一、秘書機構(gòu)的概念
根據(jù)現(xiàn)代行政組織理論，所謂社會組織，即按照一定目標(biāo)、任務(wù)和形式建立起來的，經(jīng)過不同部門的分工協(xié)作，以及不同層次的權(quán)利操作和責(zé)任劃分，合理協(xié)調(diào)內(nèi)部人群活動的社會集團。機構(gòu)則指組織內(nèi)部所設(shè)的部門，從屬于社會組織。從社會學(xué)、系統(tǒng)論角度，秘書機構(gòu)與社會組織是不同的概念，其邏輯關(guān)系為包含與被包含的關(guān)系。
由此可知，秘書機構(gòu)從屬于社會組織，它既具有社會組織的性質(zhì)和特點，也具有秘書機構(gòu)自身的性質(zhì)和特點。那么，究竟什么是秘書機構(gòu)？秘書機構(gòu)有哪些性質(zhì)和特點？秘書機構(gòu)與社會組織有何關(guān)系？這些都是秘書機構(gòu)的研究，首先必須弄清楚的問題。
對于秘書機構(gòu)的概念，秘書學(xué)界意見不一，分歧較大，主要有：一是將秘書機構(gòu)等同組織內(nèi)部的職能部門（業(yè)務(wù)部門）；二是認為秘書機構(gòu)就是組織內(nèi)部的辦公室(廳)。
我們認為，秘書機構(gòu) 是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、單位組織的綜合辦事機構(gòu)，它隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)不在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)工作和單位日常運轉(zhuǎn)提供公務(wù)服務(wù)。辦公廳、辦公室、秘書處、秘書科等均屬于秘書機構(gòu)，有些調(diào)研室、研究室、政務(wù)處、政工科、綜合處也是秘書機構(gòu)。
除了組織的常設(shè)性秘書機構(gòu)外，還有一些根據(jù)需要而設(shè)的臨時性秘書機構(gòu)，如大型慶典活動、黨代會、人民代表大會、政協(xié)會議等有大量的籌備、組織、辦公事務(wù)需要秘書機構(gòu)操辦。
二、秘書機構(gòu)的性質(zhì)
社會行政組織可分為領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、職能機構(gòu)、輔助機構(gòu)、咨詢機構(gòu)和派出機構(gòu)。其中的輔助機構(gòu)(或幕僚機構(gòu))，又分為全面輔助機構(gòu)和局部輔助機構(gòu)。秘書機構(gòu)為全面輔助機構(gòu)。其主要任務(wù)，就是直接輔助和全面處理社會組織（機關(guān)單位）的各項日常工作，使集中時間與精力，思考、處理重大問題。我國的秘書機構(gòu)，是各類、各級社會組織（機關(guān)單位）的特殊辦事部門。其不同于一般的職能部門（業(yè)務(wù)部門）和綜合職能部門，有著特殊的地位、性質(zhì)和作用。秘書機構(gòu)的特殊地位，決定著它的輔助性質(zhì)：
(1) 輔佐而無權(quán)力。權(quán)力機構(gòu)，即具有決策權(quán)與指揮權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)部門；秘書機構(gòu)，僅承擔(dān)著輔助性的工作，法律上無任何權(quán)力。
（2) 辦事而無職能。職能機構(gòu)，即某項業(yè)務(wù)的執(zhí)行部門，可以獨立行使所轄范圍內(nèi)的職權(quán)；秘書機構(gòu)，只能處理相關(guān)事務(wù)性工作，起著助人成事的作用。
(3) 協(xié)調(diào)而無統(tǒng)轄。領(lǐng)導(dǎo)部門和職能部門，可以依據(jù)各自的權(quán)限，管轄下級組織；秘書機構(gòu)，只對同級組織負責(zé)；與下級組織，只是指導(dǎo)與被指導(dǎo)的業(yè)務(wù)關(guān)系，無管轄之權(quán)。
在社會組織中，秘書機構(gòu)的特殊地位和輔助性質(zhì)的特點：
1、輔助功能的綜合性
秘書機構(gòu)是社會組織內(nèi)的全面輔助部門，其輔助功能的綜合性具體表現(xiàn)為：既要發(fā)揮參謀助手作用、溝通協(xié)調(diào)作用、督促檢查作用，還要發(fā)揮“窗口”、“門面”作用。這些作用的發(fā)揮，一般都具有全面性和全局性。這是其他機構(gòu)所不具有的。
2、所處位置的中樞性
所謂中樞機構(gòu)，即在決策管理系統(tǒng)中起主導(dǎo)作用，在一級組織中能夠統(tǒng)攬一切的部門。秘書機構(gòu)不是中樞機構(gòu)，但貼近中樞機構(gòu)，輔助著中樞機構(gòu)行使職權(quán)。如輔助決策、擬制計劃、傳達指令、組織協(xié)調(diào)、督促檢查等。這也是其他機構(gòu)所不具有的。
3、組織關(guān)系的封閉性
所謂組織關(guān)系的封閉性，即秘書機構(gòu)只接受本級部門的領(lǐng)導(dǎo)，直接對本級領(lǐng)導(dǎo)部門負責(zé)。秘書機構(gòu)在其公務(wù)活動中，必然要與上級的、同級的和下級的組織或機構(gòu)發(fā)生組織（配合）關(guān)系，即使與上級秘書機構(gòu)或下級秘書機構(gòu)之間，它們僅僅是工作、業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系，并無隸屬關(guān)系；而上、下級職能部門之間，則存在著領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系。
