǒng)理論方法,在單一項目決策和項目組合管理中,體現(xiàn)戰(zhàn)略的要求,合理分配資源,以期獲得高效率的項目管理。
2?。校校偷母拍?BR> ＰＰＭ的概念目前沒有一個統(tǒng)一的認(rèn)識,下面給出幾個在國外有代表性的定義。這些定義之間雖然存在著差別,但基本觀點是相似的。
(1)概念一:ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔｉｓａｂｏｕｔｍｏｒｅｔｈａｎｒｕｎｎｉｎｇｍｕｌｔｉｐｌｅｐｒｏｊｅｃｔｓ.Ｅａｃｈｐｏｒｔｆｏｌｉｏｏｆｐｒｏｊｅｃｔｓｎｅｅｄｓｔｏｂｅａｓｓｅｓｓｅｄｉｎｔｅｒｍｓｏｆｉｔｓｂｕｓｉｎｅｓｓｖａｌｕｅａｎｄａｄｈｅｒｅｎｃｅｔｏｓｔｒａｔｅｇｙ.Ｔｈｅｐｏｒｔｆｏｌｉｏｓｈｏｕｌｄｂｅｄｅｓｉｇｎｅｄｔｏａｃｈｉｅｖｅａｄｅｆｉｎｅｄｂｕｓｉｎｅｓｓｏｂｊｅｃｔｉｖｅｏｒｂｅｎｅｆｉｔ.這種觀點認(rèn)為:項目組合管理不是簡單的管理多個項目,每一個項目組合都需要根據(jù)自身的商業(yè)價值和公司戰(zhàn)略來評價,并且要實現(xiàn)一定的商業(yè)目標(biāo)或商業(yè)利益。
(2)概念二:ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔｏｒｇａｎｉｚｅｓａｓｅ ｒｉｅｓｏｆｐｒｏｊｅｃｔｓｉｎｔｏａｓｉｎｇｌｅｐｏｒｔｆｏｌｉｏｃｏｎｓｉｓｔｉｎｇｏｆｒｅｐｏｒｔｓｔｈａｔｃａｐｔｕｒｅｐｒｏｊｅｃｔｏｂｊｅｃｔｉｖｅｓ,ｃｏｓｔｓ,ｔｉｍｅｌｉｎｅｓ,ａｃｃｏｍｐｌｉｓｈｍｅｎｔｓ,ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ,ｒｉｓｋｓａｎｄｏｔｈｅｒｃｒｉｔｉｃａｌｆａｃｔｏｒｓ.Ｅｘｅｃｕｔｉｖｅｓｃａｎｔｈｅｎｒｅｇｕｌａｒｌｙｒｅｖｉｅｗｅｎｔｉｒｅｐｏｒｔｆｏｌｉｏｓ,ｓｐｒｅａｄｒｅｓｏｕｒｃｅｓａｐｐｒｏｐｒｉａｔｅｌｙａｎｄａｄｊｕｓｔｐｒｏｊｅｃｔｓｔｏｐｒｏｄｕｃｅｔｈｅｈｉｇｈｅｓｔｄｅｐａｒｔｍｅｎｔａｌｒｅｔｕｒｎｓ.這種觀點認(rèn)為:項目組合管理是把幾個項目組成一個特定的組合,這個組合要有獨立的項目目標(biāo)報告、成本報告、時間進(jìn)度表、完成情況報告、資源情況、風(fēng)險和其他關(guān)鍵因素的情況報告。然后,項目經(jīng)理能從整體上把握該組合,從而恰當(dāng)?shù)嘏渲觅Y源和調(diào)整項目以達(dá)到部門利益大化。
(3)概念三:ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔｉｓｔｈｅａｒｔａｎｄｓｃｉｅｎｃｅｏｆａｐｐｌｙｉｎｇａｓｅｔｏｆｋｎｏｗｌｅｄｇｅ,ｒｅｓｏｕｒｃｅ,ｓｋｉｌｌｓ,ｔｏｏｌｓ,ａｎｄｔｅｃｈｎｉｑｕｅｓｔｏａｃｏｌｌｅｃｔｉｏｎｏｆｐｒｏｊｅｃｔｓｉｎｏｒｄｅｒｔｏｍｅｅｔｏｒｅｘ ｃｅｅｄｔｈｅｎｅｅｄｓａｎｄｅｘｐｅｃｔａｔｉｏｎｓｏｆａｎｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ.這種觀點認(rèn)為:項目組合管理是既是科學(xué)也是藝術(shù),它把知識、資源、技巧、工具和方法運用到項目組合中去,以達(dá)到或超過組織的目標(biāo)。
