(一)公文主題分析。
1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點。
2、分析主題類型，確定主題概念。
主題類型分為單主題和多主題兩種。
單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。
3、分析主題結(jié)構(gòu)，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時間因素和文獻類型因素五部分。
主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動態(tài)和趨勢。通用概念沒有專指性也沒有獨立檢索價值，不宜單獨使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對象。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機構(gòu)名稱；時間因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間范圍之內(nèi)。時間因素包括年代、時代、朝代、期限等；文獻類型因素包括文獻種類、公文文種、文件名稱編號等。
(二)查表選詞，轉(zhuǎn)換主題概念。
通過查找主題詞表進行主題概念轉(zhuǎn)換時，必須采用詞表上規(guī)范化的主題詞。轉(zhuǎn)換主題概念主要有兩種形式：一是直接轉(zhuǎn)換。二是間接轉(zhuǎn)換。
(三)主題詞組配標(biāo)引。
組配，就是用兩個或兩個以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達一個專指概念的一種方式。它以詞間語法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。
交叉組配是指兩個組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個概念的外延有一部分重合。
限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過渡到種概念的組配。
(四)直接上位詞標(biāo)引和靠詞標(biāo)引。
上位詞標(biāo)引要求兩個概念之間具有屬分關(guān)系?？吭~標(biāo)引要求兩個概念必須是同一范疇、同一屬性。無論是直接上位詞標(biāo)引或是靠詞標(biāo)引，都不能越級標(biāo)引。
(五)自由詞標(biāo)引。
自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達公文主題概念的檢索標(biāo)識。
自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語等；三是人物、時間和年代稱號；四是地區(qū)、組織機構(gòu)名稱。
自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實沒有合適的專指的主題詞，才進行自由詞標(biāo)引。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強的檢索功能和組配功能，具有實用性，能檢索，能組配。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡單、概念明確。五是在標(biāo)出自由詞的同時相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標(biāo)上“△”符號，并適時將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時，不作"△"標(biāo)記。
五、標(biāo)引工作中一些具體問題
(一)主題詞的排列。
反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。
在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。
作為自由詞標(biāo)引的地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時出現(xiàn)在同一公文中，則按地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名的順序排列。
(二)文種的標(biāo)引。
文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。
(三)標(biāo)點符號的標(biāo)引。
公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點符號。
在《公文主題詞表》中帶有標(biāo)點符號的正式主題詞，應(yīng)予保留。因為這些標(biāo)點符號有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。
自由詞標(biāo)引時一般不要帶標(biāo)點符號。
1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點。
2、分析主題類型，確定主題概念。
主題類型分為單主題和多主題兩種。
單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。
3、分析主題結(jié)構(gòu)，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時間因素和文獻類型因素五部分。
主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動態(tài)和趨勢。通用概念沒有專指性也沒有獨立檢索價值，不宜單獨使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對象。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機構(gòu)名稱；時間因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間范圍之內(nèi)。時間因素包括年代、時代、朝代、期限等；文獻類型因素包括文獻種類、公文文種、文件名稱編號等。
(二)查表選詞，轉(zhuǎn)換主題概念。
通過查找主題詞表進行主題概念轉(zhuǎn)換時，必須采用詞表上規(guī)范化的主題詞。轉(zhuǎn)換主題概念主要有兩種形式：一是直接轉(zhuǎn)換。二是間接轉(zhuǎn)換。
(三)主題詞組配標(biāo)引。
組配，就是用兩個或兩個以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達一個專指概念的一種方式。它以詞間語法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。
交叉組配是指兩個組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個概念的外延有一部分重合。
限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過渡到種概念的組配。
(四)直接上位詞標(biāo)引和靠詞標(biāo)引。
上位詞標(biāo)引要求兩個概念之間具有屬分關(guān)系?？吭~標(biāo)引要求兩個概念必須是同一范疇、同一屬性。無論是直接上位詞標(biāo)引或是靠詞標(biāo)引，都不能越級標(biāo)引。
(五)自由詞標(biāo)引。
自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達公文主題概念的檢索標(biāo)識。
自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語等；三是人物、時間和年代稱號；四是地區(qū)、組織機構(gòu)名稱。
自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實沒有合適的專指的主題詞，才進行自由詞標(biāo)引。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強的檢索功能和組配功能，具有實用性，能檢索，能組配。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡單、概念明確。五是在標(biāo)出自由詞的同時相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標(biāo)上“△”符號，并適時將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時，不作"△"標(biāo)記。
五、標(biāo)引工作中一些具體問題
(一)主題詞的排列。
反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。
在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。
作為自由詞標(biāo)引的地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時出現(xiàn)在同一公文中，則按地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名的順序排列。
(二)文種的標(biāo)引。
文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。
(三)標(biāo)點符號的標(biāo)引。
公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點符號。
在《公文主題詞表》中帶有標(biāo)點符號的正式主題詞，應(yīng)予保留。因為這些標(biāo)點符號有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。
自由詞標(biāo)引時一般不要帶標(biāo)點符號。