摘 要:組合管理思想應(yīng)用到項(xiàng)目管理領(lǐng)域帶來了項(xiàng)目管理思想發(fā)展的新階段,它為項(xiàng)目公司管理多種類型項(xiàng)目或綜合性大項(xiàng)目提供了一種有效的管理方法,本文就項(xiàng)目組合管理提出的背景、概念、特點(diǎn)、目標(biāo)等問題進(jìn)行了分析和闡述。
關(guān)鍵詞:項(xiàng)目管理;項(xiàng)目組合管理
早提出“組合管理”思想的是諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獎(jiǎng)獲得者、美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家HarryMarkowitz,他于1952年在JournalofFinance雜志上發(fā)表文章《現(xiàn)代組合理論》,闡述如何進(jìn)行投資組合選擇,減少投資風(fēng)險(xiǎn)。直到1998年,才由JohnThorp在TheInformationParadox上發(fā)表文章指出:組合管理常被用來進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理,也可以用來獲取投資的大回報(bào)。這種管理思想在金融投資領(lǐng)域叫做投資組合管理(PortfolioMan agement)。近幾年,隨著信息技術(shù)和項(xiàng)目管理技術(shù)的發(fā)展,這種思想被引進(jìn)到了項(xiàng)目管理領(lǐng)域,叫做項(xiàng)目組合管理(ProjectPortfolioManagement,以下簡稱PPM)。
1?。校校吞岢龅谋尘?BR> (1)項(xiàng)目種類越來越多。
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,各行業(yè)紛紛引進(jìn)競爭機(jī)制,項(xiàng)目公司所承接的項(xiàng)目種類越來越多。如果項(xiàng)目公司在同時(shí)進(jìn)行多個(gè)不同類型的項(xiàng)目,就會形成一個(gè)項(xiàng)目組合。所做的項(xiàng)目類型越多,管理也就越復(fù)雜,因?yàn)殡S著項(xiàng)目類型和數(shù)量的增多,項(xiàng)目所涉及的范圍也越來越寬廣,內(nèi)容也越來越復(fù)雜,情況千變?nèi)f化。為了適應(yīng)這種多變的情況,管理這些日益復(fù)雜的項(xiàng)目,就需要有新的管理思想、方法和能力。
(2)項(xiàng)目管理思想變革的需要。
從項(xiàng)目管理角度來看,目前我國的項(xiàng)目管理還一直停留在一種孤立的、隔離的傳統(tǒng)管理方式上,既無法保證項(xiàng)目之間的有機(jī)聯(lián)系,更無法保證項(xiàng)目與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)相連。即使有些項(xiàng)目公司采用了系統(tǒng)化的管理思想,其范圍也很有限,只是停留在單個(gè)項(xiàng)目的水平上,即以獨(dú)立的項(xiàng)目為基礎(chǔ)的分散式項(xiàng)目管理,而不是將所有項(xiàng)目視為一個(gè)整體進(jìn)行管理,忽視了整個(gè)項(xiàng)目公司是一個(gè)系統(tǒng)的戰(zhàn)略整體,它不利于公司在整體水平上優(yōu)化資源,不能有效地處理與現(xiàn)有業(yè)務(wù)直接有關(guān)的、而且在公司水平上與未來發(fā)展密切相關(guān)的重要活動(dòng)。同時(shí),信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展大大地改變了我們的工作方式,網(wǎng)絡(luò)平臺上的項(xiàng)目管理為更有效的信息溝通創(chuàng)造了條件?!岸囗?xiàng)目管理、全壽命管理、工程管理信息化”給傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理思想帶來了挑戰(zhàn),這就需要一種新的項(xiàng)目管理思想來指導(dǎo)。
(3)項(xiàng)目公司自身發(fā)展的需要。
現(xiàn)在的項(xiàng)目往往是以組群的形態(tài)出現(xiàn),特別是政府投資的大型項(xiàng)目,如長江三峽工程、北京奧運(yùn)場館建設(shè)工程等。面對這種項(xiàng)目的出現(xiàn),簡單的項(xiàng)目管理已經(jīng)不適應(yīng)形勢的發(fā)展,這就需要把各種類型項(xiàng)目進(jìn)行有機(jī)組合,促進(jìn)項(xiàng)目公司提高管理效率。合理地進(jìn)行項(xiàng)目組合,能夠使企業(yè)的技術(shù)和財(cái)務(wù)資源得到有效的配置和利用,進(jìn)而提高企業(yè)的創(chuàng)新效率和市場競爭力。因此,企業(yè)必須把更多的注意力放在項(xiàng)目組合管理上,特別是資源如何在項(xiàng)目之間合理分配,使企業(yè)獲得持久的競爭優(yōu)勢??荚嚧缶庉?BR> 鑒于以上問題的存在,要求項(xiàng)目公司采用有效的項(xiàng)目組合管理的系統(tǒng)理論方法,在單一項(xiàng)目決策和項(xiàng)目組合管理中,體現(xiàn)戰(zhàn)略的要求,合理分配資源,以期獲得高效率的項(xiàng)目管理。
2?。校校偷母拍?BR> PPM的概念目前沒有一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識,下面給出幾個(gè)在國外有代表性的定義。這些定義之間雖然存在著差別,但基本觀點(diǎn)是相似的。
(1)概念一:ProjectPortfolioManagementisaboutmorethanrunningmultipleprojects.Eachportfolioofprojectsneedstobeassessedintermsofitsbusinessvalueandadherencetostrategy.Theportfolioshouldbedesignedtoachieveadefinedbusinessobjectiveorbenefit.這種觀點(diǎn)認(rèn)為:項(xiàng)目組合管理不是簡單的管理多個(gè)項(xiàng)目,每一個(gè)項(xiàng)目組合都需要根據(jù)自身的商業(yè)價(jià)值和公司戰(zhàn)略來評價(jià),并且要實(shí)現(xiàn)一定的商業(yè)目標(biāo)或商業(yè)利益。
