1、秘書每天都在做些什么
秘書工作對一些人來說顯得非常神秘。許多人以為秘書每天的工作就是陪老板外出談生意，出席各種豪華宴會，非常風光。那么，秘書每天實際上都在做些什么呢？先來看一個在北京某外企總經(jīng)理辦公室工作的秘書一天的工作吧！她畢業(yè)于北京某大學中文系，在這家公司的總經(jīng)理辦公室已經(jīng)工作了2年，頂頭上司是公司副總，美籍華人，負責公司銷售。
8：40 到達自己的辦公室
8：45 打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點備用物品
9：00 上司到辦公室
9：15 為上司沖咖啡，確認當天的日程安排，通知總經(jīng)理辦公室主任在接待室接待預約好的客人
9：30 有傳真或電子郵件的話，根據(jù)上司的指示回復
9：45 郵件到達后進行分揀，將緊急的信件和包裹分發(fā)給收件人
10：00 接聽電話，將前一天來訪客人的數(shù)據(jù)輸入電腦
中的顧客名錄，整理報紙雜志，剪報、掃描等
10：30 接待客人，給客人沏茶等
11：40 上司外出，將上司交待的文件打完
12：00 午休
13：00 回到辦公桌前，上網(wǎng)查資料，接聽電話等等
13：10 上司回到公司，給上司沖咖啡，報告電話留言，領回上司上次出差時的單據(jù)，核算出差費用
14：00 根據(jù)總經(jīng)理辦公室主任的指示，復印并打印文件
14：30 招待客人，給沏茶
15：25 回到辦公桌前繼續(xù)起草報告（計劃明天寫完）
15：30 為公司司務會準備咖啡
16：00 幫總經(jīng)理辦公室主任的信寫好之后，寫好信封，并通知快遞公司將信取走；公司司務會結(jié)束后清理會場，打印出第二天上司的工作日程表，交給上司
17：30 上司出門辦事，整理未完成的文件
18：00 下班
除此以外，秘書還經(jīng)常要預訂飯店、為上司準備午飯、準備客戶禮品、打掃秘書辦公室、給會議準備茶水等。
2、秘書在公司起什么作用
從上面的例子可以看出，給企業(yè)領導人配備秘書就是協(xié)助他們處理一些日常雜事；其實，不只限于企業(yè)的領導人，就是一般的社會組織的領導人也需要配備秘書；之所以要給領導人配備秘書，就是減少他們在決策過程中受到的干擾。領導人在處理各種問題的過程中，都常常被迫作出各種明確的決策，而這些決策都伴隨著相應的責任風險。如果沒有人幫助他們排除決策過程中受到的干擾，那他們的決策就不一定能做到科學而且及時。
在上個世紀八十年代初期，當張瑞敏先生來到那個小電器丁當廠長的時候，工廠規(guī)模很小，而且瀕臨倒閉，張瑞敏先生當時可能沒有秘書，也可能不需要秘書。但是，到了21世紀的今天，海爾公司的年銷售額己達七八百億元人民幣，因此，張瑞敏先生現(xiàn)在肯定需要秘書，而且肯定不止一個秘書?？梢哉f，當一個公司的規(guī)模還不大的時候，企業(yè)領導人的決策風險往往容易被人們忽視；隨著它們的規(guī)模的逐漸擴大，領導人在決策過程中的責任風險會愈來愈明顯?，F(xiàn)在對于張瑞敏先生來說，他必須對自己的員工及員工的家屬負責；作為上市公司，他必須對海爾公司所有的股民負責；不僅如此，他還必須對專門經(jīng)營海爾產(chǎn)品的批發(fā)商、零售商和供貨商負責；由于海爾公司的產(chǎn)品己進入千家萬戶，因此，張瑞敏先生還必須對整個社會負責。張瑞敏先生的決策稍有差錯，它就決定會決定海爾集團的興衰與存亡。