(4)概念四:ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔｉｓｔｈｅｐｒｏｃｅｓｓｆｏｒｅｆｆｅｃｔｉｖｅｌｙｉｄｅｎｔｉｆｙｉｎｇ,ａｓｓｅｓｓｉｎｇ,ｓｅｌｅｃｔｉｎｇ,ａｎｄｍａｎａｇｉｎｇｔｈｅｃｏｌｌｅｃｔｉｏｎｏｆｐｒｏｊｅｃｔｓ.這種觀點認(rèn)為:項目組合管理是有效地確定、評價、選擇和管理項目集的過程。
(5)概念五:ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔｉｓａｄｙｎａｍｉｃｄｅ ｃｉｓｉｏｎｐｒｏｃｅｓｓｗｈｅｒｅｂｙａｂｕｓｉｎｅｓｓ’ｓｌｉｓｔｏｆａｃｔｉｖｅｐｒｏｊｅｃｔｓｉｓｃｏｎ ｓｔａｎｔｌｙｕｐｄａｔｅｄａｎｄｒｅｖｉｓｅｄ.這種觀點認(rèn)為:項目組合管理是一個動態(tài)決策過程,通過它選擇或修正對組織目標(biāo)的實現(xiàn)起積極作用的項目。綜合分析以上觀點,結(jié)合我國工程項目管理的實際情況,ＰＰＭ是管理多種類型項目的一種方法或思想,根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)對每個項目進(jìn)行評價、選擇,將有限資源進(jìn)行優(yōu)化配置,通過項目的運行,實現(xiàn)組織目標(biāo)。
3 ＰＰＭ的特點
(1)管理多種類型的項目。
項目公司為了整體的利益,把一組項目用不同的方法組合在一起,這些項目具有共同的戰(zhàn)略目標(biāo),共同分享組合內(nèi)的資源。項目組合管理的大特點就是管理多種類型的項目。項目進(jìn)行的先后次序來講,項目管理可以分為“項目鏈”管理、“項目網(wǎng)”管理和“項目組合”管理?！绊椖挎湣惫芾硎且罁?jù)特定要素進(jìn)行的縱向管理,它是把一系列項目通過特定的標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)系起來的,如應(yīng)用的技術(shù),發(fā)生的地點等?！绊椖烤W(wǎng)”管理是橫向管理,它是把項目公司在一個時點上正在進(jìn)行的所有項目通盤考慮?！绊椖拷M合”管理是一種綜合的管理形式,它是把不同類型的項目組合在一起考慮,如正在進(jìn)行的項目和將要進(jìn)行的項目,內(nèi)部項目和外部項目,性項目和反復(fù)性項目,市場開拓型項目和緊縮型項目等都有可能包含在一起。另外,有的管理人員還把項目組合看作是具有共同目標(biāo)的若干個Ｐｒｏｇｒａｍ的集合。這些Ｐｒｏｇｒａｍ組合在一起共同形成組織的目標(biāo)。管理整個項目的組合與管理這些Ｐｒｏ ｇｒａｍ有許多相同的特征,這個組合不過是更大一點的項目組合。 (2)ＰＰＭ不僅僅是管理項目,關(guān)鍵是選擇項目。ＰＰＭ是針對公司管理層管理所有項目的一種方法,具體的單個Ｐｒｏ ｇｒａｍ的管理由項目經(jīng)理層負(fù)責(zé)。ＰＰＭ的主要任務(wù)是選擇項目,在有限的資源范圍內(nèi),使所選項目組合起來能更好的實現(xiàn)組織目標(biāo)。在單個項目的管理中,“怎樣做好這個項目”可能是問題的關(guān)鍵。而在項目組合管理中,“怎樣實現(xiàn)各個項目對目標(biāo)貢獻(xiàn)大”是關(guān)鍵的問題。
在選擇項目時經(jīng)?？紤]如下問題:
①該項目對整個項目組合目標(biāo)的實現(xiàn)是否有貢獻(xiàn)?
②怎樣組合這些項目才能使得項目組合的總體效益好?
③是否現(xiàn)有的每個項目對將要加進(jìn)來的項目都有負(fù)面影響?
④項目組合中的哪些項目對其他項目有依賴性?
