辦公室是一個單位的中樞和窗口，也是執(zhí)行決策和提供服務(wù)的重要職能機構(gòu)，工作千頭萬緒、五花八門，其中就包括檔案工作。做好檔案工作并充分利用檔案資料，對辦公室工作的開展乃至單位的發(fā)展都具有重要的作用，這就要求辦公室工作人員既有強烈的檔案意識和良好的綜合素質(zhì)。我們在長期的工作實踐中，對此有深切的體會。
一、檔案工作對于辦公室工作的重要意義
檔案是一個單位業(yè)務(wù)工作和管理工作的查考憑證，也是進(jìn)行總結(jié)、制定規(guī)劃的可靠依據(jù)。同時，檔案又是一個單位開展宣傳教育的生動素材。因檔案是一個單位歷史、文化、傳統(tǒng)和精神的記錄、反映和見證，所以有了齊全、完整的檔案，并充分利用這些檔案資源，將會促進(jìn)本單位優(yōu)秀的文化和優(yōu)良的傳統(tǒng)精神的形成與發(fā)展。如果沒有完整的檔案，或者有了檔案而不能充分加以利用，這個單位在激烈的競爭中就不可能爭得強有力地位和得到持續(xù)發(fā)展。
清華大學(xué)核研院創(chuàng)建伊始，就開始自行設(shè)計建造我國的第一座核反應(yīng)堆——清華大學(xué)屏蔽實驗反應(yīng)堆，并于1964年建成。我們在建堆過程中始終堅持的“知難而進(jìn)”、“建堆樹人”和“用我們是雙手開創(chuàng)祖國原子能事業(yè)的春天”等指導(dǎo)思想，是核研院傳統(tǒng)精神的基石。這是對內(nèi)進(jìn)行宣傳教育以增強凝聚力、戰(zhàn)斗力，對外進(jìn)行宣傳以擴大影響、爭取科研任務(wù)的好素材。1965年，當(dāng)時的政黨領(lǐng)導(dǎo)所作的題為 《六年的風(fēng)斗 ，四個方面的豐收》的長篇總結(jié)，可惜在“*”中散失了。上個世紀(jì)80年代末，經(jīng)過我們多方努力查找，終于在高教部1965年編的《高教簡訊》增刊第3期上找到了這篇總結(jié)，這對我們來說是一份極為重要的檔案。此后，在核研院5兆瓦低溫供熱堆和10兆瓦高溫氣冷實驗堆先后建成時，院里分別召開了六次座談會，為建堆工作和建堆過程中形成的“為國爭光，為民造福，建堆報國”、“團結(jié)、進(jìn)取、求實、奉獻(xiàn)”精神進(jìn)行了充分的總結(jié)，我們對此做了詳盡記錄，并及時整理歸檔，先已成為本院重要的精神財富。
二、辦公室工作人員必須加強檔案意識
辦公室人員應(yīng)具有強烈的檔案意識。只有具有很強的檔案意識的人，才能夠高度重視檔案工作。辦公室工作人員所處的位置特殊、接觸面廣、接受信息量大，這對于做好檔案工作是很有利的。但辦公室人員如果檔案意識不強，不重視檔案工作，這就會對單位的工作和發(fā)展帶來不利的影響。
首先，辦公室人員必須明確檔案工作的意義，擺好檔案工作的位置，明確檔案工作對于辦公室工作所具有的舉足輕重的作用。其次，應(yīng)該掌握與檔案有關(guān)的基本知識和技能。這就要求辦公室人員 在實踐中加強學(xué)習(xí)，不斷地總結(jié)經(jīng)驗、汲取教訓(xùn)。再次，應(yīng)以敏銳的目光、負(fù)責(zé)的態(tài)度和奉獻(xiàn)的精神搞好檔案工作，隨時隨地地注意檔案資料的積累和收集，對經(jīng)手的文件材料和聲像資料要進(jìn)行認(rèn)真的分析、鑒別、篩選、整理，按規(guī)范化的要求編目、歸檔。這是一項長期的艱苦的勞動，只有埋頭苦干才能取得成效。最后，還要主動做好檔案的提供利用機會，為本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門、機關(guān)工作人員及時有、提供檔案資料，這樣才能充分發(fā)揮檔案的作用。
