建設(shè)項(xiàng)目文檔管理的意義
所謂建設(shè)項(xiàng)目文檔的管理，是指項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目管理的工作期間，對工程建設(shè)實(shí)施過程中形成的文件資料進(jìn)行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)項(xiàng)目文檔管理的對象是建設(shè)項(xiàng)目文件資料，它們是建設(shè)項(xiàng)目信息的載體。配備專門人員對建設(shè)項(xiàng)目文件資料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理，對于建設(shè)項(xiàng)目管理工作具有十分重要的意義。
(1)對建設(shè)項(xiàng)目文件資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)項(xiàng)目管理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件
建設(shè)項(xiàng)目管理的主要任務(wù)是進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目的日標(biāo)控制，而控制的基礎(chǔ)是信息。如果沒有信息，項(xiàng)目管理人員就無法實(shí)施控制。在工程建設(shè)實(shí)施過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、加工和傳遞，以文件資料的形式進(jìn)行管理和保存，就會成為有價(jià)值的信息資源，它是項(xiàng)目管理人員進(jìn)行工程建設(shè)目標(biāo)控制的客觀依據(jù)。
(2)對建設(shè)項(xiàng)目文件資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以極大地提高建設(shè)項(xiàng)目管理工作的效率
建設(shè)項(xiàng)目文件資料經(jīng)過系統(tǒng)、科學(xué)的整理歸類，形成項(xiàng)目文件檔案庫，當(dāng)項(xiàng)目管理人員需要時(shí)，就能及時(shí)有針對性地提供完整的資料，從而迅速地解決項(xiàng)目管理工作中的問題。反之，如果文件資料分散處理，就會導(dǎo)致混亂，甚至散失，最終影響項(xiàng)目管理人員的正確決策。
(3)對建設(shè)項(xiàng)目文件資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)項(xiàng)目管理檔案的建立提供可靠保證
建設(shè)項(xiàng)目文件資料的管理，是把建設(shè)項(xiàng)目管理各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報(bào)表等文件資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，從而確保文檔資料的完整性。 ·方面，在項(xiàng)目建成竣工以后，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)可將完整的項(xiàng)目文檔資料移交業(yè)主，作為建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料；另一方面，完整的項(xiàng)目文檔資料是項(xiàng)目管理單位具有重要?dú)v史價(jià)值的資料，項(xiàng)目管理人員可以從中獲得寶貴的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，有利于不斷提高建設(shè)項(xiàng)目管理工作水平。
所謂建設(shè)項(xiàng)目文檔的管理，是指項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目管理的工作期間，對工程建設(shè)實(shí)施過程中形成的文件資料進(jìn)行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)項(xiàng)目文檔管理的對象是建設(shè)項(xiàng)目文件資料，它們是建設(shè)項(xiàng)目信息的載體。配備專門人員對建設(shè)項(xiàng)目文件資料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理，對于建設(shè)項(xiàng)目管理工作具有十分重要的意義。
(1)對建設(shè)項(xiàng)目文件資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)項(xiàng)目管理工作的順利開展創(chuàng)造良好的前提條件
建設(shè)項(xiàng)目管理的主要任務(wù)是進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目的日標(biāo)控制，而控制的基礎(chǔ)是信息。如果沒有信息，項(xiàng)目管理人員就無法實(shí)施控制。在工程建設(shè)實(shí)施過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、加工和傳遞，以文件資料的形式進(jìn)行管理和保存，就會成為有價(jià)值的信息資源，它是項(xiàng)目管理人員進(jìn)行工程建設(shè)目標(biāo)控制的客觀依據(jù)。
(2)對建設(shè)項(xiàng)目文件資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以極大地提高建設(shè)項(xiàng)目管理工作的效率
建設(shè)項(xiàng)目文件資料經(jīng)過系統(tǒng)、科學(xué)的整理歸類，形成項(xiàng)目文件檔案庫，當(dāng)項(xiàng)目管理人員需要時(shí)，就能及時(shí)有針對性地提供完整的資料，從而迅速地解決項(xiàng)目管理工作中的問題。反之，如果文件資料分散處理，就會導(dǎo)致混亂，甚至散失，最終影響項(xiàng)目管理人員的正確決策。
(3)對建設(shè)項(xiàng)目文件資料進(jìn)行科學(xué)管理，可以為建設(shè)項(xiàng)目管理檔案的建立提供可靠保證
建設(shè)項(xiàng)目文件資料的管理，是把建設(shè)項(xiàng)目管理各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報(bào)表等文件資料進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，從而確保文檔資料的完整性。 ·方面，在項(xiàng)目建成竣工以后，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)可將完整的項(xiàng)目文檔資料移交業(yè)主，作為建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料；另一方面，完整的項(xiàng)目文檔資料是項(xiàng)目管理單位具有重要?dú)v史價(jià)值的資料，項(xiàng)目管理人員可以從中獲得寶貴的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，有利于不斷提高建設(shè)項(xiàng)目管理工作水平。