禮儀文書是為禮儀目的或在禮儀場(chǎng)合使用的文書。在這里，我們指的是禮儀方面的外交文書和對(duì)外文書。
禮儀文書，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出禮儀上要求，根據(jù)不同的時(shí)機(jī)和對(duì)象，力求把文電寫得恰如其分、恰到好處。有時(shí)候，還可根據(jù)具體情況寫進(jìn)一定的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書達(dá)到更好的效果。文書中涉及的時(shí)間、地點(diǎn)和其他有關(guān)資料，均應(yīng)經(jīng)過核對(duì)，做到翔實(shí)可靠。不應(yīng)把禮儀文書僅僅視為“應(yīng)景文章”，簡(jiǎn)單抄襲套用現(xiàn)成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文書。
一、 賀函、賀電
在國家獨(dú)立、國慶日、建軍節(jié)等節(jié)日，領(lǐng)導(dǎo)人就任、國王登基，建交日周年、友好條約簽訂周年，友好城市建立日、國際會(huì)議開幕日、重大工程竣工日等，各國領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)部門、有關(guān)團(tuán)體的負(fù)責(zé)人，可視相互關(guān)系的情況，向?qū)Ψ降南鄳?yīng)人員表示祝賀。
賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國家領(lǐng)導(dǎo)人、外長、駐外使節(jié)一般采用外交函件、外交電報(bào)或正式照會(huì)的方式發(fā)送賀函、賀電。領(lǐng)導(dǎo)人的賀電可通過有關(guān)駐外使館轉(zhuǎn)遞，也可通過電報(bào)局或經(jīng)電傳直接拍發(fā)。其他部門或群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)人可用對(duì)外函件或?qū)ν怆妶?bào)，直接發(fā)送。現(xiàn)略舉數(shù)例：
二、 感謝信、感謝電和感謝公告
在訪問某國結(jié)束的時(shí)、在收到賀信或慰問信的時(shí)候、在收到友人饋贈(zèng)或得到支援和協(xié)助的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ奖硎局x意。可以寫信或致電表示感謝，有時(shí)候，也可以采取公告的方式致謝。舉例如下：
三、 邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電和復(fù)件
邀請(qǐng)的內(nèi)容十分廣泛：邀請(qǐng)外賓參加各種性質(zhì)不同的集會(huì)、慶祝活動(dòng)、或典禮；邀請(qǐng)外賓來我國進(jìn)行友好訪問、考察訪問或講學(xué)；邀請(qǐng)外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會(huì)，等等。邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電既要表達(dá)邀請(qǐng)的盛情，有時(shí)還要就活動(dòng)的時(shí)間、方式、費(fèi)用等有關(guān)事項(xiàng)作出必要的說明，以便相互間達(dá)成一致和諒解也可另行專門協(xié)商）。
四、 慰問函、慰問電
遇有天災(zāi)或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國家的政府、有關(guān)組織或友好人士，常致函、致電有關(guān)國家的政府、有關(guān)組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問。舉例如下：
五、 唁函、唁電
唁函、唁電可視情況發(fā)給相應(yīng)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、或死者的親屬，也可發(fā)給治喪機(jī)構(gòu)。舉例如下：
例1：外交電報(bào)，吊唁總理逝世
X X X（首都名稱）
X X X國代總理X X X閣下：
驚悉X X X國總理X X X閣下不幸逝世。X X X總理曾為中X關(guān)系的發(fā)展做出了有益的貢獻(xiàn)。我代表中國政府和中國人民向X X X國政府和人民表示深切的哀悼，并對(duì)X X X總理的家屬表示誠摯的慰問。
中華人民共和國國務(wù)院總理X X X
一九X X年X月X日于北京
六、 國書、全權(quán)證書、授權(quán)證書、委任書等
國書是國家元首為了派遣或召回使節(jié)向接受國元首發(fā)出的正式文書，分為派遣國書和召回國書兩種。目前，由于禮節(jié)的簡(jiǎn)化，在外交實(shí)踐中，已可將召回國書合并于派遣國書之中。我國即采取此種做法。
全權(quán)證書，是授予代表以全權(quán)，由其代表國家或政府進(jìn)行談判、簽署條約、協(xié)定，或出席國際會(huì)議的證件。全權(quán)證書由政府首腦或外交部長簽署。授權(quán)證書，是政府部門首長指派代表，代表本部門進(jìn)行談判、簽署條約性文件或出席國際會(huì)議所出具的證件，由政府有關(guān)部門首長簽署。領(lǐng)事任命書和領(lǐng)事證書，是關(guān)于領(lǐng)事職務(wù)的證件。