2000年12月，清華大學(xué)核研院承擔(dān)的國家“863計劃”重點項目10兆瓦高溫氣冷實驗反應(yīng)堆建成臨界。之后，院黨委在一個月內(nèi)召開了6次座談會，對此進(jìn)行總結(jié)和宣傳，《新清華》記者對這些座談會錄了音，按要求我們必須寫出新聞報道搞，并未被要求整理錄音。但我們覺得這些錄音是寶貴的檔案資料，就照顧動對其進(jìn)行了整理，整理出了約10萬字的資料打印檔案，圓滿完成了一項基礎(chǔ)性工作。
辦公室工作人員不僅要收集、整理與本職工作密切相關(guān)的檔案資料，而且應(yīng)把不屬于本職工作范圍但有價值的資料收集起來，保存下來。十余年來，我們十分注意收集、整理新聞媒體對核研院的文字和圖片報道，共收集了幾十種報刊上發(fā)表的報道1046篇，這是我們核研院的重要歷史檔案資料。1998年，院設(shè)計處為申報甲級工程資格證書，急需關(guān)于清華大學(xué)核研院研發(fā)的低溫供熱技術(shù)資料，我們立即向其提供了《關(guān)于低溫供熱技術(shù)的重大個、反映》等9種檔案資料。雖然這些都能從報紙上查到，但查找起來費時費力。由于我們平時注意這方面材料的收集、整理，所以能及時提供，提高了效率，滿足了工作的急需。
我們從1992年開始逐年編印《清華大學(xué)核能技術(shù)設(shè)計研究院年鑒》，還在多年收集、查閱、訪問取得大量原始資料的基礎(chǔ)上，于1998年底整理、編印了《清華大學(xué)核研究院資料》共14分冊。2001年，又整理編印了關(guān)于高溫氣冷堆專項內(nèi)容的第15分冊。這些資料已送校檔案館存檔并送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門，發(fā)揮了良好的作用，獲得古、各方的好評。
三、要千方百計做好檔案工作
清華大學(xué)核研院作為清華大學(xué)的一個重要組成部分，一直根據(jù)學(xué)校的要求定期向校檔案館提供檔案。與此同時，辦公室想方設(shè)法努力搞好自身的檔案工作。
第一、做好辦公室的文書檔案收集工作。核研院辦公室的文書檔案主要有收文、發(fā)文、院務(wù)會議紀(jì)要及記錄、簡報、公報、管理辦法及10類。我們制定了嚴(yán)格的管理辦法，注意做好平時的歸卷工作，但年底再分類編目裝訂歸檔，逐年積累，積少成多。
第二，做好其他有保存價值的重要資料的收集、整理、歸檔工作。主要包括重要活動及重要會議的記錄和其他原始資料，重大研發(fā)項目進(jìn)展的非科技方面的資料，以及報刊、聲像等媒體刊載的介紹本院發(fā)展和成果的資料。這些資料很容易被忽略，有些重要會議、重要活動的內(nèi)容若不及時加以記錄就會成為永遠(yuǎn)的遺憾。2000年夏，清華大學(xué)屏蔽試驗反應(yīng)堆技術(shù)負(fù)責(zé)人、核研院的老領(lǐng)導(dǎo)呂應(yīng)中教授應(yīng)清華科技圓之邀談當(dāng)年創(chuàng)業(yè)的情況和體會，由于我們事先做了準(zhǔn)備，將他三個小時的發(fā)言及與青年人的對話從頭到尾錄了像，寸下了一份重要的院史資料。
第三，盡全力做好歷史檔案資料的收集整理工作。由于核研院機關(guān)幾經(jīng)變遷，特別是經(jīng)過“*”的嚴(yán)重破壞，“*”前的文書檔案已經(jīng)蕩然無寸。為了收集到核研院早期的檔案資料，我們到學(xué)校和本院的許多職能部門查找零星的檔案資料，通過多種途徑與曾在核研院工作或有過工作關(guān)系的知情人聯(lián)系，或請他們幫助查找資料，或請他們寫文章。1992年，建院初期曾任辦公室負(fù)責(zé)人的鐘大辛研究員在生病住院期間寫了長篇回憶文章《戰(zhàn)斗歷程，美好回憶》，為我們提供了建院初期的許多寶貴資料。最近，曾在核研院工作過一段時間現(xiàn)已退休的國家自然基金委的陳金源司長主動提供了在1965年教育部舉辦的直屬高?？蒲谐晒褂[會上朱德、鄧小平等同志參觀清華大學(xué)屏蔽試驗反應(yīng)堆的珍貴照片。還有許多核研院的老教師向我們提供了核研院早期的照片和文字資料，使辦公室的檔案資料逐漸豐富起來。
