一提起“秘書”，相信許多人的腦海里立刻涌現(xiàn)這樣的形象：第一、她是一位女士；第二、她在一般機構(gòu)中均屬可有可無的旁邊人物（花瓶）。這是令人深感遺憾的看法。導(dǎo)致這種看法的主要原因，在于主管未能正視秘書的工作性質(zhì)。 在許多管理者心目中，秘書的工作不外乎接打電話、接待訪客、打字、速記與管理檔案。固然這些工作都屬于秘書的職務(wù)范圍，但秘書所能履行的與所應(yīng)履行的工作并不只限于這一點。
管理者與秘書是組織內(nèi)部的小型管理隊伍的成員，這兩個成員之間必須相互配合，以避免浪費彼此的時間。管理者與秘書之間必須定期地（至少半年）探索自己的與對方的時間誤區(qū)，然后再共同研究跨越這類時間陷阱的對策。
當(dāng)管理者的時間陷阱及秘書的時間誤區(qū)經(jīng)過上述的步驟尋找出來之后，管理者與秘書必須聚在一起分析兩個人的時間誤區(qū)之間的關(guān)系，借以了解每一個人如何為對方制造時間陷阱，以及了解將來應(yīng)采取哪些措施，才能避免為對方制造時間陷阱。
除了采取上述方法探索及回避管理者與秘書之間的時間陷餅之外，管理者應(yīng)搞好對秘書的甄選及訓(xùn)練工作，以確保秘書成為他管理隊伍中的左右手。但是，秘書應(yīng)具備哪些素質(zhì)與技能，才能成為管理隊伍中的左右手呢？曾兩度榮任“全美秘書協(xié)會”會長的露絲。加里諾為管理者提供了她的評鑒尺度。
電話的使用本來旨在免除筆寫、面談、開會、甚至在旅途奔波所引起的時間浪費，但電話被普遍使用后卻成為浪費時間的重要來源，這是極具諷刺性的一件事。管理者不難發(fā)現(xiàn)，有些管理者不但不能支配電話，反而為電話所支配。究其原因不外是：第一、管理者事必躬親以致來往電話特多；第二、過分講究客套而不自制；第三、缺乏結(jié)束談話的技巧；第四、擔(dān)心對外來電話的有選擇接聽將冒犯來電者。由上面第一個原因所引起的干擾的根本補救辦法在于增加對部屬的授權(quán)；由后三個原因所引起的干擾，則可借管理者本身的自律、談話技巧的改進(jìn)、以及秘書的協(xié)助而大量地予以消除?，F(xiàn)簡介有關(guān)的要領(lǐng)如下：
（l）外來電話秘書接聽
外來電話應(yīng)先由秘書接聽，以便確定其信息的重要程度及信息的適當(dāng)承受人。外來的電話大致可分為四類：第一類為誤撥的電話——即指其它部門的人員更適宜接聽的電話——這一類電話可由秘書攔截和疏導(dǎo)。第二類為涉及管理者業(yè)務(wù)但可由秘書或其他部屬代為處理的電話。接到這一類電話時，秘書應(yīng)巧妙地建議由她本人或管理者以外的其他適當(dāng)人員代為處理。第三類為需要管理者親自處理但并不緊迫的電話。秘書可用類似這樣的話語處理：“可不可以請他一有空即給您回復(fù)？”有些管理者甚至對非緊迫的電話一律采取事后回復(fù)的辦法，但這種做法是對是錯則屬于價值判斷的問題。不過令人感到奇怪的是，大多數(shù)人都同意正在動手術(shù)的醫(yī)生、授課中的教師、或正在審判案件的法官不應(yīng)受到電話的騷擾。但卻只有極少數(shù)的人，對埋頭處理業(yè)務(wù)的管理者拒絕當(dāng)場接聽突如其來的電話保持諒解態(tài)度。第四類為難以分辨重要性的電話。秘書接到這一類電話時可用“他正忙著，您是否要現(xiàn)在請他接聽？”之類的話語來分辨電話的重要性及采取適當(dāng)?shù)膶Σ摺?BR> （2）打出去的電話應(yīng)由秘書代撥
