一、秘書隊伍的建設(shè)
秘書機構(gòu)的職責(zé)分工，即擔(dān)任一定職務(wù)和責(zé)任的秘書人員，是秘書機構(gòu)諸要素的核心要素。秘書機構(gòu)的建設(shè)，重要的就是秘書隊伍的建設(shè)。如何建立一支素質(zhì)精良、相對穩(wěn)定、特別能干的秘書隊伍，已成為各級社會組織和秘書機構(gòu)的當(dāng)務(wù)之急。秘書機構(gòu)的建設(shè)，應(yīng)做到：
（一）保持相對穩(wěn)定
秘書隊伍是否健全而又穩(wěn)定，是秘書隊伍建設(shè)的首要問題。這是因為，沒有一定數(shù)量的秘書人員，沒有相對穩(wěn)定的秘書隊伍，日趨繁重的秘書工作就無法承擔(dān)，連續(xù)性很強的秘書業(yè)務(wù)就會后繼乏人。因此，各級秘書機構(gòu)，均應(yīng)根據(jù)人員定編和工作需要，建立、健全秘書隊伍，確保隊伍的相對穩(wěn)定性。
社會經(jīng)濟的發(fā)展，秘書工作日趨職業(yè)化，秘書隊伍的流動性隨之增大，秘書職業(yè)為終身職業(yè)的觀念已過時。因此，秘書隊伍建設(shè)的不健全、不穩(wěn)定的問題更應(yīng)高度重視。解決的辦法：一是采取適當(dāng)?shù)拇胧?，及時選調(diào)和配備一定數(shù)額的秘書人員，建立一支健全的秘書隊伍；二是制定必要的政策，解決好秘書人員的職務(wù)、職稱和福利、待遇等實際問題，保證秘書隊伍的相對穩(wěn)定性。
(二) 提高綜合素質(zhì)
秘書隊伍的建設(shè)，關(guān)鍵就是提高秘書人員的綜合素質(zhì)。黨中央關(guān)于建設(shè)高素質(zhì)干部隊伍的指示和要求，同樣適用于秘書隊伍的建設(shè)。例如，要堅持正確的政治方向、要全心全意為人民服務(wù)、要一切從實際出發(fā)、要保持清正廉潔、要刻苦學(xué)習(xí)，等等。這些都是秘書人員必須具備的基本政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。
由于秘書人員的特殊地位和作用，秘書人員的綜合素質(zhì)必須高于其他從業(yè)人員。在市場經(jīng)濟日益發(fā)達的新形勢下，秘書人員綜合素質(zhì)的提高尤為重要。它要求秘書人員不僅要有知識、懂業(yè)務(wù)、會辦事，而且要講政治、顧大局、有理想，真正成為一名政治上可靠、思想上敏銳、工作上勤奮、作風(fēng)上嚴謹、學(xué)習(xí)上刻苦的優(yōu)秀者。
(三) 優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)
優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，是秘書隊伍建設(shè)的又一重要課題。其重要性，源于秘書機構(gòu)是一個綜合辦事部門。實踐證明，結(jié)構(gòu)單一的秘書隊伍，難以發(fā)揮其綜合辦事功能，也無法適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的智能化趨勢。
應(yīng)從以下方面著手：
（1）優(yōu)化秘書隊伍的知識結(jié)構(gòu)。配備包括文科、理科、工科專業(yè)知識的秘書，逐步做到集文理工于一體；
（2）優(yōu)化秘書隊伍的智能結(jié)構(gòu)。配備具有各種智力、能力水平的秘書，使理論功底深、辦事能力強、文字水平高的各類人才同處于秘書機構(gòu)；
（3）優(yōu)化秘書隊伍的年齡結(jié)構(gòu)。配備不同年齡段的秘書，使老、中、青秘書和諧共事，優(yōu)勢互補；
（4）優(yōu)化秘書隊伍的非智力因素。配備不同性格、興趣、情緒、氣質(zhì)的秘書，使秘書人員的整體心理素質(zhì)處于積極向上的佳狀態(tài)。
（5）優(yōu)化秘書隊伍的情緒智商 [ 即EQ（emotional quotient）]。配備具有認知控制自身情緒，揣摩控制他人情緒，樂觀面對人生和挫折的秘書，使秘書人員的渴望自我完善、自我實現(xiàn)的人理充分體現(xiàn)。
（四）秘書團隊的組建和管理
秘書隊伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，應(yīng)該重視秘書團隊的組建和管理