三、秘書機構(gòu)的職能
秘書機構(gòu)的基本職能對于不同行業(yè)、不同層次的秘書部門來說可能具有不同的側(cè)重點。而且，隨著工作任務(wù)、外在形勢、領(lǐng)導(dǎo)意圖的變化，秘書機構(gòu)的基本職能也可以相互轉(zhuǎn)換，或拓寬這個職能，或壓縮那個職能。但總的來說，秘書工作機構(gòu)的基本職能包括以下幾個方面：
1、后勤保障
后勤保障是秘書工作機構(gòu)的傳統(tǒng)職能之一。早在1951年召開的第一屆秘書長會議上，周恩來總理就明確提出“掌管事務(wù)”是秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的兩大工作系列之一。
在秘書工作機構(gòu)中，后勤保障的工作范圍很寬，包括財務(wù)管理、物資設(shè)備管理、房產(chǎn)管理、環(huán)境管理、車輛管理、職工生活管理等工作，要花費相當(dāng)多的人力、物力和財力。因此，秘書工作機構(gòu)要充分重視后勤保障工作的重要意義，只有管理好了各種事務(wù)性工作，才能確保各項政務(wù)性工作的開展。在實際工作中，秘書工作機構(gòu)要轉(zhuǎn)換機制、理順關(guān)系，提高管理效率，可以適當(dāng)實現(xiàn)部分后勤工作社會化，確保后勤工作的效率和效益。
2、辦理文書
文書是指能表達某種意思，用于處理各種事務(wù)、并且有一定體式的書面文字材料。文書按照事務(wù)的性質(zhì)分類，可分為公務(wù)文書和私人文書。文書工作是秘書工作的重要組成部分，主要是指秘書人員或其他專職人員通過互相聯(lián)系的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理和保管的過程。
辦理文書是秘書工作機構(gòu)的傳統(tǒng)職能之一。秘書工作顯著的文牘性特點，主要就集中在文書辦理工作上。文書工作的基本任務(wù)是準(zhǔn)確、及時、安全地處理各類公文，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
3、信息管理
秘書工作中的信息管理是指秘書獲取、加工、傳遞、存儲和利用信息的一系列活動。
秘書工作機構(gòu)既是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公機構(gòu)，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心。1985年，第一屆全國秘書長、辦公廳主任座談會中，第明確向秘書工作機構(gòu)提出，要對領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮“提供信息作用”，而且“信息的收集要充分，傳遞要迅速，處理要準(zhǔn)確，反饋要及時”，從而開辟了秘書工作機構(gòu)信息管理工作的新時代。因此，現(xiàn)在，秘書工作機構(gòu)的信息管理工作不僅包括以前的編寫、傳遞簡報，還包括全方位、全過程的信息處理工作。信息管理解決了多年來領(lǐng)導(dǎo)了解外部情況主要靠內(nèi)參的薄弱環(huán)節(jié)，對于輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理，具有重要的意義和作用。
4、督促檢查
督促檢查，簡稱督查，是領(lǐng)導(dǎo)決策得以實施的重要保障，也是秘書工作機構(gòu)一個主要職能。一般來說，實施科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)完成“科學(xué)預(yù)測——正確決策——督促實施——信息反饋——二次決策”等領(lǐng)導(dǎo)行為過程。督查則是整個領(lǐng)導(dǎo)行為的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如果督查工作做得不好，必然影響領(lǐng)導(dǎo)效率，使決策難以奏效，發(fā)揮實際作用。
督查是代表或受領(lǐng)導(dǎo)委托進行的，與其他監(jiān)察、紀委、審計、政法等部門辦案不同，應(yīng)著重圍繞中心工作的全局，抓大事、抓重點，舉一反三，擴大效果，而不能代替上述部門的工作。由于秘書工作機構(gòu)的人力、精力是有限的，應(yīng)該注意將督查工作與調(diào)查工作、信息工作、信訪工作結(jié)合起來，以便集中取得成效。
5、綜合協(xié)調(diào)
協(xié)調(diào)是主客體之間為實現(xiàn)一個共同的目的而相互溝通，尋找共同點，從而實現(xiàn)某種平衡，達到某種默契的一種行為方式。簡而言之，協(xié)調(diào)就是使工作中有關(guān)各方同心協(xié)力、配合適度，從而減少摩擦、增加效益。
綜合協(xié)調(diào)工作，在秘書工作機構(gòu)中占有重要地位，是一項重要的秘書工作。綜合協(xié)調(diào)在工作中一定要講究方法、注意方式，根據(jù)時機、場合、人員、問題的不同進行綜合分析，做出佳選擇。來源于考試大
6、“不管部”職能
