（一）相關知識
1．布置辦公室的基本要求
（1）采用一大間辦公室，對于光線、通風、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。
（2）使用同樣大小桌子，可增進美觀，并促進職員的相互平等感。
（3）使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進美觀。
（4）將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處，若此法不可行時，亦應規(guī)定來客須知，使來客不干擾其他部門。
（5）將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。
（6）應預留充分的空間，以備的工作負荷的需要。
（7）主管座位應位于員工座位之后方，使主管易于觀察工作地點發(fā)生的事情。
（8）自然光應來自桌子的左上方或斜后上方。勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風線上。
（9）裝設充足的電源插座，供辦公室設備之用。
（10）常用的設備與檔案應置于使用者附近，切勿將所有的檔案置于靠墻之處，檔案柜應背對背放置。
此外，如條件允許，應在辦公區(qū)內設置休息處，并提供便利充分的休息設備，以作為工余休息、自由交談及用午餐之所需。秘書人員要根據(jù)對未來變化的預測，及時調整辦公室布置。
2．辦公室布置的三大原則
辦公室的布置不是簡單的設施擺放，還需要考慮工作人員在其間工作的舒適感，與辦公環(huán)境的協(xié)調，以及有利于工作人員之間的溝通和監(jiān)督等因素。下面簡單列舉一些辦公室布置所要遵循的原則：
（1）有利于溝通
溝通是人與人之間思想、信息的傳達和交換，通過這種傳達和交換，使人們在目標、概念、意志、興趣、情緒、感情等方面達到理解、協(xié)調一致。辦公室作為一個工作系統(tǒng)，必須保證工作人員之間充分的溝通，才能實現(xiàn)信息及時有效地流轉，系統(tǒng)內各因子、各環(huán)節(jié)才能動作協(xié)調地運行。
（2）便于監(jiān)督
辦公室的布置必須有利于監(jiān)督，特別要有利于職員的自我監(jiān)督與內部監(jiān)督。辦公室的布置要適應自我監(jiān)督的需要。所謂自我監(jiān)督是指進行自我約束和控制，自覺遵守公司的規(guī)章制度等。辦公室的布置還要適應公司內部監(jiān)督的特點和需要。公司內部監(jiān)督的主要特點是：第一，內部監(jiān)督是一種口常監(jiān)督。其監(jiān)督內容包括工作人員在日常工作中的一切行為，以及通過各種行為舉止反映出來的職業(yè)素養(yǎng)、道德品質等。通過日常性監(jiān)督，就可得出職員在某段時間內的整體評價；第二，內部監(jiān)督具有雙向和多維監(jiān)督的特點，它是主管人與部屬之間，部屬與部屬之間的相互監(jiān)督，是一種群體內部的監(jiān)督。因此，它的有效性有賴于群體之間的良好溝通與協(xié)調，第三，內部監(jiān)督是一種內部力揖的約束。內部監(jiān)督的特點和有效性不是取決于外界的壓力，而是取決于內部的紀律約束、自覺程度，以及每個人在考評中的參與程度和參與的自覺性。
辦公室是集體工作的場所，上下級之間、同事之間既需要溝通，也需要相互督促檢查。每個人由于經歷、學問、性格等方面的差異，都有各自的特點，有優(yōu)點和長處，也有缺點和不足，而個人的缺點往往又是自己難以覺察到的，如不及時糾正，便會給工作帶來損失。同事之間的相互監(jiān)督能夠有效地避免這一問題。因此，辦公室的布置必須有利于在工作中相互督促、相互提醒，從而把工作中的失誤減少到最低限度。
（3）協(xié)調、舒適
