1、上司用什么標準選擇秘書
a.看起來舒心
領導人在選擇自己的秘書時，一般都有自己的偏好。有的喜歡性格開朗的，有的喜歡美貌的，有的喜歡勤快的，有的喜歡沉穩(wěn)的……盡管選擇的標準各不相同，但最終對“好”秘書的看法都基本相似：首先，作為一個秘書，你必須讓上司看著舒服。這個看著“舒服”，并不一定是特別漂亮，它還要求你的衣著打扮和言談舉止都非常得體，有相當的氣質。
作為秘書，你要給上司一個良好的第一印象，除了容貌之外，包括你說話的重音、音調和口齒是否清楚等在內，都有可能影響他對你的第一印象。盡管一個秘書的價值和她的外表沒有直接關系，但遺憾的是，即使你的內在品質非常優(yōu)秀，你給上司的第一印象仍是由你的外貌決定的。上司決定是否選擇你做秘書，往往又取決于你給他的第一印象。當然，如果你只給上司留下好感，還不足以讓他放心地把工作交給你。
b.帶在身邊放心
光看著舒服，上司還不會真正信任你；他還要繼續(xù)考察你是否誠實與忠誠。你只有讓上司信得過你，你才能算是真正的“秘書”，否則，盡管你可能被稱為“秘書”，實際上也就是一個普通的文員。
為什么秘書一定要讓上司感到放心呢？因為秘書經常要直接或間接地接觸一些公司重大決策的信息，甚至有可能參予對這些信息的處理，因此，你必須讓上司對你放心，作為秘書職業(yè)的第一條準則就是保守秘密。有些年輕的秘書泄密，并不是她們有意這么做，很多時候是由于她們的疏忽造成的，如被人盜走機密，或對方通過對自己的行為進行推測得到機密。因此，秘書要小心慎言。另外，一些人由于失戀等原因造成精神上不很穩(wěn)定，感情上有點什么波折都會掛在臉上，這樣的人也很難讓上司放心讓她作自己的秘書。
c.用起來省心
只有當上司對秘書感到放心之后，他才會根據你的能力來安排你的工作，而秘書也只有通過充分發(fā)揮自己的能力，才能讓上司對自己的工作滿意，成為上司名副其實的助手。那么，要具備什么條件才能讓上司用起來省心呢？
第一條就是經驗豐富。一個有能力的秘書，無論遇到什么、在什么時候和該怎么處理，都能從公司的全局出發(fā)考慮問題。如果秘書不能正確地理解上司的意圖，就抓不住工作的重點；如果不知道自己工作的重點，自然就不知道在一大堆工作中，哪些工作應該優(yōu)先安排，所以很多秘書經常費力不討好，甚至給上司幫倒忙，錯過時機；這種秘書自然談不上是有組織工作能力的秘書。可以說，只有具備了一定組織力的秘書，才有可能被上司當作有能力的秘書。
一個有經驗的秘書，她在工作中會有這么些特征：先決定工作的優(yōu)先順序，然后再著手開始工作；做好必要的準備工作后再開始工作；恰到好處地整理好辦公環(huán)境，以減少疲勞；文件存放從不將就，按規(guī)定存放一步到位，這樣要找文件時非常方便；在不是特別強調優(yōu)先順序的情況下，工作從難到易；對于那些特別耗時間的工作，在處理過程中向上司反映，聽取上司的指示。
第二條就是心身健康。上司對秘書的要求首先是頭腦敏捷，所以說秘書工作既是體力工作也是腦力工作，因此，身心健康是從事秘書工作的先決條件。生活有規(guī)律，保持適度的運動與休息，注意飲食的平衡；只有保持身體健康，才能夠在工作中保持相當的耐力和爆發(fā)力，出色地完成自己的工作，這是作為秘書最基本的條件。
為了保持心身健康，條件允許的話，秘書一定要注意休息好，特別是中午。午休能極大地提高人們在下午的工作效率，這并不是一個個人習慣的問題，早已被科學所證明。如果中午不休息，下午就有可能出現犯困“走神”的現象。當你正在接受領導指示的時候，你卻在“走神”，甚至忍不住呵欠連連，領導看了會怎么想？即使他不當面批評你，你在那種狀態(tài)下能完全領會領導的意思嗎？
2、秘書要具備哪些基本素質
a.認真
在企業(yè)，每一個人都要“認真”工作，這是理所當然，做到“認真”二字也是很普通的要求，但是，從另一個意義上來說也是很困難的。特別是對于年輕人來說，誰沒有個小愛好，想自在一點呢？與朋友在電話里聊天是一件很愜意的事，但無論哪家企業(yè)都不會允許有這種享受及類似的行為。作為秘書，不僅要遵守公司的規(guī)章制度，而且還要比一般員工做得更好，因為你在領導身邊工作，他們對你的要求自然更嚴，標準更高；他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧和拖拖拉拉。
現在有許多女孩子選擇秘書作為職業(yè)，僅僅是受了一些電視和小說的影響，以為做秘書輕松和浪漫，既不像營業(yè)部的銷售人員那樣有銷售指標定額的壓力，也不像研發(fā)部的科研人員那樣必須按時完成相關項目，工作業(yè)績指標彈性很大。所以，一些秘書在上班的時候出現注意力不集中的現象是難免的，如打電話時嘴里嚼著口香糖，手里玩著鉛筆；做事馬馬虎虎、粗枝大葉、缺乏主動性和責任感，等等。
b.誠實
所謂誠實，就是說老實話，辦老實事，做老實人。當然，作為白領都需要誠實，但為什么對于秘書，這一點需要特別強調呢？
