長(zhǎng)期以來(lái),人們總認(rèn)為秘書(尤其黨政機(jī)關(guān)的秘書)是神情嚴(yán)肅,不聲不響,整天圍著領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)的神秘人物,使人產(chǎn)生敬而遠(yuǎn)之的感覺(jué)。在改革開放的潮流下,這樣的秘書形象必須要改變,要變成待人熱情親切、使人們?cè)敢饨咏男蜗?,這就需要秘書具有吸引人的個(gè)性。要具有吸引人的個(gè)性則應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn):
1、善于交際
秘書常要和上下左右、內(nèi)外公眾打交道,溝通各方面的關(guān)系,為組織和各類公眾架起通行的橋梁。因此,秘書必須具有交際能力,能和各類公眾結(jié)識(shí)、交往、為組織廣交朋友、廣結(jié)良緣,性格宜外向,經(jīng)濟(jì)組織中的秘書尤其需要這樣。
善于交際的關(guān)鍵是善于交談,這就要求秘書有相當(dāng)?shù)目诓?,能夠自如地運(yùn)用語(yǔ)言,通暢地傳遞信息,表達(dá)感情,交流思想。這樣的秘書能為自己和組織結(jié)交許多朋友,能介紹許多不相識(shí)的人攜起手來(lái),相互了解、彼此合作;能使各種公眾樂(lè)意和你所代表的組織交往。
2、熟悉公關(guān)禮節(jié)
公關(guān)禮節(jié)是日常生活中,尤其是交際場(chǎng)合中表示尊重對(duì)方的慣用的規(guī)則和形式。秘書熟悉和運(yùn)用公關(guān)禮節(jié),既能使對(duì)方愉快,又能表現(xiàn)出自己的教養(yǎng),有助于打破入際之間的心理屏障,促進(jìn)相互之間的結(jié)識(shí)。
不同的國(guó)家、民族、地區(qū),由于文化背景和風(fēng)俗習(xí)慣的不同,有各種各樣的禮節(jié),秘書在和公眾交往中,要了解他們各自不同的禮節(jié)、習(xí)俗,然后,入鄉(xiāng)隨俗,施行適當(dāng)?shù)亩Y節(jié),尊重對(duì)方的習(xí)慣。
就日常禮節(jié)而言,也因場(chǎng)所的不同而異。比如,有舞會(huì)禮節(jié)、宴會(huì)禮節(jié)、接待禮節(jié)、迎往送來(lái)禮節(jié)等等。以下簡(jiǎn)介一些各種場(chǎng)合均使用的最基本禮節(jié),包括見面禮節(jié)、交談禮節(jié)。
見面禮節(jié)有:
點(diǎn)頭禮 即以點(diǎn)頭表示敬重,一般運(yùn)用于同輩、同級(jí)或同一場(chǎng)合多次見面的相識(shí)者,點(diǎn)頭時(shí)要臉帶微笑。
鞠躬禮 下級(jí)對(duì)上級(jí)、服務(wù)人員對(duì)賓客,以及初次見面的朋友之間常施此禮。施禮時(shí),耍立正,雙眼注視對(duì)方,上身前傾,視線自然下垂,戴帽者要先脫帽后鞠躬,對(duì)信奉佛教的客人,鞠躬時(shí)還可以雙手合十致意。鞠躬時(shí),上身前傾的角度越大,表示越謙恭。
脫帽禮 凡在公共場(chǎng)合遇到熟人,也可以摘帽點(diǎn)頭致意,離別時(shí)再戴上帽子,或者用右手掀一下帽子,表示施此禮。
舉手禮 遇見熟悉的、身份、年齡相當(dāng)?shù)呐笥眩梢韵驅(qū)Ψ脚e起右手,招呼致意。
親吻禮 這是西方流行的見面禮,凡上級(jí)對(duì)下級(jí)、長(zhǎng)輩對(duì)晚輩、朋友之間、夫婦、情人之間表示親昵、愛(ài)撫的禮節(jié),一般用擁抱、親臉或額頭、貼面頰、接吻、吻手等形式。我國(guó)秘書在與外賓、外商交往中,為了尊重對(duì)方的習(xí)俗,可適當(dāng)施行此禮。
但是,女青年一般不宜和男外賓、尤其是年輕男外賓行親吻禮,可主動(dòng)熱情地伸出右手,和對(duì)方施握手禮。
除此之外,最普遍施行的還有握手禮。
談話禮節(jié)主要包括:
