聽說讀寫，是文秘人員提高領(lǐng)悟能力和表達(dá)能力的基本途徑。借此機會，我想就文秘人員的聽說讀寫，講一些粗淺的看法與體會。
一、心領(lǐng)神會聽好音
聽，是指敏捷接受并正確理解信息的應(yīng)變能力。研究表明，信息交流花費在聽力上的時間超過60%，其余時間才用在交談、閱讀和寫作上。由此可見，聽對于文秘人員搜集信息，了解情況，具有不可忽視的作用。口頭語言是聲音和意義兩個部分組成的。由于語音的線性排列與語義的多通道、全方位無法比擬，使我們很難一下子就聽出說話人的根本意圖。這就需要我們反復(fù)揣摩，認(rèn)真領(lǐng)悟，透過語音聽語義。
（一）聽好領(lǐng)導(dǎo)的話。領(lǐng)導(dǎo)所處的位置高于秘書，工作經(jīng)驗與生活閱歷比秘書豐富。領(lǐng)導(dǎo)所講的話，是秘書必須聽從、必須謹(jǐn)記、必須落實的。
領(lǐng)導(dǎo)講話時，秘書必須管住觜巴，只聽不講，全神貫注，專心靜聽，不僅用耳朵來吸收聲音，而且要投入整個身心來理解。領(lǐng)導(dǎo)講話，有時直言不諱，一聽就懂；有時閃爍其詞，意在言外。文秘人員在這種情況下，不僅要注意傾聽領(lǐng)導(dǎo)話語的外在信息，注意觀察說話時的一顰一笑、舉手投足、眼波流轉(zhuǎn)、神色變化等信號，還要從當(dāng)時所處的特定語境，依靠經(jīng)驗、背景知識去揣摩意會，聽出領(lǐng)導(dǎo)的言外之意、弦外之音，甚至難言之隱，真正領(lǐng)會話里話外的全部含義。
會議紀(jì)要或會議記錄是文秘人員一項日常性的工作。據(jù)專家研究，一般的聽眾聽完10分鐘的演說后，能記住內(nèi)容的一半，兩天之后只能記住25%。這就要求我們邊聽邊記，邊記邊想，不僅用筆記，還要用心記。有的秘書起草的會議紀(jì)要，不得要領(lǐng)，一塌糊涂。這除了文字表達(dá)方面的原因外，與沒有細(xì)心傾聽、認(rèn)真記錄、反復(fù)思考有很大關(guān)系。比如，有些秘書參加會議時，對別人的發(fā)言，似懂非懂，一字不記；對領(lǐng)導(dǎo)講話，一知半解，只記標(biāo)題。這怎么能夠起草出符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的會議紀(jì)要呢？
（二）聽好同事的話。由于同事與文秘人員所處的崗位不同，熟悉的情況不同。聽好同事的話，把同事當(dāng)做良師益友，是文秘人員掌握情況、取長補短的重要途徑。文秘人員聽同事說話時，不僅要專心致志，而且要主動參與，鼓勵對方把話說下去。如邊聽邊伴以“嗯”、“是”、“對”等有聲語言，或通過微笑、點頭、目光交流等勢態(tài)語言表示贊同和肯定；或適當(dāng)插話，與對方在情感上彼此溝通，營造一個親切友好的談話環(huán)境。
當(dāng)然，秘書也要冷靜分析、正確對待同事的話。比如：有的同事可能批評你是書呆子，只愛讀書，不善交際；有的同事可能表揚你勤奮好學(xué)，獨善其身。有的同事可能批評你寫的材料嚴(yán)謹(jǐn)有余，活潑不足；有的同事可能表揚你寫的材料文從字順，有條不紊。這就需要我們認(rèn)真鑒別，想想這些評價是站在什么角度，出于什么用意；想想這些話與自己的工作目標(biāo)有何異同。只要是站在全局的高度，出于促進(jìn)工作的目的，并且與自己確定的目標(biāo)基本吻合，就應(yīng)該積極采納，認(rèn)真改進(jìn)。否則，就只能留作參考了。
（三）聽好群眾的話。人民群眾是我們的衣食父母?！案改浮钡脑捒隙ㄒ?。但由于“父母”與我們的年齡不同、文化不同、職業(yè)不同，對問題的看法也有所不同。這就需要文秘人員善于從人民群眾的話中，聽出哪些是事關(guān)全局的問題，哪些是部分人關(guān)心的問題；哪些是合情合理的要求，哪些是蠻不講理的要求；哪些是民意、民情、民生、民利的反映。凡是代表著廣大人民根本利益的話，都必須引起我們重視，都必須給予高度關(guān)注和認(rèn)真答復(fù)。
二、雅俗共賞說好話