根據(jù)“三服務(wù)”的宗旨，秘書機構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)拾遺補缺，消滅領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)域的工作空白點是其義不容辭的責(zé)任。1990年全國秘書長座談會上，中央主要領(lǐng)導(dǎo)同志指出：辦公廳是個“不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可以交給辦公廳去辦。”這就更為明確地賦予秘書部門以“不管部”的職能。
秘書部門的“不管部”職能，是由秘書機構(gòu)的宗旨、性質(zhì)、地位所決定的。秘書部門位居領(lǐng)導(dǎo)近身，是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，領(lǐng)導(dǎo)自然會把那些無人專管的事情交給秘書部門去處理?！安还懿俊钡氖聞?wù)是“有限無窮”的。有限是指它不能超越本級領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍，不應(yīng)代替其他職能部門的職權(quán)范圍，無窮是指具體的事務(wù)可大可小，可能很多，秘書應(yīng)當(dāng)把它視為自己份內(nèi)之事，不應(yīng)看成額外負擔(dān)。
四、秘書機構(gòu)的作用
任何組織及其機構(gòu)，都是為了實現(xiàn)自身的目標(biāo)與利益，以一定的組織原則和組織形式，將各種組織要素有機結(jié)合，從而發(fā)揮其應(yīng)有的組織作用。就秘書機構(gòu)自身而言，可發(fā)揮著以下三種作用：
(一) 組合作用
社會組織構(gòu)成的基本要素，包括機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、人員編制和組織關(guān)系等。秘書機構(gòu)作為社會組織的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，也由上述要素組成。
秘書機構(gòu)的組合作用，即將其機構(gòu)、職責(zé)、人員和組織關(guān)系等要素，有機地組合并加以優(yōu)化，形成一種組織力量，發(fā)揮一種凝聚作用，從而保證領(lǐng)導(dǎo)工作和組織工作的正常運行。經(jīng)驗證明，凡組合作用發(fā)揮得好的秘書機構(gòu)，其秘書工作的質(zhì)量和效率就會不斷提高。
(二) 樞紐作用
秘書機構(gòu)是辦事部門，不是領(lǐng)導(dǎo)部門或職能部門。但就其中樞位置而言，卻處在組織的中心環(huán)節(jié)，具有一般職能部門和綜合職能部門所不具備的特殊作用——樞紐作用，如上傳下達、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)和左右協(xié)調(diào)等。這是秘書機構(gòu)樞紐作用的主要表現(xiàn)。
秘書機構(gòu)的樞紐作用，可使獲取信息，科學(xué)決策；可使組織工作步調(diào)一致，和諧發(fā)展；可使人際關(guān)系相互融洽，合作共事。實踐表明，秘書機構(gòu)不能較好地發(fā)揮樞紐作用，無論是對領(lǐng)導(dǎo)工作，還是對機關(guān)工作，都會產(chǎn)生不同程度的負面效應(yīng)。
(三) 過濾作用
有人把秘書機構(gòu)形象地比喻為“篩子”或“漏斗”，這是很有道理的。秘書機構(gòu)作為綜合辦事部門，可為處理諸多瑣碎、繁雜事情，使從繁瑣的事務(wù)工作中解脫出來。秘書機構(gòu)對日常工作如不加以“過濾”，凡事推給處理，那就失去了秘書機構(gòu)存在的價值。
秘書機構(gòu)的過濾作用，主要表現(xiàn)在三個方面：
（1）善于區(qū)分事務(wù)的輕重緩急。重要和緊急的事務(wù)，凡能處理的就自行處理；無權(quán)、無法處理的就請示、報告。
（2）分清政策性與業(yè)務(wù)性問題。凡政策性問題，宜提請定奪；凡業(yè)務(wù)性問題，宜轉(zhuǎn)請職能部門辦理。
（3）學(xué)會婉言推辭，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕，盡可能減少親自處理事情。
五、秘書機構(gòu)的地位
秘書機構(gòu)的工作內(nèi)容、性質(zhì)特點決定著秘書機構(gòu)在各級機構(gòu)設(shè)置中的相應(yīng)地位。秘書機構(gòu)屬于輔助機構(gòu)，負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)部門和業(yè)務(wù)部門、決策機構(gòu)與執(zhí)行機構(gòu)上下溝通，使各業(yè)務(wù)部門之間平衡協(xié)調(diào)，使本單位與上級單位或下屬單位溝通交流。
1、秘書機構(gòu)不是決策機構(gòu)，而是輔助決策機構(gòu)
決策是組織管理的中心，是領(lǐng)導(dǎo)人的主要職責(zé)和權(quán)力，是決策的主體。 秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，當(dāng)然也就應(yīng)當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。秘書人員必須領(lǐng)會決策意圖，提供決策依據(jù)，收集決策反饋，檢驗決策執(zhí)行效果。因此，秘書工作對決策的形成、論證、實施、修正、補充和優(yōu)化，都能夠起到重要作用。秘書已經(jīng)成為一支特殊的輔助決策的力量。
