北京吳裕泰茶葉公司是具有悠久歷史的老字號(hào)茶葉集團(tuán)，以生產(chǎn)、加工、供應(yīng)各個(gè)門店零售茶葉為主，兼營(yíng)茶社，地域涉及北京市內(nèi)主要地區(qū)及門頭溝、通州等遠(yuǎn)郊區(qū)縣。公司擁有一個(gè)外庫(kù)、一個(gè)內(nèi)庫(kù)、28家連鎖店(其中包括13家直營(yíng)店、15家加盟店)，員工約 150人，經(jīng)營(yíng)品種300余種，年銷售額5800萬元，其中位于王府井、北新橋的三家直營(yíng)店的銷售額占公司總銷售額的60％以上，單店銷售額達(dá)30多萬元。在企業(yè)通過IS09002認(rèn)證后，為了滿足企業(yè)日益增大的規(guī)模及連鎖經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn)，為了加強(qiáng)企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)能力，提高經(jīng)濟(jì)效益，全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，達(dá)到信息共享、統(tǒng)一管理，顯得尤為重要。
企業(yè)狀況
在本次信息化建設(shè)中，主要涉及公司管理層、培訓(xùn)部、行政人事部、財(cái)務(wù)部、營(yíng)運(yùn)部、采購(gòu)部、配送部等 七個(gè)大部門，還涉及門店。每個(gè)部門主要負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)內(nèi)容如下：
公司管理層 負(fù)責(zé)整體的業(yè)務(wù)監(jiān)控與公司戰(zhàn)略的制定，在本次信息化建設(shè)中主要體現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)查詢的功能。
培訓(xùn)部、行政人事部 主要負(fù)責(zé)公司的人力資源管理，包括的內(nèi)容有檔案管理、工資管理以及培訓(xùn)事宜。
采購(gòu)部、營(yíng)運(yùn)部 主要負(fù)責(zé)的工作有原料茶的采購(gòu)、原料茶及成品茶的質(zhì)量檢驗(yàn)、茶葉的拼配、原料茶及成品茶的定價(jià)、結(jié)算共五個(gè)業(yè)務(wù)，并且還要負(fù)責(zé)管理直營(yíng)店和加盟店。
配送部 主要負(fù)責(zé)的工作包括執(zhí)行業(yè)務(wù)部門的加工拼配、對(duì)各個(gè)門店進(jìn)行產(chǎn)品的配送、實(shí)物的庫(kù)存管理，包括采購(gòu)入庫(kù)、銷售出庫(kù)、其他出入庫(kù)及盤點(diǎn)業(yè)務(wù)、存貨的核算四個(gè)業(yè)務(wù)。
財(cái)務(wù)部門 負(fù)責(zé)公司的財(cái)務(wù)管理包括資金、費(fèi)用、利潤(rùn)等。
開發(fā)部 開發(fā)自營(yíng)店，發(fā)展加盟店，加強(qiáng)對(duì)公司營(yíng)運(yùn)設(shè)備器材的維護(hù)與保養(yǎng)工作，保證所有設(shè)備器材符合營(yíng)運(yùn)標(biāo)準(zhǔn)。
各個(gè)門店 負(fù)責(zé)實(shí)際產(chǎn)品的銷售。
通過互相選擇，吳裕泰茶葉公司委托聯(lián)想為吳裕泰信息化提供解決方案。經(jīng)過調(diào)研，聯(lián)想了解到吳裕泰公司在管理方面大部分還采用的是手工方式，一些業(yè)務(wù)流程中存在漏洞。因此，針對(duì)實(shí)際情況，聯(lián)想為吳裕泰公司設(shè)計(jì)了符合它自身的管理流程和信息系統(tǒng)。
采購(gòu)管理
采購(gòu)管理是指與采購(gòu)行為直接相關(guān)的一些活動(dòng)的管理，主要包括以下功能子模塊：
