“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”是對(duì)秘書工作形式的精練概括。研究三者之間的關(guān)系,實(shí)際是為了認(rèn)識(shí)秘書工作中的邏輯關(guān)系和事理,明確和突出不同的秘書工作的重心,增強(qiáng)對(duì)整體秘書工作的全盤認(rèn)識(shí),以便更好地貫徹秘書工作的原則,把秘書工作做好。
一、“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”三者的相對(duì)獨(dú)立
(一)辦文
文字秘書稱“辦文”為“行文”。研究“行文”的意義就會(huì)透徹領(lǐng)會(huì)“辦文”的特點(diǎn)。
“行文”可以指“寫文”,即撰擬文書、起草文件等;也可以指“走文”,即文件的收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞等;還可以是兩種意義綜合,甚至是指由文書文件而產(chǎn)生的一切事務(wù)。由此可見,辦文的核心是文字工作,它的特點(diǎn)就是辦理圍繞文字、文件、文書所展開的工作。針對(duì)辦文工作,有對(duì)秘書人員撰制公文的要求,有收、發(fā)公文的處理程序,有明確的行文規(guī)則,所以,“辦文”具有相對(duì)獨(dú)立的工作系統(tǒng)。
(二)辦會(huì)
無論會(huì)議、會(huì)談、還是會(huì)晤,“辦會(huì)”就是辦理有關(guān)的組織事務(wù)工作。
“會(huì)”是聚,是多人參與的事,無論“議”還是“談”,都是把大家各自的想法、主張、意見能通過聚在一起的形式統(tǒng)一起來,形成一個(gè)共識(shí)。所以，秘書辦會(huì)的一個(gè)中心任務(wù)就是起協(xié)調(diào)作用。在一定的時(shí)間、一定的空間內(nèi),既有各自的暢所欲言、心情舒暢，又有共識(shí)共通、一致認(rèn)識(shí),不留遺憾。
秘書把“辦會(huì)”稱為“做會(huì)”。會(huì)議辦得是否成功很大程度取決于秘書對(duì)會(huì)議是否做到精心策劃、組織落實(shí)。必須定時(shí)、定點(diǎn)做好一切會(huì)務(wù),是辦會(huì)的特點(diǎn)。針對(duì)會(huì)議特點(diǎn),秘書還應(yīng)總結(jié)出會(huì)議的要素，制定會(huì)議的基本程序，并把會(huì)議改革作為一項(xiàng)重要的研究課題提出來。這都表明“辦會(huì)”的相對(duì)獨(dú)立性。
(三)辦事
一切事務(wù)性工作都是“事”。廣義地理解,“辦文”、“辦會(huì)”也是“辦事”。所以,“事”的特點(diǎn)就是雜，無邊無際、無盡無休、無時(shí)無刻。面對(duì)如此紛繁龐雜的事務(wù),秘書的關(guān)鍵是摸索出事理,掌握規(guī)律,舉一反三,才能盡量辦好所有的事。秘書的所有制度和紀(jì)律要求,都是針對(duì)秘書辦事效率和辦事作風(fēng)提出來的,“辦事”的核心是認(rèn)識(shí)事理,認(rèn)識(shí)事理的目的在于提高辦事悟性,較高的辦事悟性才能使秘書懂事,能辦事,把事情辦出佳結(jié)果。
二、“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”三者的相互聯(lián)系
(一)“辦文”有時(shí)是通過“辦會(huì)”解決的
秘書所辦之文,是代表組織的,即使是以領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或法人代表名義發(fā)文,文書的形成也需要通過領(lǐng)導(dǎo)集體的討論認(rèn)可,也有必要集思廣益。圍繞著“辦文”,領(lǐng)導(dǎo)可以通過開會(huì)交代撰文意圖,秘書通過開會(huì)領(lǐng)會(huì)意圖,可以通過集中討論,分析歸納辦文的要領(lǐng),也可以通過會(huì)議來貫徹落實(shí)文件精神。即使是文件的傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn),也可以通過會(huì)議來分發(fā)傳達(dá)。所以,“辦會(huì)”，有的時(shí)候是“辦文”的另一種形式。
(二)“辦會(huì)”離不開“辦文”的工作
圍繞著會(huì)議的籌備和組織落實(shí),秘書要做的實(shí)際上一系列的文字工作的落實(shí)。從會(huì)議通知、會(huì)議議程表、會(huì)議手冊(cè)，到?jīng)Q定、決議、會(huì)議記錄、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要,還有典型發(fā)言、領(lǐng)導(dǎo)講話、開幕詞、閉幕詞、總發(fā)言等等,每一份會(huì)議文字材料的落實(shí),對(duì)辦會(huì)的會(huì)務(wù)秘書來說,都是實(shí)實(shí)在在的“辦文”。通過會(huì)議所達(dá)到的一致目標(biāo),也是要靠文書來體現(xiàn)和留存的。圍繞會(huì)議所形成的文字材料,是組織好會(huì)議的重要工具,也是貫徹落實(shí)會(huì)議精神的重要依據(jù),還是記錄、記載會(huì)議的重要?dú)v史資料。所以,“辦會(huì)”工作自始至終同“辦文”工作緊密地融合在一起。