在輔助決策的過程中，秘書人員要處理好決策與輔助決策的關(guān)系，處理好“斷”與“謀”的關(guān)系，擺正自己的位置。要知道自己永遠處于從屬地位，是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的。但也不能只簡單被動地為決策提供輔助，要能夠根據(jù)外界環(huán)境的變化提供詳盡的、積極的、主動的、具有現(xiàn)實意義的信息，以作為決策的充分依據(jù)。
2、秘書機構(gòu)不是職能部門，而是綜合協(xié)調(diào)機構(gòu)
和職能部門分工明確、工作對象清楚、工作內(nèi)容單一不同，秘書機構(gòu)作為綜合協(xié)調(diào)機構(gòu)，工作比較紛繁復(fù)雜。綜合協(xié)調(diào)工作是秘書機構(gòu)的基本職責(zé)，也是秘書的一項重要任務(wù)。做好綜合協(xié)調(diào)，目的在于消除矛盾，理順各種關(guān)系，創(chuàng)造一個和諧的工作環(huán)境，從而產(chǎn)生更高的工作效益。
3、秘書機構(gòu)不是延展性機構(gòu)，而是相對封閉機構(gòu)
秘書機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)體制有一個重要特點，就是它不存在上下級領(lǐng)導(dǎo)部門秘書工作機構(gòu)的垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，也不存在雙重領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。比如，省人民政府領(lǐng)導(dǎo)縣人民政府，縣人民政府領(lǐng)導(dǎo)縣教育局，這叫垂直領(lǐng)導(dǎo)，但是省人民政府的辦公廳不能直接領(lǐng)導(dǎo)縣人民政府的辦公室，因為省人民政府的辦公廳不具備這個管理權(quán)限。又比如，團委、婦聯(lián)等組織，既要接受上級組織又要接受地方黨委或政府的雙重領(lǐng)導(dǎo)，但是它們彼此間的秘書工作機構(gòu)卻不存在這樣誰領(lǐng)導(dǎo)誰的問題，更不存在雙重領(lǐng)導(dǎo)的問題。正因為此，秘書機構(gòu)彼此間不存在或者上也或者下的關(guān)系，從理論上講，它們都是一些平等的、為直接設(shè)置它的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作機構(gòu)。它們是一個相對封閉的組織，只對自己的直接領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，只對本組織的決策機構(gòu)負責(zé)，不能對職能部門發(fā)號施令。
那么上下級領(lǐng)導(dǎo)的秘書機構(gòu)之間到底是一種什么關(guān)系呢？20世紀90年代后，全國秘書長工作會議逐漸明確了它們彼此間是一種業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，主要表現(xiàn)為，上級制定條例制度，指導(dǎo)下級工作，如公文條例、信訪條例等；上級協(xié)助下級，培養(yǎng)秘書人才，表彰先進等等。當(dāng)然，這種指導(dǎo)關(guān)系，與本級單位的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系相比，其強制性、領(lǐng)導(dǎo)性要弱小很多。
4、秘書機構(gòu)不是“前臺”機構(gòu)，而是“幕臺”機構(gòu)
秘書機構(gòu)是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)和群眾的特殊機構(gòu)，在決策機構(gòu)和職能部門之間起橋梁和紐帶作用。由于地位特殊，秘書機構(gòu)對工作中的秘密了解較其他部門要早、要多，提高保密意識是對秘書工作機構(gòu)的必然要求。因為這種工作特點，決定了秘書機構(gòu)，特別是其中的機要部門，往往具有工作的秘密性，是一種典型的“幕后”工作機構(gòu)。
秘書機構(gòu)的工作成果往往不能以自己的名義發(fā)表，而是通過領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的工作成果和本單位職能部門的工作成果得到體現(xiàn)，使得秘書的勞動是一種“幕后”勞動，秘書機構(gòu)是一種“幕后”工作機構(gòu)。在許多場合，如應(yīng)酬接待、參加宴會、召開會議、檢查工作等，往往應(yīng)當(dāng)突出的也是領(lǐng)導(dǎo)，秘書人員不能借機突出自己，更不能走在領(lǐng)導(dǎo)之前搶鏡頭。秘書機構(gòu)的“幕后”性，容易造成秘書人員一定的心理障礙，認為秘書工作只是“為他人作嫁衣衫”，辛辛苦苦的勞動成果只能以領(lǐng)導(dǎo)的名義或組織的名義出現(xiàn)，鮮花和掌聲總是屬于，和自己無緣。所以秘書工作機構(gòu)應(yīng)該特別注重對秘書人員的思想教育和心理輔導(dǎo)工作，讓秘書人員認清自己的角色，擺正自己的位置，做好秘書工作。
