第四節(jié) 時間管理和系統(tǒng)化工作
一、 培養(yǎng)時間管理能力
1． 時間管理自我評估要點(diǎn)：分析我們目前對時間的使用；確認(rèn)浪費(fèi)時間的做法；改變我們的習(xí)慣；
2． 工作環(huán)境對時間管理的重要性：在執(zhí)行計(jì)劃的時候應(yīng)盡量減少外來的干擾，如果坐位處于非常開放的位置，應(yīng)避免與他們目光接觸引來干擾。正確處理交辦事務(wù)。
3． 浪費(fèi)時間的因素：丟失物品、會議、電話、干擾、拖延工作、無用的紙張、緊急事務(wù)、返回 任務(wù)、過于挑剔、注意力不集中。
4． 改變浪費(fèi)時間習(xí)慣的步驟：不再找諸如“現(xiàn)在很忙”的借口；把分散注意力的東西從視線移開（雜志、小冊子）；多花一些時間來計(jì)劃工作；把大的工作任務(wù)細(xì)分為容易管理的小任務(wù)；先完成困難的工作，再做輕松的工作；
5． 改進(jìn)時間管理的行動：定好目標(biāo)，把想做或需要做的事寫下來；作出優(yōu)先選擇；計(jì)劃時間；分配工作；謝絕不速之客；控制外來干擾，回絕不必要的來訪；提高交流效率，避免重復(fù)對話和返工；避免與同事之間浪費(fèi)時間，爭吵；加快處理郵件、信件的速度；第一次做一項(xiàng)工作可以稍慢一點(diǎn)；可以同時做的事情集中在一起做；開始工作之前要做好準(zhǔn)備；利用間歇時間計(jì)劃要做的事；根據(jù)體力安排工作；使工作簡化；不要先做喜歡做的事而導(dǎo)致期貨工作延誤；集中注意力；利用好現(xiàn)有技術(shù)；
二、如何系統(tǒng)化工作
1． 工具的系統(tǒng)化：安排收進(jìn)、待辦、發(fā)出的三類文件，確認(rèn)基本辦公用品的全且可以使用。
2． 檔案的系統(tǒng)化：建立三份檔案，如下：
工作檔：用來整理目前進(jìn)行的專案和固定的工作。包括：立即可用的資料（如電話單、地址名單、公司政策及經(jīng)常要參考的資料）、待議任務(wù)、固定職務(wù)（固定需要的工作資料）、目前的專案（每個專案建立一個檔案，不緊急的放在參考檔）、問題檔（1—12一年的每個月，1-31一月的每一天，需要較短時間解決以及需要追蹤的事項(xiàng)，起提醒作用。）
資料檔：包括未來專案的研究、需要參考的過去的專案資料、資源資料、人事資料、行政資料、預(yù)算資料、客戶記錄。
公文檔：通常由于法律因素而收藏，一般不常用到。建立公文檔應(yīng)注意的問題（是否有專屬部門或公司的公文檔系統(tǒng)、文件保留政策，負(fù)責(zé)人、公文檔的索引系統(tǒng)、取出程序、檢查測試系統(tǒng)是否需要建立公文檔系統(tǒng)，負(fù)責(zé)人是誰）
3． 如何使檔案系統(tǒng)更加有效：系統(tǒng)化電腦檔案、系統(tǒng)化電子郵件。
一、 培養(yǎng)時間管理能力
1． 時間管理自我評估要點(diǎn)：分析我們目前對時間的使用；確認(rèn)浪費(fèi)時間的做法；改變我們的習(xí)慣；
2． 工作環(huán)境對時間管理的重要性：在執(zhí)行計(jì)劃的時候應(yīng)盡量減少外來的干擾，如果坐位處于非常開放的位置，應(yīng)避免與他們目光接觸引來干擾。正確處理交辦事務(wù)。
3． 浪費(fèi)時間的因素：丟失物品、會議、電話、干擾、拖延工作、無用的紙張、緊急事務(wù)、返回 任務(wù)、過于挑剔、注意力不集中。
4． 改變浪費(fèi)時間習(xí)慣的步驟：不再找諸如“現(xiàn)在很忙”的借口；把分散注意力的東西從視線移開（雜志、小冊子）；多花一些時間來計(jì)劃工作；把大的工作任務(wù)細(xì)分為容易管理的小任務(wù)；先完成困難的工作，再做輕松的工作；
5． 改進(jìn)時間管理的行動：定好目標(biāo)，把想做或需要做的事寫下來；作出優(yōu)先選擇；計(jì)劃時間；分配工作；謝絕不速之客；控制外來干擾，回絕不必要的來訪；提高交流效率，避免重復(fù)對話和返工；避免與同事之間浪費(fèi)時間，爭吵；加快處理郵件、信件的速度；第一次做一項(xiàng)工作可以稍慢一點(diǎn)；可以同時做的事情集中在一起做；開始工作之前要做好準(zhǔn)備；利用間歇時間計(jì)劃要做的事；根據(jù)體力安排工作；使工作簡化；不要先做喜歡做的事而導(dǎo)致期貨工作延誤；集中注意力；利用好現(xiàn)有技術(shù)；
二、如何系統(tǒng)化工作
1． 工具的系統(tǒng)化：安排收進(jìn)、待辦、發(fā)出的三類文件，確認(rèn)基本辦公用品的全且可以使用。
2． 檔案的系統(tǒng)化：建立三份檔案，如下：
工作檔：用來整理目前進(jìn)行的專案和固定的工作。包括：立即可用的資料（如電話單、地址名單、公司政策及經(jīng)常要參考的資料）、待議任務(wù)、固定職務(wù)（固定需要的工作資料）、目前的專案（每個專案建立一個檔案，不緊急的放在參考檔）、問題檔（1—12一年的每個月，1-31一月的每一天，需要較短時間解決以及需要追蹤的事項(xiàng)，起提醒作用。）
資料檔：包括未來專案的研究、需要參考的過去的專案資料、資源資料、人事資料、行政資料、預(yù)算資料、客戶記錄。
公文檔：通常由于法律因素而收藏，一般不常用到。建立公文檔應(yīng)注意的問題（是否有專屬部門或公司的公文檔系統(tǒng)、文件保留政策，負(fù)責(zé)人、公文檔的索引系統(tǒng)、取出程序、檢查測試系統(tǒng)是否需要建立公文檔系統(tǒng)，負(fù)責(zé)人是誰）
3． 如何使檔案系統(tǒng)更加有效：系統(tǒng)化電腦檔案、系統(tǒng)化電子郵件。