秘書(shū)在日常工作中常常會(huì)遇到這種情況：客人按預(yù)約的時(shí)間來(lái)訪，可上司一時(shí)還離不開(kāi)，要么是與前面的客人沒(méi)談完，要么是在打一個(gè)長(zhǎng)途，需要讓客人等一會(huì)兒。在這個(gè)時(shí)候，你就得替上司招待客人。在客人等待的時(shí)候，你讓客人干等是很不禮貌的。如果客人有幾位，他們自己可能會(huì)聊點(diǎn)什么；如果只有一位客人，你讓他干等，他就會(huì)越等越急躁。因此，秘書(shū)在這個(gè)時(shí)候應(yīng)該跟客人聊點(diǎn)什么。在這種情況下，客人一般會(huì)主動(dòng)提一些話題，范圍則可能從克隆人到世界杯。這時(shí)，秘書(shū)應(yīng)根據(jù)客人提起的話題與他進(jìn)行交談。如果能與客人進(jìn)行這種交流，客人不僅不會(huì)焦急，而且會(huì)對(duì)你本人產(chǎn)生一種信任感。
作為秘書(shū)，與客人交談是一項(xiàng)很重要的日常工作。作為一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)，你不僅在與客人的交流時(shí)能聽(tīng)懂客人說(shuō)話的內(nèi)容，而且還應(yīng)能根據(jù)客人的興趣，進(jìn)行深入的交流，不是只會(huì)說(shuō)“真的嗎”或者“是的”這幾個(gè)字。如果你老是說(shuō)這幾個(gè)字，就會(huì)讓客人感到興趣索然。
又比如，你陪上司外出辦事，上司年紀(jì)大了，突然心臟病發(fā)作，或者出現(xiàn)腦溢血等緊急情況，在這種緊急情況下，你應(yīng)該是掏出手機(jī)，憑直覺(jué)就撥120電話。如果你把急救電話號(hào)碼忘了，還要問(wèn)旁邊的人，或者查效率手冊(cè)什么的，浪費(fèi)了寶貴的搶救時(shí)間，別說(shuō)幾分鐘，就是幾秒鐘，都可以說(shuō)是你的失職。
當(dāng)然，在秘書(shū)的日常工作中，像這種危險(xiǎn)的突發(fā)性事件很少出現(xiàn)，但是，有大量的特殊情況需要秘書(shū)憑直覺(jué)來(lái)處理。比方說(shuō)上午十一點(diǎn)鐘，上司正在會(huì)見(jiàn)客人，一個(gè)客戶公司的秘書(shū)電話說(shuō)，原定于今天下午兩點(diǎn)他們的老總到公司來(lái)會(huì)談，由于種種原因，他們的老總脫不開(kāi)身，希望你到他們公司去談。下午能不能過(guò)去，請(qǐng)馬上答復(fù)他們。在這種情況下，就要求秘書(shū)在向上司匯報(bào)之前，憑直覺(jué)拿出自己的腹案，因?yàn)榻o上司考慮的時(shí)間也不多，而且在這種情況下去請(qǐng)示上司，上司的腦筋也不一定一下子就轉(zhuǎn)得過(guò)彎來(lái)，也會(huì)感到左右為難。要在很短的時(shí)間內(nèi)作出判斷，只能憑直覺(jué)了。
秘書(shū)在工作中常常要憑直覺(jué)辦事。秘書(shū)的直覺(jué)從哪里來(lái)？當(dāng)然，首先要有豐富的經(jīng)驗(yàn)，再有就是豐富的常識(shí)。因此，作為秘書(shū)，必須具備豐富的知識(shí)，特別是要具備豐富的社會(huì)常識(shí)，這類(lèi)常識(shí)包括身材比較豐滿的注意少穿顏色較淺的衣服，患有糖尿病的人注意少喝灑，出現(xiàn)火情馬上打119報(bào)警，等等。如果秘書(shū)平時(shí)對(duì)上司工作的職責(zé)、負(fù)責(zé)的范圍、思考問(wèn)題的方法和為人處世的態(tài)度有比較多的了解的話，就能很快作出判斷，向上司提出自己的想法。沒(méi)有豐富的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)作儲(chǔ)備，你就產(chǎn)生不了正確的直覺(jué)，一遇到特別一點(diǎn)的情況，你就只能把矛盾上交，讓領(lǐng)導(dǎo)自己一個(gè)人去為難。
作為企業(yè)內(nèi)外一個(gè)信息交流樞紐，秘書(shū)每天都在與企業(yè)內(nèi)外各式各樣的人物打交道，所以，秘書(shū)不一定要具有某一方面的專長(zhǎng)，但一定要是個(gè)“雜家”，上知天文地理，下懂風(fēng)土民情，前三百年能說(shuō)出個(gè)甲乙丙丁，后五百年也能道出個(gè)ABCD。每一種社會(huì)職業(yè)都有自己的特長(zhǎng)，銷(xiāo)售部的人會(huì)做買(mǎi)賣(mài)，開(kāi)發(fā)部的人會(huì)搞科研，而秘書(shū)部門(mén)的人特長(zhǎng)是什么？秘書(shū)的特長(zhǎng)應(yīng)該就是有非常豐富的常識(shí)，特別是一些常識(shí)要非常淵博，這也可以說(shuō)是秘書(shū)這種社會(huì)職業(yè)的特點(diǎn)。一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)，可以說(shuō)是一個(gè)偉大的常識(shí)家。具有非常豐富的常識(shí)是秘書(shū)的職業(yè)特征。常識(shí)是直覺(jué)的鄰居。