姿態(tài)表情得體。秘書與人交談時(shí),耍站穩(wěn)或坐端正,顯得落落大方,表情誠(chéng)懇自然,語(yǔ)氣溫和親切,雙方相隔適當(dāng)?shù)木嚯x,眼睛要看著對(duì)方以示在專注地聽,但是,目光要虛而寧和,不能盯住對(duì)方臉上的某—部位,使對(duì)方感到不自然,也不能輕易去打斷對(duì)方的說(shuō)話。自己講話時(shí),聲調(diào)以平和穩(wěn)重為宜,可以適當(dāng)作些手勢(shì),但是,動(dòng)作的幅度不能太大,在交際場(chǎng)合高聲交談、手舞足蹈是失禮的表現(xiàn)。當(dāng)講話涉及在場(chǎng)的其他人時(shí),不宜以手相指,面應(yīng)以目示意。
交談宜從平淡處人手。平淡的話題回旋余地大,雙方都能隨便交談,如談?wù)摻盏奶鞖狻⑸鐣?huì)新聞,由此一步步深入,順理成章。
避免主動(dòng)談自己不內(nèi)行之事。交談中不懂裝懂會(huì)給對(duì)方以浮夸的印象,對(duì)自己外行的事要回避,對(duì)方問(wèn)起,應(yīng)謙虛地向?qū)Ψ秸?qǐng)教。
談話內(nèi)容要適當(dāng),即交談中不宜涉及疾病、死亡、怪誕離奇、聳人聽聞、黃色**的話題,也不能去查問(wèn)對(duì)方的隱私,更不能去貶低長(zhǎng)輩和身份高的人士。
此外,男秘書還應(yīng)當(dāng)注意不能在交際場(chǎng)合無(wú)休止地找女性攀談,以免惹人反感。
3、心胸開朗寬和
秘書的性格應(yīng)當(dāng)開朗寬和,開朗是心地坦誠(chéng)、表里如一的外在表現(xiàn),它往往表現(xiàn)為幽默的談吐,能吸引別人。寬和指豁達(dá)、大度、不計(jì)較別人的小過(guò)失。秘書既要以誠(chéng)懇地態(tài)度說(shuō)服公眾,使他們?cè)跊](méi)有感到被強(qiáng)迫的情況下接受自己的觀點(diǎn),又應(yīng)當(dāng)耐心傾聽對(duì)方的意見、反映,使雙方之間形成一種平等、融洽的氣氛。秘書要有容忍精神,容忍反對(duì)意見,容忍暫時(shí)的誤解,容忍對(duì)方的缺點(diǎn),善解人意,以寬闊的胸懷、謙和的態(tài)度,與不同性格、不同習(xí)慣、不同愛(ài)好、不同觀點(diǎn)的入和睦相處,并在任何激烈的沖突中都善于控制自己的情緒,保持頭腦清醒,既不放棄原則,又能以靈活的方法淡化矛盾。總之,開朗寬和、豁達(dá)大度的性格能使公眾喜愛(ài)你、信賴你,加深雙方的友誼,并不斷拓展你的交際范圍,為組織找到越來(lái)越多的朋友。
1、善于交際
秘書常要和上下左右、內(nèi)外公眾打交道,溝通各方面的關(guān)系,為組織和各類公眾架起通行的橋梁。因此,秘書必須具有交際能力,能和各類公眾結(jié)識(shí)、交往、為組織廣交朋友、廣結(jié)良緣,性格宜外向,經(jīng)濟(jì)組織中的秘書尤其需要這樣。
善于交際的關(guān)鍵是善于交談,這就要求秘書有相當(dāng)?shù)目诓?,能夠自如地運(yùn)用語(yǔ)言,通暢地傳遞信息,表達(dá)感情,交流思想。這樣的秘書能為自己和組織結(jié)交許多朋友,能介紹許多不相識(shí)的人攜起手來(lái),相互了解、彼此合作;能使各種公眾樂(lè)意和你所代表的組織交往。
2、熟悉公關(guān)禮節(jié)
公關(guān)禮節(jié)是日常生活中,尤其是交際場(chǎng)合中表示尊重對(duì)方的慣用的規(guī)則和形式。秘書熟悉和運(yùn)用公關(guān)禮節(jié),既能使對(duì)方愉快,又能表現(xiàn)出自己的教養(yǎng),有助于打破入際之間的心理屏障,促進(jìn)相互之間的結(jié)識(shí)。
不同的國(guó)家、民族、地區(qū),由于文化背景和風(fēng)俗習(xí)慣的不同,有各種各樣的禮節(jié),秘書在和公眾交往中,要了解他們各自不同的禮節(jié)、習(xí)俗,然后,入鄉(xiāng)隨俗,施行適當(dāng)?shù)亩Y節(jié),尊重對(duì)方的習(xí)慣。
就日常禮節(jié)而言,也因場(chǎng)所的不同而異。比如,有舞會(huì)禮節(jié)、宴會(huì)禮節(jié)、接待禮節(jié)、迎往送來(lái)禮節(jié)等等。以下簡(jiǎn)介一些各種場(chǎng)合均使用的最基本禮節(jié),包括見面禮節(jié)、交談禮節(jié)。
