第三章 書面溝通方式
第一節(jié) 溝通的需要
一、 溝通的目的
1． 溝通的內(nèi)容：提供信息、作出指示、說(shuō)服、得到反饋。
2． 溝通的目的：要求別人理解我們的意圖；得到我們想要的回答；與對(duì)方保持一定的友好 關(guān)系。
二、 溝通的對(duì)象
1． 組織結(jié)構(gòu)與溝通
金字塔式 溝通是垂直的，從上級(jí)到下級(jí)，以上級(jí)的指令為基礎(chǔ)。
矩陣式 是不同部門的人員組成一個(gè)團(tuán)隊(duì)，來(lái)完成特定的工作。除了要受本部門的領(lǐng)導(dǎo)之外，還必須向地區(qū)或項(xiàng)目組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。溝通方向有垂直也有平行。
2． 內(nèi)部溝通包括與上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)的溝通。對(duì)外溝通。
3．溝通渠道 與下級(jí)的溝通（管理層給下屬發(fā)送信息，是傾斜的溝通，不鼓勵(lì)溝通對(duì)象作出反饋。）；與上級(jí)的溝通（的與上級(jí)管理人員的正式溝通方式）；平級(jí)之間溝通；非正式溝通或小道消息。
4．跨文化溝通
⑴跨文化溝通的障礙：
思維方式不同；時(shí)間觀念不一；身體語(yǔ)言各異；語(yǔ)言和風(fēng)俗風(fēng)俗習(xí)慣不同。
⑵更好地進(jìn)行跨文化書面溝通：
書寫自然，不用縮寫俚語(yǔ)行話；避免使用易收起憤怒恐懼或懷疑的語(yǔ)言；只要可能，就用圖表；盡量用對(duì)方習(xí)慣的格式。
⑶更好進(jìn)行跨文化口頭溝通：避免讓人覺(jué)得你有優(yōu)越感的做法；不要有成見；理解文化差異；
避免說(shuō)俚語(yǔ)行話以及一些只有你自己明白的表達(dá)方式；清楚地表達(dá)；讓對(duì)方把話說(shuō)完；看對(duì)方的反饋；熟悉一些其他文化的問(wèn)候方式；多與其它文化背景的人溝通；
⑷如何更好地進(jìn)行跨文化非語(yǔ)言溝通：注意非語(yǔ)言的差異；
三、溝通失敗的原因和后果
1．溝通失敗的原因：許多許多信息不會(huì)被完整地理解，傳遞不一定按人們所希望的方式進(jìn)行，過(guò)于樂(lè)觀地對(duì)待提供的信息。
2．溝通失敗的結(jié)果：失去生意；浪費(fèi)時(shí)間；浪費(fèi)金錢；失去良好關(guān)系；有損公司形象；降低生產(chǎn)率；員工不滿意度增加；減弱團(tuán)隊(duì)精神；失去了創(chuàng)造性；更多的人員調(diào)整；降低士氣；錯(cuò)誤多效率低。
3．溝通障礙 （一方的偏見；一方的語(yǔ)言能力問(wèn)題；雙方都沒(méi)有專心于溝通。）常見障礙有：語(yǔ)言障礙；對(duì)詞匯不同理解；地位；年齡；時(shí)間；性別；行為方式；語(yǔ)氣；嫉妒心理；聽的能力差；自尊心過(guò)強(qiáng)；溝通環(huán)境差；身體接觸；外表；理解能力不同；文化差異；偏見；分神的東西；教育和社會(huì)背景；情緒；個(gè)性。
4．如何克服溝通障礙（從三方面考慮）
考慮溝通對(duì)象是誰(shuí)；想清楚（傳遞信息的復(fù)雜性，可以用圖表）；熟練地發(fā)送信息（包括三方面：忘了自己，以對(duì)方的感覺(jué)興趣喜好為中心；用多種媒介傳遞信息；得到反饋，修改和重復(fù)溝通過(guò)程）
四、溝通的保密性和安全性
1．確保保密和安全
⑴開放的溝通渠道使組織內(nèi)部的所有人都能自由地了解信息。其渠道有：通知或板報(bào)；時(shí)事通訊；發(fā)給所有員工的會(huì)議記錄；公開傳遞的不保密的內(nèi)部郵件。
⑵為了確保所有員工都了解禁止進(jìn)入某些信息的限制，可以在機(jī)密內(nèi)部郵件信封上加保密標(biāo)識(shí)或密封，使用密碼，觀點(diǎn)、信息限制在辦公室內(nèi)，不帶出公司。
