2006年7月14日，4號強熱帶風暴“碧利斯”帶來的強降雨開始襲擊我縣。從15日晚8時至16日凌晨3時，7個小時降雨量達到405.3毫米，平均每小時降雨量58毫米。在暴風驟雨中，縣委值班室的電話鈴聲此起彼伏。在百忙中，我接到一個電話，來電者是上級黨委辦公室的一個同志，他說有關領導想了解風暴對漳浦的影響以及我縣抗災組織情況。核實了對方身份之后，我邊整理思路邊簡明扼要地回答了風情、雨情和全縣抗災組織情況：“縣委縣政府主要領導、分管領導此時正在防汛指揮部坐鎮(zhèn)指揮抗臺抗洪工作；縣五套班子領導成員已到各自掛鉤的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，深入一線靠前指揮……”由于我平時比較注意鍛煉表達能力和積累相關信息，因此，這十幾分鐘的匯報情況準確，邏輯清楚。既介紹了災情，又較為全面地介紹了全縣干部群眾的防災、抗災工作。對方滿意地放下了電話。
這個電話讓我深深感到，秘書工作者要高標準做好“三服務”工作，必須掌握好語言表達藝術。我個人體會，秘書工作者在說話時應該“真”“準”“短”。
一、說真話。就是要心口如一。這是共產黨人應有的品質，也是每個秘書工作者干工作、做事情的基本要求，更是我們的協(xié)調取得成功的重要保證。在協(xié)調工作時，如果不講真話，隱瞞真實情況，給協(xié)調對象傳遞虛假信息，其后果從小的方面來說會影響協(xié)調的效果；從大的方面來說則會誤導領導決策，影響黨群、干群關系，破壞機關形象。在辦公室工作，可能會遇到群眾來訪，如果來訪者所反映的問題和提出的要求明顯不符合政策或根本無法解決，我們在接待時不誠懇地解釋清楚，抱著把人打發(fā)走就行的思想，搪塞推托，讓其心存幻想。這不僅不利于問題的解決，還會造成“重復訪”“老信訪”，給領導或機關部門添麻煩，影響黨委的公信力。
二、說準話。就是要謹言慎行。這里有一個寓意很深的故事：一位騎師馴了一匹好馬，他認為給這樣的馬加上韁繩是多余的，因此，他沒有給這匹馬安裝韁繩。有一次，他騎馬外出，馬在原野上一路狂奔?？斓綉已铝?，但馬絲毫沒有停下的意思，騎師因為沒有韁繩來約束馬，結果摔了個粉身碎骨。管住嘴巴跟給馬安韁繩的道理是一樣的。秘書工作者接觸的層面廣，肩挑的責任重，特別要注意自己的一言一行。無論是草擬文稿，還是協(xié)調工作，都應該做到言之有物、言之有信和言之有理。首先，要“說”有目的。說話就像寫文章，要有主題，有主旨，有針對性。該說什么，不該說什么，要心中有數(shù)。在表達時，要直奔主題，盡量做到一語中的，切忌東拉西扯。說者不知所云，聽者一頭霧水。例如，有一次，上級領導來我縣檢查防洪防災準備情況。一位工作人員卻匯報說去年臺風造成的損失有多大，如何戰(zhàn)勝困難，取得了多少成績，而對防洪防災準備工作卻一點也沒有涉及。答非所問。其次，要弄清情況再“說”?！皼]有調查就沒有發(fā)言權”。協(xié)調工作時，我們要多調查分析，多換位思考，弄清問題存在的原因、現(xiàn)狀。爭取說每一句話都有根有據(jù)，切忌信口開河、夸夸其談。在布置某項工作時，要及時收集掌握基層情況和群眾反饋的熱點、難點和焦點問題，熟悉了解整項工作的具體情況和上級的具體要求，結合本地實際情況，提煉出切合實際、富有可操作性、有創(chuàng)意的建議和意見。第三，要用腦子來“說”。在不同的場合，針對不同的對象，要注意說話的分寸，注意語言表達的類型，遣詞造句要恰如其分，少講套話、空話和書面語，多講新話、實話和協(xié)調對象喜聞樂見的口語。
三、說短話。就是要言簡意賅。秘書工作者必須樹立講短話的工作作風。在協(xié)調工作時，如果你只顧長篇大論，滔滔不絕，把人說得昏昏欲睡，那協(xié)調的效果就可想而知。但如果你能長話短說，抓住協(xié)調對象關心、關注的關鍵問題，分析問題存在的原因，簡明扼要地表達自己的意圖和要求，那你的觀點和意見就很有可能被協(xié)調對象所理解和接受。怎樣才能說好短話呢？首先，對所談話題要有所準備，做到心中有數(shù)。不僅要思考自己說話的中心，圍繞著中心說話，而且還要想一想哪些話是有用的，哪些話是冗余的，盡量將可說可不說的話略去不說。
