十月某日
上午秘書科的事不是很多，孟姐在指導(dǎo)小石整理公司來客登記簿。因為收集信息是秘書的一項重要工作，手頭的事不多，我也在一旁跟著學(xué)。
“小石，整理來訪客人名單，不能按客人的姓氏筆畫排列，而要按他所在公司的筆畫順 序排列。”
孟姐讓小石將已經(jīng)排好的客人名單順序重排。
“為什么?”
“是這樣的，這些來訪的客人，是代表他們所在的公司來我們公司洽談業(yè)務(wù)的。他們個人有可能在將來的某一天，會離開他們現(xiàn)在所在的公司；但是，他們的公司則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點是應(yīng)該記住他們的公司，因此，在整理來客名錄時，應(yīng)該以客人所在公司的筆畫來排列順序。比方昨天第一個來訪的客人是，北京通達科貿(mào)公司的副總經(jīng)理劉允。將來只要一看到劉允的姓名，首先應(yīng)該想到是北京通達公司。通達是一九九五年注冊成立的，注冊資金１０００萬元人民幣，主要業(yè)務(wù)是代理銷售我們東巖公司的產(chǎn)品，平均每年的銷售額在４００萬元人民幣左右，他們的董事長兼總經(jīng)理叫李明，是我們姜總在北大荒下鄉(xiāng)時的戰(zhàn)友……”
小石輕輕地嘆了口氣，她沒想到來客登記簿上“劉允”這么簡單的兩個字，在孟姐的頭腦里竟包含了這么多信息。她以為只要把劉允的姓名和電話號碼往計算機里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是瑪麗和我，在秘書?？茖W(xué)校，也沒專門學(xué)過這方面的知識。這就是實踐經(jīng)驗。
孟姐不愧是總經(jīng)理的專職秘書。她這種認(rèn)真細(xì)致的工作作風(fēng)，真值得我們這些小字輩的秘書學(xué)習(xí)。我什么時候才能達到孟姐這種水平?
中午，天空突然烏云密布，暴風(fēng)雨似乎馬上就要來臨。
下午一上班，投資部就送來一份“天津宏星公司情況介紹”的材料，要我趕緊送給孫總，說孫總催著要。
也許是時間太急，投資部送來的材料中不僅有錯別字，還有一些語法上的錯誤，如“非要……不可”的句子，像口語那樣把后面的“不可”兩個字漏掉了；于是，我把材料的文字稍為潤色了一遍，重新打印送給孫總。
孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說：“小于，這份材料你加工處理過，是吧？”
“是的，”我不清楚孫總問這話的意思，“我只是對其中的文字潤色了一下。”
“小于，你應(yīng)該知道我要這份材料的目的。我想了解宏星公司的資產(chǎn)狀況，但是更想了解宏星公司目前管理層的狀況。他們現(xiàn)在有多少管理人員，管理人員的年齡結(jié)構(gòu)如何，知識結(jié)構(gòu)如何，管理、開發(fā)和銷售各占什么比例，他們對我們將要進行的控股投資的態(tài)度如何……我要的是他們目前實實在在的真實情況，而不是這么幾個干巴巴的數(shù)字和幾條標(biāo)語口號，你知道嗎？”
孫總的臉越拉越長。
“小于，我是經(jīng)理，你是秘書，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和腳，但我不希望你做我的大腦！哪些材料有用，哪些材料沒用，由我自己的大腦來判斷? 把我的大腦留給我，好嗎?”
窗外已是電閃雷鳴?？次沂肿銦o措的樣子，孫總態(tài)度緩和了一些：“是不是投資部把材料給你的時候，就是這個樣子?可能主要責(zé)任不在你。這樣吧，你去把投資部的李部長叫來，我要聽取他的口頭匯報?！?BR> 投資部的人匯報完畢，我從孫總的辦公室回來。孟姐見我悶悶不樂的樣子，問我怎么回事，我把事情的經(jīng)過大致說了一遍。孟姐安慰我說：“小于，當(dāng)秘書沒有不出現(xiàn)差錯的，不要緊。問題是，你知道問題出在哪里嗎?”
我沒吱聲。孫總的批評沒錯，但我總覺得自己委屈。
“小于，我給你講個小故事吧。這是我剛當(dāng)秘書時，我的美國老板講給我聽的。小石和瑪麗，你們有興趣聽嗎?”
她倆馬上湊了過來。
“事情是這樣的。一天，我的美國老板坐車路過一個小菜市場，看見路邊小蔬菜店門口擺著一堆新鮮的洋蔥。洋蔥的皮曬得紅紅的，上邊還沾著泥巴。老板的父親是個農(nóng)場主，老板小時候跟父親種過洋蔥。他來中國這么久了，第一次看到那么新鮮的洋蔥，所以感到很親切。回到辦公室以后，他讓秘書派人去給他買幾個洋蔥回來?？墒牵?dāng)秘書把洋蔥放到他辦公桌上的時候，那幾個洋蔥只剩中間的那一點小芯了。為什么？原來當(dāng)總務(wù)科的辦事員將洋蔥買回來之后，馬上放在水龍頭下把洋蔥上面的泥巴洗掉了；交給總務(wù)科長后，科長又把洋蔥外面的幾層粗皮給剝掉了；科長把洋蔥交給秘書后，秘書又把洋蔥上的紅皮剝掉了。洋蔥雖然還是那幾個洋蔥，但早已不是老板當(dāng)初想要的那種洋蔥了。所以，老板當(dāng)時就把秘書狠狠地訓(xùn)斥了一頓。”
上午秘書科的事不是很多，孟姐在指導(dǎo)小石整理公司來客登記簿。因為收集信息是秘書的一項重要工作，手頭的事不多，我也在一旁跟著學(xué)。
“小石，整理來訪客人名單，不能按客人的姓氏筆畫排列，而要按他所在公司的筆畫順 序排列。”
孟姐讓小石將已經(jīng)排好的客人名單順序重排。
“為什么?”