(2)概念二:ProjectPortfolioManagementorganizesase riesofprojectsintoasingleportfolioconsistingofreportsthatcaptureprojectobjectives,costs,timelines,accomplishments,resources,risksandothercriticalfactors.Executivescanthenregularlyreviewentireportfolios,spreadresourcesappropriatelyandadjustprojectstoproducethehighestdepartmentalreturns.這種觀點(diǎn)認(rèn)為:項(xiàng)目組合管理是把幾個(gè)項(xiàng)目組成一個(gè)特定的組合,這個(gè)組合要有獨(dú)立的項(xiàng)目目標(biāo)報(bào)告、成本報(bào)告、時(shí)間進(jìn)度表、完成情況報(bào)告、資源情況、風(fēng)險(xiǎn)和其他關(guān)鍵因素的情況報(bào)告。然后,項(xiàng)目經(jīng)理能從整體上把握該組合,從而恰當(dāng)?shù)嘏渲觅Y源和調(diào)整項(xiàng)目以達(dá)到部門利益大化。
(3)概念三:ProjectPortfolioManagementistheartandscienceofapplyingasetofknowledge,resource,skills,tools,andtechniquestoacollectionofprojectsinordertomeetorex ceedtheneedsandexpectationsofanorganization.這種觀點(diǎn)認(rèn)為:項(xiàng)目組合管理是既是科學(xué)也是藝術(shù),它把知識、資源、技巧、工具和方法運(yùn)用到項(xiàng)目組合中去,以達(dá)到或超過組織的目標(biāo)。
(4)概念四:ProjectPortfolioManagementistheprocessforeffectivelyidentifying,assessing,selecting,andmanagingthecollectionofprojects.這種觀點(diǎn)認(rèn)為:項(xiàng)目組合管理是有效地確定、評價(jià)、選擇和管理項(xiàng)目集的過程。
(5)概念五:ProjectPortfolioManagementisadynamicde cisionprocesswherebyabusiness’slistofactiveprojectsiscon stantlyupdatedandrevised.這種觀點(diǎn)認(rèn)為:項(xiàng)目組合管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)決策過程,通過它選擇或修正對組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起積極作用的項(xiàng)目。綜合分析以上觀點(diǎn),結(jié)合我國工程項(xiàng)目管理的實(shí)際情況,PPM是管理多種類型項(xiàng)目的一種方法或思想,根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)對每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行評價(jià)、選擇,將有限資源進(jìn)行優(yōu)化配置,通過項(xiàng)目的運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。
3?。校校偷奶攸c(diǎn)
(1)管理多種類型的項(xiàng)目。
項(xiàng)目公司為了整體的利益,把一組項(xiàng)目用不同的方法組合在一起,這些項(xiàng)目具有共同的戰(zhàn)略目標(biāo),共同分享組合內(nèi)的資源。項(xiàng)目組合管理的大特點(diǎn)就是管理多種類型的項(xiàng)目。項(xiàng)目進(jìn)行的先后次序來講,項(xiàng)目管理可以分為“項(xiàng)目鏈”管理、“項(xiàng)目網(wǎng)”管理和“項(xiàng)目組合”管理?!绊?xiàng)目鏈”管理是依據(jù)特定要素進(jìn)行的縱向管理,它是把一系列項(xiàng)目通過特定的標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)系起來的,如應(yīng)用的技術(shù),發(fā)生的地點(diǎn)等?!绊?xiàng)目網(wǎng)”管理是橫向管理,它是把項(xiàng)目公司在一個(gè)時(shí)點(diǎn)上正在進(jìn)行的所有項(xiàng)目通盤考慮?!绊?xiàng)目組合”管理是一種綜合的管理形式,它是把不同類型的項(xiàng)目組合在一起考慮,如正在進(jìn)行的項(xiàng)目和將要進(jìn)行的項(xiàng)目,內(nèi)部項(xiàng)目和外部項(xiàng)目,性項(xiàng)目和反復(fù)性項(xiàng)目,市場開拓型項(xiàng)目和緊縮型項(xiàng)目等都有可能包含在一起。另外,有的管理人員還把項(xiàng)目組合看作是具有共同目標(biāo)的若干個(gè)Program的集合。這些Program組合在一起共同形成組織的目標(biāo)。管理整個(gè)項(xiàng)目的組合與管理這些Pro gram有許多相同的特征,這個(gè)組合不過是更大一點(diǎn)的項(xiàng)目組合。 (2)PPM不僅僅是管理項(xiàng)目,關(guān)鍵是選擇項(xiàng)目。PPM是針對公司管理層管理所有項(xiàng)目的一種方法,具體的單個(gè)Pro gram的管理由項(xiàng)目經(jīng)理層負(fù)責(zé)。PPM的主要任務(wù)是選擇項(xiàng)目,在有限的資源范圍內(nèi),使所選項(xiàng)目組合起來能更好的實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。在單個(gè)項(xiàng)目的管理中,“怎樣做好這個(gè)項(xiàng)目”可能是問題的關(guān)鍵。而在項(xiàng)目組合管理中,“怎樣實(shí)現(xiàn)各個(gè)項(xiàng)目對目標(biāo)貢獻(xiàn)大”是關(guān)鍵的問題。
在選擇項(xiàng)目時(shí)經(jīng)??紤]如下問題:
①該項(xiàng)目對整個(gè)項(xiàng)目組合目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是否有貢獻(xiàn)?