⑤假如各個項目被分派了以后,項目組合總目標(biāo)和總收益是否也被分派了?
在選擇項目的過程中,項目組合管理注重對每個項目的評價,通常的評價步驟是:
①明確項目公司的戰(zhàn)略目標(biāo)。
②確定一個容易執(zhí)行的評價項目的流程。
③建立項目的評價模型。
④按照項目的模型對項目進(jìn)行評分。
(3)組織結(jié)構(gòu)扁平化。項目組合管理層次上,管理人員所考慮的主要是些戰(zhàn)略問題或關(guān)鍵數(shù)據(jù),選擇項目或做出決策時需要平等的交流和充分的溝通。項目組合中的各個項目是由各個協(xié)作團(tuán)隊來管理,每一個項目的具體數(shù)據(jù)和細(xì)節(jié)問題由項目經(jīng)理層來處理。所以,實行項目組合管理的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該是扁平化的。
(4)項目管理信息化。項目組合管理是基于充分信息基礎(chǔ)上的項目管理,管理過程離不開信息的支持,例如項目類型,某個項目和其他項目之間的聯(lián)系,項目組織的信息,有關(guān)項目環(huán)境的信息等。這些數(shù)據(jù)能用來將各個項目聯(lián)系起來,決定哪些項目將要開始,哪些項目優(yōu)先開始,哪些項目將要停止。ＰＰＭ數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)應(yīng)提供的功能至少應(yīng)該包括以下幾個方面:
①項目評價程序和方法。考試大提供
②項目的進(jìn)度報告。
③項目關(guān)鍵數(shù)據(jù)的傳遞。
④資源供應(yīng)計劃。
⑤成本跟蹤。
4?。校校偷哪繕?biāo)
項目組合管理經(jīng)常要回答“我們應(yīng)該做什么”和“我們應(yīng)該放棄什么”,回答這些問題需要權(quán)衡一下戰(zhàn)略需要和戰(zhàn)術(shù)需要。管理人員應(yīng)該考慮組織有能力能做的項目(組織的能力)和組織需要做的項目(組織的目標(biāo))。因此,項目組合管理也被看作為在組織有限資源的范圍內(nèi)實現(xiàn)組織目標(biāo)的高水平的管理。
項目組合管理所追求的目標(biāo)是達(dá)到圖2右上角的水平,在這個拐角上,項目管理組織是成熟的,管理是積極的,項目被看作是實現(xiàn)組織目標(biāo)的途徑。這就是項目組合管理的一切:通過管理一個整體項目組合實現(xiàn)公司的目標(biāo)。
因此,項目組合管理常常經(jīng)過以下三個階段才能實現(xiàn)其目標(biāo):
①把項目組合與公司戰(zhàn)略聯(lián)系起來。
②做出合適的項目平衡和組合。
③實現(xiàn)該項目組合的利益大化。
5 ＰＰＭ需要的基本要素
有效的項目組合管理需要四種基本要素:人員、執(zhí)行程序、信息系統(tǒng)和項目文檔。人員組成至少要包括三個層次:決策者或批準(zhǔn)者,評審委員會成員和經(jīng)過培訓(xùn)的員工。有效的項目組合管理的管理過程至少由以下環(huán)節(jié)組成:識別項目,界定組合范圍,評價項目,排列優(yōu)先次序,成本效益分析,風(fēng)險分析,資源管理,信息溝通管理。對管理信息系統(tǒng)的要求是:具備全面的項目數(shù)據(jù)庫,歷史數(shù)據(jù)庫,項目評估系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)。有效的項目組合管理需要較好的文檔管理,通常需要有標(biāo)準(zhǔn)的完備的文檔:公司戰(zhàn)略計劃,項目信息編碼,各種標(biāo)準(zhǔn)的報表格式,項目規(guī)章或項目文化。
6?。校校团c其他管理方式的區(qū)別項目組合管理與其他項目管理方式存在較大的不同,主要體現(xiàn)在:
①面向的對象不一樣:ＰＰＭ面向的對象是公司高級管理層,其他項目管理方式面向的對象一般是項目經(jīng)理層。
②管理的側(cè)重點不同:其他項目管理方式注重的是項目如何得到好實施,ＰＰＭ注重如何選擇較好的項目來實施。
