（一）相關(guān)知識(shí)
1．信息存儲(chǔ)的載體
（1）紙質(zhì)載體。紙質(zhì)載體是目前使用最多的信息存儲(chǔ)載體，具有記載和閱讀方便的特點(diǎn)，比磁性或其他媒體的存儲(chǔ)程序更具標(biāo)準(zhǔn)化。
（2）磁性載體。磁性載體的類型主要有：
1）軟盤。軟盤是一種很薄的磁性盤片，能隨時(shí)存取信息，成本低、體積小、重量輕，可脫機(jī)存放，但存儲(chǔ)的信息難以長(zhǎng)期保存，數(shù)據(jù)容易丟失。
2）硬盤。它是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一中最常用的外存儲(chǔ)器，存儲(chǔ)容量大，存取速度快，傳輸率高，可靠性高，但內(nèi)置式硬磁盤不易拆卸，不易脫機(jī)保存，不適于保存期長(zhǎng)的文件。
3）磁帶。它是一種磁性帶狀存儲(chǔ)介質(zhì)，可脫機(jī)保存，比軟盤存儲(chǔ)容量大，但存取速度慢，易磨損，存儲(chǔ)信息需要配置相應(yīng)的磁帶機(jī)。
4）光盤。光盤有只讀式光盤、一次寫入光盤和可擦式光盤之分，可用于記錄圖像、聲音和文字信息，是理想的多媒體存儲(chǔ)介質(zhì)。光盤存儲(chǔ)容量巨大，可靠性高，保存信息時(shí)間長(zhǎng)，數(shù)據(jù)傳輸速度快，單位成本低，應(yīng)用范圍廣。
5）縮微品。它包括有縮微膠卷和縮微膠片，是利用專門的光電攝錄裝置，把紙質(zhì)載體的信息或機(jī)讀文件按一定的縮小比例拍攝于感光材料上，制成縮微復(fù)制品。存儲(chǔ)密度高，可以節(jié)省存儲(chǔ)設(shè)備，便于存儲(chǔ)和管理，查找迅速，傳遞方便，保存時(shí)間長(zhǎng)，利于保護(hù)信息原件。
秘書無論采用何種載體存儲(chǔ)信息，都要明確信息存儲(chǔ)的意義，在信息存儲(chǔ)中體現(xiàn)價(jià)值性、時(shí)效性、科學(xué)性、方便性，掌握不同信息存儲(chǔ)載體的保管要求，根據(jù)各種信息存儲(chǔ)載體的特點(diǎn)，采用相應(yīng)的管理和保護(hù)措施。
2．信息存儲(chǔ)的裝具與設(shè)備
信息存儲(chǔ)裝具與設(shè)備有：文件夾、文件盒、文件袋、文件柜與文件架（如：直式文件柜、橫式文件柜、敞開式資料架、卡片式儲(chǔ)存柜、顯露式文件柜）。
3．信息存儲(chǔ)管理系統(tǒng)
（1）信息集中管理系統(tǒng)將所有類型的信息集中在一起存放管理，形成完整、標(biāo)準(zhǔn)
的信息系統(tǒng)，建立高效信息服務(wù)體系和案卷借調(diào)系統(tǒng)。信息集中管理系統(tǒng)便于實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化，具有整體性的特點(diǎn)，能有效利用存儲(chǔ)空間，減少信息的重復(fù)存儲(chǔ)，保證信息質(zhì)量，使用標(biāo)準(zhǔn)化的分類系統(tǒng)，實(shí)行有序的存儲(chǔ)檢索。但歸檔和查閱不太方便，不利于滿足各部門的特殊需求。
（2）信息分散管理系統(tǒng)
所有信息都由單位內(nèi)各個(gè)部門分別保管。信息管理方式有靈活性和專門性，可根據(jù)實(shí)際情況采用適宜的立檔方式，發(fā)揮熟悉業(yè)務(wù)的優(yōu)勢(shì)，提高文檔質(zhì)量。但不利于建立統(tǒng)一的分類體系，不利于信息的綜合管理和利用。
（3）信息計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)
在手工管理的基礎(chǔ)上，用計(jì)算機(jī)對(duì)信息編目、整理、檢索、利用和保管等工作進(jìn)行輔助管理，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。其功能有信息掃描、信息錄入、信息加工處理及存儲(chǔ)、信息目錄或全文檢索、信息傳遞等。
4．信息存儲(chǔ)的要求
（1）選擇有使用價(jià)值的信息存儲(chǔ)。
