一、關(guān)于中國秘書工作起源的兩種不同觀點(diǎn)
關(guān)于中國歷秘書工作究竟發(fā)端于何時，學(xué)術(shù)界有兩種不同的觀點(diǎn)。
第一種觀點(diǎn)認(rèn)為，“秘書工作是隨文書的產(chǎn)生而出現(xiàn)的。探討中國文書的起源，必須緊緊抓住兩點(diǎn)：一是中國文字的出現(xiàn)，二是中國階級社會的出現(xiàn)?！币虼?，公務(wù)文書的出現(xiàn)也就是秘書工作的出現(xiàn)，“不但是在有了文字以后，而且是在有了階級統(tǒng)治以后才有可能?！?李欣等編著《中國現(xiàn)代秘書工作基礎(chǔ)》高等教育出版社1993年版，第39頁) 歷史常識告訴我們，中國的階級社會始于夏代，根據(jù)上述觀點(diǎn)，中國的秘書工作發(fā)端應(yīng)該是在夏代，也就是作為階級統(tǒng)治工具的國家出現(xiàn)以后，距今四千年左右。持這一觀點(diǎn)的還有劉登山先生，他直接指出“秘書工作產(chǎn)生于夏代的奴隸社會”。(《秘書學(xué)教程》，中國政法大學(xué)出版社1988年版，第15頁)
第二種觀點(diǎn)認(rèn)為，“秘書工作的產(chǎn)生必須具有兩個條件：文字和有領(lǐng)導(dǎo)部門的社會組織?！备鶕?jù)這兩個條件，“可以推斷，從廣義的范圍來說，我國的秘書工作起源于部落聯(lián)盟的昌盛時期，即黃帝至禹時期，約距今四千五百年至四千一百年之間；從狹義的范圍而論，它起源于黃帝時期，即距今約四千五百年至四千四百年之間的龍山文化時晚期，最遲當(dāng)啟端于堯舜時期?！?楊劍宇《中國秘書史》同濟(jì)大學(xué)出版社1988年版第11，20頁)
二、文字的出現(xiàn)不是秘書工作產(chǎn)生的前提條件
上述兩種觀點(diǎn)都把文字出現(xiàn)作為秘書工作產(chǎn)生的前提條件。筆者認(rèn)為，即使秘書工作可能實(shí)際產(chǎn)生于文字出現(xiàn)以后，但從理論上說文字的出現(xiàn)并不是秘書工作產(chǎn)生的前提條件。
把文字的出現(xiàn)作為秘書工作產(chǎn)生的前提，是基于這樣一個推論：公務(wù)文書就是公務(wù)活動中產(chǎn)生的文字材料，有了文字才會有公務(wù)文書；有了公務(wù)文書才會有撰寫、處理和保管公務(wù)文書的秘書人員，才會有秘書工作。這一推論一個隱含前提是：秘書工作就是有關(guān)公務(wù)文書的工作，沒有文書工作也就不會有秘書工作。這一前提是不符合現(xiàn)代秘書學(xué)觀點(diǎn)的。
現(xiàn)代秘書學(xué)認(rèn)為，秘書是為領(lǐng)導(dǎo)或雇主“提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員”(陳合宜著《秘書學(xué)》， 暨南大學(xué)出版社， 1995年版， 第18頁)，秘書工作的范圍是非常廣的。就是按照《中國現(xiàn)代秘書工作基礎(chǔ)》的解釋，黨政機(jī)關(guān)秘書工作是“以為的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、助理性工作”。(該書第144頁)“辦文、辦會、辦事”這三個主要方面，只有辦文一項(xiàng)是以公務(wù)文書為工作對象，其他兩方面雖然也會用到文書，但文書只是作為一種工具或必然產(chǎn)生的結(jié)果(現(xiàn)代社會有哪一項(xiàng)工作能脫離文書呢)。
根據(jù)我們對我國各級各類機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公室所承擔(dān)的實(shí)際工作的調(diào)查，秘書工作的內(nèi)容大致可以分為三個方面：1、政務(wù)性工作，即直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的綜合性的工作，包括調(diào)查研究、信息工作、協(xié)調(diào)工作、督查工作、議案建議提案工作、參謀咨詢、文稿撰擬等；2、業(yè)務(wù)性工作， 即秘書部門承擔(dān)的帶有專業(yè)性質(zhì)的工作，包括文書工作、檔案工作、資料工作、會務(wù)工作、信訪工作、保密工作、網(wǎng)站管理、談判事務(wù)、公關(guān)工作等；3、事務(wù)性工作，即秘書部門承擔(dān)的一些機(jī)關(guān)具體事務(wù)，包括領(lǐng)導(dǎo)日程安排、隨從工作、通信聯(lián)絡(luò)、接待和禮儀工作、值班和突發(fā)事件的處理、機(jī)關(guān)日常事務(wù)管理等。