1、審查選定旅程表
秘書(shū)一般根據(jù)情況編制幾個(gè)旅程表方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真選定方案，交秘書(shū)打印成文。
2、準(zhǔn)備好必須攜帶的文件資料
秘書(shū)要根據(jù)旅行的目的的要求，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備隨身攜帶的各種文件，如果談判合同、協(xié)議書(shū)、科技或產(chǎn)品資料、演講稿以及目的地或與會(huì)國(guó)的指南等，同時(shí)還需為領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)國(guó)家的風(fēng)土人情及各種禮節(jié)，使領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后開(kāi)展的商務(wù)活動(dòng)圓滿順利。
3、經(jīng)辦旅行的各種必要手續(xù)
主要包括六項(xiàng)內(nèi)容：撰寫(xiě)出國(guó)申請(qǐng)；辦理護(hù)照；辦理簽證；辦理"黃皮書(shū)"；辦理出入境登記卡；訂購(gòu)機(jī)票、車(chē)船票。
（1）撰寫(xiě)出國(guó)申請(qǐng)。出國(guó)申請(qǐng)一般包括：出國(guó)事由、出國(guó)團(tuán)組的人數(shù)、出國(guó)路線（外國(guó)公司所在國(guó)名稱）、出國(guó)日程安排（出國(guó)時(shí)間、在國(guó)處活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、回國(guó)時(shí)間）等。申請(qǐng)文書(shū)后面要附出國(guó)人員名單（寫(xiě)清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱） 及外國(guó)公司所發(fā)的邀請(qǐng)函（副單）。
（2）辦理護(hù)照。護(hù)照是主權(quán)國(guó)家發(fā)給本國(guó)公民出入境及到國(guó)外辦事旅行居留的合法身份證件和國(guó)籍證明。凡出國(guó)人員均應(yīng)掛有護(hù)照。出國(guó)前要憑護(hù)照辦理所去國(guó)家和中途經(jīng)停國(guó)家的簽證，憑護(hù)照購(gòu)買(mǎi)國(guó)際航班機(jī)票、車(chē)船票。在國(guó)外，當(dāng)有關(guān)*檢驗(yàn)時(shí)須出示護(hù)照并憑護(hù)照住旅館。任何國(guó)家都不允許沒(méi)有護(hù)照的人進(jìn)入其國(guó)境，對(duì)護(hù)照的檢驗(yàn)很?chē)?yán)格，以防止持過(guò)期、失效或偽造護(hù)照的人進(jìn)入其國(guó)境。
在國(guó)內(nèi)，外交、公務(wù)和因公普通護(hù)照，由外交部及其授權(quán)機(jī)關(guān)（各省、市、自治區(qū)的外事辦公室）辦理。在國(guó)外則由我國(guó)駐外使、領(lǐng)館等外交機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。
秘書(shū)在辦理護(hù)照時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)事項(xiàng)：第一，攜帶有關(guān)證件；主管部門(mén)的出國(guó)任務(wù)批件，出國(guó)人員政審批件，所去國(guó)有關(guān)公司的邀請(qǐng)書(shū)等文件。第二，認(rèn)真填寫(xiě)有關(guān)卡片和申請(qǐng)表。第三，拿到護(hù)照后，再認(rèn)真檢查核對(duì)每位出國(guó)人員姓名、籍貫、出生年月和地點(diǎn)，若是組團(tuán)出國(guó)，則要檢查護(hù)照上的照片是否與姓名一致，有無(wú)授權(quán)發(fā)照人的簽字和發(fā)照機(jī)關(guān)的蓋章；發(fā)照日期和有效期有無(wú)問(wèn)題，使用用舊護(hù)照再次出國(guó)者更應(yīng)注意甚有效期，若已過(guò)期，必須申請(qǐng)延長(zhǎng)；出國(guó)人員是否在持照人欄目上簽字（秘書(shū)代簽亦可）。
護(hù)照萬(wàn)一遺失，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)毓簿謷焓Р檎遥舨檎覠o(wú)獲，則立即申請(qǐng)補(bǔ)辦。