委任書，是委派國家特例或政府特使，參加駐在國特定活動(dòng)的證件，由國家元首簽署。委托書，是委托駐外使節(jié)代表政府部門簽署協(xié)議的證件，由政府有關(guān)部門首長簽署。
禮儀文書，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出禮儀上要求，根據(jù)不同的時(shí)機(jī)和對(duì)象，力求把文電寫得恰如其分、恰到好處。有時(shí)候，還可根據(jù)具體情況寫進(jìn)一定的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，以便使禮儀文書達(dá)到更好的效果。文書中涉及的時(shí)間、地點(diǎn)和其他有關(guān)資料，均應(yīng)經(jīng)過核對(duì)，做到翔實(shí)可靠。不應(yīng)把禮儀文書僅僅視為“應(yīng)景文章”，簡(jiǎn)單抄襲套用現(xiàn)成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文書。
一、 賀函、賀電
在國家獨(dú)立、國慶日、建軍節(jié)等節(jié)日，領(lǐng)導(dǎo)人就任、國王登基，建交日周年、友好條約簽訂周年，友好城市建立日、國際會(huì)議開幕日、重大工程竣工日等，各國領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)部門、有關(guān)團(tuán)體的負(fù)責(zé)人，可視相互關(guān)系的情況，向?qū)Ψ降南鄳?yīng)人員表示祝賀。
賀函和賀電是最常用的祝賀方式。國家領(lǐng)導(dǎo)人、外長、駐外使節(jié)一般采用外交函件、外交電報(bào)或正式照會(huì)的方式發(fā)送賀函、賀電。領(lǐng)導(dǎo)人的賀電可通過有關(guān)駐外使館轉(zhuǎn)遞，也可通過電報(bào)局或經(jīng)電傳直接拍發(fā)。其他部門或群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)人可用對(duì)外函件或?qū)ν怆妶?bào)，直接發(fā)送。現(xiàn)略舉數(shù)例：
二、 感謝信、感謝電和感謝公告
在訪問某國結(jié)束的時(shí)、在收到賀信或慰問信的時(shí)候、在收到友人饋贈(zèng)或得到支援和協(xié)助的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)向?qū)Ψ奖硎局x意。可以寫信或致電表示感謝，有時(shí)候，也可以采取公告的方式致謝。舉例如下：
三、 邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電和復(fù)件
邀請(qǐng)的內(nèi)容十分廣泛：邀請(qǐng)外賓參加各種性質(zhì)不同的集會(huì)、慶祝活動(dòng)、或典禮；邀請(qǐng)外賓來我國進(jìn)行友好訪問、考察訪問或講學(xué)；邀請(qǐng)外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會(huì)，等等。邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)電既要表達(dá)邀請(qǐng)的盛情，有時(shí)還要就活動(dòng)的時(shí)間、方式、費(fèi)用等有關(guān)事項(xiàng)作出必要的說明，以便相互間達(dá)成一致和諒解也可另行專門協(xié)商）。
四、 慰問函、慰問電
遇有天災(zāi)或其他意外的不幸事故或重傷、重病等，友好國家的政府、有關(guān)組織或友好人士，常致函、致電有關(guān)國家的政府、有關(guān)組織、受傷者本人或親屬，表示同情和慰問。舉例如下：
五、 唁函、唁電
唁函、唁電可視情況發(fā)給相應(yīng)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、或死者的親屬，也可發(fā)給治喪機(jī)構(gòu)。舉例如下：
例1：外交電報(bào)，吊唁總理逝世
X X X（首都名稱）
X X X國代總理X X X閣下：
驚悉X X X國總理X X X閣下不幸逝世。X X X總理曾為中X關(guān)系的發(fā)展做出了有益的貢獻(xiàn)。我代表中國政府和中國人民向X X X國政府和人民表示深切的哀悼，并對(duì)X X X總理的家屬表示誠摯的慰問。
中華人民共和國國務(wù)院總理X X X
一九X X年X月X日于北京
六、 國書、全權(quán)證書、授權(quán)證書、委任書等
國書是國家元首為了派遣或召回使節(jié)向接受國元首發(fā)出的正式文書，分為派遣國書和召回國書兩種。目前，由于禮節(jié)的簡(jiǎn)化，在外交實(shí)踐中，已可將召回國書合并于派遣國書之中。我國即采取此種做法。
全權(quán)證書，是授予代表以全權(quán)，由其代表國家或政府進(jìn)行談判、簽署條約、協(xié)定，或出席國際會(huì)議的證件。全權(quán)證書由政府首腦或外交部長簽署。授權(quán)證書，是政府部門首長指派代表，代表本部門進(jìn)行談判、簽署條約性文件或出席國際會(huì)議所出具的證件，由政府有關(guān)部門首長簽署。領(lǐng)事任命書和領(lǐng)事證書，是關(guān)于領(lǐng)事職務(wù)的證件。
委任書，是委派國家特例或政府特使，參加駐在國特定活動(dòng)的證件，由國家元首簽署。委托書，是委托駐外使節(jié)代表政府部門簽署協(xié)議的證件，由政府有關(guān)部門首長簽署。