根據(jù)現(xiàn)代行政組織理論，所謂社會組織，即按照一定目標(biāo)、任務(wù)和形式建立起來的，經(jīng)過不同部門的分工協(xié)作，以及不同層次的權(quán)利操作和責(zé)任劃分，合理協(xié)調(diào)內(nèi)部人群活動的社會集團。機構(gòu)則指組織內(nèi)部所設(shè)的部門，從屬于社會組織。從社會學(xué)、系統(tǒng)論角度，秘書機構(gòu)與社會組織是不同的概念，其邏輯關(guān)系為包含與被包含的關(guān)系。
由此可知，秘書機構(gòu)從屬于社會組織，它既具有社會組織的性質(zhì)和特點，也具有秘書機構(gòu)自身的性質(zhì)和特點。那么，究竟什么是秘書機構(gòu)？秘書機構(gòu)有哪些性質(zhì)和特點？秘書機構(gòu)與社會組織有何關(guān)系？這些都是秘書機構(gòu)的研究，首先必須弄清楚的問題。
對于秘書機構(gòu)的概念，秘書學(xué)界意見不一，分歧較大，主要有：一是將秘書機構(gòu)等同組織內(nèi)部的職能部門（業(yè)務(wù)部門）；二是認為秘書機構(gòu)就是組織內(nèi)部的辦公室(廳)。
我們認為，秘書機構(gòu) 是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、單位組織的綜合辦事機構(gòu)，它隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)不在領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)工作和單位日常運轉(zhuǎn)提供公務(wù)服務(wù)。辦公廳、辦公室、秘書處、秘書科等均屬于秘書機構(gòu)，有些調(diào)研室、研究室、政務(wù)處、政工科、綜合處也是秘書機構(gòu)。
除了組織的常設(shè)性秘書機構(gòu)外，還有一些根據(jù)需要而設(shè)的臨時性秘書機構(gòu)，如大型慶典活動、黨代會、人民代表大會、政協(xié)會議等有大量的籌備、組織、辦公事務(wù)需要秘書機構(gòu)操辦。
二、秘書機構(gòu)的性質(zhì)
社會行政組織可分為領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、職能機構(gòu)、輔助機構(gòu)、咨詢機構(gòu)和派出機構(gòu)。其中的輔助機構(gòu)(或幕僚機構(gòu))，又分為全面輔助機構(gòu)和局部輔助機構(gòu)。秘書機構(gòu)為全面輔助機構(gòu)。其主要任務(wù)，就是直接輔助和全面處理社會組織（機關(guān)單位）的各項日常工作，使集中時間與精力，思考、處理重大問題。我國的秘書機構(gòu)，是各類、各級社會組織（機關(guān)單位）的特殊辦事部門。其不同于一般的職能部門（業(yè)務(wù)部門）和綜合職能部門，有著特殊的地位、性質(zhì)和作用。秘書機構(gòu)的特殊地位，決定著它的輔助性質(zhì)：
(1) 輔佐而無權(quán)力。權(quán)力機構(gòu)，即具有決策權(quán)與指揮權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)部門；秘書機構(gòu)，僅承擔(dān)著輔助性的工作，法律上無任何權(quán)力。
（2) 辦事而無職能。職能機構(gòu)，即某項業(yè)務(wù)的執(zhí)行部門，可以獨立行使所轄范圍內(nèi)的職權(quán)；秘書機構(gòu)，只能處理相關(guān)事務(wù)性工作，起著助人成事的作用。
(3) 協(xié)調(diào)而無統(tǒng)轄。領(lǐng)導(dǎo)部門和職能部門，可以依據(jù)各自的權(quán)限，管轄下級組織；秘書機構(gòu)，只對同級組織負責(zé)；與下級組織，只是指導(dǎo)與被指導(dǎo)的業(yè)務(wù)關(guān)系，無管轄之權(quán)。
在社會組織中，秘書機構(gòu)的特殊地位和輔助性質(zhì)的特點：
1、輔助功能的綜合性
秘書機構(gòu)是社會組織內(nèi)的全面輔助部門，其輔助功能的綜合性具體表現(xiàn)為：既要發(fā)揮參謀助手作用、溝通協(xié)調(diào)作用、督促檢查作用，還要發(fā)揮“窗口”、“門面”作用。這些作用的發(fā)揮，一般都具有全面性和全局性。這是其他機構(gòu)所不具有的。
2、所處位置的中樞性
所謂中樞機構(gòu)，即在決策管理系統(tǒng)中起主導(dǎo)作用，在一級組織中能夠統(tǒng)攬一切的部門。秘書機構(gòu)不是中樞機構(gòu)，但貼近中樞機構(gòu)，輔助著中樞機構(gòu)行使職權(quán)。如輔助決策、擬制計劃、傳達指令、組織協(xié)調(diào)、督促檢查等。這也是其他機構(gòu)所不具有的。
3、組織關(guān)系的封閉性
所謂組織關(guān)系的封閉性，即秘書機構(gòu)只接受本級部門的領(lǐng)導(dǎo)，直接對本級領(lǐng)導(dǎo)部門負責(zé)。秘書機構(gòu)在其公務(wù)活動中，必然要與上級的、同級的和下級的組織或機構(gòu)發(fā)生組織（配合）關(guān)系，即使與上級秘書機構(gòu)或下級秘書機構(gòu)之間，它們僅僅是工作、業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系，并無隸屬關(guān)系；而上、下級職能部門之間，則存在著領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系。
