一 秘書概述
1 英文字典的定義
依the random house dictionary of the english language中對(duì)于秘書的定義為：
1）a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
2）a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.
2 秘書的角色
一般而言，秘書的角色定位應(yīng)是輔佐的功能。幫助主管處理一切里里外外的業(yè)務(wù)成了秘書的職責(zé)。一般公司或機(jī)構(gòu)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)背景的關(guān)系，秘書的職務(wù)并不是那么確定，秘書除了本身主管外，和其他部門業(yè)務(wù)人員的關(guān)系也非常密切和重要，形成縱橫交錯(cuò)而復(fù)雜的人際關(guān)系，因此其工作范圍是秘書，又是一般的職員，工作領(lǐng)域無(wú)法正確的予以劃分。因此，漸漸地，現(xiàn)代的工商秘書，已演變成名副其實(shí)的“業(yè)務(wù)秘書”或“公關(guān)秘書”了。
3 秘書工作的性質(zhì)
秘書的工作，主要為協(xié)助主管執(zhí)行工作細(xì)節(jié)。想想大公司的董事長(zhǎng)或機(jī)關(guān)的主管，如果每天早上自己要打開信件，打字回信、存檔處理、接聽電話等工作，那么，他們將沒(méi)有時(shí)間來(lái)從事高層次的商業(yè)活動(dòng)與計(jì)劃。所以，必須要有位助理來(lái)處理這些辦公室事務(wù)。這位助理，即是秘書。
秘書工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。秘書工作的另一重要意義為管理。對(duì)很多秘書來(lái)說(shuō)，秘書工作的歷練是作為一行政主管的重要階梯。因?yàn)槊貢椭鞴芴幚砼c主管樣關(guān)的業(yè)務(wù)，所以對(duì)于主管的工作有一全盤的了解。秘書可以學(xué)到如何去指導(dǎo)、督導(dǎo)、規(guī)劃及處理問(wèn)題，并且熟悉公司的政策。因此，秘書工作亦是管理人才的訓(xùn)練搖籃，其理由有二：
1）秘書熟悉人事、業(yè)務(wù)、程序、管理等內(nèi)部作業(yè)。
2）秘書熟悉公關(guān)、協(xié)調(diào)、市場(chǎng)等外部作業(yè)。
二 秘書的業(yè)務(wù)
1 秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業(yè)務(wù)：
打字 與主管商談
接受口授 檔案管理
傳真 準(zhǔn)備當(dāng)天的業(yè)務(wù)及下班前的業(yè)務(wù)處理
接聽電話 擬稿及制作信件
處理信件
2 秘書業(yè)務(wù)可分為四類：
資訊管理業(yè)務(wù)
事務(wù)業(yè)務(wù)
公關(guān)業(yè)務(wù)
綜合業(yè)務(wù)
1）資訊管理業(yè)務(wù)
資訊管理業(yè)務(wù)，即是利用電腦來(lái)處理及管理一般業(yè)務(wù)。秘書的資訊管理業(yè)務(wù)是由其執(zhí)行任務(wù)的功能引伸而業(yè)。前節(jié)提到秘書執(zhí)行的任務(wù)有發(fā)傳真、擬稿、存款、安排機(jī)票、安排看牙醫(yī)等，這些業(yè)務(wù)部需要資訊管理來(lái)處理。這在微觀方面，資訊管理所處理之業(yè)務(wù)。
在鉅觀方面，資訊管理可處理之業(yè)務(wù)有文書及情報(bào)方面。
文書：
包括文件及書信之制作等。以往皆用打字機(jī)或手寫，但由于資訊業(yè)務(wù)之發(fā)達(dá)，各種文書之制作皆已電腦化，以增加功能與效率。在文書方面，資訊管理所能處理之業(yè)務(wù)有整理書信、寫信、中英文打字、速記、檔案管理、約會(huì)安排等。尤其在書信寫作方面，由于有電腦軟件之運(yùn)用，可節(jié)省構(gòu)思之時(shí)間及文件制作的精力?，F(xiàn)代的文書業(yè)務(wù)尤需要資訊管理的配合以提高效率。文書與資訊是息息相關(guān)了。
情報(bào)：
情報(bào)業(yè)務(wù)是資訊管理所處理的主要業(yè)務(wù)之一。情報(bào)業(yè)務(wù)包括資料情報(bào)的搜集、提供、整理、管理、活用與交換。資料情報(bào)的輸出和輸入都要經(jīng)過(guò)秘書這個(gè)孔道，當(dāng)主管將情報(bào)交給秘書傳達(dá)下去時(shí)，首先秘書就要根據(jù)情報(bào)的質(zhì)和量，按其重要性、機(jī)密性、緊急性來(lái)安排傳送的優(yōu)先順序。這時(shí)，秘書對(duì)于資訊情報(bào)之處理、篩選、分類與傳遁就可利用資管理業(yè)務(wù)，以增進(jìn)處理情報(bào)業(yè)務(wù)的效率。
