項(xiàng)目文檔對(duì)于項(xiàng)目管理的作用已經(jīng)不用再講了，但文檔的管理卻又通常是項(xiàng)目管理中最容易忽略的內(nèi)容。實(shí)際對(duì)于任何一個(gè)項(xiàng)目而言，文檔一定要有的，但不一定要多，只要可以說(shuō)明問(wèn)題就行了。
最近正在接手一個(gè)項(xiàng)目，就以此項(xiàng)目為例， 說(shuō)一下我的體會(huì)。這個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)開發(fā)完成，并且已經(jīng)上線運(yùn)行，具備了一定的客戶群體。接手這個(gè)項(xiàng)目時(shí)，此項(xiàng)目只有成果，沒(méi)有過(guò)程。僅有一份完整的用戶手冊(cè)。
針對(duì)此情況，提出要求，需補(bǔ)充以下文檔：
一、《成果說(shuō)明文檔》：需說(shuō)明當(dāng)前所有可提交成果、成果內(nèi)容描述及成果評(píng)估。
成果描述至少需要描述以下內(nèi)容：
1）成果存在形式及現(xiàn)狀：針對(duì)軟件項(xiàng)目而言，基本上成果都是以可運(yùn)行代碼形式存在，但在此一定要明確說(shuō)明代碼的現(xiàn)狀，是否經(jīng)過(guò)測(cè)試，如果經(jīng)過(guò)測(cè)試，需提交相關(guān)的測(cè)試報(bào)告，如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)測(cè)試，那是否已經(jīng)完成，完成后，如果未完成則進(jìn)行到什么程度，尤其是如果沒(méi)有注釋的代碼，應(yīng)明確交代代碼實(shí)現(xiàn)的功能描述及接口描述。
2）成果研發(fā)過(guò)程說(shuō)明：主要說(shuō)明成果的追溯過(guò)程，此代碼從何而來(lái)，是否具備相應(yīng)的計(jì)劃內(nèi)容，如果沒(méi)有，這成果的上一個(gè)環(huán)節(jié)是什么，以代碼為例，代碼上一個(gè)環(huán)節(jié)是否有設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)上一個(gè)環(huán)節(jié)是否有需求分析等等。這部分代碼是根據(jù)什么來(lái)進(jìn)行的研發(fā)。如果某個(gè)成果沒(méi)有追溯到最初環(huán)節(jié)，就需要注意了，這部分內(nèi)容就是風(fēng)險(xiǎn)了。
3）成果可用性說(shuō)明：并不是最終提交的成果就一定是有效、可用的。也許會(huì)隱藏很多的問(wèn)題，這需要任務(wù)的相關(guān)承擔(dān)人進(jìn)行可用性描述，我們作編碼的都知道，在特定的情況下，可能會(huì)采用一種臨時(shí)方案去實(shí)現(xiàn)一個(gè)功能，等最終集成時(shí)再去修正，但很多情況下這種臨時(shí)方案都成為了最終方案。所以，一定要對(duì)成果進(jìn)行有效性說(shuō)明，如果沒(méi)有的，就一定要進(jìn)行嚴(yán)格的測(cè)試驗(yàn)收。
4）成果責(zé)任人說(shuō)明：一定要有，不是追究責(zé)任，而是便于溝通。
文檔制作說(shuō)明：此文檔建議采用表格進(jìn)行說(shuō)明，如果可以建議采用Excel，這樣便于使用跟蹤管理，如下：
二、《計(jì)劃管理說(shuō)明文檔》：如果有完整的Porject計(jì)劃是的，但此文檔一定要注意的是其準(zhǔn)確性，在用Project進(jìn)行計(jì)劃管理時(shí)，往往是項(xiàng)目進(jìn)展時(shí)間越長(zhǎng)，變更越多，計(jì)劃維護(hù)就越困難，此時(shí)就有可能計(jì)劃已經(jīng)無(wú)法反應(yīng)實(shí)際的項(xiàng)目進(jìn)展情況了。