三、秘書機構(gòu)的職能
秘書機構(gòu)的基本職能對于不同行業(yè)、不同層次的秘書部門來說可能具有不同的側(cè)重點。而且，隨著工作任務(wù)、外在形勢、領(lǐng)導(dǎo)意圖的變化，秘書機構(gòu)的基本職能也可以相互轉(zhuǎn)換，或拓寬這個職能，或壓縮那個職能。但總的來說，秘書工作機構(gòu)的基本職能包括以下幾個方面：
1、后勤保障
后勤保障是秘書工作機構(gòu)的傳統(tǒng)職能之一。早在1951年召開的第一屆秘書長會議上，周恩來總理就明確提出“掌管事務(wù)”是秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的兩大工作系列之一。
在秘書工作機構(gòu)中，后勤保障的工作范圍很寬，包括財務(wù)管理、物資設(shè)備管理、房產(chǎn)管理、環(huán)境管理、車輛管理、職工生活管理等工作，要花費相當(dāng)多的人力、物力和財力。因此，秘書工作機構(gòu)要充分重視后勤保障工作的重要意義，只有管理好了各種事務(wù)性工作，才能確保各項政務(wù)性工作的開展。在實際工作中，秘書工作機構(gòu)要轉(zhuǎn)換機制、理順關(guān)系，提高管理效率，可以適當(dāng)實現(xiàn)部分后勤工作社會化，確保后勤工作的效率和效益。
2、辦理文書
文書是指能表達某種意思，用于處理各種事務(wù)、并且有一定體式的書面文字材料。文書按照事務(wù)的性質(zhì)分類，可分為公務(wù)文書和私人文書。文書工作是秘書工作的重要組成部分，主要是指秘書人員或其他專職人員通過互相聯(lián)系的一系列環(huán)節(jié)，完成文書制發(fā)、傳遞、辦理和保管的過程。
辦理文書是秘書工作機構(gòu)的傳統(tǒng)職能之一。秘書工作顯著的文牘性特點，主要就集中在文書辦理工作上。文書工作的基本任務(wù)是準(zhǔn)確、及時、安全地處理各類公文，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
3、信息管理
秘書工作中的信息管理是指秘書獲取、加工、傳遞、存儲和利用信息的一系列活動。
秘書工作機構(gòu)既是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公機構(gòu)，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心。1985年，第一屆全國秘書長、辦公廳主任座談會中，第明確向秘書工作機構(gòu)提出，要對領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮“提供信息作用”，而且“信息的收集要充分，傳遞要迅速，處理要準(zhǔn)確，反饋要及時”，從而開辟了秘書工作機構(gòu)信息管理工作的新時代。因此，現(xiàn)在，秘書工作機構(gòu)的信息管理工作不僅包括以前的編寫、傳遞簡報，還包括全方位、全過程的信息處理工作。信息管理解決了多年來領(lǐng)導(dǎo)了解外部情況主要靠內(nèi)參的薄弱環(huán)節(jié)，對于輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理，具有重要的意義和作用。
4、督促檢查
督促檢查，簡稱督查，是領(lǐng)導(dǎo)決策得以實施的重要保障，也是秘書工作機構(gòu)一個主要職能。一般來說，實施科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)完成“科學(xué)預(yù)測——正確決策——督促實施——信息反饋——二次決策”等領(lǐng)導(dǎo)行為過程。督查則是整個領(lǐng)導(dǎo)行為的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如果督查工作做得不好，必然影響領(lǐng)導(dǎo)效率，使決策難以奏效，發(fā)揮實際作用。
督查是代表或受領(lǐng)導(dǎo)委托進行的，與其他監(jiān)察、紀委、審計、政法等部門辦案不同，應(yīng)著重圍繞中心工作的全局，抓大事、抓重點，舉一反三，擴大效果，而不能代替上述部門的工作。由于秘書工作機構(gòu)的人力、精力是有限的，應(yīng)該注意將督查工作與調(diào)查工作、信息工作、信訪工作結(jié)合起來，以便集中取得成效。
5、綜合協(xié)調(diào)
協(xié)調(diào)是主客體之間為實現(xiàn)一個共同的目的而相互溝通，尋找共同點，從而實現(xiàn)某種平衡，達到某種默契的一種行為方式。簡而言之，協(xié)調(diào)就是使工作中有關(guān)各方同心協(xié)力、配合適度，從而減少摩擦、增加效益。
綜合協(xié)調(diào)工作，在秘書工作機構(gòu)中占有重要地位，是一項重要的秘書工作。綜合協(xié)調(diào)在工作中一定要講究方法、注意方式，根據(jù)時機、場合、人員、問題的不同進行綜合分析，做出佳選擇。來源于考試大
6、“不管部”職能
