秘書(shū)的溝通與協(xié)調(diào)工作:沖突處理

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1、識(shí)別沖突發(fā)生的征兆
    幾乎沒(méi)有不發(fā)生沖突的團(tuán)隊(duì)。在某些情況下,沖突是公開(kāi)、直接的。但大多數(shù)情況下,沖突會(huì)緩慢的形成,這種隱藏的沖突往往比公開(kāi)的沖突更具有破壞性,阻礙團(tuán)隊(duì)的工作并破壞團(tuán)隊(duì)內(nèi)的和睦氣氛。
    通常這些征兆包括:
    (1)、團(tuán)隊(duì)內(nèi)存在著使人感到厭惡的氣氛,士氣低下;
    (2)同事間相互防備或不愿意交談;
    (3)、總有人發(fā)表消極的言論;
    (4)、組織內(nèi)會(huì)議記錄、電子郵件和備忘錄數(shù)量明顯增加,而同事之間的交談減少。
    2、沖突產(chǎn)生的原因
    沖突可能存在于團(tuán)隊(duì)內(nèi),團(tuán)隊(duì)之間也可能發(fā)生沖突。沖突并不總是負(fù)面的,但破壞性的沖突將會(huì)給組織帶來(lái)危害。以下因素是引發(fā)沖突的潛在原因:
    (1)、信息傳達(dá)不夠精確或不夠完整
    (2)、目標(biāo)不和,難以合作
    當(dāng)雙方目標(biāo)不一致時(shí),冗長(zhǎng)的爭(zhēng)論很難避免。在目標(biāo)不一致的情況下,尋求共識(shí),是能化解僵局的方法。
    (3)、責(zé)任不明,缺乏效率
    每個(gè)人做事都要依靠自己的方法,而做事方法和程序的差異,很可能就是引發(fā)沖突的原因。
    (4)、抵觸或其他方面的感覺(jué)
    3、沖突處理策略
    我們對(duì)沖突作出的反應(yīng)方式并不相同。這和沖突本身產(chǎn)生的原因,涉及到的人以及我們的個(gè)人風(fēng)格都有關(guān)系。以下介紹處理沖突的九種策略,需要注意的是,在實(shí)際運(yùn)用中,可能你同時(shí)運(yùn)用幾種策略比單一運(yùn)用某一種策略更加有效。
    (1)、按兵不動(dòng)
    面對(duì)不同的意見(jiàn),單方面決定維持現(xiàn)狀,不采取任何行動(dòng)。這種策略只能暫時(shí)使用,不是一個(gè)最終的解決方法。
    適用狀況:當(dāng)你需要時(shí)間搜集更多資料、爭(zhēng)取更多支持,或是暫時(shí)沒(méi)有精力來(lái)處理這件事情時(shí),可以考慮使用按兵不動(dòng)的策略。這樣做的好處是使你能夠較從容地協(xié)調(diào)歧見(jiàn),讓彼此的情緒緩和下來(lái)。
    (2)、粉飾太平
    以強(qiáng)調(diào)共同點(diǎn)、淡化差異點(diǎn)的方式,來(lái)推銷(xiāo)你的觀(guān)點(diǎn)。
    適用狀況:當(dāng)你對(duì)自己的想法很清楚,但缺乏決策者支持時(shí),或是當(dāng)你沒(méi)有時(shí)間、精力去做長(zhǎng)時(shí)間討論時(shí),都可以用這個(gè)策略。此外,當(dāng)你覺(jué)得手中的資料可能會(huì)傷害到別人,或是別人沒(méi)有能力去處理他,而你想要撤回時(shí),也可以考慮利用這一策略來(lái)化解??荚嚧笫占?BR>    (3)、鐵令如山
    單方面運(yùn)用權(quán)勢(shì)和影響力,使他人聽(tīng)從其意見(jiàn)。
    適用狀況:當(dāng)你對(duì)事情有絕對(duì)自信,非馬上去做不可時(shí);當(dāng)你相信別人的意見(jiàn),不太可能改變你的想法時(shí),或是你認(rèn)為事情沒(méi)有重要到需要討論時(shí)。
    (4)、制定規(guī)則
    以客觀(guān)的規(guī)定和準(zhǔn)則作為處理不同意見(jiàn)的基礎(chǔ)。
    適用狀況:當(dāng)決定的過(guò)程比結(jié)果更重要時(shí);當(dāng)任何進(jìn)展都比原狀好時(shí)。
    (5)、和平共存
    在共同協(xié)議下,各執(zhí)己見(jiàn),各行其是。如果這樣做花費(fèi)太大,或容易造成混淆,則采用中間路線(xiàn),以達(dá)到共同目標(biāo)。
    適用狀況:當(dāng)爭(zhēng)議雙方都堅(jiān)信自己的想法是對(duì)的時(shí),先按自己的想法去做,試行三個(gè)月之后,再看看誰(shuí)的辦法,最省錢(qián)。
    (6)、討價(jià)還價(jià)
    通過(guò)協(xié)商、交易,使存有爭(zhēng)議的雙方都能得到自己所希望的。
    適用狀況:當(dāng)協(xié)議達(dá)成,雙方都能從中得到較大好處時(shí)。
    (7)、棄子投降
    即使你不同意對(duì)方的看法,可是你仍然不表示意見(jiàn),并按照對(duì)方的看法去做。
    適用狀況:當(dāng)你相信對(duì)方的專(zhuān)業(yè)能力的確高出你許多時(shí),或當(dāng)事情無(wú)關(guān)緊要,而對(duì)對(duì)方卻非常重要時(shí)。
    (8)、全力支持
    雖然你不太同意對(duì)方的觀(guān)點(diǎn),可是仍然愿意在一定的限度之內(nèi),支持并鼓勵(lì)對(duì)方。
    適用狀況:當(dāng)對(duì)方能力不錯(cuò)但缺乏自信,而你又希望能幫助他時(shí)。你可以這樣做。
    (9)、攜手合作
    通過(guò)一連串坦誠(chéng)地討論,將所有參與者的意見(jiàn)系統(tǒng)的整合在一起。
    適用狀況:事情非常重要卻很難妥協(xié)時(shí);當(dāng)所有參與者都非常值得信任,且有充裕時(shí)間可以互相溝通意見(jiàn)時(shí)。