秘書(shū)一般根據(jù)情況編制幾個(gè)旅程表方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真選定方案，交秘書(shū)打印成文。
2、準(zhǔn)備好必須攜帶的文件資料
秘書(shū)要根據(jù)旅行的目的的要求，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備隨身攜帶的各種文件，如果談判合同、協(xié)議書(shū)、科技或產(chǎn)品資料、演講稿以及目的地或與會(huì)國(guó)的指南等，同時(shí)還需為領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)國(guó)家的風(fēng)土人情及各種禮節(jié)，使領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后開(kāi)展的商務(wù)活動(dòng)圓滿順利。
3、經(jīng)辦旅行的各種必要手續(xù)
主要包括六項(xiàng)內(nèi)容：撰寫(xiě)出國(guó)申請(qǐng)；辦理護(hù)照；辦理簽證；辦理"黃皮書(shū)"；辦理出入境登記卡；訂購(gòu)機(jī)票、車(chē)船票。
（1）撰寫(xiě)出國(guó)申請(qǐng)。出國(guó)申請(qǐng)一般包括：出國(guó)事由、出國(guó)團(tuán)組的人數(shù)、出國(guó)路線（外國(guó)公司所在國(guó)名稱）、出國(guó)日程安排（出國(guó)時(shí)間、在國(guó)處活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、回國(guó)時(shí)間）等。申請(qǐng)文書(shū)后面要附出國(guó)人員名單（寫(xiě)清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱） 及外國(guó)公司所發(fā)的邀請(qǐng)函（副單）。
（2）辦理護(hù)照。護(hù)照是主權(quán)國(guó)家發(fā)給本國(guó)公民出入境及到國(guó)外辦事旅行居留的合法身份證件和國(guó)籍證明。凡出國(guó)人員均應(yīng)掛有護(hù)照。出國(guó)前要憑護(hù)照辦理所去國(guó)家和中途經(jīng)停國(guó)家的簽證，憑護(hù)照購(gòu)買(mǎi)國(guó)際航班機(jī)票、車(chē)船票。在國(guó)外，當(dāng)有關(guān)*檢驗(yàn)時(shí)須出示護(hù)照并憑護(hù)照住旅館。任何國(guó)家都不允許沒(méi)有護(hù)照的人進(jìn)入其國(guó)境，對(duì)護(hù)照的檢驗(yàn)很?chē)?yán)格，以防止持過(guò)期、失效或偽造護(hù)照的人進(jìn)入其國(guó)境。
在國(guó)內(nèi)，外交、公務(wù)和因公普通護(hù)照，由外交部及其授權(quán)機(jī)關(guān)（各省、市、自治區(qū)的外事辦公室）辦理。在國(guó)外則由我國(guó)駐外使、領(lǐng)館等外交機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。
秘書(shū)在辦理護(hù)照時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)事項(xiàng)：第一，攜帶有關(guān)證件；主管部門(mén)的出國(guó)任務(wù)批件，出國(guó)人員政審批件，所去國(guó)有關(guān)公司的邀請(qǐng)書(shū)等文件。第二，認(rèn)真填寫(xiě)有關(guān)卡片和申請(qǐng)表。第三，拿到護(hù)照后，再認(rèn)真檢查核對(duì)每位出國(guó)人員姓名、籍貫、出生年月和地點(diǎn)，若是組團(tuán)出國(guó)，則要檢查護(hù)照上的照片是否與姓名一致，有無(wú)授權(quán)發(fā)照人的簽字和發(fā)照機(jī)關(guān)的蓋章；發(fā)照日期和有效期有無(wú)問(wèn)題，使用用舊護(hù)照再次出國(guó)者更應(yīng)注意甚有效期，若已過(guò)期，必須申請(qǐng)延長(zhǎng)；出國(guó)人員是否在持照人欄目上簽字（秘書(shū)代簽亦可）。
護(hù)照萬(wàn)一遺失，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)毓簿謷焓Р檎遥舨檎覠o(wú)獲，則立即申請(qǐng)補(bǔ)辦。