根據(jù)“三服務(wù)”的宗旨，秘書機構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)拾遺補缺，消滅領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)域的工作空白點是其義不容辭的責(zé)任。1990年全國秘書長座談會上，中央主要領(lǐng)導(dǎo)同志指出：辦公廳是個“不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可以交給辦公廳去辦。”這就更為明確地賦予秘書部門以“不管部”的職能。
秘書部門的“不管部”職能，是由秘書機構(gòu)的宗旨、性質(zhì)、地位所決定的。秘書部門位居領(lǐng)導(dǎo)近身，是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，領(lǐng)導(dǎo)自然會把那些無人專管的事情交給秘書部門去處理?！安还懿俊钡氖聞?wù)是“有限無窮”的。有限是指它不能超越本級領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍，不應(yīng)代替其他職能部門的職權(quán)范圍，無窮是指具體的事務(wù)可大可小，可能很多，秘書應(yīng)當(dāng)把它視為自己份內(nèi)之事，不應(yīng)看成額外負擔(dān)。
四、秘書機構(gòu)的作用
任何組織及其機構(gòu)，都是為了實現(xiàn)自身的目標(biāo)與利益，以一定的組織原則和組織形式，將各種組織要素有機結(jié)合，從而發(fā)揮其應(yīng)有的組織作用。就秘書機構(gòu)自身而言，可發(fā)揮著以下三種作用：
(一) 組合作用
社會組織構(gòu)成的基本要素，包括機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、人員編制和組織關(guān)系等。秘書機構(gòu)作為社會組織的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，也由上述要素組成。
秘書機構(gòu)的組合作用，即將其機構(gòu)、職責(zé)、人員和組織關(guān)系等要素，有機地組合并加以優(yōu)化，形成一種組織力量，發(fā)揮一種凝聚作用，從而保證領(lǐng)導(dǎo)工作和組織工作的正常運行。經(jīng)驗證明，凡組合作用發(fā)揮得好的秘書機構(gòu)，其秘書工作的質(zhì)量和效率就會不斷提高。
(二) 樞紐作用
秘書機構(gòu)是辦事部門，不是領(lǐng)導(dǎo)部門或職能部門。但就其中樞位置而言，卻處在組織的中心環(huán)節(jié)，具有一般職能部門和綜合職能部門所不具備的特殊作用——樞紐作用，如上傳下達、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)和左右協(xié)調(diào)等。這是秘書機構(gòu)樞紐作用的主要表現(xiàn)。
秘書機構(gòu)的樞紐作用，可使獲取信息，科學(xué)決策；可使組織工作步調(diào)一致，和諧發(fā)展；可使人際關(guān)系相互融洽，合作共事。實踐表明，秘書機構(gòu)不能較好地發(fā)揮樞紐作用，無論是對領(lǐng)導(dǎo)工作，還是對機關(guān)工作，都會產(chǎn)生不同程度的負面效應(yīng)。
(三) 過濾作用
有人把秘書機構(gòu)形象地比喻為“篩子”或“漏斗”，這是很有道理的。秘書機構(gòu)作為綜合辦事部門，可為處理諸多瑣碎、繁雜事情，使從繁瑣的事務(wù)工作中解脫出來。秘書機構(gòu)對日常工作如不加以“過濾”，凡事推給處理，那就失去了秘書機構(gòu)存在的價值。
秘書機構(gòu)的過濾作用，主要表現(xiàn)在三個方面：
（1）善于區(qū)分事務(wù)的輕重緩急。重要和緊急的事務(wù)，凡能處理的就自行處理；無權(quán)、無法處理的就請示、報告。
（2）分清政策性與業(yè)務(wù)性問題。凡政策性問題，宜提請定奪；凡業(yè)務(wù)性問題，宜轉(zhuǎn)請職能部門辦理。
（3）學(xué)會婉言推辭，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕，盡可能減少親自處理事情。
五、秘書機構(gòu)的地位
秘書機構(gòu)的工作內(nèi)容、性質(zhì)特點決定著秘書機構(gòu)在各級機構(gòu)設(shè)置中的相應(yīng)地位。秘書機構(gòu)屬于輔助機構(gòu)，負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)部門和業(yè)務(wù)部門、決策機構(gòu)與執(zhí)行機構(gòu)上下溝通，使各業(yè)務(wù)部門之間平衡協(xié)調(diào)，使本單位與上級單位或下屬單位溝通交流。
1、秘書機構(gòu)不是決策機構(gòu)，而是輔助決策機構(gòu)
決策是組織管理的中心，是領(lǐng)導(dǎo)人的主要職責(zé)和權(quán)力，是決策的主體。 秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，當(dāng)然也就應(yīng)當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。秘書人員必須領(lǐng)會決策意圖，提供決策依據(jù)，收集決策反饋，檢驗決策執(zhí)行效果。因此，秘書工作對決策的形成、論證、實施、修正、補充和優(yōu)化，都能夠起到重要作用。秘書已經(jīng)成為一支特殊的輔助決策的力量。