秘書在公司運行過程中起著一種中樞神經(jīng)的作用，在許多企業(yè)里，公司內(nèi)外的各種信息，大多是通過秘書轉(zhuǎn)到上司那里，而從上司那里發(fā)出來的指令也幾乎都是通過秘書發(fā)出去的。因此，如果沒有秘書的存在，公司運轉(zhuǎn)的效率有可能下降甚至處于癱瘓。如果秘書在這個過程中出現(xiàn)失誤的話，就有可能造成整個公司運行的混亂。比如，秘書為了個人目的晚傳“圣旨”甚至假傳“圣旨”，就有可能損害整個公司的利益。
3、秘書到底是什么
那么，秘書到底是什么？首先我們不妨來看一個這樣的例子。
下個星期要開董事會了。這天上午，總經(jīng)理秘書正在埋頭匯總各部門送上來的材料。這些材料有書面總結(jié)，也有口頭記錄；有從外面收集來的，也有本公司自己提供的。由于各種材料來路不一，形式不同，真假難辨，因此，將這些材料交給上司之前，秘書要對這些材料進行篩選、甄別、分類和整理。上司作決策需要有真實可靠的信息，否則就等于盲人騎瞎馬，而秘書幫上司匯總材料就是收集信息。就在秘書忙于整理材料時，總經(jīng)理來電話，讓她幫他去接待客人，他要靜下來想些問題；剛剛把客人送走，總經(jīng)理又來電話，說自己差點忘了，說答應給自己在外地念書的兒子寄生活費，讓秘書幫他寄一下，寄完后打電話通知一下……
從這個例子可以看出，作為公司的秘書主要有兩項工作，一項工作就是協(xié)助上司收集決策所需的信息。有了正確的信息，上司在決策過程中還要有一個平和的心態(tài)，所以，秘書的另一項工作就是幫上司排除在他決策過程中的各種干擾。上司也是人，他們的情緒也容易受外界的影響。如果沒有一個平和的心態(tài)，就很難保證決策的正確。
秘書是什么？秘書就是為了給上司創(chuàng)造決策環(huán)境的人。
4、如何劃分秘書的職責范圍
在實際工作中，許多秘書從為上司出謀劃策，到幫上司接送上幼兒園的孩子，似乎什么都要管，儼然一個“管家婆”，因此一些秘書對此頗有微詞。那么，到底有哪些工作是秘書應該做的，哪些事情不應劃入秘書工作的職責范圍呢？不僅在那些管理水平較高的企業(yè)，就是在現(xiàn)在的各種秘書學教科書中，也似乎是仁者見仁，智者見智。
作為一種正式的社會職業(yè)，自然需要對秘書的工作內(nèi)容和職責范圍有個明確而又科學的界定。如果單從工作內(nèi)容來看，秘書工作似乎包羅萬象，對它的職責范圍難以界定。如果如果從“秘書是為上司創(chuàng)造決策環(huán)境的人”這個定義出發(fā)來劃分秘書的職責范圍，似乎又不是一件很難的事了。
上司的工作主要是決策。決策需要一個良好的環(huán)境。決策環(huán)境分“硬”環(huán)境和“軟”環(huán)境。所謂良好的“硬環(huán)境”，就是指上司辦公室要做到整潔與舒適，上司在決策時不受外界的影響和干擾，能保持一個良好的決策心態(tài)；所謂良好的“軟環(huán)境”，是指上司在決策過程中，有充分和正確無誤的決策信息，因而能做出正確而又及時的決策。因此，從這個角度出發(fā)，秘書的職責范圍可以劃分為這幾類：
a.整理辦公室
