公文的性質和作用以及公文獨特的語體，決定了公文語言必須是明白、準確、直接、樸實、簡練和莊重的，這是對公文語言的基本要求。
明白擬寫公文首要的是讓人看懂。就是要把事說清楚，把話寫明白。只有語言表達清楚明白，受文機關才易于接受，并加以施行。語言表達不明白，公文的內容就無法得到落實，也就達不到發(fā)文目的。語言表達清楚明白，首先是語無歧義。即所用詞語只有一個明確的意思，不能有幾種解釋。
語言表達產生歧義主要有這樣幾種情況
一是兩種解釋中，顯然有一種是正確的。這雖然不至于影響讀者的理解，但也要猜測一番。
二是兩種解釋都可能。這種錯誤比前一種要嚴重，因為兩種解釋都講得通，讀者就無法知道你的真意所在了。
三是由于附加語界限不清引起歧義，主要是“的”字使用不當。例如，“介紹英國的一部權威著作”?？梢岳斫鉃檫@部著作是介紹英國的情況的權威性書籍，也可以理解為介紹的是英國的一部有權威的著作。作者的本意是前者，應當把“一部”提到前面。再如，“這是解決單身職工部分困難的好辦法”。這句話既可以把“單身職工部分”看成是一個詞組，也可以把“部分困難”看成一個詞組。如果是后者，應該在“職工”后面加“的”。
四是兩事混說產生歧義。例如，“文物、旅游業(yè)的保護與改革”兩項主語，兩項謂語，不只一種搭配方式。真正的意思應該是“文物的保護與旅游業(yè)的改革”，字數差不多，清楚與否卻大不一樣。此外，語意表述不全也會產生歧義。此種情形在字面上并未表現出歧義，只是因句子中 的某些意思未能加以表達完整而使讀者誤入歧途。例如，“婦女在法律上已經平等了”。從字面上看，是說在法律面前婦女已沒有高低之分了，也就是“婦女之間在法律上平等”。實際上是說“婦女與男子在法律上平等”。因此，應在“婦女”之后加上“與男子”，這樣句子的意思就表達完全了。公文的語言如果有歧義，就會讓受文者捉摸不定，對公文內容產生不一致的理解，進而行動上出現差錯。
其次是言不費解。即所用詞語一看就懂，不能讓人無法理解，讀來讀去不知何意。做到言不費解就要在遣詞造句上下功夫。
一是選用詞義通俗的常用詞，不要故作高深使用一些晦澀生僻的詞語，人們從詞典上都很難找到，怎么好理解呢？例如，“建立了縝密的因而也是躐等的干部選拔制度”。這段文字顯得很賣弄做作，“縝密”是何意？且用在此有的并不貼切。而“躐等”一詞今已少用，其含義很難被人普遍理解，用在公文上顯然不合適。
二是不要把不同義的詞拼湊使用。有些詞單個看并不難懂，可胡亂湊到一塊兒就不好懂了。例如，“我們應該明白，我們是向不合理的生活艱苦作戰(zhàn)，還是安于不合理的幻覺統(tǒng)治，不向廣大人民中求改善，而貼服于個人安定的空虛幻想”。這里的“幻覺統(tǒng)治”、“向廣大人民中求改善”、“貼服于個人安定的空虛幻想”，都讓人莫名其妙，它們組配在一起不知道能說明一些什么意思。
三是不生造詞語。公文必須是通用規(guī)范的語言，生造詞語必然導致詞義不清，語意不明，讓人不好理解或無法理解。例如，一副請柬寫道：“雅啟親駕，敝舍饋光”。這些生造詞語讀起來十分生硬、別扭，人們只能根據字面猜測其意，很難于接受。再如，“生硬地對中國歷史倒裁以無花之果，對歷史人物勾畫以循環(huán)臉譜”。這句話中什么叫“倒裁以無花之果”，什么叫“循環(huán)臉譜”，恐怕只有創(chuàng)造它的作者能夠回答。在公文寫作中，使用上述這些令人費解的語言，就是在跟讀者開玩笑。文章雖然詞匯頗多，可是一句也不懂，撰寫公文的意圖何以實現呢？