協(xié)調、舒適是辦公室布置的一項基本準則。這里所講的協(xié)調是指辦公室的布置和辦公人員之間配合得當，舒適，即人們在布置合理的辦公場所中工作時，身體各部位沒有不適感，或不適感最小。協(xié)調是舒適的前提，只有協(xié)調，才會有舒適。協(xié)調的內涵是物質環(huán)境與工作要求的協(xié)調。它包括辦公室內設備的空問分布、墻壁的顏色、室內光線、空間的大小等與工作特點性質相協(xié)調，人與工作安排的協(xié)調，人與人之間的協(xié)調，包括工作人員個體、志趣、利益的協(xié)調及上級與下級的工作協(xié)調等。
人際關系的協(xié)調有以下表現(xiàn)和要求：一是連續(xù)性，工作中具有連續(xù)性且各環(huán)節(jié)不至于間斷、脫節(jié)；二是協(xié)同性，工作的各部分都從全局出發(fā)，同時進行，緊密配合；三是有序，各職能辦公室的布置與主要業(yè)務的處理程序相互一致，工作的安排井然有序，工作的進展有條不紊。四是和諧，包括人際關系和工作安排的和諧，避免有矛盾的公司職員在同一處工作，以及不同種類工作之間的相互干擾。
3．辦公室布置的具體要求 考試大整理
（1）辦公桌的排列應按照直線對稱的原則和工作程序的順
序，其線路以最接近直線為佳，防止逆流與交叉現(xiàn)象。同室工作人員應朝同一個方向辦公，不可面面相對，以免相互干擾和閑談。
（2）各座位間通道要適宜，應以事就人，不以人就事，以免往返浪費時間。
（3）應位于后方，以便監(jiān)督，同時不因接洽工作轉移和分散工作人員的視線和精力。
（4）光線應來自左方，以保護視力。
（5）常用設備應放在使用者近處。
（6）電話是5平方米空間范圍一部，以免接電話離座位太遠，分散精力，影響效率。
辦公室的用具設計要精美，堅固耐用，適應現(xiàn)代化要求。辦公桌是工作人員的必備工具，應注意美觀、適用。有條件的可采用自動升降辦公椅，以適應工作人員的身體高度的不同。同時，應根據(jù)不同工作性質，設計不同形式的辦公桌、椅。另外，辦公室應根據(jù)不同情況，設置垂直式檔案柜、旋轉式卡片架和來往式檔槽，以便存必要的資料、文件和卡片等，便于隨時翻檢。這些設備和桌椅一樣，應裝置滑輪，便于移動，平時置于一隅，用時推至身邊，輕快實用。
（二）示例分析
秘書王琳今天來得比往日都早，她準備利用公司許總出差之際為許總歸來后創(chuàng)造一個舒適溫馨的工作環(huán)境。
許總的辦公室在最里間，王琳的辦公室就在許總辦公室的外面，兩屋有一扇門相通。任何人要進入許總辦公室都得從王琳的辦公室通過。王琳的辦公室就相當于樞紐和窗口。其他的部門呈半環(huán)形分布在王琳和許總辦公室的對面。
王琳先進入了自己的辦公室，首先映入眼簾的是窗臺上的各式盆景和競相開放的各色鮮花。進門，在右邊是棵高大的綠色灌木，很清新的感覺。不過可能因為許總不在，也暫時沒有秘書專門負責監(jiān)督的緣故，清潔公司并沒有把地上的落葉清掃干凈。王琳的辦公桌上有一臺電腦、傳真機、三部電話，一些文件格、文件夾和幾頁未裝進文件夾的散開的文件，另有一些筆筒之類的必備用品；辦公桌的前面放著一些為客人準備的椅子和沙發(fā)。辦公桌后面是自己的座椅，再后面則是靠墻的大型立柜，里面分格分層放著各類文件和書籍，但是卻有一些凌亂，大型立柜的旁邊緊挨墻的地方，有個齊腰的矮柜，上面放著飲水機，小柜里放著一些紙杯和咖啡、方糖之類的飲料和食品。許總的辦公室要比王琳的辦公室大一些，基本的擺設沒有很大的差異。寬大的辦公桌上也有一臺電腦，另外只簡單地擺著電話和一些文件夾，有兩個并列的靠墻立式柜，在另一面靠墻的地方環(huán)形擺開的是沙發(fā)。整個辦公室體現(xiàn)的是一種簡約美，讓人心曠神怡?？荚嚧笫占?BR> 王琳打量完兩個辦公室，對自己的工作應該從哪里著手也基本了然于胸。她打開窗簾，打開空調，調節(jié)好辦公室的溫度、濕度。之后將窗臺、辦公桌、電腦……凡目光可及的地方都細細地擦過；飲水機里的水不多了，應該和送水公司聯(lián)系一下；儲備的辦公日用品也應該再補充；應該再去買點書法繪畫之類的物品裝飾一下墻面……她想好好美化這里的辦公環(huán)境，不僅給許總，也要給來訪的公司內外的客人一個良好的印象。
