七月某日
十來點鐘，我桌子上的電話鈴響了。
“是，我是秘書于雪。對不起，請問您貴姓？是尚武先生，好，我知道了。孫總正在會見客人，我會盡快給您回電話。您的電話分機是１１８?”
電話是現(xiàn)代經(jīng)濟導(dǎo)報社打來的，他們聽說我們又準(zhǔn)備在北京投資３０００萬美元建一個工廠，想采訪孫總。對這種公共關(guān)系的處理，公司向來是慎之又慎。
正好，孫總送客人出來路過秘書科門口，我馬上把電話記錄交給他。
“怎么回事？這個項目八字才一撇，是誰把這個事說出去的？”孫總皺了皺眉頭，不太高興：“談?wù)撨@事太早了一點，我跟姜總商量一下再說?！闭f著，孫總就去了姜總的辦公室。
看來一時半會還給不了尚武先生回話。如果他再來電話催，我該怎么答復(fù)，正在我尋思之際，孫總從姜總的辦公室出來了。
孫總說：“明天上午十一點鐘跟尚記者見面。你幫我準(zhǔn)備些材料。順便安排個工作餐?！?BR> 也許是媒體相互競爭的原因，現(xiàn)在要求上門采訪的記者越來越多。從目前的趨勢看，作為秘書，將會更多地涉及與媒體打交道和為客戶服務(wù)，因此，在公司目前還未設(shè)立專門的公關(guān)部門的情況下，也就要求秘書應(yīng)該開始具備公關(guān)能力，甚至逐步充當(dāng)公司新聞發(fā)言人的角色。
下午兩點多鐘，投資部的龍輝科長就把孫總明天見記者要用的背景材料給我送來了。
“你今天上午不是說，今天下班之前還不一定能把材料弄出來嗎？怎么這么快？”我問龍輝。
“小于，您跟我們要資料，我們什么時候馬虎過？”龍輝的臉上堆滿了笑容。“上午您的電話一打過去，我們?nèi)粕舷氯縿訂T起來，所以提前完成了任務(wù)?！?BR> 盡揀好聽的說，肯定是有事找我。
“那我謝謝了！”說著，我裝出要外出辦事的樣子。
“小于，等等，我還有件微不足道的小事要求您給幫忙?！饼堓x還是一臉笑容。
由于秘書的特殊位置，別人找你要求幫忙的事很多，這我已經(jīng)習(xí)慣了。
“違法的事我可不干?！蔽腋_玩笑。
原來在剛剛開完的董事會上，他們科的工作受到了特別的表揚，所以公司常務(wù)會上決定給他們科一次集體到新疆去旅游的獎勵。由于去年獎勵的總務(wù)科是五人，所以，財務(wù)部門按慣例只同意按五個人的名額報銷費用。
“你說這個事讓我怎么辦？本來是件好事，可七個人只能去五個人，誰去誰不去我怎么定？鬧不好，好事有可能變成壞事，搞出個不團結(jié)來。所以，我想請你幫我給姜總說說，看看能不能增加兩個名額?！饼堓x說的確是事實。
這幾天孟姐請假，我替孟姐協(xié)助處理姜總的日常工作。
“你自己直接找姜總不行嗎？”我問龍輝。
“小于，你知道，如果我直接找姜總，會給姜總一個我老是向上級伸手的印象；如果姜總再說你們兩個科長學(xué)學(xué)雷鋒，發(fā)揚點精神，把名額讓給其他的人，那我怎么辦？那不就一點回旋的余地都沒有了嗎？”龍輝想的也周到。
去七個人還是去五個人旅游，并不是什么大原則問題，只不過是去年有這個先例。
“這樣吧，如果有機會，我?guī)湍堰@事跟姜總提一提。但是，我不敢給你打保票。也許這事，姜總也有自己的考慮?！?BR> 龍輝馬上笑逐顏開：“小于，我們科里的人一致認為你是觀世音菩薩，要是允許的話，我們每天會在辦公室為你燒一炷香?！?BR> “龍科長，你這是夸我還是毀我？”我問龍輝。
快下班的時候，李總催瑪麗要幾個公司今年上半年的財務(wù)數(shù)據(jù)，瑪麗給財務(wù)部已打過三個電話。
“你們怎么老是那么忙？”瑪麗在電話里，對著財務(wù)部的人急起來了，像是要吵架的樣子。