③扁平的組織結(jié)構(gòu):因為根據(jù)項目進(jìn)行了分權(quán),所以直接面對的管理人員較少,組織層次較少。
④信息平臺的應(yīng)用:各個項目之間需要相互聯(lián)系,高層管理人員需要通過信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)處理關(guān)鍵信息,另外還需要建立與委托人和供應(yīng)商之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系。
⑤學(xué)習(xí)型的組織:組合管理注重的是各項目之間的聯(lián)系,把每個項目都看成是一個系統(tǒng)的元素。各項目之間相互影響,各項目的管理人員需要互相學(xué)習(xí)、總結(jié)和提高,達(dá)到項目組合利益優(yōu)。
7?。校校偷膬?yōu)缺點
項目組合管理是一種管理思想,不可能是任何情況下都是有效的,它本身存在很多優(yōu)點和缺點,根據(jù)國外的理論和實踐,下面給予簡單總結(jié)。
(1)項目組合管理的優(yōu)點
①通過有效的項目優(yōu)化,提高了組織戰(zhàn)略目標(biāo)的可實現(xiàn)性;
②通過對項目組合的監(jiān)管,提高了公司成效的可預(yù)見性;
③在有限的資源范圍內(nèi)實現(xiàn)了資源配置的優(yōu)化,使風(fēng)險達(dá)到了小化;
④由于放棄了不合適的項目,公司的低收益有了保證。
(2)項目組合管理的缺點
①由于選擇項目時沒有明確的標(biāo)準(zhǔn),項目選擇常常被新技術(shù)、組織聲望、政治目的或組織的一時幻想等因素所左右。
②由于對資源需求的錯誤估計,導(dǎo)致資源的供應(yīng)不足、資源的不正確使用或關(guān)鍵項目上的資源浪費等。
③由于組織的凝聚力分散,導(dǎo)致意見的分散,責(zé)任界定不清楚,任務(wù)分配不明確。
④由于執(zhí)行程序整體要求的復(fù)雜性或模糊性,導(dǎo)致了對執(zhí)行程序要求的誤解。
⑤由于選擇了不適合的信息系統(tǒng),難以滿足項目信息要求,如進(jìn)度要求、文檔管理要求和項目進(jìn)行情況等信息。
8 結(jié)束語
項目組合管理是隨著項目復(fù)雜性程度的增加和項目公司自身發(fā)展的需要提出的,它是項目管理思想發(fā)展的新階段,為項目公司適應(yīng)時代的發(fā)展提供新方法,它能促進(jìn)項目公司提高管理水平和經(jīng)營效率,它必將引領(lǐng)我國項目公司向更高層次發(fā)展。
關(guān)鍵詞:項目管理;項目組合管理
早提出“組合管理”思想的是諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獎獲得者、美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家ＨａｒｒｙＭａｒｋｏｗｉｔｚ,他于1952年在ＪｏｕｒｎａｌｏｆＦｉｎａｎｃｅ雜志上發(fā)表文章《現(xiàn)代組合理論》,闡述如何進(jìn)行投資組合選擇,減少投資風(fēng)險。直到1998年,才由ＪｏｈｎＴｈｏｒｐ在ＴｈｅＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎＰａｒａｄｏｘ上發(fā)表文章指出:組合管理常被用來進(jìn)行風(fēng)險管理,也可以用來獲取投資的大回報。這種管理思想在金融投資領(lǐng)域叫做投資組合管理(ＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎ ａｇｅｍｅｎｔ)。近幾年,隨著信息技術(shù)和項目管理技術(shù)的發(fā)展,這種思想被引進(jìn)到了項目管理領(lǐng)域,叫做項目組合管理(ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔ,以下簡稱ＰＰＭ)。
1?。校校吞岢龅谋尘?BR> (1)項目種類越來越多。