清潔整理工作基本告一段落，現(xiàn)在正好是8：30。
點評：在企業(yè)中，秘書可能與上司在一個辦公室，也可能自己擁有一個辦公窒。秘書應該重視對辦公室的設計、布局、布置及工作環(huán)境的美化。環(huán)境美化主要是指工作場所（辦公室）選擇適當，布局合理，布置現(xiàn)代化，既適應工作的需要，又有益于工作人員的身體健康。
環(huán)境美化是工作效率的保證。辦公機器、設備的恰當擺放，地毯和現(xiàn)代化裝飾品、自然的或人工的花卉植物等的圓滿布置，會令人產生一種舒適的感覺，陶冶人的性情，提高工作效率。本案例中秘書王琳懂得辦公環(huán)境與工作效率之間的關系，因而能夠主動為上司、為自己布置、設計美觀、恰當?shù)霓k公環(huán)境，這是值得每位秘書工作者學習的。
（三）工作程序
辦公室布置的程序如下：
（1）對各部門的業(yè)務工作內容與性質加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。
（2）列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設定其空間大小。通常辦公室的大小因各人工作性質而異。但一般而言，每人的辦公空間，大者可3m2～10m2，普通者1．5m2～8m2即可以。
（3）根據(jù)工作需要，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。
（4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。
（5）對設備的安放提出合理建議。
1．布置辦公室的基本要求
（1）采用一大間辦公室，對于光線、通風、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。
（2）使用同樣大小桌子，可增進美觀，并促進職員的相互平等感。
（3）使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進美觀。
（4）將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處，若此法不可行時，亦應規(guī)定來客須知，使來客不干擾其他部門。
（5）將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。
（6）應預留充分的空間，以備的工作負荷的需要。
（7）主管座位應位于員工座位之后方，使主管易于觀察工作地點發(fā)生的事情。
（8）自然光應來自桌子的左上方或斜后上方。勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風線上。
（9）裝設充足的電源插座，供辦公室設備之用。
（10）常用的設備與檔案應置于使用者附近，切勿將所有的檔案置于靠墻之處，檔案柜應背對背放置。
此外，如條件允許，應在辦公區(qū)內設置休息處，并提供便利充分的休息設備，以作為工余休息、自由交談及用午餐之所需。秘書人員要根據(jù)對未來變化的預測，及時調整辦公室布置。
2．辦公室布置的三大原則
辦公室的布置不是簡單的設施擺放，還需要考慮工作人員在其間工作的舒適感，與辦公環(huán)境的協(xié)調，以及有利于工作人員之間的溝通和監(jiān)督等因素。下面簡單列舉一些辦公室布置所要遵循的原則：
（1）有利于溝通
