1．外貿(mào)信函的概念
商貿(mào)英文書信在我國(guó)又稱為外貿(mào)書信，它是指外貿(mào)公司（企業(yè)）及其人員在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中，與涉外企業(yè)及其人員之間相互往來的以商貿(mào)交往為內(nèi)容的各種英文信件。廣義上的商貿(mào)英文書信還包括電報(bào)、電傳、明信片以及各種商務(wù)報(bào)告書、廣告詞等。商貿(mào)英文書信是外貿(mào)交往的重要工具，外貿(mào)人員不僅要懂得外貿(mào)英語，而且必須善于運(yùn)用外貿(mào)英文與貿(mào)易伙伴進(jìn)行書信交流。
與普通信件相比，商貿(mào)英文書信有其特殊的格式、固定的商業(yè)術(shù)語和特定的商業(yè)習(xí)慣用語。由于東西方文化的差異，它與中文書信在形式和內(nèi)容上也都有很大的不同。因此，要寫好商貿(mào)英文書信，除了要求撰寫人精通英語，具有較高的商貿(mào)專業(yè)水平和政策、法律水平以外，還必須認(rèn)真研究商貿(mào)英文書信的寫作特點(diǎn)和技巧，即信封的寫法和信內(nèi)的信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)尾、簽名等幾大部分。
2．外貿(mào)信函的分類
外貿(mào)信函從功能、用途上可分為：建立商貿(mào)關(guān)系、尋求代理、查詢信用、推銷產(chǎn)品、詢問報(bào)價(jià)、訂購(gòu)貨物等數(shù)種。
3．外貿(mào)信函的結(jié)構(gòu)
（1）信封。信封一定要寫得準(zhǔn)確、整潔，是寫信封的基本要求。但英語和漢語在地址的寫法上是截然不同的。
英文信封的基本格式是（美國(guó)式）：
THETENTHNATIONALBANK，Stamp
101WallStreet，
NEWYORK5．N．Y．，
U．S．viaairmail
Mr．Liming，考試大(www．Examda。com)
No363，RenminRoad，
ChongQing，630000
China
這是英文信封的通常寫法。按照中文習(xí)慣，則是這樣的：
630000
中國(guó)重慶人民路363號(hào)：貼郵票
李明先生收
美國(guó)紐約市第5郵區(qū)·華爾街101號(hào)第10國(guó)民銀行寄
由上例可見，英文和中文信封寫法的最明顯的區(qū)別，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角寫上寄信人的名址（這是美國(guó)式寫法，英國(guó)式寫法往往將寄信人名址寫在信封的左下角。），在信封正中寫上收信人名址。在名址的排列順序上，是先寫收（寄）信人的姓名（名稱），第二行寫住址的門牌號(hào)、街名，第三行寫城鎮(zhèn)名稱及所在地區(qū)的郵政區(qū)碼，第四行寫州名、國(guó)家名稱。我們所熟悉的漢語信封寫法和這就大不一樣了。需要注意的是，我國(guó)由國(guó)內(nèi)發(fā)往國(guó)外的信件，郵電部門規(guī)定有統(tǒng)一的外函信封。
其要求是，信封的正面寫收信人名址，背面寫寄信人名址。收信人名址應(yīng)用英文書寫，寄信人名址除國(guó)名用英文書寫外，均用中文書寫。
（2）信頭。商貿(mào)英文書信與中文書信不同的一個(gè)特點(diǎn)是，在信紙的開頭必須首先寫上信頭，即寄信人的名址和寫信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書信的末尾的。這是英文書信的固定格式。通常，信頭寫在信紙的右上角，先寫寄信人名址（與信封上寫法一樣），再寫寫信日期。但也有寫在信紙正上方和左上角的。如：
例一：考試大論壇
150KensingtonRoad
Brooklyn，NewYork12②，N．Y．③
June101985
例二：
Established1900
TELEPHONE：CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS：
CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGO
Ref．No．CHICAGO，ILLINOISCODESUSED：
March161982ALLCODES
RENTLEY’SPREFERRED
注：實(shí)例中央上面Established1900是指該公司創(chuàng)立于1900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號(hào)”。左邊的細(xì)小字（Telephone）是電話號(hào)碼，Ref．No（等于CorrespondenceReferenceNo．）是“信件編號(hào)”，其用途是便于索引，按此號(hào)碼可將信件歸案存檔，因而又可稱為“索引號(hào)碼”。右邊的細(xì)小字（CableAddress）電報(bào)掛號(hào)，用于發(fā)收電報(bào)。這個(gè)公司只有“ENVELOPECHICAGO”二個(gè)字就夠了，其手續(xù)費(fèi)和電報(bào)費(fèi)均能節(jié)省。（CodesUsed）即“使用電訊密碼簿”。（AllCodes，Rentlev’spreferred）即“在所有密碼簿中，請(qǐng)選用（Rentley）密碼簿”。