②怎樣組合這些項(xiàng)目才能使得項(xiàng)目組合的總體效益好?
③是否現(xiàn)有的每個(gè)項(xiàng)目對將要加進(jìn)來的項(xiàng)目都有負(fù)面影響?
④項(xiàng)目組合中的哪些項(xiàng)目對其他項(xiàng)目有依賴性?
⑤假如各個(gè)項(xiàng)目被分派了以后,項(xiàng)目組合總目標(biāo)和總收益是否也被分派了?
在選擇項(xiàng)目的過程中,項(xiàng)目組合管理注重對每個(gè)項(xiàng)目的評價(jià),通常的評價(jià)步驟是:
①明確項(xiàng)目公司的戰(zhàn)略目標(biāo)。
②確定一個(gè)容易執(zhí)行的評價(jià)項(xiàng)目的流程。
③建立項(xiàng)目的評價(jià)模型。
④按照項(xiàng)目的模型對項(xiàng)目進(jìn)行評分。
(3)組織結(jié)構(gòu)扁平化。項(xiàng)目組合管理層次上,管理人員所考慮的主要是些戰(zhàn)略問題或關(guān)鍵數(shù)據(jù),選擇項(xiàng)目或做出決策時(shí)需要平等的交流和充分的溝通。項(xiàng)目組合中的各個(gè)項(xiàng)目是由各個(gè)協(xié)作團(tuán)隊(duì)來管理,每一個(gè)項(xiàng)目的具體數(shù)據(jù)和細(xì)節(jié)問題由項(xiàng)目經(jīng)理層來處理。所以,實(shí)行項(xiàng)目組合管理的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該是扁平化的。
(4)項(xiàng)目管理信息化。項(xiàng)目組合管理是基于充分信息基礎(chǔ)上的項(xiàng)目管理,管理過程離不開信息的支持,例如項(xiàng)目類型,某個(gè)項(xiàng)目和其他項(xiàng)目之間的聯(lián)系,項(xiàng)目組織的信息,有關(guān)項(xiàng)目環(huán)境的信息等。這些數(shù)據(jù)能用來將各個(gè)項(xiàng)目聯(lián)系起來,決定哪些項(xiàng)目將要開始,哪些項(xiàng)目優(yōu)先開始,哪些項(xiàng)目將要停止。PPM數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)應(yīng)提供的功能至少應(yīng)該包括以下幾個(gè)方面:
①項(xiàng)目評價(jià)程序和方法。考試大提供
②項(xiàng)目的進(jìn)度報(bào)告。
③項(xiàng)目關(guān)鍵數(shù)據(jù)的傳遞。
④資源供應(yīng)計(jì)劃。
⑤成本跟蹤。
4 PPM的目標(biāo)
項(xiàng)目組合管理經(jīng)常要回答“我們應(yīng)該做什么”和“我們應(yīng)該放棄什么”,回答這些問題需要權(quán)衡一下戰(zhàn)略需要和戰(zhàn)術(shù)需要。管理人員應(yīng)該考慮組織有能力能做的項(xiàng)目(組織的能力)和組織需要做的項(xiàng)目(組織的目標(biāo))。因此,項(xiàng)目組合管理也被看作為在組織有限資源的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的高水平的管理。
項(xiàng)目組合管理所追求的目標(biāo)是達(dá)到圖2右上角的水平,在這個(gè)拐角上,項(xiàng)目管理組織是成熟的,管理是積極的,項(xiàng)目被看作是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的途徑。這就是項(xiàng)目組合管理的一切:通過管理一個(gè)整體項(xiàng)目組合實(shí)現(xiàn)公司的目標(biāo)。
因此,項(xiàng)目組合管理常常經(jīng)過以下三個(gè)階段才能實(shí)現(xiàn)其目標(biāo):
①把項(xiàng)目組合與公司戰(zhàn)略聯(lián)系起來。
②做出合適的項(xiàng)目平衡和組合。
③實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)目組合的利益大化。
5?。校校托枰幕疽?BR> 有效的項(xiàng)目組合管理需要四種基本要素:人員、執(zhí)行程序、信息系統(tǒng)和項(xiàng)目文檔。人員組成至少要包括三個(gè)層次:決策者或批準(zhǔn)者,評審委員會成員和經(jīng)過培訓(xùn)的員工。有效的項(xiàng)目組合管理的管理過程至少由以下環(huán)節(jié)組成:識別項(xiàng)目,界定組合范圍,評價(jià)項(xiàng)目,排列優(yōu)先次序,成本效益分析,風(fēng)險(xiǎn)分析,資源管理,信息溝通管理。對管理信息系統(tǒng)的要求是:具備全面的項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫,歷史數(shù)據(jù)庫,項(xiàng)目評估系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)。有效的項(xiàng)目組合管理需要較好的文檔管理,通常需要有標(biāo)準(zhǔn)的完備的文檔:公司戰(zhàn)略計(jì)劃,項(xiàng)目信息編碼,各種標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表格式,項(xiàng)目規(guī)章或項(xiàng)目文化。