秘書的第一件事就是為上司整理辦公室。應該說整理辦公室是一件很平常的工作，不僅秘書，每一個白領天天都要整理自己的辦公室，但是，秘書工作是從整理辦公室開始，也是以整理辦公室結(jié)束。然而，秘書的“整理辦公室”并不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類簡單勞動。在這里“整理辦公室”有更廣泛的含義，它包括了從文書檔案一直到與各部門聯(lián)系的各種工作，即為上司創(chuàng)造一個舒適、整潔和不受外界干擾的工作環(huán)境。如果上司對秘書說：“請把某年某月某日上海分公司的資料拿來”，而秘書遲遲找不到這份資料，就說明這個秘書未能為上司創(chuàng)造的決策環(huán)境。又比如因某種原因，總經(jīng)理有段時間需要自己每天下午去幼兒園接兒子回家；這天下午開董事會，一直要開到晚上八點。在這種情況下，秘書應該主動地代替總經(jīng)理去幼兒園幫他接孩子，以免總經(jīng)理分心。
b.收集信息
比如你在一家較大的跨國公司做秘書，你的上司負責著公司的生產(chǎn)、銷售、新產(chǎn)品開發(fā)等工作；秘書為了給他決策提供可靠的信息，要隨時與承擔這些工作的業(yè)務部門及有關公司聯(lián)系，收集各種信息。這項工作的難度是判斷這些信息的真實性和可靠性。如果是從自己的企業(yè)收集的信息，是否準確還比較好辦，要是從外面企業(yè)收集到的資料去判斷就不那么容易了。對于秘書來說，給上司提供信息一定要及時，但必須慎重。
c.上司的保健
健康是工作之本。上司沒有良好的體質(zhì)和充沛的精力，就不能適應當今企業(yè)之間激烈競爭的要求，所以，上司身體的保健應當也是秘書工作的一項重要內(nèi)容，但秘書畢竟不能完全替代保健醫(yī)生的工作，主要是給上司安排好午餐。在安排午餐時，既要照顧上司的口味習慣，又要考慮上司身體的接受能力，保持營養(yǎng)的大致協(xié)調(diào)。領導的年紀一般偏大，有些人患有慢性病，如糖尿病、高血壓、冠心病等；特別是在宴請的時候，對這些病有什么忌口，秘書應隨時提醒領導。保健的另一方面是注意好上司的休息，因為上司的年齡一股偏高，精力不如從前，所以，在給上司安排工作日程時，要充分考慮他們的休息時間。
秘書工作對一些人來說顯得非常神秘。許多人以為秘書每天的工作就是陪老板外出談生意，出席各種豪華宴會，非常風光。那么，秘書每天實際上都在做些什么呢？先來看一個在北京某外企總經(jīng)理辦公室工作的秘書一天的工作吧！她畢業(yè)于北京某大學中文系，在這家公司的總經(jīng)理辦公室已經(jīng)工作了2年，頂頭上司是公司副總，美籍華人，負責公司銷售。
8：40 到達自己的辦公室
8：45 打掃上司的辦公室、接待室等房間，查點備用物品
9：00 上司到辦公室
9：15 為上司沖咖啡，確認當天的日程安排，通知總經(jīng)理辦公室主任在接待室接待預約好的客人
9：30 有傳真或電子郵件的話，根據(jù)上司的指示回復
9：45 郵件到達后進行分揀，將緊急的信件和包裹分發(fā)給收件人
10：00 接聽電話，將前一天來訪客人的數(shù)據(jù)輸入電腦
中的顧客名錄，整理報紙雜志，剪報、掃描等
10：30 接待客人，給客人沏茶等
11：40 上司外出，將上司交待的文件打完
12：00 午休
13：00 回到辦公桌前，上網(wǎng)查資料，接聽電話等等
13：10 上司回到公司，給上司沖咖啡，報告電話留言，領回上司上次出差時的單據(jù)，核算出差費用
14：00 根據(jù)總經(jīng)理辦公室主任的指示，復印并打印文件
14：30 招待客人，給沏茶
15：25 回到辦公桌前繼續(xù)起草報告（計劃明天寫完）
15：30 為公司司務會準備咖啡
16：00 幫總經(jīng)理辦公室主任的信寫好之后，寫好信封，并通知快遞公司將信取走；公司司務會結(jié)束后清理會場，打印出第二天上司的工作日程表，交給上司