比如，你把客人說的“下午14點來拜訪”聽成“下午4點來拜訪”，工作中出現了差錯，就應該實事求是地向上司認錯，不是掩蓋事實，或者往他人身上推以逃避自己的責任；另外，有些人為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實的真相，不如實及時地向上司匯報，從而給上司的決策造成失誤。所以，對于秘書來說，誠實是最重要的人品。
給領導當秘書必須聰明，否則領導不會真正地信任你。但是，秘書必須明白，雖然每個領導都有他犯糊涂的時候，但領導很少弱智，跟領導玩聰明，耍心眼，最終結果往往是搬起石頭砸自己的腳。所以，對于秘書來說，如果少些小聰明，可能是一樣好事。
c.保守秘密
前面已經說過，作為秘書你必須讓上司放心，所以，保守秘密是秘書起碼的職業(yè)素質要求。
為了嚴守機密，秘書應有非常豐富的知識和經驗，具有高度的職業(yè)敏感，在頭腦中有一把尺子，隨時衡量各種信息在信息方面的價值以及與各方面的利害關系。那么，有哪些東西屬于應當保密的范圍？如企業(yè)領導人的人事變動、機構調整、新產品開發(fā)等內容。由于它們關系到企業(yè)的生存與發(fā)展，所以它們的信息價值很容易判斷。但是，有很多東西就不那么容易辨識。比如，上司在訪問某用戶時，就雙方的合作提出了新的方式，對這種新的方式要不要保密呢？秘書認為這種方式在書刊雜志上作過大量的介紹，沒有什么保密的價值，因此，秘書在接待另一家老客戶時，無意之中把這件事說了出來。因為現在所處的這個社會是一個競爭的社會，可能說者無意，聽者有心，于是他提前采取了行動，占據了市場的主動，結果給自己帶來了無窮的后患。類似的情況很多。由于對象和時間的不同，同一條信息的信息價值也大不相同。秘書一定要把握這種信息價值的微妙之處，既不粗枝大葉、無所顧忌，也不風聲鶴唳，草木皆兵。
比如，當客人起身告辭時，隨便問了一句：“請問你們經理住在什么地方？”對于這個問題，你該怎樣回答？“對不起，事關機密，無可奉告?！比绻氵@樣回答，從保密的角度來看，的確無可非議。但是，因為像這種級別的信息可以說是公開的秘密，對方可從許多渠能知道，所以，你這種保密，除了能得到一個“神經質”的綽號外，就沒有什么實際意義了。
忠誠對于秘書來說，實質就是她的職業(yè)生命。如果一個秘書對她服務的上司或公司沒有忠誠感，就不能算是一個真正的職業(yè)秘書。特別是對于那些快速成長的高科技公司，或者以服務業(yè)為主的公司來說，秘書忠誠度更為重要。因為這種新興的公司，它們在市場中的核心競爭力，可能就是一項專利，或者是一個技術訣竅，或者是一個創(chuàng)意，有時甚至只是一條商業(yè)機密，就像當年的可口可樂公司一樣，就只有一個配方。如果秘書為錢，或者為了泄私憤，完全有可能利用職務之便，出賣公司的這種無形資產，而且可以做得人不知、鬼不覺，甚至把老板賣了，老板還會夸她精明。
d.謙遜
雖然一般的秘書在公司的正式地位都不是很高，但由于秘書經常代理上司行使一些職權，所以，如果秘書沒有謙虛的品質的話，就會自然而然地養(yǎng)生出驕橫跋扈的毛病。一些秘書以為上司的職權就是自己的職權，喜歡在公司里拉幫結伙，誰要是不買自己的賬，就假公濟私，想方設法結對方穿小鞋；即便秘書不是一個頤指氣使的人，但總會有人看在上司的份上向秘書獻殷勤，如果秘書不具備謙虛的品質，慢慢地也會把自己的尾巴翹起來。
秘書必須有親和力。秘書部門是一個企業(yè)的神經中樞，上傳下達，左迎右送，都是秘書的工作。從收集信息到給領導安排工作日程，幾乎秘書的每項工作都需要各部門的協(xié)助配合。如果你不謙遜，不僅得不到各部門的支持，反而到處有人給你使絆，讓你寸步難行。
e.忍耐
由于市場競選越來越激烈，企業(yè)領導人的壓力也越來越大，因此，他們在工作中出現不順也是常有的事。一旦工作出現挫折，他們就有可能要找個目標發(fā)泄心中的焦慮。自然而然，秘書就是公司領導人發(fā)泄的對象，因為一是發(fā)泄方便，二是發(fā)泄后的代價很小，幾乎可以說是“free”。曾經有位名人在電視上公開宣稱，“經罵”是他找秘書的首要條件。所以，秘書要有忍耐精神。日常工作中經常會出現這種情況，比方說，秘書為上司約好了到某公司會談的時間，但因對方臨時有變，讓上司空跑了一趟，這本來不是秘書的責任，但上司心里窩火，于是他就有可能給秘書一些臉色看。
有些女秘書容易情緒化，一聽到批評，特別是錯誤的批評，當著上司的面，馬上就淚如泉涌，嚎啕大哭。對于上司來說，他可能會動惻隱之心，當時不會再多說什么，但是從內心來講，他可能會更看不起這種嬌氣的作風。對于秘書來說，出現這種情況更加可怕。
當秘書首先必須有很強的心理承受能力。受了委屈之后就要想開一點。所謂想開一點，就是你要想到，上司也是人，他也有喜怒哀樂，他也有需要發(fā)泄的時候，他不朝你這個當秘書的發(fā)泄，朝誰發(fā)泄?