（2）按信息內(nèi)容確定存儲(chǔ)期，對(duì)過期的信息及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和清理。
（3）分類存儲(chǔ)信息。
（4）防止存儲(chǔ)信息受到損壞、失密。
（5）信息的存儲(chǔ)要便于查找和利用。
（二）示例分析
天地公司部門多且分工明確，形成的信息材料數(shù)量大。為了使信息有序化、易查找，鐘苗按照信息來源的部門，結(jié)合時(shí)間順序進(jìn)行信息排列，然后將信息裝入文件夾中，整齊地放入文件柜中保存。人們來查閱信息時(shí)，可以根據(jù)形成部門和形成時(shí)間迅速找到信息，提高了信息的利用率。
點(diǎn)評(píng)：為了在工作中方便迅速地找到信息，要根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行信息的分類、登記、編碼、排列，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的存儲(chǔ)，保證及時(shí)迅速地檢索和利用。秘書要了解信息存儲(chǔ)方式，掌握信息存儲(chǔ)步驟與方法，按信息存儲(chǔ)要求存儲(chǔ)信息，更好地提供信息服務(wù)。
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（三）工作程序
1．登記
登記是建立信息的完整記錄，系統(tǒng)地反映信息存儲(chǔ)情況。信息登記有總括登記和個(gè)別登記兩種類型。總括登記反映存儲(chǔ)信息的全貌，一般登記存人冊(cè)數(shù)、種類及總量等。個(gè)別登記是按照信息存儲(chǔ)的順序逐件登記，便于掌握各類信息的具體情況。
2．編碼
登記存儲(chǔ)的信息要進(jìn)行科學(xué)的編碼。信息的編碼由字母或數(shù)字組成基本數(shù)碼，再由基本數(shù)碼結(jié)合成組合數(shù)據(jù)。信息編碼的方法有：順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)編碼，用于不很重要或無需分類的信息的存儲(chǔ)；分組編號(hào)法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類，進(jìn)行單獨(dú)的編碼。
3．排列
對(duì)經(jīng)過編碼的信息要進(jìn)行有序化的存放排列。常用的排列方法有：時(shí)序排列法，按照接收信息的時(shí)間先后順序存放排列；來源排列法，按信息來源的地區(qū)或部門，結(jié)合時(shí)間順序，依次排列；內(nèi)容排列法，按信息所反映的內(nèi)容分類排列；字順排列，按信息的名稱字順排列。
4．保存
（1）手工存儲(chǔ)
通過手工將信息保存在信息存儲(chǔ)裝具與設(shè)備中。手工存儲(chǔ)便于利用信息，閱讀信息，存儲(chǔ)設(shè)備便宜，但存儲(chǔ)設(shè)備占用空間大，信息可能受到火、潮濕、蛀蟲的破環(huán)，信息排放有誤會(huì)影響查找效率。
（2）計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)
以數(shù)據(jù)庫、電子表格、文字處理或其他應(yīng)用程序的形式形成的信息能以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)保存。計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的信息量大，節(jié)省存儲(chǔ)空間，容易編輯或更新。保存于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息，能迅速查找，但設(shè)備昂貴，信息可能被病毒破壞，也容易丟失。要對(duì)信息進(jìn)行定期備份，并將備份另行存放。重要信息要制作書面?zhèn)浞荨?考試大收集整理
（3）電子化存儲(chǔ)