第四，重視聲像檔案的收集工作。照片、錄象、錄音等聲像的整理資料是十分寶貴的檔案資料，它形象生動，具有傳統(tǒng)檔案不可替代的優(yōu)勢，已成為現(xiàn)代檔案的一個重要門類。過去由于我們對此重視不夠以及條件不成熟等原因，致使許多錄象資料沒有制成光盤；有些照片被上級部門借走一直不還，使得聲像檔案收集、整理得不太齊全。經(jīng)過多年積累收集，我辦的聲像檔案已具相當(dāng)?shù)臄?shù)量。
第五，作好檔案資料的整理鑒定工作。根據(jù)國家和學(xué)校對檔案工作的要求，我們十分重視檔案資料的整理和鑒定工作，經(jīng)過認(rèn)真篩選把有保留價值的及時整理歸檔。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動化水平的不斷提高，我們在檔案資料的整理歸檔中，盡量利用這些先進(jìn)的技術(shù)，如將文字資料編成電子版，將文字和聲像資料制成光盤等，大大提高了效率。但檔案原件的價值的電子檔案代替不了的，文字資料必須的電子版與紙版并重，二者不可偏廢。
第六，充分利用檔案資料，盡可能地發(fā)揮檔案的作用。辦公室工作人員要主動地充分利用檔案，使檔案為推動本單位各方面的工作服務(wù)，為本單位的發(fā)展服務(wù)。例如，利用檔案資料總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，研究發(fā)展規(guī)律，進(jìn)行傳統(tǒng)教育，開展對外宣傳等等。
一、檔案工作對于辦公室工作的重要意義
檔案是一個單位業(yè)務(wù)工作和管理工作的查考憑證，也是進(jìn)行總結(jié)、制定規(guī)劃的可靠依據(jù)。同時，檔案又是一個單位開展宣傳教育的生動素材。因檔案是一個單位歷史、文化、傳統(tǒng)和精神的記錄、反映和見證，所以有了齊全、完整的檔案，并充分利用這些檔案資源，將會促進(jìn)本單位優(yōu)秀的文化和優(yōu)良的傳統(tǒng)精神的形成與發(fā)展。如果沒有完整的檔案，或者有了檔案而不能充分加以利用，這個單位在激烈的競爭中就不可能爭得強有力地位和得到持續(xù)發(fā)展。
清華大學(xué)核研院創(chuàng)建伊始，就開始自行設(shè)計建造我國的第一座核反應(yīng)堆——清華大學(xué)屏蔽實驗反應(yīng)堆，并于1964年建成。我們在建堆過程中始終堅持的“知難而進(jìn)”、“建堆樹人”和“用我們是雙手開創(chuàng)祖國原子能事業(yè)的春天”等指導(dǎo)思想，是核研院傳統(tǒng)精神的基石。這是對內(nèi)進(jìn)行宣傳教育以增強凝聚力、戰(zhàn)斗力，對外進(jìn)行宣傳以擴大影響、爭取科研任務(wù)的好素材。1965年，當(dāng)時的政黨領(lǐng)導(dǎo)所作的題為 《六年的風(fēng)斗 ，四個方面的豐收》的長篇總結(jié)，可惜在“*”中散失了。上個世紀(jì)80年代末，經(jīng)過我們多方努力查找，終于在高教部1965年編的《高教簡訊》增刊第3期上找到了這篇總結(jié)，這對我們來說是一份極為重要的檔案。此后，在核研院5兆瓦低溫供熱堆和10兆瓦高溫氣冷實驗堆先后建成時，院里分別召開了六次座談會，為建堆工作和建堆過程中形成的“為國爭光，為民造福，建堆報國”、“團結(jié)、進(jìn)取、求實、奉獻(xiàn)”精神進(jìn)行了充分的總結(jié)，我們對此做了詳盡記錄，并及時整理歸檔，先已成為本院重要的精神財富。