為了把話說短，我們必須培養(yǎng)高超的語言概括和表達能力。只有具有較高的語言概括能力，才能抓住事物的本質，才能迅速把握表達的要點，做到言簡意賅；只有具備較強的語言表達能力，才能用簡練的話語表達深刻的思想內容，使自己所講的話條理分明、重點突出，達到言短而意長、話少而意精的效果。如果眉毛胡子一把抓，話匣子一開，廢話連篇，滔滔不絕；開口千言，離題萬里，不僅徒勞無益，而且浪費生命。
這個電話讓我深深感到，秘書工作者要高標準做好“三服務”工作，必須掌握好語言表達藝術。我個人體會，秘書工作者在說話時應該“真”“準”“短”。
一、說真話。就是要心口如一。這是共產黨人應有的品質，也是每個秘書工作者干工作、做事情的基本要求，更是我們的協(xié)調取得成功的重要保證。在協(xié)調工作時，如果不講真話，隱瞞真實情況，給協(xié)調對象傳遞虛假信息，其后果從小的方面來說會影響協(xié)調的效果；從大的方面來說則會誤導領導決策，影響黨群、干群關系，破壞機關形象。在辦公室工作，可能會遇到群眾來訪，如果來訪者所反映的問題和提出的要求明顯不符合政策或根本無法解決，我們在接待時不誠懇地解釋清楚，抱著把人打發(fā)走就行的思想，搪塞推托，讓其心存幻想。這不僅不利于問題的解決，還會造成“重復訪”“老信訪”，給領導或機關部門添麻煩，影響黨委的公信力。
二、說準話。就是要謹言慎行。這里有一個寓意很深的故事：一位騎師馴了一匹好馬，他認為給這樣的馬加上韁繩是多余的，因此，他沒有給這匹馬安裝韁繩。有一次，他騎馬外出，馬在原野上一路狂奔?？斓綉已铝?，但馬絲毫沒有停下的意思，騎師因為沒有韁繩來約束馬，結果摔了個粉身碎骨。管住嘴巴跟給馬安韁繩的道理是一樣的。秘書工作者接觸的層面廣，肩挑的責任重，特別要注意自己的一言一行。無論是草擬文稿，還是協(xié)調工作，都應該做到言之有物、言之有信和言之有理。首先，要“說”有目的。說話就像寫文章，要有主題，有主旨，有針對性。該說什么，不該說什么，要心中有數(shù)。在表達時，要直奔主題，盡量做到一語中的，切忌東拉西扯。說者不知所云，聽者一頭霧水。例如，有一次，上級領導來我縣檢查防洪防災準備情況。一位工作人員卻匯報說去年臺風造成的損失有多大，如何戰(zhàn)勝困難，取得了多少成績，而對防洪防災準備工作卻一點也沒有涉及。答非所問。其次，要弄清情況再“說”?！皼]有調查就沒有發(fā)言權”。協(xié)調工作時，我們要多調查分析，多換位思考，弄清問題存在的原因、現(xiàn)狀。爭取說每一句話都有根有據(jù)，切忌信口開河、夸夸其談。在布置某項工作時，要及時收集掌握基層情況和群眾反饋的熱點、難點和焦點問題，熟悉了解整項工作的具體情況和上級的具體要求，結合本地實際情況，提煉出切合實際、富有可操作性、有創(chuàng)意的建議和意見。第三，要用腦子來“說”。在不同的場合，針對不同的對象，要注意說話的分寸，注意語言表達的類型，遣詞造句要恰如其分，少講套話、空話和書面語，多講新話、實話和協(xié)調對象喜聞樂見的口語。
三、說短話。就是要言簡意賅。秘書工作者必須樹立講短話的工作作風。在協(xié)調工作時，如果你只顧長篇大論，滔滔不絕，把人說得昏昏欲睡，那協(xié)調的效果就可想而知。但如果你能長話短說，抓住協(xié)調對象關心、關注的關鍵問題，分析問題存在的原因，簡明扼要地表達自己的意圖和要求，那你的觀點和意見就很有可能被協(xié)調對象所理解和接受。怎樣才能說好短話呢？首先，對所談話題要有所準備，做到心中有數(shù)。不僅要思考自己說話的中心，圍繞著中心說話，而且還要想一想哪些話是有用的，哪些話是冗余的，盡量將可說可不說的話略去不說。
為了把話說短，我們必須培養(yǎng)高超的語言概括和表達能力。只有具有較高的語言概括能力，才能抓住事物的本質，才能迅速把握表達的要點，做到言簡意賅；只有具備較強的語言表達能力，才能用簡練的話語表達深刻的思想內容，使自己所講的話條理分明、重點突出，達到言短而意長、話少而意精的效果。如果眉毛胡子一把抓，話匣子一開，廢話連篇，滔滔不絕；開口千言，離題萬里，不僅徒勞無益，而且浪費生命。