公司收進(jìn)的文件經(jīng)過(guò)登記之后，秘書(shū)人員就要開(kāi)始進(jìn)行分文處理。將收進(jìn)的文件按情況、種類(lèi)及辦理需要，按照一定的原則、方法，分別送給有關(guān)人員。
1、分文的原則
*凡已有明確分工，屬于有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)處理的文件、函電等，應(yīng)將來(lái)文直接轉(zhuǎn)送職能部門(mén)進(jìn)行處理。
*對(duì)于不需要進(jìn)行處理，只是閱知性的文件，如對(duì)本公司邀請(qǐng)函、商洽工件的復(fù)函，以及其他內(nèi)部資料、刊物，參閱材料、工作簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、信息等等，應(yīng)分別歸入傳閱文件夾，按傳閱方法送上司及有關(guān)負(fù)責(zé)人閱知。
***特別提醒：以上是對(duì)分文工作的一般情況而言，在實(shí)際工作中，往往還需要秘書(shū)人員根據(jù)收文的實(shí)際情況靈活處理。
2、做好分文工作應(yīng)注意幾點(diǎn)：
*要認(rèn)真閱文，弄懂來(lái)文的意圖和要求，準(zhǔn)確地劃分類(lèi)型，避免將需辦理的文件作為閱知文件處理，貽誤工作，或?qū)㈤喼募鳛槭录k理文件處理，給上司和辦理部門(mén)增加不必要的勞動(dòng)。
*要熟悉掌握公司工作職責(zé)分工情況，尤其是業(yè)務(wù)部門(mén)的分工與職責(zé)，以便能將應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)承辦的文件及時(shí)準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)送，同時(shí)避免應(yīng)由甲部門(mén)處理的錯(cuò)轉(zhuǎn)到乙部門(mén)去。
*要建立科學(xué)的工作程序，盡量減少不必要的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，使文件能夠一次分送到位。
*要把握文件的輕重緩急，對(duì)急件要做到隨到隨分，及時(shí)處理，防止積壓誤事；對(duì)密件要采取必要的保密措施，確保文件安全。
*要做好分送文件的登記工作，使分出去的文件有據(jù)可查，便于管理。
1、分文的原則
*凡已有明確分工，屬于有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)處理的文件、函電等，應(yīng)將來(lái)文直接轉(zhuǎn)送職能部門(mén)進(jìn)行處理。
*對(duì)于不需要進(jìn)行處理，只是閱知性的文件，如對(duì)本公司邀請(qǐng)函、商洽工件的復(fù)函，以及其他內(nèi)部資料、刊物，參閱材料、工作簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、信息等等，應(yīng)分別歸入傳閱文件夾，按傳閱方法送上司及有關(guān)負(fù)責(zé)人閱知。
***特別提醒：以上是對(duì)分文工作的一般情況而言，在實(shí)際工作中，往往還需要秘書(shū)人員根據(jù)收文的實(shí)際情況靈活處理。
2、做好分文工作應(yīng)注意幾點(diǎn)：
*要認(rèn)真閱文，弄懂來(lái)文的意圖和要求，準(zhǔn)確地劃分類(lèi)型，避免將需辦理的文件作為閱知文件處理，貽誤工作，或?qū)㈤喼募鳛槭录k理文件處理，給上司和辦理部門(mén)增加不必要的勞動(dòng)。
*要熟悉掌握公司工作職責(zé)分工情況，尤其是業(yè)務(wù)部門(mén)的分工與職責(zé)，以便能將應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)承辦的文件及時(shí)準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)送，同時(shí)避免應(yīng)由甲部門(mén)處理的錯(cuò)轉(zhuǎn)到乙部門(mén)去。
*要建立科學(xué)的工作程序，盡量減少不必要的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，使文件能夠一次分送到位。
*要把握文件的輕重緩急，對(duì)急件要做到隨到隨分，及時(shí)處理，防止積壓誤事；對(duì)密件要采取必要的保密措施，確保文件安全。
*要做好分送文件的登記工作，使分出去的文件有據(jù)可查，便于管理。