以上列舉的具體工作有二十余項(xiàng)，而其中只有文書工作和檔案工作是以公務(wù)文書為工作對象的。因此，盡管文書檔案工作是秘書部門諸項(xiàng)業(yè)務(wù)中占有相當(dāng)大比重的工作，但秘書工作的范圍則遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于文書檔案工作的范圍。由此可見，文字的出現(xiàn)只是文書檔案工作產(chǎn)生的必要條件，而不能籠統(tǒng)地說它是秘書工作產(chǎn)生的必要條件。
關(guān)于文字或公務(wù)文書的出現(xiàn)不是秘書工作產(chǎn)生的前提條件，這里還有兩個旁證：
第一，我國古代的契丹族，自公元4世紀(jì)起即活躍于北方，其社會發(fā)展階段處于原始社會后期，到7 世紀(jì)時，形成了相對穩(wěn)定的部落聯(lián)盟，9世紀(jì)末進(jìn)入奴隸制社會，916年，原來的部落聯(lián)盟首領(lǐng)阿保機(jī)稱帝建立遼國，而直到這時，契丹族仍然沒有文字，“刻木契記事”。920年，阿保機(jī)才命從侄魯不古和突呂不創(chuàng)制契丹文字。而在這之前，契丹族的部落聯(lián)盟管理活動和建國過程中，早已有了秘書工作。與此類似，北方女真族在1115年建立奴隸主國家“大金”之后，才創(chuàng)造出女真文字。(參見范文瀾《中國通史》)
第二，新中國成立初期，我國有的社會發(fā)展水平比較低的少數(shù)民族也處于原始社會末期階段，或奴隸社會階段，他們沒有自己的文字，也不使用漢字，其部落內(nèi)部進(jìn)行管理并不使用公務(wù)文書，但其首領(lǐng)(酋長)卻配助手，這些助手幫助酋長作一些收集信息、傳達(dá)命令、籌備集會和對外聯(lián)絡(luò)等工作，這些工作顯然具有秘書工作的性質(zhì)。
三、秘書工作產(chǎn)生的條件——社會組織領(lǐng)導(dǎo)人或領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的出現(xiàn)
秘書工作既然只能定義為“以為的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨的參謀性、助理性工作”，從理論上說，當(dāng)社會組織發(fā)展到一定規(guī)模并形成相對穩(wěn)定的領(lǐng)導(dǎo)人或領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的時候，為這些領(lǐng)導(dǎo)提供“參謀性、助理性”服務(wù)的秘書工作也就隨之出現(xiàn)了，而不管這時是否已經(jīng)有了文字和公務(wù)文書。因此，社會組織領(lǐng)導(dǎo)人和領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的出現(xiàn)，既是秘書工作產(chǎn)生的必要條件，也是秘書工作產(chǎn)生的充分條件。
下面我們就來考察秘書工作產(chǎn)生的這一條件產(chǎn)生的時間。
考古發(fā)掘證明我國最早的人類祖先距今有二百多萬年的歷史。最早的人類是以原始人群的方式生活的，雖然原始人群已經(jīng)是一種社會組織，但其組織結(jié)構(gòu)極其簡單，沒有形成發(fā)號施令的或領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)，因此不具備秘書工作產(chǎn)生的條件。