見面禮節(jié)有:
點(diǎn)頭禮 即以點(diǎn)頭表示敬重,一般運(yùn)用于同輩、同級(jí)或同一場(chǎng)合多次見面的相識(shí)者,點(diǎn)頭時(shí)要臉帶微笑。
鞠躬禮 下級(jí)對(duì)上級(jí)、服務(wù)人員對(duì)賓客,以及初次見面的朋友之間常施此禮。施禮時(shí),耍立正,雙眼注視對(duì)方,上身前傾,視線自然下垂,戴帽者要先脫帽后鞠躬,對(duì)信奉佛教的客人,鞠躬時(shí)還可以雙手合十致意。鞠躬時(shí),上身前傾的角度越大,表示越謙恭。
脫帽禮 凡在公共場(chǎng)合遇到熟人,也可以摘帽點(diǎn)頭致意,離別時(shí)再戴上帽子,或者用右手掀一下帽子,表示施此禮。
舉手禮 遇見熟悉的、身份、年齡相當(dāng)?shù)呐笥眩梢韵驅(qū)Ψ脚e起右手,招呼致意。
親吻禮 這是西方流行的見面禮,凡上級(jí)對(duì)下級(jí)、長(zhǎng)輩對(duì)晚輩、朋友之間、夫婦、情人之間表示親昵、愛(ài)撫的禮節(jié),一般用擁抱、親臉或額頭、貼面頰、接吻、吻手等形式。我國(guó)秘書在與外賓、外商交往中,為了尊重對(duì)方的習(xí)俗,可適當(dāng)施行此禮。
但是,女青年一般不宜和男外賓、尤其是年輕男外賓行親吻禮,可主動(dòng)熱情地伸出右手,和對(duì)方施握手禮。
除此之外,最普遍施行的還有握手禮。
談話禮節(jié)主要包括:
姿態(tài)表情得體。秘書與人交談時(shí),耍站穩(wěn)或坐端正,顯得落落大方,表情誠(chéng)懇自然,語(yǔ)氣溫和親切,雙方相隔適當(dāng)?shù)木嚯x,眼睛要看著對(duì)方以示在專注地聽,但是,目光要虛而寧和,不能盯住對(duì)方臉上的某—部位,使對(duì)方感到不自然,也不能輕易去打斷對(duì)方的說(shuō)話。自己講話時(shí),聲調(diào)以平和穩(wěn)重為宜,可以適當(dāng)作些手勢(shì),但是,動(dòng)作的幅度不能太大,在交際場(chǎng)合高聲交談、手舞足蹈是失禮的表現(xiàn)。當(dāng)講話涉及在場(chǎng)的其他人時(shí),不宜以手相指,面應(yīng)以目示意。
交談宜從平淡處人手。平淡的話題回旋余地大,雙方都能隨便交談,如談?wù)摻盏奶鞖狻⑸鐣?huì)新聞,由此一步步深入,順理成章。
避免主動(dòng)談自己不內(nèi)行之事。交談中不懂裝懂會(huì)給對(duì)方以浮夸的印象,對(duì)自己外行的事要回避,對(duì)方問(wèn)起,應(yīng)謙虛地向?qū)Ψ秸?qǐng)教。
談話內(nèi)容要適當(dāng),即交談中不宜涉及疾病、死亡、怪誕離奇、聳人聽聞、黃色**的話題,也不能去查問(wèn)對(duì)方的隱私,更不能去貶低長(zhǎng)輩和身份高的人士。
此外,男秘書還應(yīng)當(dāng)注意不能在交際場(chǎng)合無(wú)休止地找女性攀談,以免惹人反感。
3、心胸開朗寬和
秘書的性格應(yīng)當(dāng)開朗寬和,開朗是心地坦誠(chéng)、表里如一的外在表現(xiàn),它往往表現(xiàn)為幽默的談吐,能吸引別人。寬和指豁達(dá)、大度、不計(jì)較別人的小過(guò)失。秘書既要以誠(chéng)懇地態(tài)度說(shuō)服公眾,使他們?cè)跊](méi)有感到被強(qiáng)迫的情況下接受自己的觀點(diǎn),又應(yīng)當(dāng)耐心傾聽對(duì)方的意見、反映,使雙方之間形成一種平等、融洽的氣氛。秘書要有容忍精神,容忍反對(duì)意見,容忍暫時(shí)的誤解,容忍對(duì)方的缺點(diǎn),善解人意,以寬闊的胸懷、謙和的態(tài)度,與不同性格、不同習(xí)慣、不同愛(ài)好、不同觀點(diǎn)的入和睦相處,并在任何激烈的沖突中都善于控制自己的情緒,保持頭腦清醒,既不放棄原則,又能以靈活的方法淡化矛盾。總之,開朗寬和、豁達(dá)大度的性格能使公眾喜愛(ài)你、信賴你,加深雙方的友誼,并不斷拓展你的交際范圍,為組織找到越來(lái)越多的朋友。