二、辦公室工作人員必須加強檔案意識
辦公室人員應(yīng)具有強烈的檔案意識。只有具有很強的檔案意識的人，才能夠高度重視檔案工作。辦公室工作人員所處的位置特殊、接觸面廣、接受信息量大，這對于做好檔案工作是很有利的。但辦公室人員如果檔案意識不強，不重視檔案工作，這就會對單位的工作和發(fā)展帶來不利的影響。
首先，辦公室人員必須明確檔案工作的意義，擺好檔案工作的位置，明確檔案工作對于辦公室工作所具有的舉足輕重的作用。其次，應(yīng)該掌握與檔案有關(guān)的基本知識和技能。這就要求辦公室人員 在實踐中加強學(xué)習(xí)，不斷地總結(jié)經(jīng)驗、汲取教訓(xùn)。再次，應(yīng)以敏銳的目光、負(fù)責(zé)的態(tài)度和奉獻(xiàn)的精神搞好檔案工作，隨時隨地地注意檔案資料的積累和收集，對經(jīng)手的文件材料和聲像資料要進(jìn)行認(rèn)真的分析、鑒別、篩選、整理，按規(guī)范化的要求編目、歸檔。這是一項長期的艱苦的勞動，只有埋頭苦干才能取得成效。最后，還要主動做好檔案的提供利用機會，為本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門、機關(guān)工作人員及時有、提供檔案資料，這樣才能充分發(fā)揮檔案的作用。
2000年12月，清華大學(xué)核研院承擔(dān)的國家“863計劃”重點項目10兆瓦高溫氣冷實驗反應(yīng)堆建成臨界。之后，院黨委在一個月內(nèi)召開了6次座談會，對此進(jìn)行總結(jié)和宣傳，《新清華》記者對這些座談會錄了音，按要求我們必須寫出新聞報道搞，并未被要求整理錄音。但我們覺得這些錄音是寶貴的檔案資料，就照顧動對其進(jìn)行了整理，整理出了約10萬字的資料打印檔案，圓滿完成了一項基礎(chǔ)性工作。
辦公室工作人員不僅要收集、整理與本職工作密切相關(guān)的檔案資料，而且應(yīng)把不屬于本職工作范圍但有價值的資料收集起來，保存下來。十余年來，我們十分注意收集、整理新聞媒體對核研院的文字和圖片報道，共收集了幾十種報刊上發(fā)表的報道1046篇，這是我們核研院的重要歷史檔案資料。1998年，院設(shè)計處為申報甲級工程資格證書，急需關(guān)于清華大學(xué)核研院研發(fā)的低溫供熱技術(shù)資料，我們立即向其提供了《關(guān)于低溫供熱技術(shù)的重大個、反映》等9種檔案資料。雖然這些都能從報紙上查到，但查找起來費時費力。由于我們平時注意這方面材料的收集、整理，所以能及時提供，提高了效率，滿足了工作的急需。
我們從1992年開始逐年編印《清華大學(xué)核能技術(shù)設(shè)計研究院年鑒》，還在多年收集、查閱、訪問取得大量原始資料的基礎(chǔ)上，于1998年底整理、編印了《清華大學(xué)核研究院資料》共14分冊。2001年，又整理編印了關(guān)于高溫氣冷堆專項內(nèi)容的第15分冊。這些資料已送校檔案館存檔并送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門，發(fā)揮了良好的作用，獲得古、各方的好評。
三、要千方百計做好檔案工作
清華大學(xué)核研院作為清華大學(xué)的一個重要組成部分，一直根據(jù)學(xué)校的要求定期向校檔案館提供檔案。與此同時，辦公室想方設(shè)法努力搞好自身的檔案工作。