f.開朗
有許多上司把“性格是否開朗”當作選擇秘書的第一個條件。一個開朗的秘書，能感染整個辦公室的氣氛，給所有的人帶來愉悅，提高工作效率。要做到開朗，你就一定要熱愛生活。
秘書一方面要勤奮地工作，另一方面在衣著打扮上要嚴格地自我控制。那么，難道是要求秘書過著象中世紀的清教徒一樣的生活嗎？不！事實恰恰相反，它要求每一個秘書盡情地享受現代社會的各種精神文明和物質文明，使自己業(yè)余生活變得豐富起來，從而對工作保持一種永不衰竭的熱情。
有些秘書看上去挺忙，一天到晚忙忙呼呼，走路也象帶著一陣風似的，但是，由于這種人在生活里不會自我調節(jié)，精神上從不放松，所以他們辦事，老是事半功倍，甚至根本沒有什么效率。這種人不僅自己工作干不好，而且由于他們辦事咋咋呼呼的，極容易影響周圍同事的工作情緒。所以在那些年齡偏高的上司看來，這種毛手毛腳簡直是一種不能容忍的粗野。
秘書處于公司管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊，事務的繁重，角色的復雜，經常使她們的心理經常處于高度緊張狀態(tài)。如果不能及時加以調整，久而久之就會造成心理失調，出現包括缺乏自信心、失敗感、愧疚感以及相互交織的不安和憂慮的精神狀態(tài)，所以，秘書最忌諱的就是不會自我放松。一天忙下來已經累得夠嗆，可是下班回到家中，頭腦里不是想著今天的哪件事沒辦好，就是想著明天的哪件事不好辦，使大腦神經總是處于這樣一種亢奮之中，得不到休息，于是，第二天上班還殘留著前一天的疲倦。長期以往，秘書的反應就不會那么靈敏，動作也會開始變得遲鈍。對于一個秘書來說，這是一種最可怕的慢性自殺。因此，秘書在工作中一定要做到心平如鏡、從容不迫。明天有些什么事要做，這些事應該怎樣做，如果這些事已胸有成竹，那么，下班以后想怎么玩就該怎么玩。
g.自信
有些人以為只有領導需要自信，秘書需要的只是理解和執(zhí)行，其實，秘書同樣需要自信！確實有些秘書，特別是女秘書，她們唯唯是諾，默默無聞，沒有什么個性，上司說一，她就不會說是二；上司說是馬，她就不會說是鹿。但是，在實際工作中，有相當多的秘書是非常自信！
隨著時代的發(fā)展，企業(yè)之間的競爭加劇，企業(yè)領導人身上的責任和壓力也越來越大。企業(yè)領導身上的責任和壓力越大，他們對秘書的期望值自然也就越來越高。因此，秘書也一樣地面臨著時代越來越嚴峻的挑戰(zhàn)！面對這種挑戰(zhàn)，如果沒有自信，秘書會變成什么樣子呢？只有充滿自信，才能開啟主觀能動性的閘門；只有充滿自信，才能發(fā)動聰明才智的馬達。有了主觀能動性和聰明才智，有什么樣的挑戰(zhàn)不能戰(zhàn)勝?可以說，一個優(yōu)秀的秘書，比一般的白領更需要有自信。但是，秘書的自信，大多不是掛在嘴上，而是化作了行動；秘書的自信，很少顯在臉上，而是滲進了骨頭里；一個優(yōu)秀的秘書，她辦事謹慎，但從不膽怯；她為人寬容，但絕不懦弱；她處世內斂，但永不自卑。
3、為什么秘書要特別注意禮貌
雖然從身份上來講，秘書只是一般的員工，沒有什么特殊的地方，但從工作性質上看，秘書又身處企業(yè)管理的高層，每天接觸到的人物身份都比較高，所以，這就要求秘書有相當的教養(yǎng)，無論是說話還是辦事都要體現出禮貌和涵養(yǎng)，因為你不僅代表著你自己，你還代表著你的上司和你整個企業(yè)的形象。公司領導人的年齡和地位決定不喜歡自己身邊工作的人說話粗俗，辦事毛糙，接人待物不講一點規(guī)矩的人。
注意禮貌是秘書保持與各方面良好關系的一大法寶。秘書處于公司管理樞紐中心，每天要與公司內外各式各樣的人打交道，只有與他們保持良好的關系，你的工作才能得到他們的支持和幫助，才能維護好與各方面良好的關系。
現在一些公司里的是是非非，都是由于一方或雙方不講禮貌造成誤會積累而成。比如，早晨上班時，你在電梯口碰到了一個部門的經理，由于急著打卡，你沒有對他點頭問候，于是你在他心里留下一個“目中無人”的印象；又比如，總經理讓你給上海的分公司經理打個電話；電話說完了之后，由于另外又來電話了，所以你先掛電話，這樣，你給對方也留下了一個“傲慢”的印象……