溝通是人與人之間思想、信息的傳達和交換，通過這種傳達和交換，使人們在目標、概念、意志、興趣、情緒、感情等方面達到理解、協(xié)調一致。辦公室作為一個工作系統(tǒng)，必須保證工作人員之間充分的溝通，才能實現(xiàn)信息及時有效地流轉，系統(tǒng)內各因子、各環(huán)節(jié)才能動作協(xié)調地運行。
（2）便于監(jiān)督
辦公室的布置必須有利于監(jiān)督，特別要有利于職員的自我監(jiān)督與內部監(jiān)督。辦公室的布置要適應自我監(jiān)督的需要。所謂自我監(jiān)督是指進行自我約束和控制，自覺遵守公司的規(guī)章制度等。辦公室的布置還要適應公司內部監(jiān)督的特點和需要。公司內部監(jiān)督的主要特點是：第一，內部監(jiān)督是一種口常監(jiān)督。其監(jiān)督內容包括工作人員在日常工作中的一切行為，以及通過各種行為舉止反映出來的職業(yè)素養(yǎng)、道德品質等。通過日常性監(jiān)督，就可得出職員在某段時間內的整體評價；第二，內部監(jiān)督具有雙向和多維監(jiān)督的特點，它是主管人與部屬之間，部屬與部屬之間的相互監(jiān)督，是一種群體內部的監(jiān)督。因此，它的有效性有賴于群體之間的良好溝通與協(xié)調，第三，內部監(jiān)督是一種內部力揖的約束。內部監(jiān)督的特點和有效性不是取決于外界的壓力，而是取決于內部的紀律約束、自覺程度，以及每個人在考評中的參與程度和參與的自覺性。
辦公室是集體工作的場所，上下級之間、同事之間既需要溝通，也需要相互督促檢查。每個人由于經歷、學問、性格等方面的差異，都有各自的特點，有優(yōu)點和長處，也有缺點和不足，而個人的缺點往往又是自己難以覺察到的，如不及時糾正，便會給工作帶來損失。同事之間的相互監(jiān)督能夠有效地避免這一問題。因此，辦公室的布置必須有利于在工作中相互督促、相互提醒，從而把工作中的失誤減少到最低限度。
（3）協(xié)調、舒適
協(xié)調、舒適是辦公室布置的一項基本準則。這里所講的協(xié)調是指辦公室的布置和辦公人員之間配合得當，舒適，即人們在布置合理的辦公場所中工作時，身體各部位沒有不適感，或不適感最小。協(xié)調是舒適的前提，只有協(xié)調，才會有舒適。協(xié)調的內涵是物質環(huán)境與工作要求的協(xié)調。它包括辦公室內設備的空問分布、墻壁的顏色、室內光線、空間的大小等與工作特點性質相協(xié)調，人與工作安排的協(xié)調，人與人之間的協(xié)調，包括工作人員個體、志趣、利益的協(xié)調及上級與下級的工作協(xié)調等。
人際關系的協(xié)調有以下表現(xiàn)和要求：一是連續(xù)性，工作中具有連續(xù)性且各環(huán)節(jié)不至于間斷、脫節(jié)；二是協(xié)同性，工作的各部分都從全局出發(fā)，同時進行，緊密配合；三是有序，各職能辦公室的布置與主要業(yè)務的處理程序相互一致，工作的安排井然有序，工作的進展有條不紊。四是和諧，包括人際關系和工作安排的和諧，避免有矛盾的公司職員在同一處工作，以及不同種類工作之間的相互干擾。
3．辦公室布置的具體要求 考試大整理
（1）辦公桌的排列應按照直線對稱的原則和工作程序的順
序，其線路以最接近直線為佳，防止逆流與交叉現(xiàn)象。同室工作人員應朝同一個方向辦公，不可面面相對，以免相互干擾和閑談。
（2）各座位間通道要適宜，應以事就人，不以人就事，以免往返浪費時間。
（3）應位于后方，以便監(jiān)督，同時不因接洽工作轉移和分散工作人員的視線和精力。
（4）光線應來自左方，以保護視力。
（5）常用設備應放在使用者近處。
（6）電話是5平方米空間范圍一部，以免接電話離座位太遠，分散精力，影響效率。