20世紀60至70年代，日本經(jīng)濟奇跡騰飛，20世紀80至90年代，歐美及日本的管理學(xué)家對此進行了認真研究，原來奇跡的產(chǎn)生，在于日本企業(yè)無處不在的“團隊精神：。至此，管理學(xué)的一種前沿學(xué)科——團隊管理應(yīng)運而生。
團隊是一些才能互補并為負有共同責(zé)任的統(tǒng)一目標(biāo)而工作的人員的集合。團隊突出的特點是團隊內(nèi)成員在心理上有一定聯(lián)系，彼此之間發(fā)生相互影響。秘書團隊是不同層次、不同知識能力結(jié)構(gòu)的異質(zhì)結(jié)合，并共同服務(wù)于一級組織機構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)人。負有共同責(zé)任和統(tǒng)一目標(biāo)的秘書工作群體，習(xí)慣上被稱作“秘書班子“。
一個優(yōu)化和秘書團隊的形成，應(yīng)具備以下要素：
1．共同的目標(biāo)
秘書工作從總體上看有一定的被動性，但同樣需要具有較強的目標(biāo)意識。團隊成員之間彼此合作實現(xiàn)目標(biāo)，這是構(gòu)成和維持團隊的基本條件。團隊必須有共同的目標(biāo)，團隊的目標(biāo)賦予團隊高于團隊成員個人總和的認同感。這種認同感為解決個人利益和團隊利益的碰撞提供有意義的標(biāo)準(zhǔn)。正因為團隊目標(biāo)的存在，才使得團隊成員在遇到緊急情況、面臨失敗風(fēng)險等情況下全身心地投入，統(tǒng)一思想，形成合力。
2． 互相合作、彼此認同
團隊成員的個體素質(zhì)，是做好秘書工作的重要因素。只有把各種不同素質(zhì)的成員組合成一個優(yōu)化的團隊，才能產(chǎn)生“一加一大于二”奇妙作用。并且成員這間在行為心理上相互作用、彼此產(chǎn)生影響，彼此意識到團隊中的其他個體，相互之間形成了一種默契和關(guān)心。不論何時，不論需要怎樣支持，成員之間都互相給予，彼此協(xié)作，共同完成所需要完成的各項工作，使成員產(chǎn)生情感上的認同感。只有這樣，才有助于任務(wù)的完成、效率的提高及集體意識的形成。
3．責(zé)任心
真正的團隊，成員都要有明確的責(zé)任意識，共同分擔(dān)在達到共同目的時的責(zé)任。變“讓我負責(zé)”為“我要負責(zé)”。這一關(guān)鍵的轉(zhuǎn)變，標(biāo)明成員對團隊的，也標(biāo)明團隊對成員的信任，良好的團隊精神由此而生。
4．學(xué)習(xí)精神
在全球一體化步伐加快的今天，競爭日益激烈，社會變化日新月異。團隊要想生存和發(fā)展，其學(xué)習(xí)的速度必須等于或大于其環(huán)境變化速度。因此，形成學(xué)習(xí)型秘書團隊，以適應(yīng)飛速發(fā)展的社會變化已成為時代的必須，優(yōu)化的現(xiàn)代秘書團隊，應(yīng)該是具有學(xué)習(xí)精神的團隊。
相關(guān)鏈接：
你怎樣看待這兩個人的做法？
某外企的兩個部門秘書同時去找總經(jīng)理裁斷，這兩個秘書一個是擬寫文書的，另一個是制作和發(fā)文的。為了是把文件送過去還是過來拿，兩個人各執(zhí)一詞。一個說：“你來拿。”另一個說：“你給我送過來?！边@個外企老板對這兩位秘書說：“你們先回去，一個小時后我來幫你們拿。”
對這個案例，人們的說法不盡相同。有人說應(yīng)該先確定一種制度，有人說對兩位秘書應(yīng)該各打50大板，還有人說“拿與送沒關(guān)系，但以后呢？”
第三種說法被許多管理者所關(guān)注?！澳门c送沒關(guān)系，但是以后就永遠是我的了?！边@話聽起來有些道理，很像一句名言——做好事并不難，難的是一輩子做好事。仔細分析，其實，二者表達的意思截然相反。前者表現(xiàn)的潛意識是“多干活多吃苦，多干活多倒 ”，這是一種懶惰思想，是一種 避工作和責(zé)任的思想，缺乏互相支持互相合作的團隊精神；而后者則是號召人們承擔(dān)責(zé)任。
由以上案例可以看出，管理不僅需要制度，同樣需要企業(yè)文化——團隊精神?？梢詫⑵髽I(yè)比做一個金字塔，金字塔有兩面。一面是制度，我們把它叫作陽面；一面是企業(yè)文化，我們把它叫作陰面。不管是陽面陰面，都要有一個建設(shè)的過程。要不斷加強和建立企業(yè)文化——團隊精神。已固化的制度越多，這個企業(yè)越容易管理；形成共識的企業(yè)文化或者習(xí)慣越多，這個企業(yè)就越好管理。考試大收集整理