一些年輕的秘書之所以不太注意禮貌，并不是她們多么傲慢和無禮，而是她們覺得許多禮儀已經過時，而且沒有什么實際意義。的確，許多“禮儀”就是過去人們所定規(guī)的一些形式化的東西，并沒有什么實際意義了，而且人類的禮儀規(guī)范也不是一成不變的，它也隨著時代而變化。比如過去見了長輩要下跪磕頭，現在就不用了。但是，公司領導人的年紀一般都比秘書年長，他們的觀念和行為都相對偏保守，所以，在注意禮貌方面一定要注意他們的感受，因為你對他們講禮貌，也僅僅是讓他們感受到了你對他們的尊重和關心。
4、如何把握衣著打扮的分寸
a.要注意分寸
在講究“包裝”的今天，秘書如果一味地追趕潮流，將所有的流行前衛(wèi)的東西都帶到辦公室，可能會給你的工作帶來一些意想不到的麻煩。妙齡花季，追求時尚與前衛(wèi)，并不是說她們不美，而是這些標新立異與工作環(huán)境不協(xié)調。因為公司領導與一般的員工相比，特別是與秘書的年齡相比，年齡普遍偏高，而且男性的占多數。他們的審美情趣不僅沒有秘書們那么前衛(wèi)時尚，可以說還有些保守甚至落后。在他們眼里，如果秘書化妝打扮標新立異，則有可能被看作是庸俗和輕浮的象征。因此，從這個意義上來說，秘書應當與時尚前衛(wèi)保持一米線的安全距離。另外，秘書是上司的助手，主要是從事一些日常性的服務工作，如果穿得過于講究和前衛(wèi)，就不利于工作。但是，這也并不是說秘書對衣著打扮可以非常隨便，秘書在這方面一定要注意分寸。
b.保持大眾化
在辦公室里，施淡妝，天然樣，也許更能顯示秘書清秀的風格。評價一個人長得美還是長得丑，都是相對的，因為客觀上沒有統(tǒng)一的標準，每個人都有自己的主觀審美意識。但是，美有一條原則，那就是必須合乎自然，如果過分打扮，顯得鶴立雞群，反而不如大眾化顯得更加自然。秘書的衣著打扮不僅要與她自己的形體、性格相稱，而且要與工作環(huán)境所需要的氣氛相協(xié)調。
c.上班服裝的選擇
秘書穿在選擇穿什么樣的衣服上班時，既要考慮秘書的形象，又要考慮不影響著秘書的工作。因此，在選擇上班的服裝時，要要考慮服裝是否妨礙工作，比如，衣袖是否太長、裙子是否太長和用什么料子做的；另外，還要考慮穿著是否舒適、衣服是否有口袋和看起來是否端莊，能夠接待客人等。
有些秘書因為經常要抄抄寫寫，所以總愛穿T恤衫上班，圖個方便。但是，穿T恤衫接待客人則顯得不夠嚴肅；與此相反，有些秘書因為要接待客人，喜歡穿西服上班，但西服又容易弄臟；因此，秘書穿用中長纖維等料子做的簡易西服或西服裙上班。
d.首飾的副作用
秘書不要戴首飾，因為象耳環(huán)、戒指、手鐲這類東西太顯眼，在接待客人時，容易分散客人的注意力，與會見客人所需的寧靜氣氛不和諧。比如，你在給客人送茶時，客人聽到你的手鐲叮當地響，會有什么感受呢？
e.互相提醒
為了保持一種清新美好的形象，秘書不僅在精神上要有一股蓬勃向上的朝氣，而且在衣著打扮上也要有所講究，只不過是不要過于顯眼。但是，怕就是怕掌握不了這種分寸，久而久之，不是眉毛描得太濃，就是口紅涂得太鮮。因此，秘書之間要經?；ハ喽酱伲绻l的衣服皺了或者化妝過分，就及時提醒她。
a.看起來舒心
領導人在選擇自己的秘書時，一般都有自己的偏好。有的喜歡性格開朗的，有的喜歡美貌的，有的喜歡勤快的，有的喜歡沉穩(wěn)的……盡管選擇的標準各不相同，但最終對“好”秘書的看法都基本相似：首先，作為一個秘書，你必須讓上司看著舒服。這個看著“舒服”，并不一定是特別漂亮，它還要求你的衣著打扮和言談舉止都非常得體，有相當的氣質。
作為秘書，你要給上司一個良好的第一印象，除了容貌之外，包括你說話的重音、音調和口齒是否清楚等在內，都有可能影響他對你的第一印象。盡管一個秘書的價值和她的外表沒有直接關系，但遺憾的是，即使你的內在品質非常優(yōu)秀，你給上司的第一印象仍是由你的外貌決定的。上司決定是否選擇你做秘書，往往又取決于你給他的第一印象。當然，如果你只給上司留下好感，還不足以讓他放心地把工作交給你。
b.帶在身邊放心
光看著舒服，上司還不會真正信任你；他還要繼續(xù)考察你是否誠實與忠誠。你只有讓上司信得過你，你才能算是真正的“秘書”，否則，盡管你可能被稱為“秘書”，實際上也就是一個普通的文員。