(三)“辦事”在多數(shù)情況下是通過“辦文”或者“辦會(huì)”體現(xiàn)的
以文書的形式或者會(huì)議的形式來交代辦事意圖,這是領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常采取的交辦方式?！稗k文”、“辦會(huì)”也經(jīng)常是秘書在處理事務(wù)時(shí)采取的具體方法,特別是在一些具體問題的處理上,秘書要通過會(huì)議收集信息,廣泛征求解決問題的意見建議；能過文書的形式拿出解決問題的辦法。
三、全面掌握“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的原則方法
(一) “辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”首先體現(xiàn)秘書的綜合職業(yè)能力
(二) “辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”體現(xiàn)秘書準(zhǔn)確地選擇處理事務(wù)方式和判斷力
(三) “辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的原則和方法
1、功力扎實(shí)、工作落實(shí)
“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”，首先是辦具體事務(wù),秘書的事務(wù)能力必須扎實(shí)。辦事浮躁,工作毛糙的秘書,什么也干不好。秘書的工作是瑣碎平凡的,做好了不顯眼,做不好卻誤大事。所以，“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的首要原則是秘書的事務(wù)工作基本功扎實(shí),工作落到實(shí)處。
2、綜合考慮、系統(tǒng)籌劃
在扎扎實(shí)實(shí)做好具體工作的基礎(chǔ)上,秘書要學(xué)會(huì)從全局的角度綜合考慮工作安排,從全系統(tǒng)的工作考慮,采取哪種“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的具體方式更有利于工作。秘書選擇“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”具體方式的依據(jù)不僅僅是哪種方式自己熟悉或熟練,而是要從全局考慮怎樣對(duì)工作更有利,效果更好,更能準(zhǔn)確達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)確定的目標(biāo)?！稗k文”、“辦會(huì)”、“辦事”在具體實(shí)踐中相互交匯、相互融合、不可分割。在完成具體工作任務(wù),解決具體問題時(shí), “辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”三者只能有所偏重,不能有所偏廢。秘書的工作中一方面應(yīng)當(dāng)盡量采取靈活多樣的形式,另一方面應(yīng)當(dāng)明確主要的辦事方式,力求主攻成果顯著。
比如開會(huì)，會(huì)務(wù)工作中有“辦文”工作,也有具體的事務(wù)要辦,文和事也都要辦好?！稗k會(huì)”就有會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn),工作側(cè)重點(diǎn)要放在會(huì)務(wù)上?！稗k會(huì)”中“辦文”也重要,可以另派文筆優(yōu)秀的秘書主抓會(huì)務(wù)中的文字工作,而“辦會(huì)”的秘書要一心一意做好會(huì)務(wù)。來源于考試大
4、勤于總結(jié)、勇于創(chuàng)新
在完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)、承接領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情時(shí),秘書常常在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下及時(shí)選擇了具體的處理事務(wù)的方法。事情按這種方式辦了,就不知道按另一種方式辦是什么結(jié)果。這么辦成功了，也許另一種方式更成功;這么辦失敗了,也許另一種方式不一不定失敗。在實(shí)際工作中,秘書總結(jié)失敗的教訓(xùn)比總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)更重要作用。所以勤于總結(jié)、勇于創(chuàng)新,并且在創(chuàng)新中模索更好的工作方法,是秘書在“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”中取得事半功倍效果的一項(xiàng)重要原則。