6?。校校团c其他管理方式的區(qū)別項(xiàng)目組合管理與其他項(xiàng)目管理方式存在較大的不同,主要體現(xiàn)在:
①面向的對象不一樣:PPM面向的對象是公司高級管理層,其他項(xiàng)目管理方式面向的對象一般是項(xiàng)目經(jīng)理層。
②管理的側(cè)重點(diǎn)不同:其他項(xiàng)目管理方式注重的是項(xiàng)目如何得到好實(shí)施,PPM注重如何選擇較好的項(xiàng)目來實(shí)施。
③扁平的組織結(jié)構(gòu):因?yàn)楦鶕?jù)項(xiàng)目進(jìn)行了分權(quán),所以直接面對的管理人員較少,組織層次較少。
④信息平臺的應(yīng)用:各個(gè)項(xiàng)目之間需要相互聯(lián)系,高層管理人員需要通過信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)處理關(guān)鍵信息,另外還需要建立與委托人和供應(yīng)商之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系。
⑤學(xué)習(xí)型的組織:組合管理注重的是各項(xiàng)目之間的聯(lián)系,把每個(gè)項(xiàng)目都看成是一個(gè)系統(tǒng)的元素。各項(xiàng)目之間相互影響,各項(xiàng)目的管理人員需要互相學(xué)習(xí)、總結(jié)和提高,達(dá)到項(xiàng)目組合利益優(yōu)。
7 PPM的優(yōu)缺點(diǎn)
項(xiàng)目組合管理是一種管理思想,不可能是任何情況下都是有效的,它本身存在很多優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn),根據(jù)國外的理論和實(shí)踐,下面給予簡單總結(jié)。
(1)項(xiàng)目組合管理的優(yōu)點(diǎn)
①通過有效的項(xiàng)目優(yōu)化,提高了組織戰(zhàn)略目標(biāo)的可實(shí)現(xiàn)性;
②通過對項(xiàng)目組合的監(jiān)管,提高了公司成效的可預(yù)見性;
③在有限的資源范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了資源配置的優(yōu)化,使風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到了小化;
④由于放棄了不合適的項(xiàng)目,公司的低收益有了保證。
(2)項(xiàng)目組合管理的缺點(diǎn)
①由于選擇項(xiàng)目時(shí)沒有明確的標(biāo)準(zhǔn),項(xiàng)目選擇常常被新技術(shù)、組織聲望、政治目的或組織的一時(shí)幻想等因素所左右。
②由于對資源需求的錯(cuò)誤估計(jì),導(dǎo)致資源的供應(yīng)不足、資源的不正確使用或關(guān)鍵項(xiàng)目上的資源浪費(fèi)等。
③由于組織的凝聚力分散,導(dǎo)致意見的分散,責(zé)任界定不清楚,任務(wù)分配不明確。
④由于執(zhí)行程序整體要求的復(fù)雜性或模糊性,導(dǎo)致了對執(zhí)行程序要求的誤解。
⑤由于選擇了不適合的信息系統(tǒng),難以滿足項(xiàng)目信息要求,如進(jìn)度要求、文檔管理要求和項(xiàng)目進(jìn)行情況等信息。
8 結(jié)束語
項(xiàng)目組合管理是隨著項(xiàng)目復(fù)雜性程度的增加和項(xiàng)目公司自身發(fā)展的需要提出的,它是項(xiàng)目管理思想發(fā)展的新階段,為項(xiàng)目公司適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展提供新方法,它能促進(jìn)項(xiàng)目公司提高管理水平和經(jīng)營效率,它必將引領(lǐng)我國項(xiàng)目公司向更高層次發(fā)展。
關(guān)鍵詞:項(xiàng)目管理;項(xiàng)目組合管理
早提出“組合管理”思想的是諾貝爾經(jīng)濟(jì)學(xué)獎(jiǎng)獲得者、美國經(jīng)濟(jì)學(xué)家HarryMarkowitz,他于1952年在JournalofFinance雜志上發(fā)表文章《現(xiàn)代組合理論》,闡述如何進(jìn)行投資組合選擇,減少投資風(fēng)險(xiǎn)。直到1998年,才由JohnThorp在TheInformationParadox上發(fā)表文章指出:組合管理常被用來進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理,也可以用來獲取投資的大回報(bào)。這種管理思想在金融投資領(lǐng)域叫做投資組合管理(PortfolioMan agement)。近幾年,隨著信息技術(shù)和項(xiàng)目管理技術(shù)的發(fā)展,這種思想被引進(jìn)到了項(xiàng)目管理領(lǐng)域,叫做項(xiàng)目組合管理(ProjectPortfolioManagement,以下簡稱PPM)。
1?。校校吞岢龅谋尘?BR> (1)項(xiàng)目種類越來越多。
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,各行業(yè)紛紛引進(jìn)競爭機(jī)制,項(xiàng)目公司所承接的項(xiàng)目種類越來越多。如果項(xiàng)目公司在同時(shí)進(jìn)行多個(gè)不同類型的項(xiàng)目,就會形成一個(gè)項(xiàng)目組合。所做的項(xiàng)目類型越多,管理也就越復(fù)雜,因?yàn)殡S著項(xiàng)目類型和數(shù)量的增多,項(xiàng)目所涉及的范圍也越來越寬廣,內(nèi)容也越來越復(fù)雜,情況千變?nèi)f化。為了適應(yīng)這種多變的情況,管理這些日益復(fù)雜的項(xiàng)目,就需要有新的管理思想、方法和能力。