第二次世界大戰(zhàn)時，西方人深知語言藝術(shù)的巨大威力，曾將舌頭和原子彈、金錢稱為三大戰(zhàn)略武器；到了今天，又把舌頭和美元、電腦視為賴以生存和競爭的三大戰(zhàn)略武器。出人意料的是，高新科學(xué)技術(shù)取代了武器炫耀，而“舌頭”的地位竟絲毫沒有動搖。這也印證了我國古代的一句名言：“一言之辯，重于九鼎之寶；三寸之舌，強于百萬之師?！?BR> 一個企業(yè)或事業(yè)單位猶如一架機器，說話猶如潤滑劑，它滲透、滋潤著各個零部件；沒有潤滑劑，機器根本無法運轉(zhuǎn)。秘書部門是一個單位聯(lián)結(jié)上下、左右、內(nèi)外的樞紐?？梢哉f，一個單位的全部工作都離不開秘書部門的參與，搞秘書工作也就離不開說話。秘書需要說話，是由其工作性質(zhì)、內(nèi)容、作用決定的。秘書要為領(lǐng)導(dǎo)的決策及其實施服務(wù)，要匯報工作、傳達(dá)指示、開展調(diào)查研究、傳遞信息、接待來訪，處理日常事務(wù)等，除部分使用書面語外，大量運用的是口頭語言。
文秘人員口頭語言必須遵循以下三個主要原則：
1、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。秘書部門素有“門面”、“窗口”之稱。人們往往從一個單位文秘人員說話的態(tài)度、內(nèi)容、方式、效果來判斷這個單位的工作水平。文秘人員的說話關(guān)系到一個單位在公眾心目中的形象。所以，文秘人員口頭語言必須標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。
所謂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，主要是指詞匯的規(guī)范化和語法的規(guī)范化兩個方面。一是詞匯的規(guī)范化?，F(xiàn)代漢民族共同語的詞匯是在北方方言基礎(chǔ)上形成和發(fā)展起來的。文秘人員在工作語言中應(yīng)盡量使用共同語中的詞匯，慎重規(guī)范地吸收和使用方言詞匯、外來詞、古語詞和新生詞。二是語法的規(guī)范化。遵守搭配規(guī)則，防止搭配不當(dāng)；保持成份完整，避免殘缺不全；注重前后關(guān)系，正確排列語序。
2、詞簡意達(dá)。語言簡明是一種藝術(shù)。恩格斯在馬克思墓前的演說不過1200字。其中第一句話是：“3月14日下午兩點三刻，當(dāng)代最偉大的思想家停止思想了。”這句話才24個字，但提供的信息卻十分豐富。它交待了馬克思逝世的確切時間，表達(dá)了作者對馬克思的無限敬意以及對馬克思的高度評價。
要做到詞簡意達(dá)，就必須注意選詞的準(zhǔn)確，去掉口語中的口頭禪、重復(fù)羅嗦、拿腔作調(diào)等語病。同時，還要努力消除語言中的歧義。消除歧義的常用方法有：一是更換詞語，二是更換句式，三是利用上下文聯(lián)系使表意明確。例如：①有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)/應(yīng)當(dāng)處理；②通知開會的/還沒到。例①中“有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”有兩個意義，一是施事主語，處理別人；二是受事主語，被處理。如果要表達(dá)第一種意義，可改為“有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)處理某人或某事”；如果是第二種意義，可改為“應(yīng)當(dāng)處理有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”。例 ②中的“通知開會的”可以是發(fā)通知的人，也可以是接受通知的人。
3、措詞得體?！墩撜Z·鄉(xiāng)黨》中曾記載孔子在各種不同場合對語言表達(dá)得體適度的高超藝術(shù)。他同家鄉(xiāng)父老在一起說話，總是表現(xiàn)得恭順和似不善言；在宗廟儀式或朝廷上，總是明白流暢地說話，只是說得不多；上朝時，君主來到以前，同下大夫說話，總是表現(xiàn)出溫和而快樂的樣子，同上大夫說話，總是表現(xiàn)出正直而恭敬的樣子，君主來了之后，則表現(xiàn)出恭敬而不安的樣子。作為文秘人員，應(yīng)該在各種不同場合，綜合把握和運用適位、適人、適時、適情，而且做到適度，從而使自己的交際語言能做到得體。
