三、 會(huì)議管理技巧
每一位秘書/助理人員都能成為安排會(huì)議與活動(dòng)的專家。
了解會(huì)議/活動(dòng)的宗旨與目的
設(shè)計(jì)流程（控制人、事、時(shí)、地、物）
執(zhí)行與協(xié)調(diào)
檢討與跟催
1、 會(huì)議（活動(dòng)）的種類
(1) 以性質(zhì)分
定期/不定期、例行會(huì)議、公司內(nèi)部會(huì)議、經(jīng)銷商會(huì)議、會(huì)員會(huì)議
(2) 以功能分
解決問(wèn)題/討論會(huì)、教育訓(xùn)練、準(zhǔn)備資訊、收集資訊、動(dòng)腦會(huì)議、溝通感情
(3) 以人數(shù)分
5人—10人 小型會(huì)議
50人—100人 中型會(huì)議
100人—500人 大型會(huì)議
500人以上 超大型會(huì)議
(4) 以地域分（開會(huì)的地點(diǎn)）
公司內(nèi)召開
在國(guó)內(nèi)召開
在外國(guó)召開
時(shí)間進(jìn)度表/職責(zé)分配表（范例）
會(huì)議/活動(dòng)名稱：
會(huì)議/活動(dòng)性質(zhì)：200人國(guó)際性科技研討會(huì)（國(guó)外100人，國(guó)內(nèi)100人）
開會(huì)/活動(dòng)日期：1994年11月15日-19日
2月底以前：
成立籌備委員會(huì)及秘書處
設(shè)定主題
邀請(qǐng)VIP講者
宣傳、工作開始
─海報(bào)
─通告
經(jīng)費(fèi)籌募開始
接洽飯店/餐飲/交通
勘察場(chǎng)地
3月-6月：
宣傳工作
經(jīng)費(fèi)籌募/制定預(yù)算
發(fā)出海報(bào)/通告
接受報(bào)名
確定參與VIP
論文審核
決定初步議程
與協(xié)力廠商簽約
設(shè)定翻譯者/節(jié)目主持人
7月-10月
宣傳工作
經(jīng)費(fèi)/預(yù)算控制
制作最后確定議程/節(jié)目
繼續(xù)接受報(bào)名
制作論文搞要集
決定場(chǎng)地布置細(xì)節(jié)與視聽設(shè)備需求
制作現(xiàn)場(chǎng)所需工作檢索明細(xì)
與協(xié)力廠商確認(rèn)細(xì)節(jié)
確定一切VIP安排
11月1日-14日
確定一切細(xì)節(jié)
做好確認(rèn)工夫
沙盤演練
每一位秘書/助理人員都能成為安排會(huì)議與活動(dòng)的專家。
了解會(huì)議/活動(dòng)的宗旨與目的
設(shè)計(jì)流程（控制人、事、時(shí)、地、物）
執(zhí)行與協(xié)調(diào)
檢討與跟催
1、 會(huì)議（活動(dòng)）的種類
(1) 以性質(zhì)分
定期/不定期、例行會(huì)議、公司內(nèi)部會(huì)議、經(jīng)銷商會(huì)議、會(huì)員會(huì)議
(2) 以功能分
解決問(wèn)題/討論會(huì)、教育訓(xùn)練、準(zhǔn)備資訊、收集資訊、動(dòng)腦會(huì)議、溝通感情
(3) 以人數(shù)分
5人—10人 小型會(huì)議
50人—100人 中型會(huì)議
100人—500人 大型會(huì)議
500人以上 超大型會(huì)議
(4) 以地域分（開會(huì)的地點(diǎn)）
公司內(nèi)召開
在國(guó)內(nèi)召開
在外國(guó)召開
時(shí)間進(jìn)度表/職責(zé)分配表（范例）
會(huì)議/活動(dòng)名稱：
會(huì)議/活動(dòng)性質(zhì)：200人國(guó)際性科技研討會(huì)（國(guó)外100人，國(guó)內(nèi)100人）
開會(huì)/活動(dòng)日期：1994年11月15日-19日
2月底以前：
成立籌備委員會(huì)及秘書處
設(shè)定主題
邀請(qǐng)VIP講者
宣傳、工作開始
─海報(bào)
─通告
經(jīng)費(fèi)籌募開始
接洽飯店/餐飲/交通
勘察場(chǎng)地
3月-6月：
宣傳工作
經(jīng)費(fèi)籌募/制定預(yù)算
發(fā)出海報(bào)/通告
接受報(bào)名
確定參與VIP
論文審核
決定初步議程
與協(xié)力廠商簽約
設(shè)定翻譯者/節(jié)目主持人
7月-10月
宣傳工作
經(jīng)費(fèi)/預(yù)算控制
制作最后確定議程/節(jié)目
繼續(xù)接受報(bào)名
制作論文搞要集
決定場(chǎng)地布置細(xì)節(jié)與視聽設(shè)備需求
制作現(xiàn)場(chǎng)所需工作檢索明細(xì)
與協(xié)力廠商確認(rèn)細(xì)節(jié)
確定一切VIP安排
11月1日-14日
確定一切細(xì)節(jié)
做好確認(rèn)工夫
沙盤演練