第一節(jié) 文書擬寫
一、批轉轉發(fā)性通知
批轉轉發(fā)性通知是指批轉、轉發(fā)、印發(fā)公文的通知，分為三類：批轉通知、轉發(fā)通知、印發(fā)通知。
批轉轉發(fā)性通知的結構是：標題＋主送機關＋正文＋落款＋成文日期＋轉發(fā)（?。┪募?BR> 在寫批轉轉發(fā)性通知時要注意所有的批轉轉發(fā)性通知均有附帶文件。它們屬于“正件”，而不是“附件”。
二、報告
報告是匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問的公文。報告具有匯報性、陳述性。報告與請示的區(qū)別在于性質(zhì)要求和行文時限不同。報告分為三種：匯報工作報告、反映情況報告、答復詢問報告。
報告的結構是：標題+主送機關+正文+落款+成文日期
寫報告時要注意報告事項要真實、報告時間要及時、報告不得夾帶請示事項。
三、請示
請示是向上級機關請求指示、批準的公文。請示的特點是一文一事、請批對應、事前行文。請示分為求示性請示和求批性請示。
請示的結構是：標題+主送機關+正文+落款+成文日期+附注
寫請示時要注意職能主送一個機關、要逐級請示、語氣宜溫和謙恭。
四、問答函
問答函，是不相隸屬機關就工作問題進行詢問或答復的函。問答函分為詢問函和答復函。
詢問函與答復函的結構是：標題+主送機關+正文+落款+成文日期
寫問答函時要注意單位間交往的問答函應采用“信函式格式”行文。單位間交往的問答函屬于正式行文，應采用“信函式格式”。單位內(nèi)部交往的信函可采用便函形式。
五、簡報
簡報是國家機關、企事業(yè)單位、社會團體為匯報工作、交流經(jīng)驗、反映情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務文書，也叫“簡訊”、“動態(tài)”等。簡報的特點是簡、快、新、實。簡報分為工作簡報、會議簡報、動態(tài)簡報。
簡報的結構是：報頭+報核+報尾
寫簡報時要注意文字凝練，篇幅簡短；內(nèi)容真實、準確、典型；針對性、指導性強；一是一報、切忌面面俱到。
六、意向書
意向書是當事人雙方或多方之間，在對某項事務正式簽訂條約、達成協(xié)議之前，表達初步設想的經(jīng)濟意圖和目的的意向性文書。意向書具有協(xié)商性、靈活性和簡略性的特點。
意向書按合作關系的不同可分為多種類型：加工承攬意向書、建設工程承包意向書、貨物運輸意向書、財產(chǎn)保險意向書、科技協(xié)作意向書等。
意向書的結構是：標題+正文+尾部
寫意向書時要注意語言準確，表達清楚；忠實于洽談內(nèi)容。
七、訂貨單
訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。訂貨單的特點是協(xié)約性和嚴肅性。
訂貨單的一般結構是：標題+正文+尾部
寫訂貨單時要注意制作訂貨單應注明有效期限，注意訂貨單與訂貨合同的區(qū)別。
八、商品說明書
商品說明書是商品的生產(chǎn)者向消費者或用戶介紹其商品的特點、成分、性質(zhì)、構造及注意事項等有關知識的說明文。
商品說明書具有真實性、科學性、條理性和通俗性的特點。
簡單商品說明書由標題和正文組成。復雜商品說明書由封面、目錄、概述、正文、封底構成。
寫商品說明書時要注意如實介紹，真實可信；抓住特征，突出個性；語言簡潔。通俗明了；設計新穎，美觀大方。
第二節(jié) 收發(fā)文處理
一、繕印文書
文書繕印是對文件進行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復印機復印等工作。
文書繕印的要求是：文字準確、字跡工整清晰；符合規(guī)定體式，頁面美觀大方；不隨意改動原稿；裝訂齊整牢固；注意保密。
繕印文書的工作程序是確定印制的文書，確定印制格式，完成印制，交付印制的文書。
繕印應建立登記制度，登記文書名稱、送文單位、印文數(shù)量、印制時間、印制人姓名等項目。
二、校對文書
文書校對是根據(jù)定稿對文件校樣進行核對校正。
文書校對的內(nèi)容包括：校訂清樣上的錯字、漏字、多字；規(guī)范字體、字號；檢查版式；檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)等是否有誤。
文書校對要求把握原則，仔細校對；認真仔細，一絲不茍；正確使用校對符號；進行一校、二校、三校3個校次。
文書校對的工作程序是準備好原稿和校樣，選定校對方法，核對校正。
進行文書校對時要注意對同音異體、字形相近的字的核查；注意對數(shù)字、人名、地名的核查；校出的錯漏，要以規(guī)定的符號標明。
三、 傳閱文書
文書傳閱即在工作職責范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。
文書傳閱的要求是迅速、準確地將文書送達閱文人；文書的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責分工；傳閱的順序是由管理層到一般人員。
