無論是哪方面的協(xié)調(diào)都要講究協(xié)調(diào)藝術(shù)。常用的協(xié)調(diào)藝術(shù)有以下三種。
1．捕捉有利的協(xié)調(diào)時機
在協(xié)調(diào)工作中，時機把握得好，可事半功倍；時機把握得不好，則寸步難行。當協(xié)調(diào)對象精神愉快、工作間歇、心情平靜時，容易接受別人的意見和建議。當矛盾顯現(xiàn)、條件成熟、是非分明時，上級政策、方針明確時，協(xié)調(diào)易于取得成功。各相關(guān)方面意識到協(xié)調(diào)需要時，感到共同利益共同目標的實現(xiàn)必須協(xié)調(diào)時，協(xié)調(diào)能夠很快取得成效。這就需要秘書人員敏銳地捕捉信息。要有觀察問題、發(fā)現(xiàn)問題的能力。要善于發(fā)現(xiàn)偶然線索，抓住有利時機和條件，并加以利用，進行協(xié)調(diào)。
2．協(xié)調(diào)活動中的換位思考
在實際工作中，由于各自所處的位置不同，看問題的角度也不一樣，可能產(chǎn)生很大的分歧。在這種情況下，協(xié)調(diào)人員不要簡單地重申和強調(diào)自己的看法和意見，要理解對方，使自己和有關(guān)人員都平靜下來。應該嘗試著將自己置于對方的位置，以對方的處境、情感及觀點來考慮和解釋共同的問題，以期求大同存小異。
3．服從全局
秘書人員必須有全局觀念。全局或者大局，是指事物的整體，一件事物發(fā)展的總過程，構(gòu)成事物的各個部分、各個方面和事物發(fā)展過程的各個階段。局部服從大局，就是指協(xié)調(diào)處理全局與局部關(guān)系時，必須照顧全局。對一個行業(yè)中的各個單位而言，全行業(yè)是大局，任何時候都必須做到部門、單位利益服從全局利益和本地區(qū)的整體利益；職能的利益服從全單位的利益。同時在此基礎(chǔ)上，應當盡可能地滿足局部、部分的正當權(quán)益及合理要求。秘書人員在協(xié)調(diào)中如果不講大局，就失去了協(xié)調(diào)的依據(jù)和方向。在實際工作中，許多部門、單位往往容易站在自己的立場上，維護本部門、本單位的利益。因此，秘書在代表領(lǐng)導作溝通協(xié)調(diào)的工作中，要積極引導部門在工作目標、思想觀念和實際步驟上達成共識，把本部門的利益、工作目標與全局的利益、目標結(jié)合起來，各部門之間互相協(xié)調(diào)和適應，不搞自我封閉，摒棄“只管自家門前雪，哪管他人瓦上霜”的自私狹隘的心理，為全局工作做出貢獻。同時，身處協(xié)調(diào)崗位的秘書，應該設身處地地位部門考慮，作適當?shù)睦嫫胶猓侥芊€(wěn)定大局。
1．捕捉有利的協(xié)調(diào)時機
在協(xié)調(diào)工作中，時機把握得好，可事半功倍；時機把握得不好，則寸步難行。當協(xié)調(diào)對象精神愉快、工作間歇、心情平靜時，容易接受別人的意見和建議。當矛盾顯現(xiàn)、條件成熟、是非分明時，上級政策、方針明確時，協(xié)調(diào)易于取得成功。各相關(guān)方面意識到協(xié)調(diào)需要時，感到共同利益共同目標的實現(xiàn)必須協(xié)調(diào)時，協(xié)調(diào)能夠很快取得成效。這就需要秘書人員敏銳地捕捉信息。要有觀察問題、發(fā)現(xiàn)問題的能力。要善于發(fā)現(xiàn)偶然線索，抓住有利時機和條件，并加以利用，進行協(xié)調(diào)。
2．協(xié)調(diào)活動中的換位思考
在實際工作中，由于各自所處的位置不同，看問題的角度也不一樣，可能產(chǎn)生很大的分歧。在這種情況下，協(xié)調(diào)人員不要簡單地重申和強調(diào)自己的看法和意見，要理解對方，使自己和有關(guān)人員都平靜下來。應該嘗試著將自己置于對方的位置，以對方的處境、情感及觀點來考慮和解釋共同的問題，以期求大同存小異。
3．服從全局
秘書人員必須有全局觀念。全局或者大局，是指事物的整體，一件事物發(fā)展的總過程，構(gòu)成事物的各個部分、各個方面和事物發(fā)展過程的各個階段。局部服從大局，就是指協(xié)調(diào)處理全局與局部關(guān)系時，必須照顧全局。對一個行業(yè)中的各個單位而言，全行業(yè)是大局，任何時候都必須做到部門、單位利益服從全局利益和本地區(qū)的整體利益；職能的利益服從全單位的利益。同時在此基礎(chǔ)上，應當盡可能地滿足局部、部分的正當權(quán)益及合理要求。秘書人員在協(xié)調(diào)中如果不講大局，就失去了協(xié)調(diào)的依據(jù)和方向。在實際工作中，許多部門、單位往往容易站在自己的立場上，維護本部門、本單位的利益。因此，秘書在代表領(lǐng)導作溝通協(xié)調(diào)的工作中，要積極引導部門在工作目標、思想觀念和實際步驟上達成共識，把本部門的利益、工作目標與全局的利益、目標結(jié)合起來，各部門之間互相協(xié)調(diào)和適應，不搞自我封閉，摒棄“只管自家門前雪，哪管他人瓦上霜”的自私狹隘的心理，為全局工作做出貢獻。同時，身處協(xié)調(diào)崗位的秘書，應該設身處地地位部門考慮，作適當?shù)睦嫫胶猓侥芊€(wěn)定大局。