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,各行業(yè)紛紛引進(jìn)競爭機(jī)制,項目公司所承接的項目種類越來越多。如果項目公司在同時進(jìn)行多個不同類型的項目,就會形成一個項目組合。所做的項目類型越多,管理也就越復(fù)雜,因為隨著項目類型和數(shù)量的增多,項目所涉及的范圍也越來越寬廣,內(nèi)容也越來越復(fù)雜,情況千變?nèi)f化。為了適應(yīng)這種多變的情況,管理這些日益復(fù)雜的項目,就需要有新的管理思想、方法和能力。
(2)項目管理思想變革的需要。
從項目管理角度來看,目前我國的項目管理還一直停留在一種孤立的、隔離的傳統(tǒng)管理方式上,既無法保證項目之間的有機(jī)聯(lián)系,更無法保證項目與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)相連。即使有些項目公司采用了系統(tǒng)化的管理思想,其范圍也很有限,只是停留在單個項目的水平上,即以獨立的項目為基礎(chǔ)的分散式項目管理,而不是將所有項目視為一個整體進(jìn)行管理,忽視了整個項目公司是一個系統(tǒng)的戰(zhàn)略整體,它不利于公司在整體水平上優(yōu)化資源,不能有效地處理與現(xiàn)有業(yè)務(wù)直接有關(guān)的、而且在公司水平上與未來發(fā)展密切相關(guān)的重要活動。同時,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展大大地改變了我們的工作方式,網(wǎng)絡(luò)平臺上的項目管理為更有效的信息溝通創(chuàng)造了條件。“多項目管理、全壽命管理、工程管理信息化”給傳統(tǒng)的項目管理思想帶來了挑戰(zhàn),這就需要一種新的項目管理思想來指導(dǎo)。
(3)項目公司自身發(fā)展的需要。
現(xiàn)在的項目往往是以組群的形態(tài)出現(xiàn),特別是政府投資的大型項目,如長江三峽工程、北京奧運場館建設(shè)工程等。面對這種項目的出現(xiàn),簡單的項目管理已經(jīng)不適應(yīng)形勢的發(fā)展,這就需要把各種類型項目進(jìn)行有機(jī)組合,促進(jìn)項目公司提高管理效率。合理地進(jìn)行項目組合,能夠使企業(yè)的技術(shù)和財務(wù)資源得到有效的配置和利用,進(jìn)而提高企業(yè)的創(chuàng)新效率和市場競爭力。因此,企業(yè)必須把更多的注意力放在項目組合管理上,特別是資源如何在項目之間合理分配,使企業(yè)獲得持久的競爭優(yōu)勢?？荚嚧缶庉?BR> 鑒于以上問題的存在,要求項目公司采用有效的項目組合管理的系統(tǒng)理論方法,在單一項目決策和項目組合管理中,體現(xiàn)戰(zhàn)略的要求,合理分配資源,以期獲得高效率的項目管理。
2?。校校偷母拍?BR> ＰＰＭ的概念目前沒有一個統(tǒng)一的認(rèn)識,下面給出幾個在國外有代表性的定義。這些定義之間雖然存在著差別,但基本觀點是相似的。
(1)概念一:ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔｉｓａｂｏｕｔｍｏｒｅｔｈａｎｒｕｎｎｉｎｇｍｕｌｔｉｐｌｅｐｒｏｊｅｃｔｓ.Ｅａｃｈｐｏｒｔｆｏｌｉｏｏｆｐｒｏｊｅｃｔｓｎｅｅｄｓｔｏｂｅａｓｓｅｓｓｅｄｉｎｔｅｒｍｓｏｆｉｔｓｂｕｓｉｎｅｓｓｖａｌｕｅａｎｄａｄｈｅｒｅｎｃｅｔｏｓｔｒａｔｅｇｙ.Ｔｈｅｐｏｒｔｆｏｌｉｏｓｈｏｕｌｄｂｅｄｅｓｉｇｎｅｄｔｏａｃｈｉｅｖｅａｄｅｆｉｎｅｄｂｕｓｉｎｅｓｓｏｂｊｅｃｔｉｖｅｏｒｂｅｎｅｆｉｔ.這種觀點認(rèn)為:項目組合管理不是簡單的管理多個項目,每一個項目組合都需要根據(jù)自身的商業(yè)價值和公司戰(zhàn)略來評價,并且要實現(xiàn)一定的商業(yè)目標(biāo)或商業(yè)利益。