2）事務(wù)業(yè)務(wù)
秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，源自其處理例行事務(wù)和功能。秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，為秘書在辦公室所處理的例行業(yè)務(wù)，包括接聽電話、拆寄信件、發(fā)傳真、檔案管理、更新辦公室用具、收集資料、準(zhǔn)備定期報(bào)告、安排主管之行程、約會(huì)及會(huì)議等。雖然有些項(xiàng)目是多種業(yè)務(wù)的綜合，但在此則偏重事務(wù)性的。
以上的業(yè)務(wù)可歸類如下：
通訊方面：接聽電話、拆寄信函、發(fā)電傳等。
辦公室方面：檔案管理、更換用具等。
會(huì)議方面：收集資料、準(zhǔn)備定期報(bào)告等。
安排方面：安排行程、約會(huì)、會(huì)議等。
3）公關(guān)業(yè)務(wù)
秘書的公共關(guān)系是需要?jiǎng)?chuàng)意的功能來(lái)作其基礎(chǔ)的。創(chuàng)作的工作，即要有“先見(jiàn)”。在處理人與人間的關(guān)系時(shí)，要能有洞察的能力，要能見(jiàn)微知著，要能以對(duì)方的立場(chǎng)來(lái)看，必能廣獲人緣，使業(yè)務(wù)暢通。
秘書的職務(wù)，接觸面很廣，為了要使業(yè)務(wù)能順利進(jìn)行，必須扮演著潤(rùn)滑劑的功能，在公司機(jī)構(gòu)的里里外外，必須兼顧到各個(gè)層面的人物，能考慮到各種狀況，能預(yù)見(jiàn)各類該辦之事，妥善處理人際關(guān)系，圓滿達(dá)成任務(wù)。一般而言，公共關(guān)系的業(yè)務(wù)包括接待，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員的溝通聯(lián)絡(luò)，消息的發(fā)布，宣傳品的出版、雜志、年報(bào)的出刊、攝影、幻燈片、影片的制作、展覽、市場(chǎng)情報(bào)的搜集，貿(mào)易商展等等。
一般業(yè)務(wù)的推動(dòng)，皆以人為主。人由于人際關(guān)系而形成自己的圍體，圍體與圍體的互動(dòng)關(guān)系，就形成了公共關(guān)系。秘書的業(yè)務(wù)需要顧及公司機(jī)構(gòu)的上上下下、里里外外的業(yè)務(wù)，
所以必須有良好的公共關(guān)系，才能使全盤業(yè)務(wù)進(jìn)行順利。
4）綜合業(yè)務(wù)
綜合業(yè)務(wù)來(lái)自協(xié)調(diào)的功能。直轄市即是要與各單位溝通以達(dá)圓滿處理業(yè)務(wù)。由于時(shí)代的進(jìn)步與科技的發(fā)達(dá)，業(yè)務(wù)牽涉范圍愈來(lái)愈廣，并非單項(xiàng)業(yè)務(wù)所能包含。這時(shí)，就要靠秘書來(lái)作綜合業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)?？梢?jiàn)秘書的綜合業(yè)務(wù)尤其重要，因它含括資訊管理業(yè)務(wù)、事務(wù)業(yè)務(wù)與公關(guān)業(yè)務(wù)等。其秘書要辦妥任何單項(xiàng)業(yè)務(wù)，必須綜合協(xié)凋其他相關(guān)業(yè)務(wù)。這樣，才能融會(huì)貫通，發(fā)揮的秘書業(yè)務(wù)功能。
例如以接待業(yè)務(wù)來(lái)看，必須配合資訊管理以獲得情報(bào)，得知何人、何時(shí)、由何地來(lái)訪，來(lái)賓的背景明細(xì)，來(lái)訪的目的，并做出行程表；必須配合事務(wù)業(yè)務(wù)以安排接待人員、車輛，骸安排飯店住宿等；必須配合公共關(guān)系業(yè)務(wù)，以發(fā)布消息，并安排參觀與商談等。所以接待業(yè)務(wù)，是個(gè)整體性的工作。
由以上例子可看出，秘書的業(yè)務(wù)中，最重要的是要使各項(xiàng)業(yè)務(wù)綜合協(xié)調(diào)，才能使任務(wù)完滿成功。
1 英文字典的定義
依the random house dictionary of the english language中對(duì)于秘書的定義為：
1）a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
2）a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.