經(jīng)過漫長而緩慢的發(fā)展，到原始社會后期，逐漸形成了以血統(tǒng)關(guān)系結(jié)成的穩(wěn)定的社會基本經(jīng)濟(jì)單位——氏族。氏族組織發(fā)展到一定規(guī)模后，又出現(xiàn)了若干血緣相近的氏族聯(lián)合而成的胞族，若干胞族組成更大的社會組織部落，部落由兩個以上血緣相近的胞族或氏族構(gòu)成，它通常有自己的地域、名稱、方言、宗教、習(xí)俗，并形成了管理公共事務(wù)的機(jī)構(gòu)和部落首領(lǐng)。我國古代傳說中的神農(nóng)氏、有巢氏、伏羲氏、燧人氏等就是這樣一些部落首領(lǐng)。
到傳說中的黃帝時期，華夏土地上又出現(xiàn)了若干部落聯(lián)合而成的部落聯(lián)盟，當(dāng)時黃帝是中原部落聯(lián)盟的首領(lǐng)，在黃河上游有以炎帝為首領(lǐng)的羌人部落聯(lián)盟，在南方長江流域則有以以蚩尤為首領(lǐng)的九黎族部落聯(lián)盟。根據(jù)這些傳說，一個部落聯(lián)盟所居住的區(qū)域是很大的，大的部落聯(lián)盟的居住區(qū)超過現(xiàn)在的一個省。
原始社會末期的氏族、部落和部落聯(lián)盟的管理實(shí)行原始民主制，凡遇重大事務(wù)，由氏族全體成員、氏族族長或部落酋長議事會討論決定，而氏族族長、都落酋長、部落聯(lián)盟首領(lǐng)，均需分別經(jīng)過其成員推舉產(chǎn)生。
傳說中的部落聯(lián)盟有時發(fā)動大規(guī)模的軍事行動，如黃帝部落與炎帝部落曾聯(lián)合發(fā)動了征服南方蚩尤部落的戰(zhàn)爭，后來黃帝部落又征服了炎帝部落，人們擁戴黃帝為“天子”，年號稱軒轅，定都逐鹿，各部落表示服從命令。部落聯(lián)盟除組織共同的軍事行動外，還具有加強(qiáng)部落間經(jīng)濟(jì)、文化聯(lián)系等職能。由此可見，部落聯(lián)盟組織是一個很大區(qū)域的行政組織，內(nèi)部有相當(dāng)嚴(yán)密的管理系統(tǒng)，不然就無法解釋它能夠發(fā)動指揮大規(guī)模的戰(zhàn)爭行動。據(jù)傳黃帝設(shè)置了分管各項(xiàng)工作的官職——“六相”，組成了部落聯(lián)盟的領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)，而黃帝就是這一領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的核心。
以上是我國歷社會組織領(lǐng)導(dǎo)人和領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)產(chǎn)生的大致過程。據(jù)此我們能得出什么結(jié)論呢？
四、關(guān)于我國秘書工作起源年代的推斷
在以黃帝為首的這樣頗具規(guī)模的管理系統(tǒng)中，需要有提供“參謀性、助理性”的秘書工作，應(yīng)該說是沒有疑義的。古籍記載，黃帝不僅設(shè)立了分管各項(xiàng)事務(wù)的“六相”，而且設(shè)置了專門的“秘書官”——史官，他們有名有姓，如倉頡、沮誦、孔甲等均當(dāng)過黃帝的史官。由此可見，黃帝時期就有了名副其實(shí)的秘書工作，因此以上所引第一種觀點(diǎn)“我國古代秘書工作產(chǎn)生于夏代的奴隸社會”是可以排除的。
現(xiàn)在的問題是，我們能否根據(jù)以上材料就斷定我國秘書工作起源于黃帝時期呢？或者說在黃帝之前就沒有秘書工作呢？
有的秘書史讀本在論述黃帝前沒有秘書工作時寫到：在黃帝之前，“一個氏族集中居住于一個村落，地域小，人口少，公共事務(wù)簡單，凡交流情況，互通信息，通過交談即能辦到，如需決定重要問題，往往在村落中央的的公共房屋中商議而定，因此，首領(lǐng)運(yùn)用口語即能了解情況、表示意見、發(fā)出指令，這些意見、指令即能很快傳遍全氏族。所以，這時的管理工作中對公務(wù)文書的要求尚不迫切，秘書工作也未產(chǎn)生，《淮南子·汜論》就云：‘神農(nóng)無制令而民從?！?李欣主編《中國秘書發(fā)展史》，高等教育出版社，1993年版，第5頁)