(2)概念二:ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔｏｒｇａｎｉｚｅｓａｓｅ ｒｉｅｓｏｆｐｒｏｊｅｃｔｓｉｎｔｏａｓｉｎｇｌｅｐｏｒｔｆｏｌｉｏｃｏｎｓｉｓｔｉｎｇｏｆｒｅｐｏｒｔｓｔｈａｔｃａｐｔｕｒｅｐｒｏｊｅｃｔｏｂｊｅｃｔｉｖｅｓ,ｃｏｓｔｓ,ｔｉｍｅｌｉｎｅｓ,ａｃｃｏｍｐｌｉｓｈｍｅｎｔｓ,ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ,ｒｉｓｋｓａｎｄｏｔｈｅｒｃｒｉｔｉｃａｌｆａｃｔｏｒｓ.Ｅｘｅｃｕｔｉｖｅｓｃａｎｔｈｅｎｒｅｇｕｌａｒｌｙｒｅｖｉｅｗｅｎｔｉｒｅｐｏｒｔｆｏｌｉｏｓ,ｓｐｒｅａｄｒｅｓｏｕｒｃｅｓａｐｐｒｏｐｒｉａｔｅｌｙａｎｄａｄｊｕｓｔｐｒｏｊｅｃｔｓｔｏｐｒｏｄｕｃｅｔｈｅｈｉｇｈｅｓｔｄｅｐａｒｔｍｅｎｔａｌｒｅｔｕｒｎｓ.這種觀點認(rèn)為:項目組合管理是把幾個項目組成一個特定的組合,這個組合要有獨立的項目目標(biāo)報告、成本報告、時間進(jìn)度表、完成情況報告、資源情況、風(fēng)險和其他關(guān)鍵因素的情況報告。然后,項目經(jīng)理能從整體上把握該組合,從而恰當(dāng)?shù)嘏渲觅Y源和調(diào)整項目以達(dá)到部門利益大化。
(3)概念三:ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔｉｓｔｈｅａｒｔａｎｄｓｃｉｅｎｃｅｏｆａｐｐｌｙｉｎｇａｓｅｔｏｆｋｎｏｗｌｅｄｇｅ,ｒｅｓｏｕｒｃｅ,ｓｋｉｌｌｓ,ｔｏｏｌｓ,ａｎｄｔｅｃｈｎｉｑｕｅｓｔｏａｃｏｌｌｅｃｔｉｏｎｏｆｐｒｏｊｅｃｔｓｉｎｏｒｄｅｒｔｏｍｅｅｔｏｒｅｘ ｃｅｅｄｔｈｅｎｅｅｄｓａｎｄｅｘｐｅｃｔａｔｉｏｎｓｏｆａｎｏｒｇａｎｉｚａｔｉｏｎ.這種觀點認(rèn)為:項目組合管理是既是科學(xué)也是藝術(shù),它把知識、資源、技巧、工具和方法運用到項目組合中去,以達(dá)到或超過組織的目標(biāo)。
(4)概念四:ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔｉｓｔｈｅｐｒｏｃｅｓｓｆｏｒｅｆｆｅｃｔｉｖｅｌｙｉｄｅｎｔｉｆｙｉｎｇ,ａｓｓｅｓｓｉｎｇ,ｓｅｌｅｃｔｉｎｇ,ａｎｄｍａｎａｇｉｎｇｔｈｅｃｏｌｌｅｃｔｉｏｎｏｆｐｒｏｊｅｃｔｓ.這種觀點認(rèn)為:項目組合管理是有效地確定、評價、選擇和管理項目集的過程。
(5)概念五:ＰｒｏｊｅｃｔＰｏｒｔｆｏｌｉｏＭａｎａｇｅｍｅｎｔｉｓａｄｙｎａｍｉｃｄｅ ｃｉｓｉｏｎｐｒｏｃｅｓｓｗｈｅｒｅｂｙａｂｕｓｉｎｅｓｓ’ｓｌｉｓｔｏｆａｃｔｉｖｅｐｒｏｊｅｃｔｓｉｓｃｏｎ ｓｔａｎｔｌｙｕｐｄａｔｅｄａｎｄｒｅｖｉｓｅｄ.這種觀點認(rèn)為:項目組合管理是一個動態(tài)決策過程,通過它選擇或修正對組織目標(biāo)的實現(xiàn)起積極作用的項目。綜合分析以上觀點,結(jié)合我國工程項目管理的實際情況,ＰＰＭ是管理多種類型項目的一種方法或思想,根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)對每個項目進(jìn)行評價、選擇,將有限資源進(jìn)行優(yōu)化配置,通過項目的運行,實現(xiàn)組織目標(biāo)。
3 ＰＰＭ的特點
(1)管理多種類型的項目。
項目公司為了整體的利益,把一組項目用不同的方法組合在一起,這些項目具有共同的戰(zhàn)略目標(biāo),共同分享組合內(nèi)的資源。項目組合管理的大特點就是管理多種類型的項目。項目進(jìn)行的先后次序來講,項目管理可以分為“項目鏈”管理、“項目網(wǎng)”管理和“項目組合”管理?！绊椖挎湣惫芾硎且罁?jù)特定要素進(jìn)行的縱向管理,它是把一系列項目通過特定的標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)系起來的,如應(yīng)用的技術(shù),發(fā)生的地點等?！绊椖烤W(wǎng)”管理是橫向管理,它是把項目公司在一個時點上正在進(jìn)行的所有項目通盤考慮?！