利用電子文檔管理系統(tǒng)存儲(chǔ)信息。文檔存儲(chǔ)在CD—WROM（光盤，一次寫入，多次讀出）盤上，紙質(zhì)的文檔被掃描，而且計(jì)算機(jī)文檔保存在CD-WROM盤上。電子化存儲(chǔ)節(jié)省空間，容易制作備份，信息查找容易，保存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息能直接由用戶從他們的計(jì)算機(jī)上訪問，但設(shè)備昂貴，查找信息的質(zhì)量和使用程度取決于系統(tǒng)初始設(shè)置。
（4）縮微膠片存儲(chǔ)
利用照像方法，將信息記錄保存在縮微膠片上?？s微膠片存儲(chǔ)節(jié)省空間，節(jié)省存儲(chǔ)設(shè)備費(fèi)用，但照像和閱讀膠片需要昂貴的設(shè)備，縮微膠片圖像的質(zhì)量會(huì)隨時(shí)間的推移而下降。
5．保管
有序化保存的信息要進(jìn)行保管，做到防火、防潮、防高溫、防蟲害，防失密、盜竊、定期或不定期進(jìn)行清點(diǎn)，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的信息，及時(shí)存儲(chǔ)更新，不斷擴(kuò)充新的信息，建立查閱、保管制度，實(shí)施科學(xué)保管。
（四）注意事項(xiàng)
（1）存儲(chǔ)信息要選擇質(zhì)量好的存儲(chǔ)載體。
（2）加強(qiáng)存儲(chǔ)載體的日常保管。
（3）注意調(diào)節(jié)存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫度與濕度。
（4）防塵、防磁場(chǎng)，勿折、勿摸磁表面。
（5）定期檢查、復(fù)制。
（6）計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)應(yīng)采取必要的保護(hù)措施：制作備份；重要信息應(yīng)制作書面?zhèn)浞?；磁盤存放在磁盤盒中；不使用外來的磁盤，以防帶來病毒。
（五）相關(guān)鏈接
信息存儲(chǔ)的意義
信息存儲(chǔ)能夠豐富信息資源，利于集中管理信息，使信息的查找方便、迅速，減少信息的無序存放和丟失，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
1．信息存儲(chǔ)的載體
（1）紙質(zhì)載體。紙質(zhì)載體是目前使用最多的信息存儲(chǔ)載體，具有記載和閱讀方便的特點(diǎn)，比磁性或其他媒體的存儲(chǔ)程序更具標(biāo)準(zhǔn)化。
（2）磁性載體。磁性載體的類型主要有：
1）軟盤。軟盤是一種很薄的磁性盤片，能隨時(shí)存取信息，成本低、體積小、重量輕，可脫機(jī)存放，但存儲(chǔ)的信息難以長(zhǎng)期保存，數(shù)據(jù)容易丟失。
2）硬盤。它是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一中最常用的外存儲(chǔ)器，存儲(chǔ)容量大，存取速度快，傳輸率高，可靠性高，但內(nèi)置式硬磁盤不易拆卸，不易脫機(jī)保存，不適于保存期長(zhǎng)的文件。
3）磁帶。它是一種磁性帶狀存儲(chǔ)介質(zhì)，可脫機(jī)保存，比軟盤存儲(chǔ)容量大，但存取速度慢，易磨損，存儲(chǔ)信息需要配置相應(yīng)的磁帶機(jī)。
4）光盤。光盤有只讀式光盤、一次寫入光盤和可擦式光盤之分，可用于記錄圖像、聲音和文字信息，是理想的多媒體存儲(chǔ)介質(zhì)。光盤存儲(chǔ)容量巨大，可靠性高，保存信息時(shí)間長(zhǎng)，數(shù)據(jù)傳輸速度快，單位成本低，應(yīng)用范圍廣。
5）縮微品。它包括有縮微膠卷和縮微膠片，是利用專門的光電攝錄裝置，把紙質(zhì)載體的信息或機(jī)讀文件按一定的縮小比例拍攝于感光材料上，制成縮微復(fù)制品。存儲(chǔ)密度高，可以節(jié)省存儲(chǔ)設(shè)備，便于存儲(chǔ)和管理，查找迅速，傳遞方便，保存時(shí)間長(zhǎng)，利于保護(hù)信息原件。
秘書無論采用何種載體存儲(chǔ)信息，都要明確信息存儲(chǔ)的意義，在信息存儲(chǔ)中體現(xiàn)價(jià)值性、時(shí)效性、科學(xué)性、方便性，掌握不同信息存儲(chǔ)載體的保管要求，根據(jù)各種信息存儲(chǔ)載體的特點(diǎn)，采用相應(yīng)的管理和保護(hù)措施。