請(qǐng)購(gòu)檢驗(yàn) 是采購(gòu)之前的一個(gè)環(huán)節(jié)，由茶葉公司開出請(qǐng)購(gòu)單，供應(yīng)商把自己的樣品茶葉送到公司檢驗(yàn)。茶葉公司收到供應(yīng)商的茶葉樣品后錄入請(qǐng)購(gòu)單中，由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行質(zhì)檢。如果產(chǎn)品合格，錄入到分成包商調(diào)查表，不合格不予錄入。送檢驗(yàn)的茶葉剩余部分作為贈(zèng)品入庫(kù)。
采購(gòu)訂單 簽批業(yè)務(wù)部門根據(jù)分成包商調(diào)查表確定茶葉供應(yīng)商，采購(gòu)數(shù)量根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求制定，填寫采購(gòu)訂單。然后采購(gòu)訂單交給經(jīng)理簽批，經(jīng)理可以否決訂單的任何一條采購(gòu)信息，并且可以根據(jù)實(shí)際需求修改采購(gòu)數(shù)量。
收貨質(zhì)檢 采購(gòu)訂單發(fā)送以后，供應(yīng)商把貨品送到配送中心。配送中心根據(jù)實(shí)際收貨數(shù)量開出收貨單、配送中心在收貨中抽小樣送到業(yè)務(wù)部門進(jìn)行檢驗(yàn)。業(yè)務(wù)部門對(duì)小樣進(jìn)行檢驗(yàn)后，在收貨單據(jù)中填寫檢驗(yàn)結(jié)果，批示處理結(jié)果。
減斤降級(jí) 這是在收貨質(zhì)檢以后業(yè)務(wù)部門批示的兩種處理方式。減斤處理是對(duì)實(shí)際收貨數(shù)量減去相應(yīng)比例數(shù)量后修改收貨單入庫(kù)，降級(jí)處理是把茶葉的等級(jí)做相應(yīng)的降低后修改收貨單再作入庫(kù)。
退貨 對(duì)于檢驗(yàn)完全不合格的茶葉，開出退貨單，修改收貨單。
實(shí)收入庫(kù) 根據(jù)實(shí)際情況收貨入庫(kù)。
銷售管理
銷售管理指和公司銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的一些模塊的管理。
總部銷售 包括內(nèi)部銷售和批發(fā)流程。內(nèi)部銷售，指總部與直營(yíng)店以及和加盟店之間發(fā)生的內(nèi)部銷售活動(dòng)，流程與細(xì)節(jié)同庫(kù)存管理中的調(diào)撥流程。批發(fā)流程，指總部對(duì)客戶的批發(fā)銷售，具體流程與細(xì)節(jié)同門店銷售流程。
商品調(diào)價(jià) 由業(yè)務(wù)部門開出調(diào)價(jià)申請(qǐng)單，在申請(qǐng)單中具體敘述商品、數(shù)量、日期、原因等詳細(xì)說明。然后由經(jīng)理進(jìn)行審核與簽批，如果調(diào)價(jià)申請(qǐng)批準(zhǔn)，則修改系統(tǒng)中的商品綜合信息表中的相關(guān)信息。如果不被批準(zhǔn)，保持原來單價(jià)不變。
門店銷售 由門店制定銷售訂單，根據(jù)客戶的要求開出發(fā)票(或者不需要)。再由門店開發(fā)貨單傳至配送中心，配送中心開出庫(kù)單，商品出庫(kù)。
銷售退貨 此銷售退貨指門店與總公司之間的銷售退貨，由門店開出退貨申請(qǐng)，然后由相關(guān)主管人員對(duì)退貨單進(jìn)行審核。如果審核否定的話，單據(jù)取消，但會(huì)留底。如果審核通過的話，門店開出庫(kù)單，在配送中心開出收貨單，然后再檢驗(yàn)入庫(kù)。
庫(kù)存管理
庫(kù)存管理指與庫(kù)存相關(guān)的一系列公司運(yùn)作流程。
調(diào)撥 總店的調(diào)撥填寫^類調(diào)撥單，需要對(duì)門店的庫(kù)存查看后填寫。門店的調(diào)撥用B類調(diào)撥單，需要經(jīng)過總部簽批以后才可進(jìn)行。總部查看門店庫(kù)存以后，開出調(diào)撥單，門店出庫(kù)，配送中心收貨檢驗(yàn)入庫(kù)。如果門店調(diào)撥，調(diào)撥單由配送中心進(jìn)行審核，根據(jù)配送中心相應(yīng)的庫(kù)存狀況，修改門店的調(diào)撥單，內(nèi)部銷售出庫(kù)。