(2)項(xiàng)目管理思想變革的需要。
從項(xiàng)目管理角度來看,目前我國的項(xiàng)目管理還一直停留在一種孤立的、隔離的傳統(tǒng)管理方式上,既無法保證項(xiàng)目之間的有機(jī)聯(lián)系,更無法保證項(xiàng)目與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)相連。即使有些項(xiàng)目公司采用了系統(tǒng)化的管理思想,其范圍也很有限,只是停留在單個(gè)項(xiàng)目的水平上,即以獨(dú)立的項(xiàng)目為基礎(chǔ)的分散式項(xiàng)目管理,而不是將所有項(xiàng)目視為一個(gè)整體進(jìn)行管理,忽視了整個(gè)項(xiàng)目公司是一個(gè)系統(tǒng)的戰(zhàn)略整體,它不利于公司在整體水平上優(yōu)化資源,不能有效地處理與現(xiàn)有業(yè)務(wù)直接有關(guān)的、而且在公司水平上與未來發(fā)展密切相關(guān)的重要活動(dòng)。同時(shí),信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展大大地改變了我們的工作方式,網(wǎng)絡(luò)平臺上的項(xiàng)目管理為更有效的信息溝通創(chuàng)造了條件?!岸囗?xiàng)目管理、全壽命管理、工程管理信息化”給傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理思想帶來了挑戰(zhàn),這就需要一種新的項(xiàng)目管理思想來指導(dǎo)。
(3)項(xiàng)目公司自身發(fā)展的需要。
現(xiàn)在的項(xiàng)目往往是以組群的形態(tài)出現(xiàn),特別是政府投資的大型項(xiàng)目,如長江三峽工程、北京奧運(yùn)場館建設(shè)工程等。面對這種項(xiàng)目的出現(xiàn),簡單的項(xiàng)目管理已經(jīng)不適應(yīng)形勢的發(fā)展,這就需要把各種類型項(xiàng)目進(jìn)行有機(jī)組合,促進(jìn)項(xiàng)目公司提高管理效率。合理地進(jìn)行項(xiàng)目組合,能夠使企業(yè)的技術(shù)和財(cái)務(wù)資源得到有效的配置和利用,進(jìn)而提高企業(yè)的創(chuàng)新效率和市場競爭力。因此,企業(yè)必須把更多的注意力放在項(xiàng)目組合管理上,特別是資源如何在項(xiàng)目之間合理分配,使企業(yè)獲得持久的競爭優(yōu)勢??荚嚧缶庉?BR> 鑒于以上問題的存在,要求項(xiàng)目公司采用有效的項(xiàng)目組合管理的系統(tǒng)理論方法,在單一項(xiàng)目決策和項(xiàng)目組合管理中,體現(xiàn)戰(zhàn)略的要求,合理分配資源,以期獲得高效率的項(xiàng)目管理。
2?。校校偷母拍?BR> PPM的概念目前沒有一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識,下面給出幾個(gè)在國外有代表性的定義。這些定義之間雖然存在著差別,但基本觀點(diǎn)是相似的。
(1)概念一:ProjectPortfolioManagementisaboutmorethanrunningmultipleprojects.Eachportfolioofprojectsneedstobeassessedintermsofitsbusinessvalueandadherencetostrategy.Theportfolioshouldbedesignedtoachieveadefinedbusinessobjectiveorbenefit.這種觀點(diǎn)認(rèn)為:項(xiàng)目組合管理不是簡單的管理多個(gè)項(xiàng)目,每一個(gè)項(xiàng)目組合都需要根據(jù)自身的商業(yè)價(jià)值和公司戰(zhàn)略來評價(jià),并且要實(shí)現(xiàn)一定的商業(yè)目標(biāo)或商業(yè)利益。
(2)概念二:ProjectPortfolioManagementorganizesase riesofprojectsintoasingleportfolioconsistingofreportsthatcaptureprojectobjectives,costs,timelines,accomplishments,resources,risksandothercriticalfactors.Executivescanthenregularlyreviewentireportfolios,spreadresourcesappropriatelyandadjustprojectstoproducethehighestdepartmentalreturns.這種觀點(diǎn)認(rèn)為:項(xiàng)目組合管理是把幾個(gè)項(xiàng)目組成一個(gè)特定的組合,這個(gè)組合要有獨(dú)立的項(xiàng)目目標(biāo)報(bào)告、成本報(bào)告、時(shí)間進(jìn)度表、完成情況報(bào)告、資源情況、風(fēng)險(xiǎn)和其他關(guān)鍵因素的情況報(bào)告。然后,項(xiàng)目經(jīng)理能從整體上把握該組合,從而恰當(dāng)?shù)嘏渲觅Y源和調(diào)整項(xiàng)目以達(dá)到部門利益大化。