作為秘書(shū)，與客人交談是一項(xiàng)很重要的日常工作。作為一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)，你不僅在與客人的交流時(shí)能聽(tīng)懂客人說(shuō)話的內(nèi)容，而且還應(yīng)能根據(jù)客人的興趣，進(jìn)行深入的交流，不是只會(huì)說(shuō)“真的嗎”或者“是的”這幾個(gè)字。如果你老是說(shuō)這幾個(gè)字，就會(huì)讓客人感到興趣索然。
又比如，你陪上司外出辦事，上司年紀(jì)大了，突然心臟病發(fā)作，或者出現(xiàn)腦溢血等緊急情況，在這種緊急情況下，你應(yīng)該是掏出手機(jī)，憑直覺(jué)就撥120電話。如果你把急救電話號(hào)碼忘了，還要問(wèn)旁邊的人，或者查效率手冊(cè)什么的，浪費(fèi)了寶貴的搶救時(shí)間，別說(shuō)幾分鐘，就是幾秒鐘，都可以說(shuō)是你的失職。
當(dāng)然，在秘書(shū)的日常工作中，像這種危險(xiǎn)的突發(fā)性事件很少出現(xiàn)，但是，有大量的特殊情況需要秘書(shū)憑直覺(jué)來(lái)處理。比方說(shuō)上午十一點(diǎn)鐘，上司正在會(huì)見(jiàn)客人，一個(gè)客戶公司的秘書(shū)電話說(shuō)，原定于今天下午兩點(diǎn)他們的老總到公司來(lái)會(huì)談，由于種種原因，他們的老總脫不開(kāi)身，希望你到他們公司去談。下午能不能過(guò)去，請(qǐng)馬上答復(fù)他們。在這種情況下，就要求秘書(shū)在向上司匯報(bào)之前，憑直覺(jué)拿出自己的腹案，因?yàn)榻o上司考慮的時(shí)間也不多，而且在這種情況下去請(qǐng)示上司，上司的腦筋也不一定一下子就轉(zhuǎn)得過(guò)彎來(lái)，也會(huì)感到左右為難。要在很短的時(shí)間內(nèi)作出判斷，只能憑直覺(jué)了。
秘書(shū)在工作中常常要憑直覺(jué)辦事。秘書(shū)的直覺(jué)從哪里來(lái)？當(dāng)然，首先要有豐富的經(jīng)驗(yàn)，再有就是豐富的常識(shí)。因此，作為秘書(shū)，必須具備豐富的知識(shí)，特別是要具備豐富的社會(huì)常識(shí)，這類(lèi)常識(shí)包括身材比較豐滿的注意少穿顏色較淺的衣服，患有糖尿病的人注意少喝灑，出現(xiàn)火情馬上打119報(bào)警，等等。如果秘書(shū)平時(shí)對(duì)上司工作的職責(zé)、負(fù)責(zé)的范圍、思考問(wèn)題的方法和為人處世的態(tài)度有比較多的了解的話，就能很快作出判斷，向上司提出自己的想法。沒(méi)有豐富的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)作儲(chǔ)備，你就產(chǎn)生不了正確的直覺(jué)，一遇到特別一點(diǎn)的情況，你就只能把矛盾上交，讓領(lǐng)導(dǎo)自己一個(gè)人去為難。
作為企業(yè)內(nèi)外一個(gè)信息交流樞紐，秘書(shū)每天都在與企業(yè)內(nèi)外各式各樣的人物打交道，所以，秘書(shū)不一定要具有某一方面的專長(zhǎng)，但一定要是個(gè)“雜家”，上知天文地理，下懂風(fēng)土民情，前三百年能說(shuō)出個(gè)甲乙丙丁，后五百年也能道出個(gè)ABCD。每一種社會(huì)職業(yè)都有自己的特長(zhǎng)，銷(xiāo)售部的人會(huì)做買(mǎi)賣(mài)，開(kāi)發(fā)部的人會(huì)搞科研，而秘書(shū)部門(mén)的人特長(zhǎng)是什么？秘書(shū)的特長(zhǎng)應(yīng)該就是有非常豐富的常識(shí)，特別是一些常識(shí)要非常淵博，這也可以說(shuō)是秘書(shū)這種社會(huì)職業(yè)的特點(diǎn)。一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)，可以說(shuō)是一個(gè)偉大的常識(shí)家。具有非常豐富的常識(shí)是秘書(shū)的職業(yè)特征。常識(shí)是直覺(jué)的鄰居。