17：30 上司出門辦事，整理未完成的文件
18：00 下班
除此以外，秘書還經(jīng)常要預訂飯店、為上司準備午飯、準備客戶禮品、打掃秘書辦公室、給會議準備茶水等。
2、秘書在公司起什么作用
從上面的例子可以看出，給企業(yè)領導人配備秘書就是協(xié)助他們處理一些日常雜事；其實，不只限于企業(yè)的領導人，就是一般的社會組織的領導人也需要配備秘書；之所以要給領導人配備秘書，就是減少他們在決策過程中受到的干擾。領導人在處理各種問題的過程中，都常常被迫作出各種明確的決策，而這些決策都伴隨著相應的責任風險。如果沒有人幫助他們排除決策過程中受到的干擾，那他們的決策就不一定能做到科學而且及時。
在上個世紀八十年代初期，當張瑞敏先生來到那個小電器丁當廠長的時候，工廠規(guī)模很小，而且瀕臨倒閉，張瑞敏先生當時可能沒有秘書，也可能不需要秘書。但是，到了21世紀的今天，海爾公司的年銷售額己達七八百億元人民幣，因此，張瑞敏先生現(xiàn)在肯定需要秘書，而且肯定不止一個秘書?？梢哉f，當一個公司的規(guī)模還不大的時候，企業(yè)領導人的決策風險往往容易被人們忽視；隨著它們的規(guī)模的逐漸擴大，領導人在決策過程中的責任風險會愈來愈明顯?，F(xiàn)在對于張瑞敏先生來說，他必須對自己的員工及員工的家屬負責；作為上市公司，他必須對海爾公司所有的股民負責；不僅如此，他還必須對專門經(jīng)營海爾產(chǎn)品的批發(fā)商、零售商和供貨商負責；由于海爾公司的產(chǎn)品己進入千家萬戶，因此，張瑞敏先生還必須對整個社會負責。張瑞敏先生的決策稍有差錯，它就決定會決定海爾集團的興衰與存亡。
秘書在公司運行過程中起著一種中樞神經(jīng)的作用，在許多企業(yè)里，公司內(nèi)外的各種信息，大多是通過秘書轉(zhuǎn)到上司那里，而從上司那里發(fā)出來的指令也幾乎都是通過秘書發(fā)出去的。因此，如果沒有秘書的存在，公司運轉(zhuǎn)的效率有可能下降甚至處于癱瘓。如果秘書在這個過程中出現(xiàn)失誤的話，就有可能造成整個公司運行的混亂。比如，秘書為了個人目的晚傳“圣旨”甚至假傳“圣旨”，就有可能損害整個公司的利益。
3、秘書到底是什么
那么，秘書到底是什么？首先我們不妨來看一個這樣的例子。
下個星期要開董事會了。這天上午，總經(jīng)理秘書正在埋頭匯總各部門送上來的材料。這些材料有書面總結(jié)，也有口頭記錄；有從外面收集來的，也有本公司自己提供的。由于各種材料來路不一，形式不同，真假難辨，因此，將這些材料交給上司之前，秘書要對這些材料進行篩選、甄別、分類和整理。上司作決策需要有真實可靠的信息，否則就等于盲人騎瞎馬，而秘書幫上司匯總材料就是收集信息。就在秘書忙于整理材料時，總經(jīng)理來電話，讓她幫他去接待客人，他要靜下來想些問題；剛剛把客人送走，總經(jīng)理又來電話，說自己差點忘了，說答應給自己在外地念書的兒子寄生活費，讓秘書幫他寄一下，寄完后打電話通知一下……
從這個例子可以看出，作為公司的秘書主要有兩項工作，一項工作就是協(xié)助上司收集決策所需的信息。有了正確的信息，上司在決策過程中還要有一個平和的心態(tài)，所以，秘書的另一項工作就是幫上司排除在他決策過程中的各種干擾。上司也是人，他們的情緒也容易受外界的影響。如果沒有一個平和的心態(tài)，就很難保證決策的正確。
秘書是什么？秘書就是為了給上司創(chuàng)造決策環(huán)境的人。
4、如何劃分秘書的職責范圍