一、心領(lǐng)神會聽好音
聽，是指敏捷接受并正確理解信息的應(yīng)變能力。研究表明，信息交流花費在聽力上的時間超過60%，其余時間才用在交談、閱讀和寫作上。由此可見，聽對于文秘人員搜集信息，了解情況，具有不可忽視的作用。口頭語言是聲音和意義兩個部分組成的。由于語音的線性排列與語義的多通道、全方位無法比擬，使我們很難一下子就聽出說話人的根本意圖。這就需要我們反復(fù)揣摩，認(rèn)真領(lǐng)悟，透過語音聽語義。
（一）聽好領(lǐng)導(dǎo)的話。領(lǐng)導(dǎo)所處的位置高于秘書，工作經(jīng)驗與生活閱歷比秘書豐富。領(lǐng)導(dǎo)所講的話，是秘書必須聽從、必須謹(jǐn)記、必須落實的。
領(lǐng)導(dǎo)講話時，秘書必須管住觜巴，只聽不講，全神貫注，專心靜聽，不僅用耳朵來吸收聲音，而且要投入整個身心來理解。領(lǐng)導(dǎo)講話，有時直言不諱，一聽就懂；有時閃爍其詞，意在言外。文秘人員在這種情況下，不僅要注意傾聽領(lǐng)導(dǎo)話語的外在信息，注意觀察說話時的一顰一笑、舉手投足、眼波流轉(zhuǎn)、神色變化等信號，還要從當(dāng)時所處的特定語境，依靠經(jīng)驗、背景知識去揣摩意會，聽出領(lǐng)導(dǎo)的言外之意、弦外之音，甚至難言之隱，真正領(lǐng)會話里話外的全部含義。
會議紀(jì)要或會議記錄是文秘人員一項日常性的工作。據(jù)專家研究，一般的聽眾聽完10分鐘的演說后，能記住內(nèi)容的一半，兩天之后只能記住25%。這就要求我們邊聽邊記，邊記邊想，不僅用筆記，還要用心記。有的秘書起草的會議紀(jì)要，不得要領(lǐng)，一塌糊涂。這除了文字表達(dá)方面的原因外，與沒有細(xì)心傾聽、認(rèn)真記錄、反復(fù)思考有很大關(guān)系。比如，有些秘書參加會議時，對別人的發(fā)言，似懂非懂，一字不記；對領(lǐng)導(dǎo)講話，一知半解，只記標(biāo)題。這怎么能夠起草出符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的會議紀(jì)要呢？
（二）聽好同事的話。由于同事與文秘人員所處的崗位不同，熟悉的情況不同。聽好同事的話，把同事當(dāng)做良師益友，是文秘人員掌握情況、取長補短的重要途徑。文秘人員聽同事說話時，不僅要專心致志，而且要主動參與，鼓勵對方把話說下去。如邊聽邊伴以“嗯”、“是”、“對”等有聲語言，或通過微笑、點頭、目光交流等勢態(tài)語言表示贊同和肯定；或適當(dāng)插話，與對方在情感上彼此溝通，營造一個親切友好的談話環(huán)境。
當(dāng)然，秘書也要冷靜分析、正確對待同事的話。比如：有的同事可能批評你是書呆子，只愛讀書，不善交際；有的同事可能表揚你勤奮好學(xué)，獨善其身。有的同事可能批評你寫的材料嚴(yán)謹(jǐn)有余，活潑不足；有的同事可能表揚你寫的材料文從字順，有條不紊。這就需要我們認(rèn)真鑒別，想想這些評價是站在什么角度，出于什么用意；想想這些話與自己的工作目標(biāo)有何異同。只要是站在全局的高度，出于促進(jìn)工作的目的，并且與自己確定的目標(biāo)基本吻合，就應(yīng)該積極采納，認(rèn)真改進(jìn)。否則，就只能留作參考了。
（三）聽好群眾的話。人民群眾是我們的衣食父母?！案改浮钡脑捒隙ㄒ?。但由于“父母”與我們的年齡不同、文化不同、職業(yè)不同，對問題的看法也有所不同。這就需要文秘人員善于從人民群眾的話中，聽出哪些是事關(guān)全局的問題，哪些是部分人關(guān)心的問題；哪些是合情合理的要求，哪些是蠻不講理的要求；哪些是民意、民情、民生、民利的反映。凡是代表著廣大人民根本利益的話，都必須引起我們重視，都必須給予高度關(guān)注和認(rèn)真答復(fù)。
二、雅俗共賞說好話