商貿(mào)英文書信在我國(guó)又稱為外貿(mào)書信，它是指外貿(mào)公司（企業(yè)）及其人員在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中，與涉外企業(yè)及其人員之間相互往來的以商貿(mào)交往為內(nèi)容的各種英文信件。廣義上的商貿(mào)英文書信還包括電報(bào)、電傳、明信片以及各種商務(wù)報(bào)告書、廣告詞等。商貿(mào)英文書信是外貿(mào)交往的重要工具，外貿(mào)人員不僅要懂得外貿(mào)英語，而且必須善于運(yùn)用外貿(mào)英文與貿(mào)易伙伴進(jìn)行書信交流。
與普通信件相比，商貿(mào)英文書信有其特殊的格式、固定的商業(yè)術(shù)語和特定的商業(yè)習(xí)慣用語。由于東西方文化的差異，它與中文書信在形式和內(nèi)容上也都有很大的不同。因此，要寫好商貿(mào)英文書信，除了要求撰寫人精通英語，具有較高的商貿(mào)專業(yè)水平和政策、法律水平以外，還必須認(rèn)真研究商貿(mào)英文書信的寫作特點(diǎn)和技巧，即信封的寫法和信內(nèi)的信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)尾、簽名等幾大部分。
2．外貿(mào)信函的分類
外貿(mào)信函從功能、用途上可分為：建立商貿(mào)關(guān)系、尋求代理、查詢信用、推銷產(chǎn)品、詢問報(bào)價(jià)、訂購(gòu)貨物等數(shù)種。
3．外貿(mào)信函的結(jié)構(gòu)
（1）信封。信封一定要寫得準(zhǔn)確、整潔，是寫信封的基本要求。但英語和漢語在地址的寫法上是截然不同的。
英文信封的基本格式是（美國(guó)式）：
THETENTHNATIONALBANK，Stamp
101WallStreet，
NEWYORK5．N．Y．，
U．S．viaairmail
Mr．Liming，考試大(www．Examda。com)
No363，RenminRoad，
ChongQing，630000
China
這是英文信封的通常寫法。按照中文習(xí)慣，則是這樣的：
630000
中國(guó)重慶人民路363號(hào)：貼郵票
李明先生收
美國(guó)紐約市第5郵區(qū)·華爾街101號(hào)第10國(guó)民銀行寄
由上例可見，英文和中文信封寫法的最明顯的區(qū)別，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角寫上寄信人的名址（這是美國(guó)式寫法，英國(guó)式寫法往往將寄信人名址寫在信封的左下角。），在信封正中寫上收信人名址。在名址的排列順序上，是先寫收（寄）信人的姓名（名稱），第二行寫住址的門牌號(hào)、街名，第三行寫城鎮(zhèn)名稱及所在地區(qū)的郵政區(qū)碼，第四行寫州名、國(guó)家名稱。我們所熟悉的漢語信封寫法和這就大不一樣了。需要注意的是，我國(guó)由國(guó)內(nèi)發(fā)往國(guó)外的信件，郵電部門規(guī)定有統(tǒng)一的外函信封。
其要求是，信封的正面寫收信人名址，背面寫寄信人名址。收信人名址應(yīng)用英文書寫，寄信人名址除國(guó)名用英文書寫外，均用中文書寫。
（2）信頭。商貿(mào)英文書信與中文書信不同的一個(gè)特點(diǎn)是，在信紙的開頭必須首先寫上信頭，即寄信人的名址和寫信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書信的末尾的。這是英文書信的固定格式。通常，信頭寫在信紙的右上角，先寫寄信人名址（與信封上寫法一樣），再寫寫信日期。但也有寫在信紙正上方和左上角的。如：
例一：考試大論壇
150KensingtonRoad
Brooklyn，NewYork12②，N．Y．③
June101985
例二：
Established1900
TELEPHONE：CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS：
CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGO
Ref．No．CHICAGO，ILLINOISCODESUSED：
March161982ALLCODES
RENTLEY’SPREFERRED
注：實(shí)例中央上面Established1900是指該公司創(chuàng)立于1900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號(hào)”。左邊的細(xì)小字（Telephone）是電話號(hào)碼，Ref．No（等于CorrespondenceReferenceNo．）是“信件編號(hào)”，其用途是便于索引，按此號(hào)碼可將信件歸案存檔，因而又可稱為“索引號(hào)碼”。右邊的細(xì)小字（CableAddress）電報(bào)掛號(hào)，用于發(fā)收電報(bào)。這個(gè)公司只有“ENVELOPECHICAGO”二個(gè)字就夠了，其手續(xù)費(fèi)和電報(bào)費(fèi)均能節(jié)省。（CodesUsed）即“使用電訊密碼簿”。（AllCodes，Rentlev’spreferred）即“在所有密碼簿中，請(qǐng)選用（Rentley）密碼簿”。