第一節(jié) 溝通的需要
一、 溝通的目的
1． 溝通的內(nèi)容：提供信息、作出指示、說(shuō)服、得到反饋。
2． 溝通的目的：要求別人理解我們的意圖；得到我們想要的回答；與對(duì)方保持一定的友好 關(guān)系。
二、 溝通的對(duì)象
1． 組織結(jié)構(gòu)與溝通
金字塔式 溝通是垂直的，從上級(jí)到下級(jí)，以上級(jí)的指令為基礎(chǔ)。
矩陣式 是不同部門的人員組成一個(gè)團(tuán)隊(duì)，來(lái)完成特定的工作。除了要受本部門的領(lǐng)導(dǎo)之外，還必須向地區(qū)或項(xiàng)目組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。溝通方向有垂直也有平行。
2． 內(nèi)部溝通包括與上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)的溝通。對(duì)外溝通。
3．溝通渠道 與下級(jí)的溝通（管理層給下屬發(fā)送信息，是傾斜的溝通，不鼓勵(lì)溝通對(duì)象作出反饋。）；與上級(jí)的溝通（的與上級(jí)管理人員的正式溝通方式）；平級(jí)之間溝通；非正式溝通或小道消息。
4．跨文化溝通
⑴跨文化溝通的障礙：
思維方式不同；時(shí)間觀念不一；身體語(yǔ)言各異；語(yǔ)言和風(fēng)俗風(fēng)俗習(xí)慣不同。
⑵更好地進(jìn)行跨文化書面溝通：
書寫自然，不用縮寫俚語(yǔ)行話；避免使用易收起憤怒恐懼或懷疑的語(yǔ)言；只要可能，就用圖表；盡量用對(duì)方習(xí)慣的格式。
⑶更好進(jìn)行跨文化口頭溝通：避免讓人覺(jué)得你有優(yōu)越感的做法；不要有成見；理解文化差異；
避免說(shuō)俚語(yǔ)行話以及一些只有你自己明白的表達(dá)方式；清楚地表達(dá)；讓對(duì)方把話說(shuō)完；看對(duì)方的反饋；熟悉一些其他文化的問(wèn)候方式；多與其它文化背景的人溝通；
⑷如何更好地進(jìn)行跨文化非語(yǔ)言溝通：注意非語(yǔ)言的差異；
三、溝通失敗的原因和后果
1．溝通失敗的原因：許多許多信息不會(huì)被完整地理解，傳遞不一定按人們所希望的方式進(jìn)行，過(guò)于樂(lè)觀地對(duì)待提供的信息。
2．溝通失敗的結(jié)果：失去生意；浪費(fèi)時(shí)間；浪費(fèi)金錢；失去良好關(guān)系；有損公司形象；降低生產(chǎn)率；員工不滿意度增加；減弱團(tuán)隊(duì)精神；失去了創(chuàng)造性；更多的人員調(diào)整；降低士氣；錯(cuò)誤多效率低。
3．溝通障礙 （一方的偏見；一方的語(yǔ)言能力問(wèn)題；雙方都沒(méi)有專心于溝通。）常見障礙有：語(yǔ)言障礙；對(duì)詞匯不同理解；地位；年齡；時(shí)間；性別；行為方式；語(yǔ)氣；嫉妒心理；聽的能力差；自尊心過(guò)強(qiáng)；溝通環(huán)境差；身體接觸；外表；理解能力不同；文化差異；偏見；分神的東西；教育和社會(huì)背景；情緒；個(gè)性。
4．如何克服溝通障礙（從三方面考慮）
考慮溝通對(duì)象是誰(shuí)；想清楚（傳遞信息的復(fù)雜性，可以用圖表）；熟練地發(fā)送信息（包括三方面：忘了自己，以對(duì)方的感覺(jué)興趣喜好為中心；用多種媒介傳遞信息；得到反饋，修改和重復(fù)溝通過(guò)程）
四、溝通的保密性和安全性
1．確保保密和安全
⑴開放的溝通渠道使組織內(nèi)部的所有人都能自由地了解信息。其渠道有：通知或板報(bào)；時(shí)事通訊；發(fā)給所有員工的會(huì)議記錄；公開傳遞的不保密的內(nèi)部郵件。
⑵為了確保所有員工都了解禁止進(jìn)入某些信息的限制，可以在機(jī)密內(nèi)部郵件信封上加保密標(biāo)識(shí)或密封，使用密碼，觀點(diǎn)、信息限制在辦公室內(nèi)，不帶出公司。