這段文字所描述的氏族首領(lǐng)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的確無需秘書提供“輔助管理”， 但這只限于一個氏族的管理，其管理范圍不超過現(xiàn)在的一個自然村。但是，在黃帝為首領(lǐng)的部落聯(lián)盟形成之前，早已出現(xiàn)了若干氏族組成的“胞族”和若干胞族組成的“部落”，一個部落的規(guī)模有多大呢？據(jù)《堯典》所載，一個部落聯(lián)盟包含了9個部落，9個部落包含100個胞族，100個胞族下又包含若干氏族（即“萬邦”）。如此推算，一個部落大約由100個氏族組成，每個氏族按100人口計(jì)算，一個部落也有10000人?？梢娫诓柯渎?lián)盟形成前，每個部落的規(guī)模就已經(jīng)相當(dāng)大，部落領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或首領(lǐng)的管理活動就決非通過直接交談即能實(shí)現(xiàn)的，部落酋長必需有人為其管理活動提供輔助性的服務(wù)，因此，從理論上說部落管理活動中就少不了提供輔助性服務(wù)的秘書工作。
至于“神農(nóng)無制令而民從”的傳說，即使它為真，也只能說明神農(nóng)之時的管理活動中尚沒有公務(wù)文書和與之相關(guān)的文書工作。如前所述，文書工作只是秘書工作的一個方面，秘書工作的外延遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于文書工作的外延，沒有文書工作不等于沒有秘書工作，秘書工作先于文書工作在歷出現(xiàn)是完全可能的。如前面所說的契丹族在建立遼國時還沒有文字，當(dāng)然也就沒有文書工作，但卻已經(jīng)有了秘書工作。
我們從有關(guān)傳說中黃帝時期的秘書工作的記載看，黃帝有史官多人，而且有了具體分工，這已決不是最原始的秘書工作，而是經(jīng)過了一定發(fā)展階段的比較成熟的秘書工作。
至此，我們可以得出以下結(jié)論：在原始社會后期，當(dāng)若干氏族聯(lián)合組成規(guī)模較大的部落時，就產(chǎn)生了為部落領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)活動提供輔助管理的秘書工作，其時間距今至少有五千年左右；而到了四千四百年之前的黃帝時期，我國秘書工作已經(jīng)發(fā)展到一定水平。
關(guān)于中國歷秘書工作究竟發(fā)端于何時，學(xué)術(shù)界有兩種不同的觀點(diǎn)。
第一種觀點(diǎn)認(rèn)為，“秘書工作是隨文書的產(chǎn)生而出現(xiàn)的。探討中國文書的起源，必須緊緊抓住兩點(diǎn)：一是中國文字的出現(xiàn)，二是中國階級社會的出現(xiàn)?！币虼?，公務(wù)文書的出現(xiàn)也就是秘書工作的出現(xiàn)，“不但是在有了文字以后，而且是在有了階級統(tǒng)治以后才有可能?！?李欣等編著《中國現(xiàn)代秘書工作基礎(chǔ)》高等教育出版社1993年版，第39頁) 歷史常識告訴我們，中國的階級社會始于夏代，根據(jù)上述觀點(diǎn)，中國的秘書工作發(fā)端應(yīng)該是在夏代，也就是作為階級統(tǒng)治工具的國家出現(xiàn)以后，距今四千年左右。持這一觀點(diǎn)的還有劉登山先生，他直接指出“秘書工作產(chǎn)生于夏代的奴隸社會”。(《秘書學(xué)教程》，中國政法大學(xué)出版社1988年版，第15頁)
第二種觀點(diǎn)認(rèn)為，“秘書工作的產(chǎn)生必須具有兩個條件：文字和有領(lǐng)導(dǎo)部門的社會組織?！备鶕?jù)這兩個條件，“可以推斷，從廣義的范圍來說，我國的秘書工作起源于部落聯(lián)盟的昌盛時期，即黃帝至禹時期，約距今四千五百年至四千一百年之間；從狹義的范圍而論，它起源于黃帝時期，即距今約四千五百年至四千四百年之間的龍山文化時晚期，最遲當(dāng)啟端于堯舜時期?！?楊劍宇《中國秘書史》同濟(jì)大學(xué)出版社1988年版第11，20頁)
二、文字的出現(xiàn)不是秘書工作產(chǎn)生的前提條件
上述兩種觀點(diǎn)都把文字出現(xiàn)作為秘書工作產(chǎn)生的前提條件。筆者認(rèn)為，即使秘書工作可能實(shí)際產(chǎn)生于文字出現(xiàn)以后，但從理論上說文字的出現(xiàn)并不是秘書工作產(chǎn)生的前提條件。