采購(gòu)入庫(kù) 根據(jù)收貨檢驗(yàn)的情況進(jìn)行入庫(kù)。
銷售出庫(kù) 據(jù)調(diào)撥通知單或調(diào)撥申請(qǐng)單生成，由配送中心使用進(jìn)行出庫(kù)。
一般進(jìn)出入庫(kù)流程 主要處理例如贈(zèng)送出入庫(kù)等業(yè)務(wù)或用于盤點(diǎn)后對(duì)實(shí)際庫(kù)存的修正。
盤點(diǎn) 配送中心和門店通過系統(tǒng)自動(dòng)生成盤點(diǎn)單，對(duì)實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，錄入系統(tǒng)，盤點(diǎn)結(jié)果不管合格與否都需遞交總經(jīng)理簽批。如果正確的話，盤點(diǎn)結(jié)束；如果發(fā)生偏差，經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)，把多出或缺少的部門做其他出入庫(kù)處理。
人力資源
人員檔案 管理包括個(gè)人基本信息、家庭成員、個(gè)人簡(jiǎn)歷、人員調(diào)動(dòng)等，也包括部門之間調(diào)出情況、教育培訓(xùn)記錄、計(jì)劃生育卡片、加盟店情況等。
工資管理 直接使用現(xiàn)有的IT 1for1 產(chǎn)品中的工資管理模塊處理項(xiàng)目，有工資歷史記錄、基本工資、缺勤記錄、住房基金、副食補(bǔ)助、養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、獎(jiǎng)金等。
實(shí)施效果
通過使用信息管理系統(tǒng)，北京吳裕泰公司有了很大變化。各單位之間的信息透明度增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)了跨部門的信息流通與管理；實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、調(diào)撥、配送、拼單等信息化管理；理順流程，實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化管理；加強(qiáng)監(jiān)督，利于領(lǐng)導(dǎo)的管理與控制；實(shí)現(xiàn)了人力資源的管理。
企業(yè)狀況
在本次信息化建設(shè)中，主要涉及公司管理層、培訓(xùn)部、行政人事部、財(cái)務(wù)部、營(yíng)運(yùn)部、采購(gòu)部、配送部等 七個(gè)大部門，還涉及門店。每個(gè)部門主要負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)內(nèi)容如下：
公司管理層 負(fù)責(zé)整體的業(yè)務(wù)監(jiān)控與公司戰(zhàn)略的制定，在本次信息化建設(shè)中主要體現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)查詢的功能。
培訓(xùn)部、行政人事部 主要負(fù)責(zé)公司的人力資源管理，包括的內(nèi)容有檔案管理、工資管理以及培訓(xùn)事宜。
采購(gòu)部、營(yíng)運(yùn)部 主要負(fù)責(zé)的工作有原料茶的采購(gòu)、原料茶及成品茶的質(zhì)量檢驗(yàn)、茶葉的拼配、原料茶及成品茶的定價(jià)、結(jié)算共五個(gè)業(yè)務(wù)，并且還要負(fù)責(zé)管理直營(yíng)店和加盟店。