為什么秘書一定要讓上司感到放心呢？因為秘書經常要直接或間接地接觸一些公司重大決策的信息，甚至有可能參予對這些信息的處理，因此，你必須讓上司對你放心，作為秘書職業(yè)的第一條準則就是保守秘密。有些年輕的秘書泄密，并不是她們有意這么做，很多時候是由于她們的疏忽造成的，如被人盜走機密，或對方通過對自己的行為進行推測得到機密。因此，秘書要小心慎言。另外，一些人由于失戀等原因造成精神上不很穩(wěn)定，感情上有點什么波折都會掛在臉上，這樣的人也很難讓上司放心讓她作自己的秘書。
c.用起來省心
只有當上司對秘書感到放心之后，他才會根據你的能力來安排你的工作，而秘書也只有通過充分發(fā)揮自己的能力，才能讓上司對自己的工作滿意，成為上司名副其實的助手。那么，要具備什么條件才能讓上司用起來省心呢？
第一條就是經驗豐富。一個有能力的秘書，無論遇到什么、在什么時候和該怎么處理，都能從公司的全局出發(fā)考慮問題。如果秘書不能正確地理解上司的意圖，就抓不住工作的重點；如果不知道自己工作的重點，自然就不知道在一大堆工作中，哪些工作應該優(yōu)先安排，所以很多秘書經常費力不討好，甚至給上司幫倒忙，錯過時機；這種秘書自然談不上是有組織工作能力的秘書。可以說，只有具備了一定組織力的秘書，才有可能被上司當作有能力的秘書。
一個有經驗的秘書，她在工作中會有這么些特征：先決定工作的優(yōu)先順序，然后再著手開始工作；做好必要的準備工作后再開始工作；恰到好處地整理好辦公環(huán)境，以減少疲勞；文件存放從不將就，按規(guī)定存放一步到位，這樣要找文件時非常方便；在不是特別強調優(yōu)先順序的情況下，工作從難到易；對于那些特別耗時間的工作，在處理過程中向上司反映，聽取上司的指示。
第二條就是心身健康。上司對秘書的要求首先是頭腦敏捷，所以說秘書工作既是體力工作也是腦力工作，因此，身心健康是從事秘書工作的先決條件。生活有規(guī)律，保持適度的運動與休息，注意飲食的平衡；只有保持身體健康，才能夠在工作中保持相當的耐力和爆發(fā)力，出色地完成自己的工作，這是作為秘書最基本的條件。
為了保持心身健康，條件允許的話，秘書一定要注意休息好，特別是中午。午休能極大地提高人們在下午的工作效率，這并不是一個個人習慣的問題，早已被科學所證明。如果中午不休息，下午就有可能出現犯困“走神”的現象。當你正在接受領導指示的時候，你卻在“走神”，甚至忍不住呵欠連連，領導看了會怎么想？即使他不當面批評你，你在那種狀態(tài)下能完全領會領導的意思嗎？
2、秘書要具備哪些基本素質
a.認真
在企業(yè)，每一個人都要“認真”工作，這是理所當然，做到“認真”二字也是很普通的要求，但是，從另一個意義上來說也是很困難的。特別是對于年輕人來說，誰沒有個小愛好，想自在一點呢？與朋友在電話里聊天是一件很愜意的事，但無論哪家企業(yè)都不會允許有這種享受及類似的行為。作為秘書，不僅要遵守公司的規(guī)章制度，而且還要比一般員工做得更好，因為你在領導身邊工作，他們對你的要求自然更嚴，標準更高；他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧和拖拖拉拉。
現在有許多女孩子選擇秘書作為職業(yè)，僅僅是受了一些電視和小說的影響，以為做秘書輕松和浪漫，既不像營業(yè)部的銷售人員那樣有銷售指標定額的壓力，也不像研發(fā)部的科研人員那樣必須按時完成相關項目，工作業(yè)績指標彈性很大。所以，一些秘書在上班的時候出現注意力不集中的現象是難免的，如打電話時嘴里嚼著口香糖，手里玩著鉛筆；做事馬馬虎虎、粗枝大葉、缺乏主動性和責任感，等等。
b.誠實
所謂誠實，就是說老實話，辦老實事，做老實人。當然，作為白領都需要誠實，但為什么對于秘書，這一點需要特別強調呢？
比如，你把客人說的“下午14點來拜訪”聽成“下午4點來拜訪”，工作中出現了差錯，就應該實事求是地向上司認錯，不是掩蓋事實，或者往他人身上推以逃避自己的責任；另外，有些人為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實的真相，不如實及時地向上司匯報，從而給上司的決策造成失誤。所以，對于秘書來說，誠實是最重要的人品。
給領導當秘書必須聰明，否則領導不會真正地信任你。但是，秘書必須明白，雖然每個領導都有他犯糊涂的時候，但領導很少弱智，跟領導玩聰明，耍心眼，最終結果往往是搬起石頭砸自己的腳。所以，對于秘書來說，如果少些小聰明，可能是一樣好事。