聽著瑪麗跟財務(wù)部的人打電話，我心里有些替她難受。上個星期四，出納小田出去學(xué)習(xí)，人力資源部部長突然要份工資表，會計文大姐沒弄過小田的計算機，不會打印工資表，便請瑪麗幫忙打一下，因為瑪麗平時協(xié)助李總的工作，經(jīng)常跟財務(wù)部打交道?？涩旣惍?dāng)時老是敷衍人家，一會說自己沒空，一會說自己正忙。文大姐給瑪麗打了三次電話，在人力資源部催得很急的情況下，只好打電話給我，請我?guī)兔?。其實，這打工資表也很簡單，我調(diào)出ＷＰＳ Ｏｆｆｉｃｅ中專門的ＥＴ表格模塊，做專業(yè)的財務(wù)報表信手拈來，幾分鐘就給文大姐搞好了。今天，看樣子文大姐也似乎有意讓瑪麗著著急。別人找你幫忙的時候，你不也經(jīng)常說“我忙著”或“我現(xiàn)在沒空”嗎？這就是你平時敷衍人家的結(jié)果。
由于秘書的特殊位置，經(jīng)常會有人求你幫忙辦事。無論是對公司內(nèi)部的職員，還是對公司外面的客人，不合理的或自己做不到的請求，當(dāng)然要拒絕，但是在拒絕之前，先要耐心聽對方把話說完，不讓人覺得你在敷衍搪塞。 對于有些人的要求，你雖然拒絕了，但可以針對他的情況，提出自己的建議。如果是能提出有效建議或替代方案，對方一樣會感激你。另外，拒絕時除了提出替代建議，還可以每隔一段時間，去問問對方情況，讓他們也了解自己的苦衷與立場，這樣就可以減少因拒絕而帶來的負面影響。如果只是敷衍了事，對方其實 心里也清楚，這樣，不僅會讓人覺得你不誠實，也會堵死自己的后路。
敷衍人家的確很輕松，很合算，既不必費心，無須付出代價，也不會有什么損害。但你有初一，人家就會有十五；你今天敷衍人家，人家明天肯定也會敷衍你。我們做秘書的確不能事事較真，但一定要真誠，處理各種人際關(guān)系，必須從長計議，而這種長，不是一年或兩年，而是十年二十年。與人方便，與己方便。
種瓜得瓜，種豆得豆。
十來點鐘，我桌子上的電話鈴響了。
“是，我是秘書于雪。對不起，請問您貴姓？是尚武先生，好，我知道了。孫總正在會見客人，我會盡快給您回電話。您的電話分機是１１８?”
電話是現(xiàn)代經(jīng)濟導(dǎo)報社打來的，他們聽說我們又準(zhǔn)備在北京投資３０００萬美元建一個工廠，想采訪孫總。對這種公共關(guān)系的處理，公司向來是慎之又慎。
正好，孫總送客人出來路過秘書科門口，我馬上把電話記錄交給他。
“怎么回事？這個項目八字才一撇，是誰把這個事說出去的？”孫總皺了皺眉頭，不太高興：“談?wù)撨@事太早了一點，我跟姜總商量一下再說?！闭f著，孫總就去了姜總的辦公室。
看來一時半會還給不了尚武先生回話。如果他再來電話催，我該怎么答復(fù)，正在我尋思之際，孫總從姜總的辦公室出來了。
孫總說：“明天上午十一點鐘跟尚記者見面。你幫我準(zhǔn)備些材料。順便安排個工作餐?！?BR> 也許是媒體相互競爭的原因，現(xiàn)在要求上門采訪的記者越來越多。從目前的趨勢看，作為秘書，將會更多地涉及與媒體打交道和為客戶服務(wù)，因此，在公司目前還未設(shè)立專門的公關(guān)部門的情況下，也就要求秘書應(yīng)該開始具備公關(guān)能力，甚至逐步充當(dāng)公司新聞發(fā)言人的角色。
下午兩點多鐘，投資部的龍輝科長就把孫總明天見記者要用的背景材料給我送來了。
“你今天上午不是說，今天下班之前還不一定能把材料弄出來嗎？怎么這么快？”我問龍輝。
“小于，您跟我們要資料，我們什么時候馬虎過？”龍輝的臉上堆滿了笑容。“上午您的電話一打過去，我們?nèi)粕舷氯縿訂T起來，所以提前完成了任務(wù)?！?BR> 盡揀好聽的說，肯定是有事找我。
“那我謝謝了！”說著，我裝出要外出辦事的樣子。