(3)概念三:ProjectPortfolioManagementistheartandscienceofapplyingasetofknowledge,resource,skills,tools,andtechniquestoacollectionofprojectsinordertomeetorex ceedtheneedsandexpectationsofanorganization.這種觀點(diǎn)認(rèn)為:項(xiàng)目組合管理是既是科學(xué)也是藝術(shù),它把知識、資源、技巧、工具和方法運(yùn)用到項(xiàng)目組合中去,以達(dá)到或超過組織的目標(biāo)。
(4)概念四:ProjectPortfolioManagementistheprocessforeffectivelyidentifying,assessing,selecting,andmanagingthecollectionofprojects.這種觀點(diǎn)認(rèn)為:項(xiàng)目組合管理是有效地確定、評價(jià)、選擇和管理項(xiàng)目集的過程。
(5)概念五:ProjectPortfolioManagementisadynamicde cisionprocesswherebyabusiness’slistofactiveprojectsiscon stantlyupdatedandrevised.這種觀點(diǎn)認(rèn)為:項(xiàng)目組合管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)決策過程,通過它選擇或修正對組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起積極作用的項(xiàng)目。綜合分析以上觀點(diǎn),結(jié)合我國工程項(xiàng)目管理的實(shí)際情況,PPM是管理多種類型項(xiàng)目的一種方法或思想,根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)對每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行評價(jià)、選擇,將有限資源進(jìn)行優(yōu)化配置,通過項(xiàng)目的運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。
3?。校校偷奶攸c(diǎn)
(1)管理多種類型的項(xiàng)目。
項(xiàng)目公司為了整體的利益,把一組項(xiàng)目用不同的方法組合在一起,這些項(xiàng)目具有共同的戰(zhàn)略目標(biāo),共同分享組合內(nèi)的資源。項(xiàng)目組合管理的大特點(diǎn)就是管理多種類型的項(xiàng)目。項(xiàng)目進(jìn)行的先后次序來講,項(xiàng)目管理可以分為“項(xiàng)目鏈”管理、“項(xiàng)目網(wǎng)”管理和“項(xiàng)目組合”管理?!绊?xiàng)目鏈”管理是依據(jù)特定要素進(jìn)行的縱向管理,它是把一系列項(xiàng)目通過特定的標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)系起來的,如應(yīng)用的技術(shù),發(fā)生的地點(diǎn)等?!绊?xiàng)目網(wǎng)”管理是橫向管理,它是把項(xiàng)目公司在一個(gè)時(shí)點(diǎn)上正在進(jìn)行的所有項(xiàng)目通盤考慮?!绊?xiàng)目組合”管理是一種綜合的管理形式,它是把不同類型的項(xiàng)目組合在一起考慮,如正在進(jìn)行的項(xiàng)目和將要進(jìn)行的項(xiàng)目,內(nèi)部項(xiàng)目和外部項(xiàng)目,性項(xiàng)目和反復(fù)性項(xiàng)目,市場開拓型項(xiàng)目和緊縮型項(xiàng)目等都有可能包含在一起。另外,有的管理人員還把項(xiàng)目組合看作是具有共同目標(biāo)的若干個(gè)Program的集合。這些Program組合在一起共同形成組織的目標(biāo)。管理整個(gè)項(xiàng)目的組合與管理這些Pro gram有許多相同的特征,這個(gè)組合不過是更大一點(diǎn)的項(xiàng)目組合。 (2)PPM不僅僅是管理項(xiàng)目,關(guān)鍵是選擇項(xiàng)目。PPM是針對公司管理層管理所有項(xiàng)目的一種方法,具體的單個(gè)Pro gram的管理由項(xiàng)目經(jīng)理層負(fù)責(zé)。PPM的主要任務(wù)是選擇項(xiàng)目,在有限的資源范圍內(nèi),使所選項(xiàng)目組合起來能更好的實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。在單個(gè)項(xiàng)目的管理中,“怎樣做好這個(gè)項(xiàng)目”可能是問題的關(guān)鍵。而在項(xiàng)目組合管理中,“怎樣實(shí)現(xiàn)各個(gè)項(xiàng)目對目標(biāo)貢獻(xiàn)大”是關(guān)鍵的問題。
在選擇項(xiàng)目時(shí)經(jīng)??紤]如下問題:
①該項(xiàng)目對整個(gè)項(xiàng)目組合目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是否有貢獻(xiàn)?