c.保守秘密
前面已經說過，作為秘書你必須讓上司放心，所以，保守秘密是秘書起碼的職業(yè)素質要求。
為了嚴守機密，秘書應有非常豐富的知識和經驗，具有高度的職業(yè)敏感，在頭腦中有一把尺子，隨時衡量各種信息在信息方面的價值以及與各方面的利害關系。那么，有哪些東西屬于應當保密的范圍？如企業(yè)領導人的人事變動、機構調整、新產品開發(fā)等內容。由于它們關系到企業(yè)的生存與發(fā)展，所以它們的信息價值很容易判斷。但是，有很多東西就不那么容易辨識。比如，上司在訪問某用戶時，就雙方的合作提出了新的方式，對這種新的方式要不要保密呢？秘書認為這種方式在書刊雜志上作過大量的介紹，沒有什么保密的價值，因此，秘書在接待另一家老客戶時，無意之中把這件事說了出來。因為現在所處的這個社會是一個競爭的社會，可能說者無意，聽者有心，于是他提前采取了行動，占據了市場的主動，結果給自己帶來了無窮的后患。類似的情況很多。由于對象和時間的不同，同一條信息的信息價值也大不相同。秘書一定要把握這種信息價值的微妙之處，既不粗枝大葉、無所顧忌，也不風聲鶴唳，草木皆兵。
比如，當客人起身告辭時，隨便問了一句：“請問你們經理住在什么地方？”對于這個問題，你該怎樣回答？“對不起，事關機密，無可奉告?！比绻氵@樣回答，從保密的角度來看，的確無可非議。但是，因為像這種級別的信息可以說是公開的秘密，對方可從許多渠能知道，所以，你這種保密，除了能得到一個“神經質”的綽號外，就沒有什么實際意義了。
忠誠對于秘書來說，實質就是她的職業(yè)生命。如果一個秘書對她服務的上司或公司沒有忠誠感，就不能算是一個真正的職業(yè)秘書。特別是對于那些快速成長的高科技公司，或者以服務業(yè)為主的公司來說，秘書忠誠度更為重要。因為這種新興的公司，它們在市場中的核心競爭力，可能就是一項專利，或者是一個技術訣竅，或者是一個創(chuàng)意，有時甚至只是一條商業(yè)機密，就像當年的可口可樂公司一樣，就只有一個配方。如果秘書為錢，或者為了泄私憤，完全有可能利用職務之便，出賣公司的這種無形資產，而且可以做得人不知、鬼不覺，甚至把老板賣了，老板還會夸她精明。
d.謙遜
雖然一般的秘書在公司的正式地位都不是很高，但由于秘書經常代理上司行使一些職權，所以，如果秘書沒有謙虛的品質的話，就會自然而然地養(yǎng)生出驕橫跋扈的毛病。一些秘書以為上司的職權就是自己的職權，喜歡在公司里拉幫結伙，誰要是不買自己的賬，就假公濟私，想方設法結對方穿小鞋；即便秘書不是一個頤指氣使的人，但總會有人看在上司的份上向秘書獻殷勤，如果秘書不具備謙虛的品質，慢慢地也會把自己的尾巴翹起來。
秘書必須有親和力。秘書部門是一個企業(yè)的神經中樞，上傳下達，左迎右送，都是秘書的工作。從收集信息到給領導安排工作日程，幾乎秘書的每項工作都需要各部門的協(xié)助配合。如果你不謙遜，不僅得不到各部門的支持，反而到處有人給你使絆，讓你寸步難行。
e.忍耐
由于市場競選越來越激烈，企業(yè)領導人的壓力也越來越大，因此，他們在工作中出現不順也是常有的事。一旦工作出現挫折，他們就有可能要找個目標發(fā)泄心中的焦慮。自然而然，秘書就是公司領導人發(fā)泄的對象，因為一是發(fā)泄方便，二是發(fā)泄后的代價很小，幾乎可以說是“free”。曾經有位名人在電視上公開宣稱，“經罵”是他找秘書的首要條件。所以，秘書要有忍耐精神。日常工作中經常會出現這種情況，比方說，秘書為上司約好了到某公司會談的時間，但因對方臨時有變，讓上司空跑了一趟，這本來不是秘書的責任，但上司心里窩火，于是他就有可能給秘書一些臉色看。
有些女秘書容易情緒化，一聽到批評，特別是錯誤的批評，當著上司的面，馬上就淚如泉涌，嚎啕大哭。對于上司來說，他可能會動惻隱之心，當時不會再多說什么，但是從內心來講，他可能會更看不起這種嬌氣的作風。對于秘書來說，出現這種情況更加可怕。
當秘書首先必須有很強的心理承受能力。受了委屈之后就要想開一點。所謂想開一點，就是你要想到，上司也是人，他也有喜怒哀樂，他也有需要發(fā)泄的時候，他不朝你這個當秘書的發(fā)泄，朝誰發(fā)泄?