文書傳閱的工作程序是確定傳閱對象，選擇傳閱方式，傳遞文書，履行傳閱手續(xù)，檢查清理文件。
傳閱文書時要注意嚴格傳閱范圍、嚴禁文件橫傳、調(diào)控文件運行。
第三節(jié) 文檔管理
一、檔案的分類
檔案分類是按照來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類別，構成有機體系的工作。
常用的檔案分類方法有年度分類法、組織機構分類法、問題分類法。
檔案分類要求正確判定檔案文件所屬年度、正確判斷檔案文件所屬機構。
檔案分類的工作程序是了解文件的形成情況，分析檔案形成單位情況，選擇檔案分類方法，文件歸類。
二、檔案檢索工具的編制
檔案檢索工作是對檔案信息進行加工和存儲，并根據(jù)需要進行查找的工作，包括檔案信息存儲和信息查檢兩方面工作。檔案檢索工具是揭示檔案內(nèi)容和成分，報道和查找檔案的工具?？荚嚧缶庉嬚?BR> 檔案檢索工具分為歸檔文件目錄、分類目錄、主題目錄、人名索引和全宗指南。
檔案檢索的工作程序是選擇檢索工具，分析檔案的內(nèi)容，形成檔案條目，構成檢索工具。
檔案檢索要注意檢索工具有書本式檢索工具、卡片式檢索工具；為了滿足多方面的利用需求，應編制不同功能的檢索工具。
三、檔案的鑒定
檔案鑒定是按照一定的原則、方法和標準，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務工作。檔案保管期限分永久、長期和短期3種。
檔案鑒定工作要求逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容，綜合分析文件的各方面特征，結合檔案的需求判定檔案價值。
檔案鑒定的工作程序是判斷文件是否需要保存，分析檔案價值，確定文件的保管期限，對保管的檔案進行復審。
檔案鑒定時要注意經(jīng)鑒定要銷毀的檔案，應辦理批準手續(xù)；對要銷毀的檔案要編制銷毀清冊。
四、檔案的保管
檔案保管是根據(jù)檔案的成分和狀況所進行的存放管理和維護完整與安全的活動。
檔案保管工作要求做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵，保持庫房的清潔衛(wèi)生。
檔案保管的程序是了解檔案庫房的編號，熟悉檔案柜架的擺放與編號，調(diào)節(jié)保管場所的溫濕度，進行衛(wèi)生、安全檢查，進行檔案流動中的保護。
一、批轉轉發(fā)性通知
批轉轉發(fā)性通知是指批轉、轉發(fā)、印發(fā)公文的通知，分為三類：批轉通知、轉發(fā)通知、印發(fā)通知。
批轉轉發(fā)性通知的結構是：標題＋主送機關＋正文＋落款＋成文日期＋轉發(fā)（?。┪募?BR> 在寫批轉轉發(fā)性通知時要注意所有的批轉轉發(fā)性通知均有附帶文件。它們屬于“正件”，而不是“附件”。
二、報告
報告是匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問的公文。報告具有匯報性、陳述性。報告與請示的區(qū)別在于性質(zhì)要求和行文時限不同。報告分為三種：匯報工作報告、反映情況報告、答復詢問報告。
報告的結構是：標題+主送機關+正文+落款+成文日期
寫報告時要注意報告事項要真實、報告時間要及時、報告不得夾帶請示事項。
三、請示
請示是向上級機關請求指示、批準的公文。請示的特點是一文一事、請批對應、事前行文。請示分為求示性請示和求批性請示。
請示的結構是：標題+主送機關+正文+落款+成文日期+附注
寫請示時要注意職能主送一個機關、要逐級請示、語氣宜溫和謙恭。
四、問答函
問答函，是不相隸屬機關就工作問題進行詢問或答復的函。問答函分為詢問函和答復函。
詢問函與答復函的結構是：標題+主送機關+正文+落款+成文日期
寫問答函時要注意單位間交往的問答函應采用“信函式格式”行文。單位間交往的問答函屬于正式行文，應采用“信函式格式”。單位內(nèi)部交往的信函可采用便函形式。
五、簡報
簡報是國家機關、企事業(yè)單位、社會團體為匯報工作、交流經(jīng)驗、反映情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務文書，也叫“簡訊”、“動態(tài)”等。簡報的特點是簡、快、新、實。簡報分為工作簡報、會議簡報、動態(tài)簡報。
簡報的結構是：報頭+報核+報尾
寫簡報時要注意文字凝練，篇幅簡短；內(nèi)容真實、準確、典型；針對性、指導性強；一是一報、切忌面面俱到。
六、意向書
意向書是當事人雙方或多方之間，在對某項事務正式簽訂條約、達成協(xié)議之前，表達初步設想的經(jīng)濟意圖和目的的意向性文書。意向書具有協(xié)商性、靈活性和簡略性的特點。
意向書按合作關系的不同可分為多種類型：加工承攬意向書、建設工程承包意向書、貨物運輸意向書、財產(chǎn)保險意向書、科技協(xié)作意向書等。