在實際工作中，許多秘書從為上司出謀劃策，到幫上司接送上幼兒園的孩子，似乎什么都要管，儼然一個“管家婆”，因此一些秘書對此頗有微詞。那么，到底有哪些工作是秘書應該做的，哪些事情不應劃入秘書工作的職責范圍呢？不僅在那些管理水平較高的企業(yè)，就是在現(xiàn)在的各種秘書學教科書中，也似乎是仁者見仁，智者見智。
作為一種正式的社會職業(yè)，自然需要對秘書的工作內(nèi)容和職責范圍有個明確而又科學的界定。如果單從工作內(nèi)容來看，秘書工作似乎包羅萬象，對它的職責范圍難以界定。如果如果從“秘書是為上司創(chuàng)造決策環(huán)境的人”這個定義出發(fā)來劃分秘書的職責范圍，似乎又不是一件很難的事了。
上司的工作主要是決策。決策需要一個良好的環(huán)境。決策環(huán)境分“硬”環(huán)境和“軟”環(huán)境。所謂良好的“硬環(huán)境”，就是指上司辦公室要做到整潔與舒適，上司在決策時不受外界的影響和干擾，能保持一個良好的決策心態(tài)；所謂良好的“軟環(huán)境”，是指上司在決策過程中，有充分和正確無誤的決策信息，因而能做出正確而又及時的決策。因此，從這個角度出發(fā)，秘書的職責范圍可以劃分為這幾類：
a.整理辦公室
秘書的第一件事就是為上司整理辦公室。應該說整理辦公室是一件很平常的工作，不僅秘書，每一個白領天天都要整理自己的辦公室，但是，秘書工作是從整理辦公室開始，也是以整理辦公室結(jié)束。然而，秘書的“整理辦公室”并不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類簡單勞動。在這里“整理辦公室”有更廣泛的含義，它包括了從文書檔案一直到與各部門聯(lián)系的各種工作，即為上司創(chuàng)造一個舒適、整潔和不受外界干擾的工作環(huán)境。如果上司對秘書說：“請把某年某月某日上海分公司的資料拿來”，而秘書遲遲找不到這份資料，就說明這個秘書未能為上司創(chuàng)造的決策環(huán)境。又比如因某種原因，總經(jīng)理有段時間需要自己每天下午去幼兒園接兒子回家；這天下午開董事會，一直要開到晚上八點。在這種情況下，秘書應該主動地代替總經(jīng)理去幼兒園幫他接孩子，以免總經(jīng)理分心。
b.收集信息
比如你在一家較大的跨國公司做秘書，你的上司負責著公司的生產(chǎn)、銷售、新產(chǎn)品開發(fā)等工作；秘書為了給他決策提供可靠的信息，要隨時與承擔這些工作的業(yè)務部門及有關公司聯(lián)系，收集各種信息。這項工作的難度是判斷這些信息的真實性和可靠性。如果是從自己的企業(yè)收集的信息，是否準確還比較好辦，要是從外面企業(yè)收集到的資料去判斷就不那么容易了。對于秘書來說，給上司提供信息一定要及時，但必須慎重。
c.上司的保健
健康是工作之本。上司沒有良好的體質(zhì)和充沛的精力，就不能適應當今企業(yè)之間激烈競爭的要求，所以，上司身體的保健應當也是秘書工作的一項重要內(nèi)容，但秘書畢竟不能完全替代保健醫(yī)生的工作，主要是給上司安排好午餐。在安排午餐時，既要照顧上司的口味習慣，又要考慮上司身體的接受能力，保持營養(yǎng)的大致協(xié)調(diào)。領導的年紀一般偏大，有些人患有慢性病，如糖尿病、高血壓、冠心病等；特別是在宴請的時候，對這些病有什么忌口，秘書應隨時提醒領導。保健的另一方面是注意好上司的休息，因為上司的年齡一股偏高，精力不如從前，所以，在給上司安排工作日程時，要充分考慮他們的休息時間。