第二次世界大戰(zhàn)時，西方人深知語言藝術(shù)的巨大威力，曾將舌頭和原子彈、金錢稱為三大戰(zhàn)略武器；到了今天，又把舌頭和美元、電腦視為賴以生存和競爭的三大戰(zhàn)略武器。出人意料的是，高新科學(xué)技術(shù)取代了武器炫耀，而“舌頭”的地位竟絲毫沒有動搖。這也印證了我國古代的一句名言：“一言之辯，重于九鼎之寶；三寸之舌，強于百萬之師?！?BR> 一個企業(yè)或事業(yè)單位猶如一架機器，說話猶如潤滑劑，它滲透、滋潤著各個零部件；沒有潤滑劑，機器根本無法運轉(zhuǎn)。秘書部門是一個單位聯(lián)結(jié)上下、左右、內(nèi)外的樞紐?？梢哉f，一個單位的全部工作都離不開秘書部門的參與，搞秘書工作也就離不開說話。秘書需要說話，是由其工作性質(zhì)、內(nèi)容、作用決定的。秘書要為領(lǐng)導(dǎo)的決策及其實施服務(wù)，要匯報工作、傳達(dá)指示、開展調(diào)查研究、傳遞信息、接待來訪，處理日常事務(wù)等，除部分使用書面語外，大量運用的是口頭語言。
文秘人員口頭語言必須遵循以下三個主要原則：
1、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。秘書部門素有“門面”、“窗口”之稱。人們往往從一個單位文秘人員說話的態(tài)度、內(nèi)容、方式、效果來判斷這個單位的工作水平。文秘人員的說話關(guān)系到一個單位在公眾心目中的形象。所以，文秘人員口頭語言必須標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。
所謂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，主要是指詞匯的規(guī)范化和語法的規(guī)范化兩個方面。一是詞匯的規(guī)范化?，F(xiàn)代漢民族共同語的詞匯是在北方方言基礎(chǔ)上形成和發(fā)展起來的。文秘人員在工作語言中應(yīng)盡量使用共同語中的詞匯，慎重規(guī)范地吸收和使用方言詞匯、外來詞、古語詞和新生詞。二是語法的規(guī)范化。遵守搭配規(guī)則，防止搭配不當(dāng)；保持成份完整，避免殘缺不全；注重前后關(guān)系，正確排列語序。
2、詞簡意達(dá)。語言簡明是一種藝術(shù)。恩格斯在馬克思墓前的演說不過1200字。其中第一句話是：“3月14日下午兩點三刻，當(dāng)代最偉大的思想家停止思想了。”這句話才24個字，但提供的信息卻十分豐富。它交待了馬克思逝世的確切時間，表達(dá)了作者對馬克思的無限敬意以及對馬克思的高度評價。
要做到詞簡意達(dá)，就必須注意選詞的準(zhǔn)確，去掉口語中的口頭禪、重復(fù)羅嗦、拿腔作調(diào)等語病。同時，還要努力消除語言中的歧義。消除歧義的常用方法有：一是更換詞語，二是更換句式，三是利用上下文聯(lián)系使表意明確。例如：①有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)/應(yīng)當(dāng)處理；②通知開會的/還沒到。例①中“有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”有兩個意義，一是施事主語，處理別人；二是受事主語，被處理。如果要表達(dá)第一種意義，可改為“有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)處理某人或某事”；如果是第二種意義，可改為“應(yīng)當(dāng)處理有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”。例 ②中的“通知開會的”可以是發(fā)通知的人，也可以是接受通知的人。
3、措詞得體?！墩撜Z·鄉(xiāng)黨》中曾記載孔子在各種不同場合對語言表達(dá)得體適度的高超藝術(shù)。他同家鄉(xiāng)父老在一起說話，總是表現(xiàn)得恭順和似不善言；在宗廟儀式或朝廷上，總是明白流暢地說話，只是說得不多；上朝時，君主來到以前，同下大夫說話，總是表現(xiàn)出溫和而快樂的樣子，同上大夫說話，總是表現(xiàn)出正直而恭敬的樣子，君主來了之后，則表現(xiàn)出恭敬而不安的樣子。作為文秘人員，應(yīng)該在各種不同場合，綜合把握和運用適位、適人、適時、適情，而且做到適度，從而使自己的交際語言能做到得體。