“是這樣的，這些來訪的客人，是代表他們所在的公司來我們公司洽談業(yè)務(wù)的。他們個人有可能在將來的某一天，會離開他們現(xiàn)在所在的公司；但是，他們的公司則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點是應(yīng)該記住他們的公司，因此，在整理來客名錄時，應(yīng)該以客人所在公司的筆畫來排列順序。比方昨天第一個來訪的客人是，北京通達科貿(mào)公司的副總經(jīng)理劉允。將來只要一看到劉允的姓名，首先應(yīng)該想到是北京通達公司。通達是一九九五年注冊成立的，注冊資金１０００萬元人民幣，主要業(yè)務(wù)是代理銷售我們東巖公司的產(chǎn)品，平均每年的銷售額在４００萬元人民幣左右，他們的董事長兼總經(jīng)理叫李明，是我們姜總在北大荒下鄉(xiāng)時的戰(zhàn)友……”
小石輕輕地嘆了口氣，她沒想到來客登記簿上“劉允”這么簡單的兩個字，在孟姐的頭腦里竟包含了這么多信息。她以為只要把劉允的姓名和電話號碼往計算機里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是瑪麗和我，在秘書?？茖W(xué)校，也沒專門學(xué)過這方面的知識。這就是實踐經(jīng)驗。
孟姐不愧是總經(jīng)理的專職秘書。她這種認(rèn)真細(xì)致的工作作風(fēng)，真值得我們這些小字輩的秘書學(xué)習(xí)。我什么時候才能達到孟姐這種水平?
中午，天空突然烏云密布，暴風(fēng)雨似乎馬上就要來臨。
下午一上班，投資部就送來一份“天津宏星公司情況介紹”的材料，要我趕緊送給孫總，說孫總催著要。
也許是時間太急，投資部送來的材料中不僅有錯別字，還有一些語法上的錯誤，如“非要……不可”的句子，像口語那樣把后面的“不可”兩個字漏掉了；于是，我把材料的文字稍為潤色了一遍，重新打印送給孫總。
孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說：“小于，這份材料你加工處理過，是吧？”
“是的，”我不清楚孫總問這話的意思，“我只是對其中的文字潤色了一下。”
“小于，你應(yīng)該知道我要這份材料的目的。我想了解宏星公司的資產(chǎn)狀況，但是更想了解宏星公司目前管理層的狀況。他們現(xiàn)在有多少管理人員，管理人員的年齡結(jié)構(gòu)如何，知識結(jié)構(gòu)如何，管理、開發(fā)和銷售各占什么比例，他們對我們將要進行的控股投資的態(tài)度如何……我要的是他們目前實實在在的真實情況，而不是這么幾個干巴巴的數(shù)字和幾條標(biāo)語口號，你知道嗎？”
孫總的臉越拉越長。
“小于，我是經(jīng)理，你是秘書，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和腳，但我不希望你做我的大腦！哪些材料有用，哪些材料沒用，由我自己的大腦來判斷? 把我的大腦留給我，好嗎?”
窗外已是電閃雷鳴?？次沂肿銦o措的樣子，孫總態(tài)度緩和了一些：“是不是投資部把材料給你的時候，就是這個樣子?可能主要責(zé)任不在你。這樣吧，你去把投資部的李部長叫來，我要聽取他的口頭匯報?！?BR> 投資部的人匯報完畢，我從孫總的辦公室回來。孟姐見我悶悶不樂的樣子，問我怎么回事，我把事情的經(jīng)過大致說了一遍。孟姐安慰我說：“小于，當(dāng)秘書沒有不出現(xiàn)差錯的，不要緊。問題是，你知道問題出在哪里嗎?”
我沒吱聲。孫總的批評沒錯，但我總覺得自己委屈。
“小于，我給你講個小故事吧。這是我剛當(dāng)秘書時，我的美國老板講給我聽的。小石和瑪麗，你們有興趣聽嗎?”
她倆馬上湊了過來。
“事情是這樣的。一天，我的美國老板坐車路過一個小菜市場，看見路邊小蔬菜店門口擺著一堆新鮮的洋蔥。洋蔥的皮曬得紅紅的，上邊還沾著泥巴。老板的父親是個農(nóng)場主，老板小時候跟父親種過洋蔥。他來中國這么久了，第一次看到那么新鮮的洋蔥，所以感到很親切。回到辦公室以后，他讓秘書派人去給他買幾個洋蔥回來?？墒牵?dāng)秘書把洋蔥放到他辦公桌上的時候，那幾個洋蔥只剩中間的那一點小芯了。為什么？原來當(dāng)總務(wù)科的辦事員將洋蔥買回來之后，馬上放在水龍頭下把洋蔥上面的泥巴洗掉了；交給總務(wù)科長后，科長又把洋蔥外面的幾層粗皮給剝掉了；科長把洋蔥交給秘書后，秘書又把洋蔥上的紅皮剝掉了。洋蔥雖然還是那幾個洋蔥，但早已不是老板當(dāng)初想要的那種洋蔥了。所以，老板當(dāng)時就把秘書狠狠地訓(xùn)斥了一頓。”