一、“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”三者的相對(duì)獨(dú)立
(一)辦文
文字秘書稱“辦文”為“行文”。研究“行文”的意義就會(huì)透徹領(lǐng)會(huì)“辦文”的特點(diǎn)。
“行文”可以指“寫文”,即撰擬文書、起草文件等;也可以指“走文”,即文件的收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞等;還可以是兩種意義綜合,甚至是指由文書文件而產(chǎn)生的一切事務(wù)。由此可見,辦文的核心是文字工作,它的特點(diǎn)就是辦理圍繞文字、文件、文書所展開的工作。針對(duì)辦文工作,有對(duì)秘書人員撰制公文的要求,有收、發(fā)公文的處理程序,有明確的行文規(guī)則,所以,“辦文”具有相對(duì)獨(dú)立的工作系統(tǒng)。
(二)辦會(huì)
無論會(huì)議、會(huì)談、還是會(huì)晤,“辦會(huì)”就是辦理有關(guān)的組織事務(wù)工作。
“會(huì)”是聚,是多人參與的事,無論“議”還是“談”,都是把大家各自的想法、主張、意見能通過聚在一起的形式統(tǒng)一起來,形成一個(gè)共識(shí)。所以，秘書辦會(huì)的一個(gè)中心任務(wù)就是起協(xié)調(diào)作用。在一定的時(shí)間、一定的空間內(nèi),既有各自的暢所欲言、心情舒暢，又有共識(shí)共通、一致認(rèn)識(shí),不留遺憾。
秘書把“辦會(huì)”稱為“做會(huì)”。會(huì)議辦得是否成功很大程度取決于秘書對(duì)會(huì)議是否做到精心策劃、組織落實(shí)。必須定時(shí)、定點(diǎn)做好一切會(huì)務(wù),是辦會(huì)的特點(diǎn)。針對(duì)會(huì)議特點(diǎn),秘書還應(yīng)總結(jié)出會(huì)議的要素，制定會(huì)議的基本程序，并把會(huì)議改革作為一項(xiàng)重要的研究課題提出來。這都表明“辦會(huì)”的相對(duì)獨(dú)立性。
(三)辦事
一切事務(wù)性工作都是“事”。廣義地理解,“辦文”、“辦會(huì)”也是“辦事”。所以,“事”的特點(diǎn)就是雜，無邊無際、無盡無休、無時(shí)無刻。面對(duì)如此紛繁龐雜的事務(wù),秘書的關(guān)鍵是摸索出事理,掌握規(guī)律,舉一反三,才能盡量辦好所有的事。秘書的所有制度和紀(jì)律要求,都是針對(duì)秘書辦事效率和辦事作風(fēng)提出來的,“辦事”的核心是認(rèn)識(shí)事理,認(rèn)識(shí)事理的目的在于提高辦事悟性,較高的辦事悟性才能使秘書懂事,能辦事,把事情辦出佳結(jié)果。
二、“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”三者的相互聯(lián)系
(一)“辦文”有時(shí)是通過“辦會(huì)”解決的
秘書所辦之文,是代表組織的,即使是以領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或法人代表名義發(fā)文,文書的形成也需要通過領(lǐng)導(dǎo)集體的討論認(rèn)可,也有必要集思廣益。圍繞著“辦文”,領(lǐng)導(dǎo)可以通過開會(huì)交代撰文意圖,秘書通過開會(huì)領(lǐng)會(huì)意圖,可以通過集中討論,分析歸納辦文的要領(lǐng),也可以通過會(huì)議來貫徹落實(shí)文件精神。即使是文件的傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn),也可以通過會(huì)議來分發(fā)傳達(dá)。所以,“辦會(huì)”，有的時(shí)候是“辦文”的另一種形式。
(二)“辦會(huì)”離不開“辦文”的工作
圍繞著會(huì)議的籌備和組織落實(shí),秘書要做的實(shí)際上一系列的文字工作的落實(shí)。從會(huì)議通知、會(huì)議議程表、會(huì)議手冊(cè)，到?jīng)Q定、決議、會(huì)議記錄、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要,還有典型發(fā)言、領(lǐng)導(dǎo)講話、開幕詞、閉幕詞、總發(fā)言等等,每一份會(huì)議文字材料的落實(shí),對(duì)辦會(huì)的會(huì)務(wù)秘書來說,都是實(shí)實(shí)在在的“辦文”。通過會(huì)議所達(dá)到的一致目標(biāo),也是要靠文書來體現(xiàn)和留存的。圍繞會(huì)議所形成的文字材料,是組織好會(huì)議的重要工具,也是貫徹落實(shí)會(huì)議精神的重要依據(jù),還是記錄、記載會(huì)議的重要?dú)v史資料。所以,“辦會(huì)”工作自始至終同“辦文”工作緊密地融合在一起。