2 秘書的角色
一般而言，秘書的角色定位應(yīng)是輔佐的功能。幫助主管處理一切里里外外的業(yè)務(wù)成了秘書的職責(zé)。一般公司或機(jī)構(gòu)，因?yàn)閭鹘y(tǒng)背景的關(guān)系，秘書的職務(wù)并不是那么確定，秘書除了本身主管外，和其他部門業(yè)務(wù)人員的關(guān)系也非常密切和重要，形成縱橫交錯(cuò)而復(fù)雜的人際關(guān)系，因此其工作范圍是秘書，又是一般的職員，工作領(lǐng)域無(wú)法正確的予以劃分。因此，漸漸地，現(xiàn)代的工商秘書，已演變成名副其實(shí)的“業(yè)務(wù)秘書”或“公關(guān)秘書”了。
3 秘書工作的性質(zhì)
秘書的工作，主要為協(xié)助主管執(zhí)行工作細(xì)節(jié)。想想大公司的董事長(zhǎng)或機(jī)關(guān)的主管，如果每天早上自己要打開信件，打字回信、存檔處理、接聽電話等工作，那么，他們將沒(méi)有時(shí)間來(lái)從事高層次的商業(yè)活動(dòng)與計(jì)劃。所以，必須要有位助理來(lái)處理這些辦公室事務(wù)。這位助理，即是秘書。
秘書工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。秘書工作的另一重要意義為管理。對(duì)很多秘書來(lái)說(shuō)，秘書工作的歷練是作為一行政主管的重要階梯。因?yàn)槊貢椭鞴芴幚砼c主管樣關(guān)的業(yè)務(wù)，所以對(duì)于主管的工作有一全盤的了解。秘書可以學(xué)到如何去指導(dǎo)、督導(dǎo)、規(guī)劃及處理問(wèn)題，并且熟悉公司的政策。因此，秘書工作亦是管理人才的訓(xùn)練搖籃，其理由有二：
1）秘書熟悉人事、業(yè)務(wù)、程序、管理等內(nèi)部作業(yè)。
2）秘書熟悉公關(guān)、協(xié)調(diào)、市場(chǎng)等外部作業(yè)。
二 秘書的業(yè)務(wù)
1 秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業(yè)務(wù)：
打字 與主管商談
接受口授 檔案管理
傳真 準(zhǔn)備當(dāng)天的業(yè)務(wù)及下班前的業(yè)務(wù)處理
接聽電話 擬稿及制作信件
處理信件
2 秘書業(yè)務(wù)可分為四類：
資訊管理業(yè)務(wù)
事務(wù)業(yè)務(wù)
公關(guān)業(yè)務(wù)
綜合業(yè)務(wù)
1）資訊管理業(yè)務(wù)
資訊管理業(yè)務(wù)，即是利用電腦來(lái)處理及管理一般業(yè)務(wù)。秘書的資訊管理業(yè)務(wù)是由其執(zhí)行任務(wù)的功能引伸而業(yè)。前節(jié)提到秘書執(zhí)行的任務(wù)有發(fā)傳真、擬稿、存款、安排機(jī)票、安排看牙醫(yī)等，這些業(yè)務(wù)部需要資訊管理來(lái)處理。這在微觀方面，資訊管理所處理之業(yè)務(wù)。
在鉅觀方面，資訊管理可處理之業(yè)務(wù)有文書及情報(bào)方面。
文書：
包括文件及書信之制作等。以往皆用打字機(jī)或手寫，但由于資訊業(yè)務(wù)之發(fā)達(dá)，各種文書之制作皆已電腦化，以增加功能與效率。在文書方面，資訊管理所能處理之業(yè)務(wù)有整理書信、寫信、中英文打字、速記、檔案管理、約會(huì)安排等。尤其在書信寫作方面，由于有電腦軟件之運(yùn)用，可節(jié)省構(gòu)思之時(shí)間及文件制作的精力?，F(xiàn)代的文書業(yè)務(wù)尤需要資訊管理的配合以提高效率。文書與資訊是息息相關(guān)了。
情報(bào)：
情報(bào)業(yè)務(wù)是資訊管理所處理的主要業(yè)務(wù)之一。情報(bào)業(yè)務(wù)包括資料情報(bào)的搜集、提供、整理、管理、活用與交換。資料情報(bào)的輸出和輸入都要經(jīng)過(guò)秘書這個(gè)孔道，當(dāng)主管將情報(bào)交給秘書傳達(dá)下去時(shí)，首先秘書就要根據(jù)情報(bào)的質(zhì)和量，按其重要性、機(jī)密性、緊急性來(lái)安排傳送的優(yōu)先順序。這時(shí)，秘書對(duì)于資訊情報(bào)之處理、篩選、分類與傳遁就可利用資管理業(yè)務(wù)，以增進(jìn)處理情報(bào)業(yè)務(wù)的效率。