在輔助決策的過程中，秘書人員要處理好決策與輔助決策的關(guān)系，處理好“斷”與“謀”的關(guān)系，擺正自己的位置。要知道自己永遠處于從屬地位，是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的。但也不能只簡單被動地為決策提供輔助，要能夠根據(jù)外界環(huán)境的變化提供詳盡的、積極的、主動的、具有現(xiàn)實意義的信息，以作為決策的充分依據(jù)。
2、秘書機構(gòu)不是職能部門，而是綜合協(xié)調(diào)機構(gòu)
和職能部門分工明確、工作對象清楚、工作內(nèi)容單一不同，秘書機構(gòu)作為綜合協(xié)調(diào)機構(gòu)，工作比較紛繁復(fù)雜。綜合協(xié)調(diào)工作是秘書機構(gòu)的基本職責(zé)，也是秘書的一項重要任務(wù)。做好綜合協(xié)調(diào)，目的在于消除矛盾，理順各種關(guān)系，創(chuàng)造一個和諧的工作環(huán)境，從而產(chǎn)生更高的工作效益。
3、秘書機構(gòu)不是延展性機構(gòu)，而是相對封閉機構(gòu)
秘書機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)體制有一個重要特點，就是它不存在上下級領(lǐng)導(dǎo)部門秘書工作機構(gòu)的垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，也不存在雙重領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。比如，省人民政府領(lǐng)導(dǎo)縣人民政府，縣人民政府領(lǐng)導(dǎo)縣教育局，這叫垂直領(lǐng)導(dǎo)，但是省人民政府的辦公廳不能直接領(lǐng)導(dǎo)縣人民政府的辦公室，因為省人民政府的辦公廳不具備這個管理權(quán)限。又比如，團委、婦聯(lián)等組織，既要接受上級組織又要接受地方黨委或政府的雙重領(lǐng)導(dǎo)，但是它們彼此間的秘書工作機構(gòu)卻不存在這樣誰領(lǐng)導(dǎo)誰的問題，更不存在雙重領(lǐng)導(dǎo)的問題。正因為此，秘書機構(gòu)彼此間不存在或者上也或者下的關(guān)系，從理論上講，它們都是一些平等的、為直接設(shè)置它的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作機構(gòu)。它們是一個相對封閉的組織，只對自己的直接領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，只對本組織的決策機構(gòu)負責(zé)，不能對職能部門發(fā)號施令。
那么上下級領(lǐng)導(dǎo)的秘書機構(gòu)之間到底是一種什么關(guān)系呢？20世紀90年代后，全國秘書長工作會議逐漸明確了它們彼此間是一種業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，主要表現(xiàn)為，上級制定條例制度，指導(dǎo)下級工作，如公文條例、信訪條例等；上級協(xié)助下級，培養(yǎng)秘書人才，表彰先進等等。當(dāng)然，這種指導(dǎo)關(guān)系，與本級單位的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系相比，其強制性、領(lǐng)導(dǎo)性要弱小很多。
4、秘書機構(gòu)不是“前臺”機構(gòu)，而是“幕臺”機構(gòu)
秘書機構(gòu)是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)和群眾的特殊機構(gòu)，在決策機構(gòu)和職能部門之間起橋梁和紐帶作用。由于地位特殊，秘書機構(gòu)對工作中的秘密了解較其他部門要早、要多，提高保密意識是對秘書工作機構(gòu)的必然要求。因為這種工作特點，決定了秘書機構(gòu)，特別是其中的機要部門，往往具有工作的秘密性，是一種典型的“幕后”工作機構(gòu)。
秘書機構(gòu)的工作成果往往不能以自己的名義發(fā)表，而是通過領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的工作成果和本單位職能部門的工作成果得到體現(xiàn)，使得秘書的勞動是一種“幕后”勞動，秘書機構(gòu)是一種“幕后”工作機構(gòu)。在許多場合，如應(yīng)酬接待、參加宴會、召開會議、檢查工作等，往往應(yīng)當(dāng)突出的也是領(lǐng)導(dǎo)，秘書人員不能借機突出自己，更不能走在領(lǐng)導(dǎo)之前搶鏡頭。秘書機構(gòu)的“幕后”性，容易造成秘書人員一定的心理障礙，認為秘書工作只是“為他人作嫁衣衫”，辛辛苦苦的勞動成果只能以領(lǐng)導(dǎo)的名義或組織的名義出現(xiàn)，鮮花和掌聲總是屬于，和自己無緣。所以秘書工作機構(gòu)應(yīng)該特別注重對秘書人員的思想教育和心理輔導(dǎo)工作，讓秘書人員認清自己的角色，擺正自己的位置，做好秘書工作。