绊椖拷M合”管理是一種綜合的管理形式,它是把不同類型的項目組合在一起考慮,如正在進(jìn)行的項目和將要進(jìn)行的項目,內(nèi)部項目和外部項目,性項目和反復(fù)性項目,市場開拓型項目和緊縮型項目等都有可能包含在一起。另外,有的管理人員還把項目組合看作是具有共同目標(biāo)的若干個Ｐｒｏｇｒａｍ的集合。這些Ｐｒｏｇｒａｍ組合在一起共同形成組織的目標(biāo)。管理整個項目的組合與管理這些Ｐｒｏ ｇｒａｍ有許多相同的特征,這個組合不過是更大一點的項目組合。 (2)ＰＰＭ不僅僅是管理項目,關(guān)鍵是選擇項目。ＰＰＭ是針對公司管理層管理所有項目的一種方法,具體的單個Ｐｒｏ ｇｒａｍ的管理由項目經(jīng)理層負(fù)責(zé)。ＰＰＭ的主要任務(wù)是選擇項目,在有限的資源范圍內(nèi),使所選項目組合起來能更好的實現(xiàn)組織目標(biāo)。在單個項目的管理中,“怎樣做好這個項目”可能是問題的關(guān)鍵。而在項目組合管理中,“怎樣實現(xiàn)各個項目對目標(biāo)貢獻(xiàn)大”是關(guān)鍵的問題。
在選擇項目時經(jīng)?？紤]如下問題:
①該項目對整個項目組合目標(biāo)的實現(xiàn)是否有貢獻(xiàn)?
②怎樣組合這些項目才能使得項目組合的總體效益好?
③是否現(xiàn)有的每個項目對將要加進(jìn)來的項目都有負(fù)面影響?
④項目組合中的哪些項目對其他項目有依賴性?
⑤假如各個項目被分派了以后,項目組合總目標(biāo)和總收益是否也被分派了?
在選擇項目的過程中,項目組合管理注重對每個項目的評價,通常的評價步驟是:
①明確項目公司的戰(zhàn)略目標(biāo)。
②確定一個容易執(zhí)行的評價項目的流程。
③建立項目的評價模型。
④按照項目的模型對項目進(jìn)行評分。
(3)組織結(jié)構(gòu)扁平化。項目組合管理層次上,管理人員所考慮的主要是些戰(zhàn)略問題或關(guān)鍵數(shù)據(jù),選擇項目或做出決策時需要平等的交流和充分的溝通。項目組合中的各個項目是由各個協(xié)作團(tuán)隊來管理,每一個項目的具體數(shù)據(jù)和細(xì)節(jié)問題由項目經(jīng)理層來處理。所以,實行項目組合管理的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該是扁平化的。
(4)項目管理信息化。項目組合管理是基于充分信息基礎(chǔ)上的項目管理,管理過程離不開信息的支持,例如項目類型,某個項目和其他項目之間的聯(lián)系,項目組織的信息,有關(guān)項目環(huán)境的信息等。這些數(shù)據(jù)能用來將各個項目聯(lián)系起來,決定哪些項目將要開始,哪些項目優(yōu)先開始,哪些項目將要停止。ＰＰＭ數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)應(yīng)提供的功能至少應(yīng)該包括以下幾個方面:
①項目評價程序和方法。考試大提供
②項目的進(jìn)度報告。
③項目關(guān)鍵數(shù)據(jù)的傳遞。
④資源供應(yīng)計劃。
⑤成本跟蹤。
4?。校校偷哪繕?biāo)
項目組合管理經(jīng)常要回答“我們應(yīng)該做什么”和“我們應(yīng)該放棄什么”,回答這些問題需要權(quán)衡一下戰(zhàn)略需要和戰(zhàn)術(shù)需要。管理人員應(yīng)該考慮組織有能力能做的項目(組織的能力)和組織需要做的項目(組織的目標(biāo))。因此,項目組合管理也被看作為在組織有限資源的范圍內(nèi)實現(xiàn)組織目標(biāo)的高水平的管理。
項目組合管理所追求的目標(biāo)是達(dá)到圖2右上角的水平,在這個拐角上,項目管理組織是成熟的,管理是積極的,項目被看作是實現(xiàn)組織目標(biāo)的途徑。這就是項目組合管理的一切:通過管理一個整體項目組合實現(xiàn)公司的目標(biāo)。
因此,項目組合管理常常經(jīng)過以下三個階段才能實現(xiàn)其目標(biāo):