意向書的結構是：標題+正文+尾部
寫意向書時要注意語言準確，表達清楚；忠實于洽談內(nèi)容。
七、訂貨單
訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。訂貨單的特點是協(xié)約性和嚴肅性。
訂貨單的一般結構是：標題+正文+尾部
寫訂貨單時要注意制作訂貨單應注明有效期限，注意訂貨單與訂貨合同的區(qū)別。
八、商品說明書
商品說明書是商品的生產(chǎn)者向消費者或用戶介紹其商品的特點、成分、性質(zhì)、構造及注意事項等有關知識的說明文。
商品說明書具有真實性、科學性、條理性和通俗性的特點。
簡單商品說明書由標題和正文組成。復雜商品說明書由封面、目錄、概述、正文、封底構成。
寫商品說明書時要注意如實介紹，真實可信；抓住特征，突出個性；語言簡潔。通俗明了；設計新穎，美觀大方。
第二節(jié) 收發(fā)文處理
一、繕印文書
文書繕印是對文件進行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復印機復印等工作。
文書繕印的要求是：文字準確、字跡工整清晰；符合規(guī)定體式，頁面美觀大方；不隨意改動原稿；裝訂齊整牢固；注意保密。
繕印文書的工作程序是確定印制的文書，確定印制格式，完成印制，交付印制的文書。
繕印應建立登記制度，登記文書名稱、送文單位、印文數(shù)量、印制時間、印制人姓名等項目。
二、校對文書
文書校對是根據(jù)定稿對文件校樣進行核對校正。
文書校對的內(nèi)容包括：校訂清樣上的錯字、漏字、多字；規(guī)范字體、字號；檢查版式；檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)等是否有誤。
文書校對要求把握原則，仔細校對；認真仔細，一絲不茍；正確使用校對符號；進行一校、二校、三校3個校次。
文書校對的工作程序是準備好原稿和校樣，選定校對方法，核對校正。
進行文書校對時要注意對同音異體、字形相近的字的核查；注意對數(shù)字、人名、地名的核查；校出的錯漏，要以規(guī)定的符號標明。
三、 傳閱文書
文書傳閱即在工作職責范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。
文書傳閱的要求是迅速、準確地將文書送達閱文人；文書的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責分工；傳閱的順序是由管理層到一般人員。
文書傳閱的工作程序是確定傳閱對象，選擇傳閱方式，傳遞文書，履行傳閱手續(xù)，檢查清理文件。
傳閱文書時要注意嚴格傳閱范圍、嚴禁文件橫傳、調(diào)控文件運行。
第三節(jié) 文檔管理
一、檔案的分類
檔案分類是按照來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類別，構成有機體系的工作。
常用的檔案分類方法有年度分類法、組織機構分類法、問題分類法。
檔案分類要求正確判定檔案文件所屬年度、正確判斷檔案文件所屬機構。
檔案分類的工作程序是了解文件的形成情況，分析檔案形成單位情況，選擇檔案分類方法，文件歸類。
二、檔案檢索工具的編制
檔案檢索工作是對檔案信息進行加工和存儲，并根據(jù)需要進行查找的工作，包括檔案信息存儲和信息查檢兩方面工作。檔案檢索工具是揭示檔案內(nèi)容和成分，報道和查找檔案的工具?？荚嚧缶庉嬚?BR> 檔案檢索工具分為歸檔文件目錄、分類目錄、主題目錄、人名索引和全宗指南。
檔案檢索的工作程序是選擇檢索工具，分析檔案的內(nèi)容，形成檔案條目，構成檢索工具。
檔案檢索要注意檢索工具有書本式檢索工具、卡片式檢索工具；為了滿足多方面的利用需求，應編制不同功能的檢索工具。
三、檔案的鑒定
檔案鑒定是按照一定的原則、方法和標準，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務工作。檔案保管期限分永久、長期和短期3種。
檔案鑒定工作要求逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容，綜合分析文件的各方面特征，結合檔案的需求判定檔案價值。
檔案鑒定的工作程序是判斷文件是否需要保存，分析檔案價值，確定文件的保管期限，對保管的檔案進行復審。
檔案鑒定時要注意經(jīng)鑒定要銷毀的檔案，應辦理批準手續(xù)；對要銷毀的檔案要編制銷毀清冊。
四、檔案的保管
檔案保管是根據(jù)檔案的成分和狀況所進行的存放管理和維護完整與安全的活動。
檔案保管工作要求做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵，保持庫房的清潔衛(wèi)生。
檔案保管的程序是了解檔案庫房的編號，熟悉檔案柜架的擺放與編號，調(diào)節(jié)保管場所的溫濕度，進行衛(wèi)生、安全檢查，進行檔案流動中的保護。