“小于，等等，我還有件微不足道的小事要求您給幫忙?！饼堓x還是一臉笑容。
由于秘書的特殊位置，別人找你要求幫忙的事很多，這我已經(jīng)習(xí)慣了。
“違法的事我可不干?！蔽腋_玩笑。
原來在剛剛開完的董事會上，他們科的工作受到了特別的表揚，所以公司常務(wù)會上決定給他們科一次集體到新疆去旅游的獎勵。由于去年獎勵的總務(wù)科是五人，所以，財務(wù)部門按慣例只同意按五個人的名額報銷費用。
“你說這個事讓我怎么辦？本來是件好事，可七個人只能去五個人，誰去誰不去我怎么定？鬧不好，好事有可能變成壞事，搞出個不團結(jié)來。所以，我想請你幫我給姜總說說，看看能不能增加兩個名額?！饼堓x說的確是事實。
這幾天孟姐請假，我替孟姐協(xié)助處理姜總的日常工作。
“你自己直接找姜總不行嗎？”我問龍輝。
“小于，你知道，如果我直接找姜總，會給姜總一個我老是向上級伸手的印象；如果姜總再說你們兩個科長學(xué)學(xué)雷鋒，發(fā)揚點精神，把名額讓給其他的人，那我怎么辦？那不就一點回旋的余地都沒有了嗎？”龍輝想的也周到。
去七個人還是去五個人旅游，并不是什么大原則問題，只不過是去年有這個先例。
“這樣吧，如果有機會，我?guī)湍堰@事跟姜總提一提。但是，我不敢給你打保票。也許這事，姜總也有自己的考慮?！?BR> 龍輝馬上笑逐顏開：“小于，我們科里的人一致認為你是觀世音菩薩，要是允許的話，我們每天會在辦公室為你燒一炷香?！?BR> “龍科長，你這是夸我還是毀我？”我問龍輝。
快下班的時候，李總催瑪麗要幾個公司今年上半年的財務(wù)數(shù)據(jù)，瑪麗給財務(wù)部已打過三個電話。
“你們怎么老是那么忙？”瑪麗在電話里，對著財務(wù)部的人急起來了，像是要吵架的樣子。
聽著瑪麗跟財務(wù)部的人打電話，我心里有些替她難受。上個星期四，出納小田出去學(xué)習(xí)，人力資源部部長突然要份工資表，會計文大姐沒弄過小田的計算機，不會打印工資表，便請瑪麗幫忙打一下，因為瑪麗平時協(xié)助李總的工作，經(jīng)常跟財務(wù)部打交道?？涩旣惍?dāng)時老是敷衍人家，一會說自己沒空，一會說自己正忙。文大姐給瑪麗打了三次電話，在人力資源部催得很急的情況下，只好打電話給我，請我?guī)兔?。其實，這打工資表也很簡單，我調(diào)出ＷＰＳ Ｏｆｆｉｃｅ中專門的ＥＴ表格模塊，做專業(yè)的財務(wù)報表信手拈來，幾分鐘就給文大姐搞好了。今天，看樣子文大姐也似乎有意讓瑪麗著著急。別人找你幫忙的時候，你不也經(jīng)常說“我忙著”或“我現(xiàn)在沒空”嗎？這就是你平時敷衍人家的結(jié)果。
由于秘書的特殊位置，經(jīng)常會有人求你幫忙辦事。無論是對公司內(nèi)部的職員，還是對公司外面的客人，不合理的或自己做不到的請求，當(dāng)然要拒絕，但是在拒絕之前，先要耐心聽對方把話說完，不讓人覺得你在敷衍搪塞。 對于有些人的要求，你雖然拒絕了，但可以針對他的情況，提出自己的建議。如果是能提出有效建議或替代方案，對方一樣會感激你。另外，拒絕時除了提出替代建議，還可以每隔一段時間，去問問對方情況，讓他們也了解自己的苦衷與立場，這樣就可以減少因拒絕而帶來的負面影響。如果只是敷衍了事，對方其實 心里也清楚，這樣，不僅會讓人覺得你不誠實，也會堵死自己的后路。
敷衍人家的確很輕松，很合算，既不必費心，無須付出代價，也不會有什么損害。但你有初一，人家就會有十五；你今天敷衍人家，人家明天肯定也會敷衍你。我們做秘書的確不能事事較真，但一定要真誠，處理各種人際關(guān)系，必須從長計議，而這種長，不是一年或兩年，而是十年二十年。與人方便，與己方便。
種瓜得瓜，種豆得豆。