配送部 主要負(fù)責(zé)的工作包括執(zhí)行業(yè)務(wù)部門的加工拼配、對(duì)各個(gè)門店進(jìn)行產(chǎn)品的配送、實(shí)物的庫(kù)存管理，包括采購(gòu)入庫(kù)、銷售出庫(kù)、其他出入庫(kù)及盤點(diǎn)業(yè)務(wù)、存貨的核算四個(gè)業(yè)務(wù)。
財(cái)務(wù)部門 負(fù)責(zé)公司的財(cái)務(wù)管理包括資金、費(fèi)用、利潤(rùn)等。
開發(fā)部 開發(fā)自營(yíng)店，發(fā)展加盟店，加強(qiáng)對(duì)公司營(yíng)運(yùn)設(shè)備器材的維護(hù)與保養(yǎng)工作，保證所有設(shè)備器材符合營(yíng)運(yùn)標(biāo)準(zhǔn)。
各個(gè)門店 負(fù)責(zé)實(shí)際產(chǎn)品的銷售。
通過互相選擇，吳裕泰茶葉公司委托聯(lián)想為吳裕泰信息化提供解決方案。經(jīng)過調(diào)研，聯(lián)想了解到吳裕泰公司在管理方面大部分還采用的是手工方式，一些業(yè)務(wù)流程中存在漏洞。因此，針對(duì)實(shí)際情況，聯(lián)想為吳裕泰公司設(shè)計(jì)了符合它自身的管理流程和信息系統(tǒng)。
采購(gòu)管理
采購(gòu)管理是指與采購(gòu)行為直接相關(guān)的一些活動(dòng)的管理，主要包括以下功能子模塊：
請(qǐng)購(gòu)檢驗(yàn) 是采購(gòu)之前的一個(gè)環(huán)節(jié)，由茶葉公司開出請(qǐng)購(gòu)單，供應(yīng)商把自己的樣品茶葉送到公司檢驗(yàn)。茶葉公司收到供應(yīng)商的茶葉樣品后錄入請(qǐng)購(gòu)單中，由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行質(zhì)檢。如果產(chǎn)品合格，錄入到分成包商調(diào)查表，不合格不予錄入。送檢驗(yàn)的茶葉剩余部分作為贈(zèng)品入庫(kù)。
采購(gòu)訂單 簽批業(yè)務(wù)部門根據(jù)分成包商調(diào)查表確定茶葉供應(yīng)商，采購(gòu)數(shù)量根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求制定，填寫采購(gòu)訂單。然后采購(gòu)訂單交給經(jīng)理簽批，經(jīng)理可以否決訂單的任何一條采購(gòu)信息，并且可以根據(jù)實(shí)際需求修改采購(gòu)數(shù)量。
收貨質(zhì)檢 采購(gòu)訂單發(fā)送以后，供應(yīng)商把貨品送到配送中心。配送中心根據(jù)實(shí)際收貨數(shù)量開出收貨單、配送中心在收貨中抽小樣送到業(yè)務(wù)部門進(jìn)行檢驗(yàn)。業(yè)務(wù)部門對(duì)小樣進(jìn)行檢驗(yàn)后，在收貨單據(jù)中填寫檢驗(yàn)結(jié)果，批示處理結(jié)果。
減斤降級(jí) 這是在收貨質(zhì)檢以后業(yè)務(wù)部門批示的兩種處理方式。減斤處理是對(duì)實(shí)際收貨數(shù)量減去相應(yīng)比例數(shù)量后修改收貨單入庫(kù)，降級(jí)處理是把茶葉的等級(jí)做相應(yīng)的降低后修改收貨單再作入庫(kù)。
退貨 對(duì)于檢驗(yàn)完全不合格的茶葉，開出退貨單，修改收貨單。
實(shí)收入庫(kù) 根據(jù)實(shí)際情況收貨入庫(kù)。
銷售管理
銷售管理指和公司銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的一些模塊的管理。
總部銷售 包括內(nèi)部銷售和批發(fā)流程。內(nèi)部銷售，指總部與直營(yíng)店以及和加盟店之間發(fā)生的內(nèi)部銷售活動(dòng)，流程與細(xì)節(jié)同庫(kù)存管理中的調(diào)撥流程。批發(fā)流程，指總部對(duì)客戶的批發(fā)銷售，具體流程與細(xì)節(jié)同門店銷售流程。