把文字的出現(xiàn)作為秘書工作產(chǎn)生的前提，是基于這樣一個推論：公務(wù)文書就是公務(wù)活動中產(chǎn)生的文字材料，有了文字才會有公務(wù)文書；有了公務(wù)文書才會有撰寫、處理和保管公務(wù)文書的秘書人員，才會有秘書工作。這一推論一個隱含前提是：秘書工作就是有關(guān)公務(wù)文書的工作，沒有文書工作也就不會有秘書工作。這一前提是不符合現(xiàn)代秘書學(xué)觀點(diǎn)的。
現(xiàn)代秘書學(xué)認(rèn)為，秘書是為領(lǐng)導(dǎo)或雇主“提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員”(陳合宜著《秘書學(xué)》， 暨南大學(xué)出版社， 1995年版， 第18頁)，秘書工作的范圍是非常廣的。就是按照《中國現(xiàn)代秘書工作基礎(chǔ)》的解釋，黨政機(jī)關(guān)秘書工作是“以為的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、助理性工作”。(該書第144頁)“辦文、辦會、辦事”這三個主要方面，只有辦文一項(xiàng)是以公務(wù)文書為工作對象，其他兩方面雖然也會用到文書，但文書只是作為一種工具或必然產(chǎn)生的結(jié)果(現(xiàn)代社會有哪一項(xiàng)工作能脫離文書呢)。
根據(jù)我們對我國各級各類機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公室所承擔(dān)的實(shí)際工作的調(diào)查，秘書工作的內(nèi)容大致可以分為三個方面：1、政務(wù)性工作，即直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的綜合性的工作，包括調(diào)查研究、信息工作、協(xié)調(diào)工作、督查工作、議案建議提案工作、參謀咨詢、文稿撰擬等；2、業(yè)務(wù)性工作， 即秘書部門承擔(dān)的帶有專業(yè)性質(zhì)的工作，包括文書工作、檔案工作、資料工作、會務(wù)工作、信訪工作、保密工作、網(wǎng)站管理、談判事務(wù)、公關(guān)工作等；3、事務(wù)性工作，即秘書部門承擔(dān)的一些機(jī)關(guān)具體事務(wù)，包括領(lǐng)導(dǎo)日程安排、隨從工作、通信聯(lián)絡(luò)、接待和禮儀工作、值班和突發(fā)事件的處理、機(jī)關(guān)日常事務(wù)管理等。以上列舉的具體工作有二十余項(xiàng)，而其中只有文書工作和檔案工作是以公務(wù)文書為工作對象的。因此，盡管文書檔案工作是秘書部門諸項(xiàng)業(yè)務(wù)中占有相當(dāng)大比重的工作，但秘書工作的范圍則遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于文書檔案工作的范圍。由此可見，文字的出現(xiàn)只是文書檔案工作產(chǎn)生的必要條件，而不能籠統(tǒng)地說它是秘書工作產(chǎn)生的必要條件。
關(guān)于文字或公務(wù)文書的出現(xiàn)不是秘書工作產(chǎn)生的前提條件，這里還有兩個旁證：
第一，我國古代的契丹族，自公元4世紀(jì)起即活躍于北方，其社會發(fā)展階段處于原始社會后期，到7 世紀(jì)時，形成了相對穩(wěn)定的部落聯(lián)盟，9世紀(jì)末進(jìn)入奴隸制社會，916年，原來的部落聯(lián)盟首領(lǐng)阿保機(jī)稱帝建立遼國，而直到這時，契丹族仍然沒有文字，“刻木契記事”。920年，阿保機(jī)才命從侄魯不古和突呂不創(chuàng)制契丹文字。而在這之前，契丹族的部落聯(lián)盟管理活動和建國過程中，早已有了秘書工作。與此類似，北方女真族在1115年建立奴隸主國家“大金”之后，才創(chuàng)造出女真文字。(參見范文瀾《中國通史》)
第二，新中國成立初期，我國有的社會發(fā)展水平比較低的少數(shù)民族也處于原始社會末期階段，或奴隸社會階段，他們沒有自己的文字，也不使用漢字，其部落內(nèi)部進(jìn)行管理并不使用公務(wù)文書，但其首領(lǐng)(酋長)卻配助手，這些助手幫助酋長作一些收集信息、傳達(dá)命令、籌備集會和對外聯(lián)絡(luò)等工作，這些工作顯然具有秘書工作的性質(zhì)。