2）事務(wù)業(yè)務(wù)
秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，源自其處理例行事務(wù)和功能。秘書的事務(wù)業(yè)務(wù)，為秘書在辦公室所處理的例行業(yè)務(wù)，包括接聽電話、拆寄信件、發(fā)傳真、檔案管理、更新辦公室用具、收集資料、準(zhǔn)備定期報(bào)告、安排主管之行程、約會(huì)及會(huì)議等。雖然有些項(xiàng)目是多種業(yè)務(wù)的綜合，但在此則偏重事務(wù)性的。
以上的業(yè)務(wù)可歸類如下：
通訊方面：接聽電話、拆寄信函、發(fā)電傳等。
辦公室方面：檔案管理、更換用具等。
會(huì)議方面：收集資料、準(zhǔn)備定期報(bào)告等。
安排方面：安排行程、約會(huì)、會(huì)議等。
3）公關(guān)業(yè)務(wù)
秘書的公共關(guān)系是需要?jiǎng)?chuàng)意的功能來(lái)作其基礎(chǔ)的。創(chuàng)作的工作，即要有“先見(jiàn)”。在處理人與人間的關(guān)系時(shí)，要能有洞察的能力，要能見(jiàn)微知著，要能以對(duì)方的立場(chǎng)來(lái)看，必能廣獲人緣，使業(yè)務(wù)暢通。
秘書的職務(wù)，接觸面很廣，為了要使業(yè)務(wù)能順利進(jìn)行，必須扮演著潤(rùn)滑劑的功能，在公司機(jī)構(gòu)的里里外外，必須兼顧到各個(gè)層面的人物，能考慮到各種狀況，能預(yù)見(jiàn)各類該辦之事，妥善處理人際關(guān)系，圓滿達(dá)成任務(wù)。一般而言，公共關(guān)系的業(yè)務(wù)包括接待，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員的溝通聯(lián)絡(luò)，消息的發(fā)布，宣傳品的出版、雜志、年報(bào)的出刊、攝影、幻燈片、影片的制作、展覽、市場(chǎng)情報(bào)的搜集，貿(mào)易商展等等。
一般業(yè)務(wù)的推動(dòng)，皆以人為主。人由于人際關(guān)系而形成自己的圍體，圍體與圍體的互動(dòng)關(guān)系，就形成了公共關(guān)系。秘書的業(yè)務(wù)需要顧及公司機(jī)構(gòu)的上上下下、里里外外的業(yè)務(wù)，
所以必須有良好的公共關(guān)系，才能使全盤業(yè)務(wù)進(jìn)行順利。
4）綜合業(yè)務(wù)
綜合業(yè)務(wù)來(lái)自協(xié)調(diào)的功能。直轄市即是要與各單位溝通以達(dá)圓滿處理業(yè)務(wù)。由于時(shí)代的進(jìn)步與科技的發(fā)達(dá)，業(yè)務(wù)牽涉范圍愈來(lái)愈廣，并非單項(xiàng)業(yè)務(wù)所能包含。這時(shí)，就要靠秘書來(lái)作綜合業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)?？梢?jiàn)秘書的綜合業(yè)務(wù)尤其重要，因它含括資訊管理業(yè)務(wù)、事務(wù)業(yè)務(wù)與公關(guān)業(yè)務(wù)等。其秘書要辦妥任何單項(xiàng)業(yè)務(wù)，必須綜合協(xié)凋其他相關(guān)業(yè)務(wù)。這樣，才能融會(huì)貫通，發(fā)揮的秘書業(yè)務(wù)功能。
例如以接待業(yè)務(wù)來(lái)看，必須配合資訊管理以獲得情報(bào)，得知何人、何時(shí)、由何地來(lái)訪，來(lái)賓的背景明細(xì)，來(lái)訪的目的，并做出行程表；必須配合事務(wù)業(yè)務(wù)以安排接待人員、車輛，骸安排飯店住宿等；必須配合公共關(guān)系業(yè)務(wù)，以發(fā)布消息，并安排參觀與商談等。所以接待業(yè)務(wù)，是個(gè)整體性的工作。
由以上例子可看出，秘書的業(yè)務(wù)中，最重要的是要使各項(xiàng)業(yè)務(wù)綜合協(xié)調(diào)，才能使任務(wù)完滿成功。