商品調(diào)價(jià) 由業(yè)務(wù)部門開出調(diào)價(jià)申請(qǐng)單，在申請(qǐng)單中具體敘述商品、數(shù)量、日期、原因等詳細(xì)說明。然后由經(jīng)理進(jìn)行審核與簽批，如果調(diào)價(jià)申請(qǐng)批準(zhǔn)，則修改系統(tǒng)中的商品綜合信息表中的相關(guān)信息。如果不被批準(zhǔn)，保持原來單價(jià)不變。
門店銷售 由門店制定銷售訂單，根據(jù)客戶的要求開出發(fā)票(或者不需要)。再由門店開發(fā)貨單傳至配送中心，配送中心開出庫(kù)單，商品出庫(kù)。
銷售退貨 此銷售退貨指門店與總公司之間的銷售退貨，由門店開出退貨申請(qǐng)，然后由相關(guān)主管人員對(duì)退貨單進(jìn)行審核。如果審核否定的話，單據(jù)取消，但會(huì)留底。如果審核通過的話，門店開出庫(kù)單，在配送中心開出收貨單，然后再檢驗(yàn)入庫(kù)。
庫(kù)存管理
庫(kù)存管理指與庫(kù)存相關(guān)的一系列公司運(yùn)作流程。
調(diào)撥 總店的調(diào)撥填寫^類調(diào)撥單，需要對(duì)門店的庫(kù)存查看后填寫。門店的調(diào)撥用B類調(diào)撥單，需要經(jīng)過總部簽批以后才可進(jìn)行。總部查看門店庫(kù)存以后，開出調(diào)撥單，門店出庫(kù)，配送中心收貨檢驗(yàn)入庫(kù)。如果門店調(diào)撥，調(diào)撥單由配送中心進(jìn)行審核，根據(jù)配送中心相應(yīng)的庫(kù)存狀況，修改門店的調(diào)撥單，內(nèi)部銷售出庫(kù)。
采購(gòu)入庫(kù) 根據(jù)收貨檢驗(yàn)的情況進(jìn)行入庫(kù)。
銷售出庫(kù) 據(jù)調(diào)撥通知單或調(diào)撥申請(qǐng)單生成，由配送中心使用進(jìn)行出庫(kù)。
一般進(jìn)出入庫(kù)流程 主要處理例如贈(zèng)送出入庫(kù)等業(yè)務(wù)或用于盤點(diǎn)后對(duì)實(shí)際庫(kù)存的修正。
盤點(diǎn) 配送中心和門店通過系統(tǒng)自動(dòng)生成盤點(diǎn)單，對(duì)實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，錄入系統(tǒng)，盤點(diǎn)結(jié)果不管合格與否都需遞交總經(jīng)理簽批。如果正確的話，盤點(diǎn)結(jié)束；如果發(fā)生偏差，經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)，把多出或缺少的部門做其他出入庫(kù)處理。
人力資源
人員檔案 管理包括個(gè)人基本信息、家庭成員、個(gè)人簡(jiǎn)歷、人員調(diào)動(dòng)等，也包括部門之間調(diào)出情況、教育培訓(xùn)記錄、計(jì)劃生育卡片、加盟店情況等。
工資管理 直接使用現(xiàn)有的IT 1for1 產(chǎn)品中的工資管理模塊處理項(xiàng)目，有工資歷史記錄、基本工資、缺勤記錄、住房基金、副食補(bǔ)助、養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、獎(jiǎng)金等。
實(shí)施效果
通過使用信息管理系統(tǒng)，北京吳裕泰公司有了很大變化。各單位之間的信息透明度增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)了跨部門的信息流通與管理；實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、調(diào)撥、配送、拼單等信息化管理；理順流程，實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化管理；加強(qiáng)監(jiān)督，利于領(lǐng)導(dǎo)的管理與控制；實(shí)現(xiàn)了人力資源的管理。