三、秘書工作產(chǎn)生的條件——社會組織領(lǐng)導(dǎo)人或領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的出現(xiàn)
秘書工作既然只能定義為“以為的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨的參謀性、助理性工作”，從理論上說，當(dāng)社會組織發(fā)展到一定規(guī)模并形成相對穩(wěn)定的領(lǐng)導(dǎo)人或領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的時候，為這些領(lǐng)導(dǎo)提供“參謀性、助理性”服務(wù)的秘書工作也就隨之出現(xiàn)了，而不管這時是否已經(jīng)有了文字和公務(wù)文書。因此，社會組織領(lǐng)導(dǎo)人和領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的出現(xiàn)，既是秘書工作產(chǎn)生的必要條件，也是秘書工作產(chǎn)生的充分條件。
下面我們就來考察秘書工作產(chǎn)生的這一條件產(chǎn)生的時間。
考古發(fā)掘證明我國最早的人類祖先距今有二百多萬年的歷史。最早的人類是以原始人群的方式生活的，雖然原始人群已經(jīng)是一種社會組織，但其組織結(jié)構(gòu)極其簡單，沒有形成發(fā)號施令的或領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)，因此不具備秘書工作產(chǎn)生的條件。
經(jīng)過漫長而緩慢的發(fā)展，到原始社會后期，逐漸形成了以血統(tǒng)關(guān)系結(jié)成的穩(wěn)定的社會基本經(jīng)濟(jì)單位——氏族。氏族組織發(fā)展到一定規(guī)模后，又出現(xiàn)了若干血緣相近的氏族聯(lián)合而成的胞族，若干胞族組成更大的社會組織部落，部落由兩個以上血緣相近的胞族或氏族構(gòu)成，它通常有自己的地域、名稱、方言、宗教、習(xí)俗，并形成了管理公共事務(wù)的機(jī)構(gòu)和部落首領(lǐng)。我國古代傳說中的神農(nóng)氏、有巢氏、伏羲氏、燧人氏等就是這樣一些部落首領(lǐng)。
到傳說中的黃帝時期，華夏土地上又出現(xiàn)了若干部落聯(lián)合而成的部落聯(lián)盟，當(dāng)時黃帝是中原部落聯(lián)盟的首領(lǐng)，在黃河上游有以炎帝為首領(lǐng)的羌人部落聯(lián)盟，在南方長江流域則有以以蚩尤為首領(lǐng)的九黎族部落聯(lián)盟。根據(jù)這些傳說，一個部落聯(lián)盟所居住的區(qū)域是很大的，大的部落聯(lián)盟的居住區(qū)超過現(xiàn)在的一個省。
原始社會末期的氏族、部落和部落聯(lián)盟的管理實(shí)行原始民主制，凡遇重大事務(wù)，由氏族全體成員、氏族族長或部落酋長議事會討論決定，而氏族族長、都落酋長、部落聯(lián)盟首領(lǐng)，均需分別經(jīng)過其成員推舉產(chǎn)生。
傳說中的部落聯(lián)盟有時發(fā)動大規(guī)模的軍事行動，如黃帝部落與炎帝部落曾聯(lián)合發(fā)動了征服南方蚩尤部落的戰(zhàn)爭，后來黃帝部落又征服了炎帝部落，人們擁戴黃帝為“天子”，年號稱軒轅，定都逐鹿，各部落表示服從命令。部落聯(lián)盟除組織共同的軍事行動外，還具有加強(qiáng)部落間經(jīng)濟(jì)、文化聯(lián)系等職能。由此可見，部落聯(lián)盟組織是一個很大區(qū)域的行政組織，內(nèi)部有相當(dāng)嚴(yán)密的管理系統(tǒng)，不然就無法解釋它能夠發(fā)動指揮大規(guī)模的戰(zhàn)爭行動。據(jù)傳黃帝設(shè)置了分管各項(xiàng)工作的官職——“六相”，組成了部落聯(lián)盟的領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)，而黃帝就是這一領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)的核心。
