第一節(jié) 會議籌備
一、會議及會議的構(gòu)成要素
會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。會議的要素即會議的組成因素，它可分為基本要素和其他要素兩大類。會議基本要素即所有會議必有的。包括：目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程。會議其他要素即可供選擇的、并非為所有會議所共有的要素。包括：名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗性材料等。
二、會議的主要種類
根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見的會議種類有：
按組織類型：可分為內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；
按時間方面的規(guī)定性：可分為定期和不定期兩類；
按出席對象：可分為聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；
按功能性質(zhì)：可分為決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報告性、談判性、動員性、紀(jì)念性等；
按議題性質(zhì)：可分為專業(yè)性、專題性、綜合性等；
按照規(guī)模大?。嚎煞譃樘卮笮汀⒋笮?、中型、小型等。
按會議采用的方式手段：可分為常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會等；
按與會者的國籍及議題的范圍：可分為國內(nèi)會議和國際會議等。
三、公司常見會議的種類。
四、正確制作姓名卡片、會議證件的方法是
1、內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼（先生、女士、小姐等）、身份（職務(wù)、職稱等）、組織或公司的名稱。
2、重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。姓名卡片可設(shè)計(jì)為紅、藍(lán)、白、黃四種不同的顏色。
3、在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。
五、預(yù)訂內(nèi)部會議室的基本方法
1、預(yù)訂會議室要打出一定的提前量，在確定準(zhǔn)確的會期之后，應(yīng)盡早預(yù)訂，以免臨時被動。
2、正式預(yù)訂會議室之后，在使用的前一天，一定要再次落實(shí)，以免與其他會議發(fā)生沖突。
3、預(yù)訂和調(diào)配會議室應(yīng)盡量使場地的大小、格局、設(shè)備的配備與會議的人數(shù)、性質(zhì)和類型相匹配。
4、調(diào)配安排會議室時要留有足夠的自由使用空間，會議之間的間隔不要太緊，使人們安心開會，不致出現(xiàn)會議還未結(jié)束就被人請走的麻煩事。
5、負(fù)責(zé)會議室安排和協(xié)調(diào)的秘書，事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備，秘書要了解各種設(shè)備的功能，并事先將各種設(shè)備調(diào)整到狀態(tài)。
一、會議及會議的構(gòu)成要素
會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。會議的要素即會議的組成因素，它可分為基本要素和其他要素兩大類。會議基本要素即所有會議必有的。包括：目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程。會議其他要素即可供選擇的、并非為所有會議所共有的要素。包括：名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗性材料等。
二、會議的主要種類
根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見的會議種類有：
按組織類型：可分為內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；
按時間方面的規(guī)定性：可分為定期和不定期兩類；
按出席對象：可分為聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；
按功能性質(zhì)：可分為決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報告性、談判性、動員性、紀(jì)念性等；
按議題性質(zhì)：可分為專業(yè)性、專題性、綜合性等；
按照規(guī)模大?。嚎煞譃樘卮笮汀⒋笮?、中型、小型等。
按會議采用的方式手段：可分為常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會等；
按與會者的國籍及議題的范圍：可分為國內(nèi)會議和國際會議等。
三、公司常見會議的種類。
四、正確制作姓名卡片、會議證件的方法是
1、內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼（先生、女士、小姐等）、身份（職務(wù)、職稱等）、組織或公司的名稱。
2、重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。姓名卡片可設(shè)計(jì)為紅、藍(lán)、白、黃四種不同的顏色。
3、在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。
五、預(yù)訂內(nèi)部會議室的基本方法
1、預(yù)訂會議室要打出一定的提前量，在確定準(zhǔn)確的會期之后，應(yīng)盡早預(yù)訂，以免臨時被動。
2、正式預(yù)訂會議室之后，在使用的前一天，一定要再次落實(shí)，以免與其他會議發(fā)生沖突。
3、預(yù)訂和調(diào)配會議室應(yīng)盡量使場地的大小、格局、設(shè)備的配備與會議的人數(shù)、性質(zhì)和類型相匹配。
4、調(diào)配安排會議室時要留有足夠的自由使用空間，會議之間的間隔不要太緊，使人們安心開會，不致出現(xiàn)會議還未結(jié)束就被人請走的麻煩事。
5、負(fù)責(zé)會議室安排和協(xié)調(diào)的秘書，事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備，秘書要了解各種設(shè)備的功能，并事先將各種設(shè)備調(diào)整到狀態(tài)。