②怎樣組合這些項(xiàng)目才能使得項(xiàng)目組合的總體效益好?
③是否現(xiàn)有的每個(gè)項(xiàng)目對將要加進(jìn)來的項(xiàng)目都有負(fù)面影響?
④項(xiàng)目組合中的哪些項(xiàng)目對其他項(xiàng)目有依賴性?
⑤假如各個(gè)項(xiàng)目被分派了以后,項(xiàng)目組合總目標(biāo)和總收益是否也被分派了?
在選擇項(xiàng)目的過程中,項(xiàng)目組合管理注重對每個(gè)項(xiàng)目的評價(jià),通常的評價(jià)步驟是:
①明確項(xiàng)目公司的戰(zhàn)略目標(biāo)。
②確定一個(gè)容易執(zhí)行的評價(jià)項(xiàng)目的流程。
③建立項(xiàng)目的評價(jià)模型。
④按照項(xiàng)目的模型對項(xiàng)目進(jìn)行評分。
(3)組織結(jié)構(gòu)扁平化。項(xiàng)目組合管理層次上,管理人員所考慮的主要是些戰(zhàn)略問題或關(guān)鍵數(shù)據(jù),選擇項(xiàng)目或做出決策時(shí)需要平等的交流和充分的溝通。項(xiàng)目組合中的各個(gè)項(xiàng)目是由各個(gè)協(xié)作團(tuán)隊(duì)來管理,每一個(gè)項(xiàng)目的具體數(shù)據(jù)和細(xì)節(jié)問題由項(xiàng)目經(jīng)理層來處理。所以,實(shí)行項(xiàng)目組合管理的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該是扁平化的。
(4)項(xiàng)目管理信息化。項(xiàng)目組合管理是基于充分信息基礎(chǔ)上的項(xiàng)目管理,管理過程離不開信息的支持,例如項(xiàng)目類型,某個(gè)項(xiàng)目和其他項(xiàng)目之間的聯(lián)系,項(xiàng)目組織的信息,有關(guān)項(xiàng)目環(huán)境的信息等。這些數(shù)據(jù)能用來將各個(gè)項(xiàng)目聯(lián)系起來,決定哪些項(xiàng)目將要開始,哪些項(xiàng)目優(yōu)先開始,哪些項(xiàng)目將要停止。PPM數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)應(yīng)提供的功能至少應(yīng)該包括以下幾個(gè)方面:
①項(xiàng)目評價(jià)程序和方法。考試大提供
②項(xiàng)目的進(jìn)度報(bào)告。
③項(xiàng)目關(guān)鍵數(shù)據(jù)的傳遞。
④資源供應(yīng)計(jì)劃。
⑤成本跟蹤。
4 PPM的目標(biāo)
項(xiàng)目組合管理經(jīng)常要回答“我們應(yīng)該做什么”和“我們應(yīng)該放棄什么”,回答這些問題需要權(quán)衡一下戰(zhàn)略需要和戰(zhàn)術(shù)需要。管理人員應(yīng)該考慮組織有能力能做的項(xiàng)目(組織的能力)和組織需要做的項(xiàng)目(組織的目標(biāo))。因此,項(xiàng)目組合管理也被看作為在組織有限資源的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的高水平的管理。
項(xiàng)目組合管理所追求的目標(biāo)是達(dá)到圖2右上角的水平,在這個(gè)拐角上,項(xiàng)目管理組織是成熟的,管理是積極的,項(xiàng)目被看作是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的途徑。這就是項(xiàng)目組合管理的一切:通過管理一個(gè)整體項(xiàng)目組合實(shí)現(xiàn)公司的目標(biāo)。
因此,項(xiàng)目組合管理常常經(jīng)過以下三個(gè)階段才能實(shí)現(xiàn)其目標(biāo):
①把項(xiàng)目組合與公司戰(zhàn)略聯(lián)系起來。
②做出合適的項(xiàng)目平衡和組合。
③實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)目組合的利益大化。