第一、做好辦公室的文書檔案收集工作。核研院辦公室的文書檔案主要有收文、發(fā)文、院務(wù)會議紀(jì)要及記錄、簡報、公報、管理辦法及10類。我們制定了嚴(yán)格的管理辦法，注意做好平時的歸卷工作，但年底再分類編目裝訂歸檔，逐年積累，積少成多。
第二，做好其他有保存價值的重要資料的收集、整理、歸檔工作。主要包括重要活動及重要會議的記錄和其他原始資料，重大研發(fā)項目進(jìn)展的非科技方面的資料，以及報刊、聲像等媒體刊載的介紹本院發(fā)展和成果的資料。這些資料很容易被忽略，有些重要會議、重要活動的內(nèi)容若不及時加以記錄就會成為永遠(yuǎn)的遺憾。2000年夏，清華大學(xué)屏蔽試驗反應(yīng)堆技術(shù)負(fù)責(zé)人、核研院的老領(lǐng)導(dǎo)呂應(yīng)中教授應(yīng)清華科技圓之邀談當(dāng)年創(chuàng)業(yè)的情況和體會，由于我們事先做了準(zhǔn)備，將他三個小時的發(fā)言及與青年人的對話從頭到尾錄了像，寸下了一份重要的院史資料。
第三，盡全力做好歷史檔案資料的收集整理工作。由于核研院機關(guān)幾經(jīng)變遷，特別是經(jīng)過“*”的嚴(yán)重破壞，“*”前的文書檔案已經(jīng)蕩然無寸。為了收集到核研院早期的檔案資料，我們到學(xué)校和本院的許多職能部門查找零星的檔案資料，通過多種途徑與曾在核研院工作或有過工作關(guān)系的知情人聯(lián)系，或請他們幫助查找資料，或請他們寫文章。1992年，建院初期曾任辦公室負(fù)責(zé)人的鐘大辛研究員在生病住院期間寫了長篇回憶文章《戰(zhàn)斗歷程，美好回憶》，為我們提供了建院初期的許多寶貴資料。最近，曾在核研院工作過一段時間現(xiàn)已退休的國家自然基金委的陳金源司長主動提供了在1965年教育部舉辦的直屬高?？蒲谐晒褂[會上朱德、鄧小平等同志參觀清華大學(xué)屏蔽試驗反應(yīng)堆的珍貴照片。還有許多核研院的老教師向我們提供了核研院早期的照片和文字資料，使辦公室的檔案資料逐漸豐富起來。
第四，重視聲像檔案的收集工作。照片、錄象、錄音等聲像的整理資料是十分寶貴的檔案資料，它形象生動，具有傳統(tǒng)檔案不可替代的優(yōu)勢，已成為現(xiàn)代檔案的一個重要門類。過去由于我們對此重視不夠以及條件不成熟等原因，致使許多錄象資料沒有制成光盤；有些照片被上級部門借走一直不還，使得聲像檔案收集、整理得不太齊全。經(jīng)過多年積累收集，我辦的聲像檔案已具相當(dāng)?shù)臄?shù)量。
第五，作好檔案資料的整理鑒定工作。根據(jù)國家和學(xué)校對檔案工作的要求，我們十分重視檔案資料的整理和鑒定工作，經(jīng)過認(rèn)真篩選把有保留價值的及時整理歸檔。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動化水平的不斷提高，我們在檔案資料的整理歸檔中，盡量利用這些先進(jìn)的技術(shù)，如將文字資料編成電子版，將文字和聲像資料制成光盤等，大大提高了效率。但檔案原件的價值的電子檔案代替不了的，文字資料必須的電子版與紙版并重，二者不可偏廢。
第六，充分利用檔案資料，盡可能地發(fā)揮檔案的作用。辦公室工作人員要主動地充分利用檔案，使檔案為推動本單位各方面的工作服務(wù)，為本單位的發(fā)展服務(wù)。例如，利用檔案資料總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，研究發(fā)展規(guī)律，進(jìn)行傳統(tǒng)教育，開展對外宣傳等等。