2．信息存儲(chǔ)的裝具與設(shè)備
信息存儲(chǔ)裝具與設(shè)備有：文件夾、文件盒、文件袋、文件柜與文件架（如：直式文件柜、橫式文件柜、敞開式資料架、卡片式儲(chǔ)存柜、顯露式文件柜）。
3．信息存儲(chǔ)管理系統(tǒng)
（1）信息集中管理系統(tǒng)將所有類型的信息集中在一起存放管理，形成完整、標(biāo)準(zhǔn)
的信息系統(tǒng)，建立高效信息服務(wù)體系和案卷借調(diào)系統(tǒng)。信息集中管理系統(tǒng)便于實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化，具有整體性的特點(diǎn)，能有效利用存儲(chǔ)空間，減少信息的重復(fù)存儲(chǔ)，保證信息質(zhì)量，使用標(biāo)準(zhǔn)化的分類系統(tǒng)，實(shí)行有序的存儲(chǔ)檢索。但歸檔和查閱不太方便，不利于滿足各部門的特殊需求。
（2）信息分散管理系統(tǒng)
所有信息都由單位內(nèi)各個(gè)部門分別保管。信息管理方式有靈活性和專門性，可根據(jù)實(shí)際情況采用適宜的立檔方式，發(fā)揮熟悉業(yè)務(wù)的優(yōu)勢(shì)，提高文檔質(zhì)量。但不利于建立統(tǒng)一的分類體系，不利于信息的綜合管理和利用。
（3）信息計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)
在手工管理的基礎(chǔ)上，用計(jì)算機(jī)對(duì)信息編目、整理、檢索、利用和保管等工作進(jìn)行輔助管理，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。其功能有信息掃描、信息錄入、信息加工處理及存儲(chǔ)、信息目錄或全文檢索、信息傳遞等。
4．信息存儲(chǔ)的要求
（1）選擇有使用價(jià)值的信息存儲(chǔ)。
（2）按信息內(nèi)容確定存儲(chǔ)期，對(duì)過期的信息及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和清理。
（3）分類存儲(chǔ)信息。
（4）防止存儲(chǔ)信息受到損壞、失密。
（5）信息的存儲(chǔ)要便于查找和利用。
（二）示例分析
天地公司部門多且分工明確，形成的信息材料數(shù)量大。為了使信息有序化、易查找，鐘苗按照信息來源的部門，結(jié)合時(shí)間順序進(jìn)行信息排列，然后將信息裝入文件夾中，整齊地放入文件柜中保存。人們來查閱信息時(shí)，可以根據(jù)形成部門和形成時(shí)間迅速找到信息，提高了信息的利用率。
點(diǎn)評(píng)：為了在工作中方便迅速地找到信息，要根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行信息的分類、登記、編碼、排列，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的存儲(chǔ)，保證及時(shí)迅速地檢索和利用。秘書要了解信息存儲(chǔ)方式，掌握信息存儲(chǔ)步驟與方法，按信息存儲(chǔ)要求存儲(chǔ)信息，更好地提供信息服務(wù)。
您當(dāng)前瀏覽的文章來源于考試大秘書站。
（三）工作程序
1．登記
登記是建立信息的完整記錄，系統(tǒng)地反映信息存儲(chǔ)情況。信息登記有總括登記和個(gè)別登記兩種類型。總括登記反映存儲(chǔ)信息的全貌，一般登記存人冊(cè)數(shù)、種類及總量等。個(gè)別登記是按照信息存儲(chǔ)的順序逐件登記，便于掌握各類信息的具體情況。
2．編碼
登記存儲(chǔ)的信息要進(jìn)行科學(xué)的編碼。信息的編碼由字母或數(shù)字組成基本數(shù)碼，再由基本數(shù)碼結(jié)合成組合數(shù)據(jù)。信息編碼的方法有：順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)編碼，用于不很重要或無需分類的信息的存儲(chǔ)；分組編號(hào)法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類，進(jìn)行單獨(dú)的編碼。