辦公室的用具設計要精美，堅固耐用，適應現(xiàn)代化要求。辦公桌是工作人員的必備工具，應注意美觀、適用。有條件的可采用自動升降辦公椅，以適應工作人員的身體高度的不同。同時，應根據(jù)不同工作性質，設計不同形式的辦公桌、椅。另外，辦公室應根據(jù)不同情況，設置垂直式檔案柜、旋轉式卡片架和來往式檔槽，以便存必要的資料、文件和卡片等，便于隨時翻檢。這些設備和桌椅一樣，應裝置滑輪，便于移動，平時置于一隅，用時推至身邊，輕快實用。
（二）示例分析
秘書王琳今天來得比往日都早，她準備利用公司許總出差之際為許總歸來后創(chuàng)造一個舒適溫馨的工作環(huán)境。
許總的辦公室在最里間，王琳的辦公室就在許總辦公室的外面，兩屋有一扇門相通。任何人要進入許總辦公室都得從王琳的辦公室通過。王琳的辦公室就相當于樞紐和窗口。其他的部門呈半環(huán)形分布在王琳和許總辦公室的對面。
王琳先進入了自己的辦公室，首先映入眼簾的是窗臺上的各式盆景和競相開放的各色鮮花。進門，在右邊是棵高大的綠色灌木，很清新的感覺。不過可能因為許總不在，也暫時沒有秘書專門負責監(jiān)督的緣故，清潔公司并沒有把地上的落葉清掃干凈。王琳的辦公桌上有一臺電腦、傳真機、三部電話，一些文件格、文件夾和幾頁未裝進文件夾的散開的文件，另有一些筆筒之類的必備用品；辦公桌的前面放著一些為客人準備的椅子和沙發(fā)。辦公桌后面是自己的座椅，再后面則是靠墻的大型立柜，里面分格分層放著各類文件和書籍，但是卻有一些凌亂，大型立柜的旁邊緊挨墻的地方，有個齊腰的矮柜，上面放著飲水機，小柜里放著一些紙杯和咖啡、方糖之類的飲料和食品。許總的辦公室要比王琳的辦公室大一些，基本的擺設沒有很大的差異。寬大的辦公桌上也有一臺電腦，另外只簡單地擺著電話和一些文件夾，有兩個并列的靠墻立式柜，在另一面靠墻的地方環(huán)形擺開的是沙發(fā)。整個辦公室體現(xiàn)的是一種簡約美，讓人心曠神怡?？荚嚧笫占?BR> 王琳打量完兩個辦公室，對自己的工作應該從哪里著手也基本了然于胸。她打開窗簾，打開空調，調節(jié)好辦公室的溫度、濕度。之后將窗臺、辦公桌、電腦……凡目光可及的地方都細細地擦過；飲水機里的水不多了，應該和送水公司聯(lián)系一下；儲備的辦公日用品也應該再補充；應該再去買點書法繪畫之類的物品裝飾一下墻面……她想好好美化這里的辦公環(huán)境，不僅給許總，也要給來訪的公司內外的客人一個良好的印象。
清潔整理工作基本告一段落，現(xiàn)在正好是8：30。
點評：在企業(yè)中，秘書可能與上司在一個辦公室，也可能自己擁有一個辦公窒。秘書應該重視對辦公室的設計、布局、布置及工作環(huán)境的美化。環(huán)境美化主要是指工作場所（辦公室）選擇適當，布局合理，布置現(xiàn)代化，既適應工作的需要，又有益于工作人員的身體健康。
環(huán)境美化是工作效率的保證。辦公機器、設備的恰當擺放，地毯和現(xiàn)代化裝飾品、自然的或人工的花卉植物等的圓滿布置，會令人產生一種舒適的感覺，陶冶人的性情，提高工作效率。本案例中秘書王琳懂得辦公環(huán)境與工作效率之間的關系，因而能夠主動為上司、為自己布置、設計美觀、恰當?shù)霓k公環(huán)境，這是值得每位秘書工作者學習的。
（三）工作程序
辦公室布置的程序如下：
（1）對各部門的業(yè)務工作內容與性質加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。
（2）列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設定其空間大小。通常辦公室的大小因各人工作性質而異。但一般而言，每人的辦公空間，大者可3m2～10m2，普通者1．5m2～8m2即可以。
（3）根據(jù)工作需要，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。
（4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。
（5）對設備的安放提出合理建議。