(三)“辦事”在多數(shù)情況下是通過“辦文”或者“辦會(huì)”體現(xiàn)的
以文書的形式或者會(huì)議的形式來交代辦事意圖,這是領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常采取的交辦方式?！稗k文”、“辦會(huì)”也經(jīng)常是秘書在處理事務(wù)時(shí)采取的具體方法,特別是在一些具體問題的處理上,秘書要通過會(huì)議收集信息,廣泛征求解決問題的意見建議；能過文書的形式拿出解決問題的辦法。
三、全面掌握“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的原則方法
(一) “辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”首先體現(xiàn)秘書的綜合職業(yè)能力
(二) “辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”體現(xiàn)秘書準(zhǔn)確地選擇處理事務(wù)方式和判斷力
(三) “辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的原則和方法
1、功力扎實(shí)、工作落實(shí)
“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”，首先是辦具體事務(wù),秘書的事務(wù)能力必須扎實(shí)。辦事浮躁,工作毛糙的秘書,什么也干不好。秘書的工作是瑣碎平凡的,做好了不顯眼,做不好卻誤大事。所以，“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的首要原則是秘書的事務(wù)工作基本功扎實(shí),工作落到實(shí)處。
2、綜合考慮、系統(tǒng)籌劃
在扎扎實(shí)實(shí)做好具體工作的基礎(chǔ)上,秘書要學(xué)會(huì)從全局的角度綜合考慮工作安排,從全系統(tǒng)的工作考慮,采取哪種“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”的具體方式更有利于工作。秘書選擇“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”具體方式的依據(jù)不僅僅是哪種方式自己熟悉或熟練,而是要從全局考慮怎樣對(duì)工作更有利,效果更好,更能準(zhǔn)確達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)確定的目標(biāo)?！稗k文”、“辦會(huì)”、“辦事”在具體實(shí)踐中相互交匯、相互融合、不可分割。在完成具體工作任務(wù),解決具體問題時(shí), “辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”三者只能有所偏重,不能有所偏廢。秘書的工作中一方面應(yīng)當(dāng)盡量采取靈活多樣的形式,另一方面應(yīng)當(dāng)明確主要的辦事方式,力求主攻成果顯著。
比如開會(huì)，會(huì)務(wù)工作中有“辦文”工作,也有具體的事務(wù)要辦,文和事也都要辦好?！稗k會(huì)”就有會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn),工作側(cè)重點(diǎn)要放在會(huì)務(wù)上?！稗k會(huì)”中“辦文”也重要,可以另派文筆優(yōu)秀的秘書主抓會(huì)務(wù)中的文字工作,而“辦會(huì)”的秘書要一心一意做好會(huì)務(wù)。來源于考試大
4、勤于總結(jié)、勇于創(chuàng)新
在完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)、承接領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情時(shí),秘書常常在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下及時(shí)選擇了具體的處理事務(wù)的方法。事情按這種方式辦了,就不知道按另一種方式辦是什么結(jié)果。這么辦成功了，也許另一種方式更成功;這么辦失敗了,也許另一種方式不一不定失敗。在實(shí)際工作中,秘書總結(jié)失敗的教訓(xùn)比總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)更重要作用。所以勤于總結(jié)、勇于創(chuàng)新,并且在創(chuàng)新中模索更好的工作方法,是秘書在“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”中取得事半功倍效果的一項(xiàng)重要原則。