明白擬寫公文首要的是讓人看懂。就是要把事說清楚，把話寫明白。只有語言表達清楚明白，受文機關才易于接受，并加以施行。語言表達不明白，公文的內容就無法得到落實，也就達不到發(fā)文目的。語言表達清楚明白，首先是語無歧義。即所用詞語只有一個明確的意思，不能有幾種解釋。
語言表達產生歧義主要有這樣幾種情況
一是兩種解釋中，顯然有一種是正確的。這雖然不至于影響讀者的理解，但也要猜測一番。
二是兩種解釋都可能。這種錯誤比前一種要嚴重，因為兩種解釋都講得通，讀者就無法知道你的真意所在了。
三是由于附加語界限不清引起歧義，主要是“的”字使用不當。例如，“介紹英國的一部權威著作”?？梢岳斫鉃檫@部著作是介紹英國的情況的權威性書籍，也可以理解為介紹的是英國的一部有權威的著作。作者的本意是前者，應當把“一部”提到前面。再如，“這是解決單身職工部分困難的好辦法”。這句話既可以把“單身職工部分”看成是一個詞組，也可以把“部分困難”看成一個詞組。如果是后者，應該在“職工”后面加“的”。
四是兩事混說產生歧義。例如，“文物、旅游業(yè)的保護與改革”兩項主語，兩項謂語，不只一種搭配方式。真正的意思應該是“文物的保護與旅游業(yè)的改革”，字數差不多，清楚與否卻大不一樣。此外，語意表述不全也會產生歧義。此種情形在字面上并未表現出歧義，只是因句子中 的某些意思未能加以表達完整而使讀者誤入歧途。例如，“婦女在法律上已經平等了”。從字面上看，是說在法律面前婦女已沒有高低之分了，也就是“婦女之間在法律上平等”。實際上是說“婦女與男子在法律上平等”。因此，應在“婦女”之后加上“與男子”，這樣句子的意思就表達完全了。公文的語言如果有歧義，就會讓受文者捉摸不定，對公文內容產生不一致的理解，進而行動上出現差錯。
其次是言不費解。即所用詞語一看就懂，不能讓人無法理解，讀來讀去不知何意。做到言不費解就要在遣詞造句上下功夫。
一是選用詞義通俗的常用詞，不要故作高深使用一些晦澀生僻的詞語，人們從詞典上都很難找到，怎么好理解呢？例如，“建立了縝密的因而也是躐等的干部選拔制度”。這段文字顯得很賣弄做作，“縝密”是何意？且用在此有的并不貼切。而“躐等”一詞今已少用，其含義很難被人普遍理解，用在公文上顯然不合適。
二是不要把不同義的詞拼湊使用。有些詞單個看并不難懂，可胡亂湊到一塊兒就不好懂了。例如，“我們應該明白，我們是向不合理的生活艱苦作戰(zhàn)，還是安于不合理的幻覺統(tǒng)治，不向廣大人民中求改善，而貼服于個人安定的空虛幻想”。這里的“幻覺統(tǒng)治”、“向廣大人民中求改善”、“貼服于個人安定的空虛幻想”，都讓人莫名其妙，它們組配在一起不知道能說明一些什么意思。
三是不生造詞語。公文必須是通用規(guī)范的語言，生造詞語必然導致詞義不清，語意不明，讓人不好理解或無法理解。例如，一副請柬寫道：“雅啟親駕，敝舍饋光”。這些生造詞語讀起來十分生硬、別扭，人們只能根據字面猜測其意，很難于接受。再如，“生硬地對中國歷史倒裁以無花之果，對歷史人物勾畫以循環(huán)臉譜”。這句話中什么叫“倒裁以無花之果”，什么叫“循環(huán)臉譜”，恐怕只有創(chuàng)造它的作者能夠回答。在公文寫作中，使用上述這些令人費解的語言，就是在跟讀者開玩笑。文章雖然詞匯頗多，可是一句也不懂，撰寫公文的意圖何以實現呢？