f.開朗
有許多上司把“性格是否開朗”當作選擇秘書的第一個條件。一個開朗的秘書，能感染整個辦公室的氣氛，給所有的人帶來愉悅，提高工作效率。要做到開朗，你就一定要熱愛生活。
秘書一方面要勤奮地工作，另一方面在衣著打扮上要嚴格地自我控制。那么，難道是要求秘書過著象中世紀的清教徒一樣的生活嗎？不！事實恰恰相反，它要求每一個秘書盡情地享受現代社會的各種精神文明和物質文明，使自己業(yè)余生活變得豐富起來，從而對工作保持一種永不衰竭的熱情。
有些秘書看上去挺忙，一天到晚忙忙呼呼，走路也象帶著一陣風似的，但是，由于這種人在生活里不會自我調節(jié)，精神上從不放松，所以他們辦事，老是事半功倍，甚至根本沒有什么效率。這種人不僅自己工作干不好，而且由于他們辦事咋咋呼呼的，極容易影響周圍同事的工作情緒。所以在那些年齡偏高的上司看來，這種毛手毛腳簡直是一種不能容忍的粗野。
秘書處于公司管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊，事務的繁重，角色的復雜，經常使她們的心理經常處于高度緊張狀態(tài)。如果不能及時加以調整，久而久之就會造成心理失調，出現包括缺乏自信心、失敗感、愧疚感以及相互交織的不安和憂慮的精神狀態(tài)，所以，秘書最忌諱的就是不會自我放松。一天忙下來已經累得夠嗆，可是下班回到家中，頭腦里不是想著今天的哪件事沒辦好，就是想著明天的哪件事不好辦，使大腦神經總是處于這樣一種亢奮之中，得不到休息，于是，第二天上班還殘留著前一天的疲倦。長期以往，秘書的反應就不會那么靈敏，動作也會開始變得遲鈍。對于一個秘書來說，這是一種最可怕的慢性自殺。因此，秘書在工作中一定要做到心平如鏡、從容不迫。明天有些什么事要做，這些事應該怎樣做，如果這些事已胸有成竹，那么，下班以后想怎么玩就該怎么玩。
g.自信
有些人以為只有領導需要自信，秘書需要的只是理解和執(zhí)行，其實，秘書同樣需要自信！確實有些秘書，特別是女秘書，她們唯唯是諾，默默無聞，沒有什么個性，上司說一，她就不會說是二；上司說是馬，她就不會說是鹿。但是，在實際工作中，有相當多的秘書是非常自信！
隨著時代的發(fā)展，企業(yè)之間的競爭加劇，企業(yè)領導人身上的責任和壓力也越來越大。企業(yè)領導身上的責任和壓力越大，他們對秘書的期望值自然也就越來越高。因此，秘書也一樣地面臨著時代越來越嚴峻的挑戰(zhàn)！面對這種挑戰(zhàn)，如果沒有自信，秘書會變成什么樣子呢？只有充滿自信，才能開啟主觀能動性的閘門；只有充滿自信，才能發(fā)動聰明才智的馬達。有了主觀能動性和聰明才智，有什么樣的挑戰(zhàn)不能戰(zhàn)勝?可以說，一個優(yōu)秀的秘書，比一般的白領更需要有自信。但是，秘書的自信，大多不是掛在嘴上，而是化作了行動；秘書的自信，很少顯在臉上，而是滲進了骨頭里；一個優(yōu)秀的秘書，她辦事謹慎，但從不膽怯；她為人寬容，但絕不懦弱；她處世內斂，但永不自卑。
3、為什么秘書要特別注意禮貌
雖然從身份上來講，秘書只是一般的員工，沒有什么特殊的地方，但從工作性質上看，秘書又身處企業(yè)管理的高層，每天接觸到的人物身份都比較高，所以，這就要求秘書有相當的教養(yǎng)，無論是說話還是辦事都要體現出禮貌和涵養(yǎng)，因為你不僅代表著你自己，你還代表著你的上司和你整個企業(yè)的形象。公司領導人的年齡和地位決定不喜歡自己身邊工作的人說話粗俗，辦事毛糙，接人待物不講一點規(guī)矩的人。
注意禮貌是秘書保持與各方面良好關系的一大法寶。秘書處于公司管理樞紐中心，每天要與公司內外各式各樣的人打交道，只有與他們保持良好的關系，你的工作才能得到他們的支持和幫助，才能維護好與各方面良好的關系。