5?。校校托枰幕疽?BR> 有效的項(xiàng)目組合管理需要四種基本要素:人員、執(zhí)行程序、信息系統(tǒng)和項(xiàng)目文檔。人員組成至少要包括三個(gè)層次:決策者或批準(zhǔn)者,評審委員會成員和經(jīng)過培訓(xùn)的員工。有效的項(xiàng)目組合管理的管理過程至少由以下環(huán)節(jié)組成:識別項(xiàng)目,界定組合范圍,評價(jià)項(xiàng)目,排列優(yōu)先次序,成本效益分析,風(fēng)險(xiǎn)分析,資源管理,信息溝通管理。對管理信息系統(tǒng)的要求是:具備全面的項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫,歷史數(shù)據(jù)庫,項(xiàng)目評估系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)。有效的項(xiàng)目組合管理需要較好的文檔管理,通常需要有標(biāo)準(zhǔn)的完備的文檔:公司戰(zhàn)略計(jì)劃,項(xiàng)目信息編碼,各種標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表格式,項(xiàng)目規(guī)章或項(xiàng)目文化。
6?。校校团c其他管理方式的區(qū)別項(xiàng)目組合管理與其他項(xiàng)目管理方式存在較大的不同,主要體現(xiàn)在:
①面向的對象不一樣:PPM面向的對象是公司高級管理層,其他項(xiàng)目管理方式面向的對象一般是項(xiàng)目經(jīng)理層。
②管理的側(cè)重點(diǎn)不同:其他項(xiàng)目管理方式注重的是項(xiàng)目如何得到好實(shí)施,PPM注重如何選擇較好的項(xiàng)目來實(shí)施。
③扁平的組織結(jié)構(gòu):因?yàn)楦鶕?jù)項(xiàng)目進(jìn)行了分權(quán),所以直接面對的管理人員較少,組織層次較少。
④信息平臺的應(yīng)用:各個(gè)項(xiàng)目之間需要相互聯(lián)系,高層管理人員需要通過信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)處理關(guān)鍵信息,另外還需要建立與委托人和供應(yīng)商之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系。
⑤學(xué)習(xí)型的組織:組合管理注重的是各項(xiàng)目之間的聯(lián)系,把每個(gè)項(xiàng)目都看成是一個(gè)系統(tǒng)的元素。各項(xiàng)目之間相互影響,各項(xiàng)目的管理人員需要互相學(xué)習(xí)、總結(jié)和提高,達(dá)到項(xiàng)目組合利益優(yōu)。
7 PPM的優(yōu)缺點(diǎn)
項(xiàng)目組合管理是一種管理思想,不可能是任何情況下都是有效的,它本身存在很多優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn),根據(jù)國外的理論和實(shí)踐,下面給予簡單總結(jié)。
(1)項(xiàng)目組合管理的優(yōu)點(diǎn)
①通過有效的項(xiàng)目優(yōu)化,提高了組織戰(zhàn)略目標(biāo)的可實(shí)現(xiàn)性;
②通過對項(xiàng)目組合的監(jiān)管,提高了公司成效的可預(yù)見性;
③在有限的資源范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了資源配置的優(yōu)化,使風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到了小化;
④由于放棄了不合適的項(xiàng)目,公司的低收益有了保證。
(2)項(xiàng)目組合管理的缺點(diǎn)
①由于選擇項(xiàng)目時(shí)沒有明確的標(biāo)準(zhǔn),項(xiàng)目選擇常常被新技術(shù)、組織聲望、政治目的或組織的一時(shí)幻想等因素所左右。
②由于對資源需求的錯(cuò)誤估計(jì),導(dǎo)致資源的供應(yīng)不足、資源的不正確使用或關(guān)鍵項(xiàng)目上的資源浪費(fèi)等。
③由于組織的凝聚力分散,導(dǎo)致意見的分散,責(zé)任界定不清楚,任務(wù)分配不明確。
④由于執(zhí)行程序整體要求的復(fù)雜性或模糊性,導(dǎo)致了對執(zhí)行程序要求的誤解。
⑤由于選擇了不適合的信息系統(tǒng),難以滿足項(xiàng)目信息要求,如進(jìn)度要求、文檔管理要求和項(xiàng)目進(jìn)行情況等信息。
8 結(jié)束語
項(xiàng)目組合管理是隨著項(xiàng)目復(fù)雜性程度的增加和項(xiàng)目公司自身發(fā)展的需要提出的,它是項(xiàng)目管理思想發(fā)展的新階段,為項(xiàng)目公司適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展提供新方法,它能促進(jìn)項(xiàng)目公司提高管理水平和經(jīng)營效率,它必將引領(lǐng)我國項(xiàng)目公司向更高層次發(fā)展。