除非為了表示特別尊重受話者（如長輩或上司），否則先讓秘書代撥電話。親自撥電話常會遭遇線路不通或受話者不在等情況，這類時間的浪費是無可彌補的。
管理者與秘書是組織內(nèi)部的小型管理隊伍的成員，這兩個成員之間必須相互配合，以避免浪費彼此的時間。管理者與秘書之間必須定期地（至少半年）探索自己的與對方的時間誤區(qū)，然后再共同研究跨越這類時間陷阱的對策。
當(dāng)管理者的時間陷阱及秘書的時間誤區(qū)經(jīng)過上述的步驟尋找出來之后，管理者與秘書必須聚在一起分析兩個人的時間誤區(qū)之間的關(guān)系，借以了解每一個人如何為對方制造時間陷阱，以及了解將來應(yīng)采取哪些措施，才能避免為對方制造時間陷阱。
除了采取上述方法探索及回避管理者與秘書之間的時間陷餅之外，管理者應(yīng)搞好對秘書的甄選及訓(xùn)練工作，以確保秘書成為他管理隊伍中的左右手。但是，秘書應(yīng)具備哪些素質(zhì)與技能，才能成為管理隊伍中的左右手呢？曾兩度榮任“全美秘書協(xié)會”會長的露絲。加里諾為管理者提供了她的評鑒尺度。
電話的使用本來旨在免除筆寫、面談、開會、甚至在旅途奔波所引起的時間浪費，但電話被普遍使用后卻成為浪費時間的重要來源，這是極具諷刺性的一件事。管理者不難發(fā)現(xiàn)，有些管理者不但不能支配電話，反而為電話所支配。究其原因不外是：第一、管理者事必躬親以致來往電話特多；第二、過分講究客套而不自制；第三、缺乏結(jié)束談話的技巧；第四、擔(dān)心對外來電話的有選擇接聽將冒犯來電者。由上面第一個原因所引起的干擾的根本補救辦法在于增加對部屬的授權(quán)；由后三個原因所引起的干擾，則可借管理者本身的自律、談話技巧的改進(jìn)、以及秘書的協(xié)助而大量地予以消除?，F(xiàn)簡介有關(guān)的要領(lǐng)如下：
（l）外來電話秘書接聽
外來電話應(yīng)先由秘書接聽，以便確定其信息的重要程度及信息的適當(dāng)承受人。外來的電話大致可分為四類：第一類為誤撥的電話——即指其它部門的人員更適宜接聽的電話——這一類電話可由秘書攔截和疏導(dǎo)。第二類為涉及管理者業(yè)務(wù)但可由秘書或其他部屬代為處理的電話。接到這一類電話時，秘書應(yīng)巧妙地建議由她本人或管理者以外的其他適當(dāng)人員代為處理。第三類為需要管理者親自處理但并不緊迫的電話。秘書可用類似這樣的話語處理：“可不可以請他一有空即給您回復(fù)？”有些管理者甚至對非緊迫的電話一律采取事后回復(fù)的辦法，但這種做法是對是錯則屬于價值判斷的問題。不過令人感到奇怪的是，大多數(shù)人都同意正在動手術(shù)的醫(yī)生、授課中的教師、或正在審判案件的法官不應(yīng)受到電話的騷擾。但卻只有極少數(shù)的人，對埋頭處理業(yè)務(wù)的管理者拒絕當(dāng)場接聽突如其來的電話保持諒解態(tài)度。第四類為難以分辨重要性的電話。秘書接到這一類電話時可用“他正忙著，您是否要現(xiàn)在請他接聽？”之類的話語來分辨電話的重要性及采取適當(dāng)?shù)膶Σ摺?BR> （2）打出去的電話應(yīng)由秘書代撥
除非為了表示特別尊重受話者（如長輩或上司），否則先讓秘書代撥電話。親自撥電話常會遭遇線路不通或受話者不在等情況，這類時間的浪費是無可彌補的。