現在一些公司里的是是非非，都是由于一方或雙方不講禮貌造成誤會積累而成。比如，早晨上班時，你在電梯口碰到了一個部門的經理，由于急著打卡，你沒有對他點頭問候，于是你在他心里留下一個“目中無人”的印象；又比如，總經理讓你給上海的分公司經理打個電話；電話說完了之后，由于另外又來電話了，所以你先掛電話，這樣，你給對方也留下了一個“傲慢”的印象……
一些年輕的秘書之所以不太注意禮貌，并不是她們多么傲慢和無禮，而是她們覺得許多禮儀已經過時，而且沒有什么實際意義。的確，許多“禮儀”就是過去人們所定規(guī)的一些形式化的東西，并沒有什么實際意義了，而且人類的禮儀規(guī)范也不是一成不變的，它也隨著時代而變化。比如過去見了長輩要下跪磕頭，現在就不用了。但是，公司領導人的年紀一般都比秘書年長，他們的觀念和行為都相對偏保守，所以，在注意禮貌方面一定要注意他們的感受，因為你對他們講禮貌，也僅僅是讓他們感受到了你對他們的尊重和關心。
4、如何把握衣著打扮的分寸
a.要注意分寸
在講究“包裝”的今天，秘書如果一味地追趕潮流，將所有的流行前衛(wèi)的東西都帶到辦公室，可能會給你的工作帶來一些意想不到的麻煩。妙齡花季，追求時尚與前衛(wèi)，并不是說她們不美，而是這些標新立異與工作環(huán)境不協(xié)調。因為公司領導與一般的員工相比，特別是與秘書的年齡相比，年齡普遍偏高，而且男性的占多數。他們的審美情趣不僅沒有秘書們那么前衛(wèi)時尚，可以說還有些保守甚至落后。在他們眼里，如果秘書化妝打扮標新立異，則有可能被看作是庸俗和輕浮的象征。因此，從這個意義上來說，秘書應當與時尚前衛(wèi)保持一米線的安全距離。另外，秘書是上司的助手，主要是從事一些日常性的服務工作，如果穿得過于講究和前衛(wèi)，就不利于工作。但是，這也并不是說秘書對衣著打扮可以非常隨便，秘書在這方面一定要注意分寸。
b.保持大眾化
在辦公室里，施淡妝，天然樣，也許更能顯示秘書清秀的風格。評價一個人長得美還是長得丑，都是相對的，因為客觀上沒有統(tǒng)一的標準，每個人都有自己的主觀審美意識。但是，美有一條原則，那就是必須合乎自然，如果過分打扮，顯得鶴立雞群，反而不如大眾化顯得更加自然。秘書的衣著打扮不僅要與她自己的形體、性格相稱，而且要與工作環(huán)境所需要的氣氛相協(xié)調。
c.上班服裝的選擇
秘書穿在選擇穿什么樣的衣服上班時，既要考慮秘書的形象，又要考慮不影響著秘書的工作。因此，在選擇上班的服裝時，要要考慮服裝是否妨礙工作，比如，衣袖是否太長、裙子是否太長和用什么料子做的；另外，還要考慮穿著是否舒適、衣服是否有口袋和看起來是否端莊，能夠接待客人等。
有些秘書因為經常要抄抄寫寫，所以總愛穿T恤衫上班，圖個方便。但是，穿T恤衫接待客人則顯得不夠嚴肅；與此相反，有些秘書因為要接待客人，喜歡穿西服上班，但西服又容易弄臟；因此，秘書穿用中長纖維等料子做的簡易西服或西服裙上班。
d.首飾的副作用
秘書不要戴首飾，因為象耳環(huán)、戒指、手鐲這類東西太顯眼，在接待客人時，容易分散客人的注意力，與會見客人所需的寧靜氣氛不和諧。比如，你在給客人送茶時，客人聽到你的手鐲叮當地響，會有什么感受呢？
e.互相提醒
為了保持一種清新美好的形象，秘書不僅在精神上要有一股蓬勃向上的朝氣，而且在衣著打扮上也要有所講究，只不過是不要過于顯眼。但是，怕就是怕掌握不了這種分寸，久而久之，不是眉毛描得太濃，就是口紅涂得太鮮。因此，秘書之間要經?；ハ喽酱伲绻l的衣服皺了或者化妝過分，就及時提醒她。