①把項目組合與公司戰(zhàn)略聯(lián)系起來。
②做出合適的項目平衡和組合。
③實現(xiàn)該項目組合的利益大化。
5 ＰＰＭ需要的基本要素
有效的項目組合管理需要四種基本要素:人員、執(zhí)行程序、信息系統(tǒng)和項目文檔。人員組成至少要包括三個層次:決策者或批準(zhǔn)者,評審委員會成員和經(jīng)過培訓(xùn)的員工。有效的項目組合管理的管理過程至少由以下環(huán)節(jié)組成:識別項目,界定組合范圍,評價項目,排列優(yōu)先次序,成本效益分析,風(fēng)險分析,資源管理,信息溝通管理。對管理信息系統(tǒng)的要求是:具備全面的項目數(shù)據(jù)庫,歷史數(shù)據(jù)庫,項目評估系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)。有效的項目組合管理需要較好的文檔管理,通常需要有標(biāo)準(zhǔn)的完備的文檔:公司戰(zhàn)略計劃,項目信息編碼,各種標(biāo)準(zhǔn)的報表格式,項目規(guī)章或項目文化。
6?。校校团c其他管理方式的區(qū)別項目組合管理與其他項目管理方式存在較大的不同,主要體現(xiàn)在:
①面向的對象不一樣:ＰＰＭ面向的對象是公司高級管理層,其他項目管理方式面向的對象一般是項目經(jīng)理層。
②管理的側(cè)重點不同:其他項目管理方式注重的是項目如何得到好實施,ＰＰＭ注重如何選擇較好的項目來實施。
③扁平的組織結(jié)構(gòu):因為根據(jù)項目進(jìn)行了分權(quán),所以直接面對的管理人員較少,組織層次較少。
④信息平臺的應(yīng)用:各個項目之間需要相互聯(lián)系,高層管理人員需要通過信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)處理關(guān)鍵信息,另外還需要建立與委托人和供應(yīng)商之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系。
⑤學(xué)習(xí)型的組織:組合管理注重的是各項目之間的聯(lián)系,把每個項目都看成是一個系統(tǒng)的元素。各項目之間相互影響,各項目的管理人員需要互相學(xué)習(xí)、總結(jié)和提高,達(dá)到項目組合利益優(yōu)。
7?。校校偷膬?yōu)缺點
項目組合管理是一種管理思想,不可能是任何情況下都是有效的,它本身存在很多優(yōu)點和缺點,根據(jù)國外的理論和實踐,下面給予簡單總結(jié)。
(1)項目組合管理的優(yōu)點
①通過有效的項目優(yōu)化,提高了組織戰(zhàn)略目標(biāo)的可實現(xiàn)性;
②通過對項目組合的監(jiān)管,提高了公司成效的可預(yù)見性;
③在有限的資源范圍內(nèi)實現(xiàn)了資源配置的優(yōu)化,使風(fēng)險達(dá)到了小化;
④由于放棄了不合適的項目,公司的低收益有了保證。
(2)項目組合管理的缺點
①由于選擇項目時沒有明確的標(biāo)準(zhǔn),項目選擇常常被新技術(shù)、組織聲望、政治目的或組織的一時幻想等因素所左右。
②由于對資源需求的錯誤估計,導(dǎo)致資源的供應(yīng)不足、資源的不正確使用或關(guān)鍵項目上的資源浪費等。
③由于組織的凝聚力分散,導(dǎo)致意見的分散,責(zé)任界定不清楚,任務(wù)分配不明確。
④由于執(zhí)行程序整體要求的復(fù)雜性或模糊性,導(dǎo)致了對執(zhí)行程序要求的誤解。
⑤由于選擇了不適合的信息系統(tǒng),難以滿足項目信息要求,如進(jìn)度要求、文檔管理要求和項目進(jìn)行情況等信息。
8 結(jié)束語
項目組合管理是隨著項目復(fù)雜性程度的增加和項目公司自身發(fā)展的需要提出的,它是項目管理思想發(fā)展的新階段,為項目公司適應(yīng)時代的發(fā)展提供新方法,它能促進(jìn)項目公司提高管理水平和經(jīng)營效率,它必將引領(lǐng)我國項目公司向更高層次發(fā)展。