秘書要節(jié)約時間提高工作效率

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1. 為成效而工作,而不是為工作而工作。首先考慮“我期望得到的成果是什么?”,而不是一開頭就考慮做些什么工作,采用什么技術(shù)或手段。
    2. 把主要精力集中于少數(shù)主要的領(lǐng)域。制定優(yōu)先的工作次序,并且堅持已經(jīng)決定的工作重點(diǎn)。巴萊多定律(“二八定律”)告訴我們,在任何一組事物中,最重要的只占其中一小部分,約為20%,其余80%雖為多數(shù),卻是次要的。最重要的事情(重要的少數(shù))先做,而不是先做那些次要的事情(微不足道的多數(shù)),那將一事無成。
    3. 要依靠各種長處,自己的、上司的、同事或下級的長處。依靠長處就是說決不能依靠他們的短處,要依靠他們所能做的,不要從他們不能做的事情開始。
    4. 有效決策。決策的失誤是的浪費(fèi)。在正確的程序中采取正確的步驟。
    5. 有條不紊安排工作。不能打亂仗。
    特別應(yīng)該強(qiáng)調(diào)的是授權(quán)。授權(quán)是提高效率或效能的秘訣。其步驟是解決“什么事、誰來干、怎么干”的問題。其核心思想是建立完善的制度,然后匯集群力共同完成工作。
    一些行之有效的節(jié)約時間的訣竅也應(yīng)該得到重視,比如:
    1. 不要把等待的時間白白浪費(fèi)。
    2. 參加一個快速閱讀班。
    3. 當(dāng)你拜訪顧客時,總要先打電話。
    4. 總是把汽車停放在易于駛出的位置。
    5. 談話時記筆記。
    6. 避開浪費(fèi)時間的人。
    不要忽視這些小竅門,堅持做下去,你會驚訝地發(fā)現(xiàn),你的日程寬松了,你有閑暇處理自己一直想做而抽不出時間做的事了。