計(jì)劃管理文檔一定要仔細(xì)研究，整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃是否安排妥當(dāng)，哪些任務(wù)制定了但沒(méi)有完成，哪些任務(wù)取消了，這些取消的任務(wù)是否是屬于預(yù)定的功能要求，哪些環(huán)節(jié)就沒(méi)有進(jìn)行，哪些環(huán)節(jié)多次重復(fù)，有哪些人員工作過(guò)程中發(fā)生了任務(wù)的中斷變化，都可以從計(jì)劃管理說(shuō)明文檔看出，這樣更有利于評(píng)估項(xiàng)目的實(shí)際情況，風(fēng)險(xiǎn)情況，并可以根據(jù)前階段未完善的內(nèi)容進(jìn)行后續(xù)完善。同時(shí)，很關(guān)鍵的一點(diǎn)是，這些任務(wù)中是否存在非正常情況，譬如：你認(rèn)為很難的技術(shù)研發(fā)工作在短時(shí)間內(nèi)卻已經(jīng)完成，這都需要注意，并了解實(shí)際情況。最終通過(guò)計(jì)劃管理說(shuō)明確文檔定是否預(yù)定的目標(biāo)已經(jīng)全部完成。而已經(jīng)完成的內(nèi)容應(yīng)該和以上提交的成果說(shuō)明是一致的，此部分如果不存在文檔，就需要根據(jù)相應(yīng)的成果內(nèi)容及人員對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行文檔補(bǔ)充。此文檔完成后，也可成為后續(xù)管理的一個(gè)基礎(chǔ)，進(jìn)行優(yōu)化處理。
如果沒(méi)有計(jì)劃管理文檔的話，補(bǔ)充的時(shí)候，則建議采用Project來(lái)完成，前一個(gè)成果提交文檔，并且可以采用WBS來(lái)組織任務(wù)的安排，將已經(jīng)提交的對(duì)應(yīng)到相的任務(wù)中。通過(guò)前一文檔狀態(tài)的說(shuō)明，將未完成的內(nèi)容做標(biāo)記，并且看是否存在同樣的任務(wù)不同的成果表現(xiàn)形式的情況，這時(shí)應(yīng)該是屬于重復(fù)性任務(wù)，也做標(biāo)記說(shuō)明。
最近正在接手一個(gè)項(xiàng)目，就以此項(xiàng)目為例， 說(shuō)一下我的體會(huì)。這個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)開發(fā)完成，并且已經(jīng)上線運(yùn)行，具備了一定的客戶群體。接手這個(gè)項(xiàng)目時(shí)，此項(xiàng)目只有成果，沒(méi)有過(guò)程。僅有一份完整的用戶手冊(cè)。
針對(duì)此情況，提出要求，需補(bǔ)充以下文檔：
一、《成果說(shuō)明文檔》：需說(shuō)明當(dāng)前所有可提交成果、成果內(nèi)容描述及成果評(píng)估。
成果描述至少需要描述以下內(nèi)容：
1）成果存在形式及現(xiàn)狀：針對(duì)軟件項(xiàng)目而言，基本上成果都是以可運(yùn)行代碼形式存在，但在此一定要明確說(shuō)明代碼的現(xiàn)狀，是否經(jīng)過(guò)測(cè)試，如果經(jīng)過(guò)測(cè)試，需提交相關(guān)的測(cè)試報(bào)告，如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)測(cè)試，那是否已經(jīng)完成，完成后，如果未完成則進(jìn)行到什么程度，尤其是如果沒(méi)有注釋的代碼，應(yīng)明確交代代碼實(shí)現(xiàn)的功能描述及接口描述。