以上是我國歷社會組織領(lǐng)導(dǎo)人和領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)產(chǎn)生的大致過程。據(jù)此我們能得出什么結(jié)論呢？
四、關(guān)于我國秘書工作起源年代的推斷
在以黃帝為首的這樣頗具規(guī)模的管理系統(tǒng)中，需要有提供“參謀性、助理性”的秘書工作，應(yīng)該說是沒有疑義的。古籍記載，黃帝不僅設(shè)立了分管各項(xiàng)事務(wù)的“六相”，而且設(shè)置了專門的“秘書官”——史官，他們有名有姓，如倉頡、沮誦、孔甲等均當(dāng)過黃帝的史官。由此可見，黃帝時期就有了名副其實(shí)的秘書工作，因此以上所引第一種觀點(diǎn)“我國古代秘書工作產(chǎn)生于夏代的奴隸社會”是可以排除的。
現(xiàn)在的問題是，我們能否根據(jù)以上材料就斷定我國秘書工作起源于黃帝時期呢？或者說在黃帝之前就沒有秘書工作呢？
有的秘書史讀本在論述黃帝前沒有秘書工作時寫到：在黃帝之前，“一個氏族集中居住于一個村落，地域小，人口少，公共事務(wù)簡單，凡交流情況，互通信息，通過交談即能辦到，如需決定重要問題，往往在村落中央的的公共房屋中商議而定，因此，首領(lǐng)運(yùn)用口語即能了解情況、表示意見、發(fā)出指令，這些意見、指令即能很快傳遍全氏族。所以，這時的管理工作中對公務(wù)文書的要求尚不迫切，秘書工作也未產(chǎn)生，《淮南子·汜論》就云：‘神農(nóng)無制令而民從?！?李欣主編《中國秘書發(fā)展史》，高等教育出版社，1993年版，第5頁)
這段文字所描述的氏族首領(lǐng)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的確無需秘書提供“輔助管理”， 但這只限于一個氏族的管理，其管理范圍不超過現(xiàn)在的一個自然村。但是，在黃帝為首領(lǐng)的部落聯(lián)盟形成之前，早已出現(xiàn)了若干氏族組成的“胞族”和若干胞族組成的“部落”，一個部落的規(guī)模有多大呢？據(jù)《堯典》所載，一個部落聯(lián)盟包含了9個部落，9個部落包含100個胞族，100個胞族下又包含若干氏族（即“萬邦”）。如此推算，一個部落大約由100個氏族組成，每個氏族按100人口計(jì)算，一個部落也有10000人?？梢娫诓柯渎?lián)盟形成前，每個部落的規(guī)模就已經(jīng)相當(dāng)大，部落領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或首領(lǐng)的管理活動就決非通過直接交談即能實(shí)現(xiàn)的，部落酋長必需有人為其管理活動提供輔助性的服務(wù)，因此，從理論上說部落管理活動中就少不了提供輔助性服務(wù)的秘書工作。
至于“神農(nóng)無制令而民從”的傳說，即使它為真，也只能說明神農(nóng)之時的管理活動中尚沒有公務(wù)文書和與之相關(guān)的文書工作。如前所述，文書工作只是秘書工作的一個方面，秘書工作的外延遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于文書工作的外延，沒有文書工作不等于沒有秘書工作，秘書工作先于文書工作在歷出現(xiàn)是完全可能的。如前面所說的契丹族在建立遼國時還沒有文字，當(dāng)然也就沒有文書工作，但卻已經(jīng)有了秘書工作。
我們從有關(guān)傳說中黃帝時期的秘書工作的記載看，黃帝有史官多人，而且有了具體分工，這已決不是最原始的秘書工作，而是經(jīng)過了一定發(fā)展階段的比較成熟的秘書工作。
至此，我們可以得出以下結(jié)論：在原始社會后期，當(dāng)若干氏族聯(lián)合組成規(guī)模較大的部落時，就產(chǎn)生了為部落領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)活動提供輔助管理的秘書工作，其時間距今至少有五千年左右；而到了四千四百年之前的黃帝時期，我國秘書工作已經(jīng)發(fā)展到一定水平。