3．排列
對(duì)經(jīng)過編碼的信息要進(jìn)行有序化的存放排列。常用的排列方法有：時(shí)序排列法，按照接收信息的時(shí)間先后順序存放排列；來源排列法，按信息來源的地區(qū)或部門，結(jié)合時(shí)間順序，依次排列；內(nèi)容排列法，按信息所反映的內(nèi)容分類排列；字順排列，按信息的名稱字順排列。
4．保存
（1）手工存儲(chǔ)
通過手工將信息保存在信息存儲(chǔ)裝具與設(shè)備中。手工存儲(chǔ)便于利用信息，閱讀信息，存儲(chǔ)設(shè)備便宜，但存儲(chǔ)設(shè)備占用空間大，信息可能受到火、潮濕、蛀蟲的破環(huán)，信息排放有誤會(huì)影響查找效率。
（2）計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)
以數(shù)據(jù)庫、電子表格、文字處理或其他應(yīng)用程序的形式形成的信息能以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)保存。計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的信息量大，節(jié)省存儲(chǔ)空間，容易編輯或更新。保存于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息，能迅速查找，但設(shè)備昂貴，信息可能被病毒破壞，也容易丟失。要對(duì)信息進(jìn)行定期備份，并將備份另行存放。重要信息要制作書面?zhèn)浞荨?考試大收集整理
（3）電子化存儲(chǔ)
利用電子文檔管理系統(tǒng)存儲(chǔ)信息。文檔存儲(chǔ)在CD—WROM（光盤，一次寫入，多次讀出）盤上，紙質(zhì)的文檔被掃描，而且計(jì)算機(jī)文檔保存在CD-WROM盤上。電子化存儲(chǔ)節(jié)省空間，容易制作備份，信息查找容易，保存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息能直接由用戶從他們的計(jì)算機(jī)上訪問，但設(shè)備昂貴，查找信息的質(zhì)量和使用程度取決于系統(tǒng)初始設(shè)置。
（4）縮微膠片存儲(chǔ)
利用照像方法，將信息記錄保存在縮微膠片上?？s微膠片存儲(chǔ)節(jié)省空間，節(jié)省存儲(chǔ)設(shè)備費(fèi)用，但照像和閱讀膠片需要昂貴的設(shè)備，縮微膠片圖像的質(zhì)量會(huì)隨時(shí)間的推移而下降。
5．保管
有序化保存的信息要進(jìn)行保管，做到防火、防潮、防高溫、防蟲害，防失密、盜竊、定期或不定期進(jìn)行清點(diǎn)，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的信息，及時(shí)存儲(chǔ)更新，不斷擴(kuò)充新的信息，建立查閱、保管制度，實(shí)施科學(xué)保管。
（四）注意事項(xiàng)
（1）存儲(chǔ)信息要選擇質(zhì)量好的存儲(chǔ)載體。
（2）加強(qiáng)存儲(chǔ)載體的日常保管。
（3）注意調(diào)節(jié)存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫度與濕度。
（4）防塵、防磁場(chǎng)，勿折、勿摸磁表面。
（5）定期檢查、復(fù)制。
（6）計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)應(yīng)采取必要的保護(hù)措施：制作備份；重要信息應(yīng)制作書面?zhèn)浞?；磁盤存放在磁盤盒中；不使用外來的磁盤，以防帶來病毒。
（五）相關(guān)鏈接
信息存儲(chǔ)的意義
信息存儲(chǔ)能夠豐富信息資源，利于集中管理信息，使信息的查找方便、迅速，減少信息的無序存放和丟失，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。