秘書技巧心得:秘書信息資料的傳遞

字號:

1、信息資料傳遞的基本要求
    將信息資料傳遞到需要者手中,就是信息資料的傳遞。一般來說,信息資料的傳遞基本要求是"多、快、好、省"。"多",是指數(shù)量而言的。要求在一定條件下傳遞的信息資料數(shù)量盡可能大,或者說在一定渠道中通過的信息盡可能的多;"快",是就速度而言的,指信息資料的傳遞特別要注意時限,能夠在盡可能短的時間內(nèi),使信息到達(dá)指定目標(biāo);"好",是就質(zhì)量而言的,要求信息資料的傳遞準(zhǔn)確可靠,防止失真;"省",是就效益而言的,要求信息資料的傳遞中講究經(jīng)濟(jì)效益,以最少的費(fèi)用傳遞盡可能多的信息。
    2、信息資料傳遞的基本方式
    (1)單向傳遞,即由信息資料的發(fā)出者把信息直接傳遞給需要者。這種傳遞是單向進(jìn)行的,如廣播、電視、報刊、新聞發(fā)布會以及各單位發(fā)出的簡報、報表等。
    (2)雙向傳遞,即雙方在信息資料的傳遞過程中都向?qū)Ψ桨l(fā)出信息,共同參與傳遞過程。如各種討論會、交流會,以及資料交換活動等。
    (3)反饋傳遞,即信息資料的發(fā)出者根據(jù)接受者提出的要求,有針對性地選擇信息內(nèi)容進(jìn)行傳遞。如上級主管部門向下屬單位下達(dá)了本年度利潤指標(biāo)后,要求把各階段指標(biāo)完成情況和存在的問題及時匯報上來,各基層單位按要求傳遞信息治療,就形成了反饋傳遞。
    3、信息傳遞途徑
    隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)的迅速發(fā)展,信息傳遞的途徑也越來越廣泛。目前,我國信息傳遞的具體途徑有:
    (1)電訊傳遞,即通過電話、電報、電傳等方式進(jìn)行傳遞。
    (2)新聞傳遞,即通過報刊、廣播、新聞發(fā)布會等方式進(jìn)行傳遞。
    (3)郵路傳遞,即由郵電部門采取郵件形式傳遞。
    (4)面授或直接送達(dá),如派專人送達(dá)、召開各類討論會、交流會等。重要的信息資料或距離較近者可采用這種方式。