2）成果研發(fā)過(guò)程說(shuō)明：主要說(shuō)明成果的追溯過(guò)程，此代碼從何而來(lái)，是否具備相應(yīng)的計(jì)劃內(nèi)容，如果沒(méi)有，這成果的上一個(gè)環(huán)節(jié)是什么，以代碼為例，代碼上一個(gè)環(huán)節(jié)是否有設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)上一個(gè)環(huán)節(jié)是否有需求分析等等。這部分代碼是根據(jù)什么來(lái)進(jìn)行的研發(fā)。如果某個(gè)成果沒(méi)有追溯到最初環(huán)節(jié)，就需要注意了，這部分內(nèi)容就是風(fēng)險(xiǎn)了。
3）成果可用性說(shuō)明：并不是最終提交的成果就一定是有效、可用的。也許會(huì)隱藏很多的問(wèn)題，這需要任務(wù)的相關(guān)承擔(dān)人進(jìn)行可用性描述，我們作編碼的都知道，在特定的情況下，可能會(huì)采用一種臨時(shí)方案去實(shí)現(xiàn)一個(gè)功能，等最終集成時(shí)再去修正，但很多情況下這種臨時(shí)方案都成為了最終方案。所以，一定要對(duì)成果進(jìn)行有效性說(shuō)明，如果沒(méi)有的，就一定要進(jìn)行嚴(yán)格的測(cè)試驗(yàn)收。
4）成果責(zé)任人說(shuō)明：一定要有，不是追究責(zé)任，而是便于溝通。
文檔制作說(shuō)明：此文檔建議采用表格進(jìn)行說(shuō)明，如果可以建議采用Excel，這樣便于使用跟蹤管理，如下：
二、《計(jì)劃管理說(shuō)明文檔》：如果有完整的Porject計(jì)劃是的，但此文檔一定要注意的是其準(zhǔn)確性，在用Project進(jìn)行計(jì)劃管理時(shí)，往往是項(xiàng)目進(jìn)展時(shí)間越長(zhǎng)，變更越多，計(jì)劃維護(hù)就越困難，此時(shí)就有可能計(jì)劃已經(jīng)無(wú)法反應(yīng)實(shí)際的項(xiàng)目進(jìn)展情況了。
計(jì)劃管理文檔一定要仔細(xì)研究，整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃是否安排妥當(dāng)，哪些任務(wù)制定了但沒(méi)有完成，哪些任務(wù)取消了，這些取消的任務(wù)是否是屬于預(yù)定的功能要求，哪些環(huán)節(jié)就沒(méi)有進(jìn)行，哪些環(huán)節(jié)多次重復(fù)，有哪些人員工作過(guò)程中發(fā)生了任務(wù)的中斷變化，都可以從計(jì)劃管理說(shuō)明文檔看出，這樣更有利于評(píng)估項(xiàng)目的實(shí)際情況，風(fēng)險(xiǎn)情況，并可以根據(jù)前階段未完善的內(nèi)容進(jìn)行后續(xù)完善。同時(shí)，很關(guān)鍵的一點(diǎn)是，這些任務(wù)中是否存在非正常情況，譬如：你認(rèn)為很難的技術(shù)研發(fā)工作在短時(shí)間內(nèi)卻已經(jīng)完成，這都需要注意，并了解實(shí)際情況。最終通過(guò)計(jì)劃管理說(shuō)明確文檔定是否預(yù)定的目標(biāo)已經(jīng)全部完成。而已經(jīng)完成的內(nèi)容應(yīng)該和以上提交的成果說(shuō)明是一致的，此部分如果不存在文檔，就需要根據(jù)相應(yīng)的成果內(nèi)容及人員對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行文檔補(bǔ)充。此文檔完成后，也可成為后續(xù)管理的一個(gè)基礎(chǔ)，進(jìn)行優(yōu)化處理。
如果沒(méi)有計(jì)劃管理文檔的話，補(bǔ)充的時(shí)候，則建議采用Project來(lái)完成，前一個(gè)成果提交文檔，并且可以采用WBS來(lái)組織任務(wù)的安排，將已經(jīng)提交的對(duì)應(yīng)到相的任務(wù)中。通過(guò)前一文檔狀態(tài)的說(shuō)明，將未完成的內(nèi)容做標(biāo)記，并且看是否存在同樣的任務(wù)不同的成果表現(xiàn)形式的情況，這時(shí)應(yīng)該是屬于重復(fù)性任務(wù)，也做標(biāo)記說(shuō)明。