制度不能解決所有問題，也不需要解決所有問題，如以上案例，管理者沒有必要為二人誰拿誰送誰先誰后也定出制度，工作心態(tài)不可以改一下嗎？在工作的“中間地帶”，每人主動往前半步，團隊力量形成了，問題也就解決了。管理者對團隊精神如果沒有一種共識，一種分析，沒有從一種高境界來看待，就可能常常陷入管理的困境。
二、秘書制度的建設(shè)
制度的概念有狹義與廣義之分：狹義的制度是指要求組織成員共同遵守的、按一定程序辦事的規(guī)程；廣義的制度是指在一定的歷史條件下形成的政治、經(jīng)濟、文化等方面的體系。制度的形式也分為成文制度和不成文制度。所謂秘書制度，即狹義的制度，包括秘書工作制度和秘書管理制度。秘書制度有成文的、也有不成文的(即慣例)。加強秘書制度的建設(shè)，實現(xiàn)秘書機構(gòu)和秘書工作管理的科學(xué)化，具有十分重要的意義。
(一) 秘書工作制度的建設(shè)
秘書工作制度，就是秘書人員共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。秘書工作的制度化，是秘書工作“三化”（制度化、規(guī)范化、程序化）建設(shè)的重要內(nèi)容之一。
根據(jù)我國的法律、法規(guī)性文件規(guī)定，現(xiàn)有成文的秘書制度有：保密工作制度、公文處理制度、信訪工作制度、信息工作制度、督察工作制度、印章管理制度等；還有許多不成文的秘書制度：如協(xié)調(diào)工作制度、會議工作制度、接待工作制度、值班工作制度、通訊工作制度等。這些成文的，或不成文的秘書制度，仍有一個不斷修改、補充和完善的過程，其建設(shè)的任務(wù)依然十分繁重。
相關(guān)鏈接：
企業(yè)部分秘書崗位工作職責(zé)
辦公室主任崗位職責(zé)
1.面領(lǐng)導(dǎo)辦公室工作并具體主持行政事務(wù)工作；
2.召集公司辦公室每周例會,制定每周工作計劃;
3.審核批準(zhǔn)公司1000元以下行政費用開支報告;
4.審核上報公司1000元以上行政費用開支計劃;
5.負責(zé)公司防火\防盜及交通等安全管理工作;
6.公司員工及住房管理;
7.對外經(jīng)濟合同的審核簽章及公司法律事務(wù)協(xié)調(diào);
8.總經(jīng)理辦公室人員編制管理;
9.對外聯(lián)系的工作計劃制訂與實施.
行政主管崗位職責(zé)
1.按合同實施物資采購和小型用品采購;
2.員工午餐的具體安排;
3.電話費繳納;
4.環(huán)境衛(wèi)生管理;
5.外來賓客的住宿安排;
6.車輛年檢、年審、保險、維修的具體辦理及與管理部門聯(lián)系；
7。辦理公司員工暫住證及與治安委員會聯(lián)系。
8。其他工作配合。
前臺文員崗位職責(zé)：
1。交換機電話轉(zhuǎn)接；
2。傳真收發(fā)與登記；
3。前臺接待、登記；
4。來賓引見、招待、接送；
5。打 監(jiān)督與考勤匯總；
6。請假及加班申報單的保管、匯總、造表；
7。鎖門、電梯管理、檢查燈光和門窗；
8。報刊函件收發(fā)及報紙的整理保管?！ ?BR> (二) 秘書管理制度的建設(shè)
秘書管理制度，就是組織、人事部門和秘書機構(gòu)共同遵守的人員聘用和管理的規(guī)程或行動準(zhǔn)則。秘書管理的制度化，是實現(xiàn)秘書管理模式由經(jīng)驗型向科學(xué)型轉(zhuǎn)化的重要內(nèi)容之一。
我國的秘書管理制度，曾于80年代有過相關(guān)規(guī)定，但尚不具體和明確，至今仍沿用著許多不成文的管理制度。根據(jù)國家公務(wù)員制度和秘書管理的慣例，秘書管理制度應(yīng)包括三個方面的內(nèi)容：一是秘書的錄用、考核、獎勵、升降、任免、培訓(xùn)交流等制度；二是按工作崗位制定的工作責(zé)任制度；三是目標(biāo)管理制度。
相關(guān)鏈接：
目標(biāo)管理方法的優(yōu)點
責(zé)權(quán)明確 目標(biāo)管理通過由上而下或自下而上層層制定目標(biāo)，在社會組織內(nèi)部建立起縱橫聯(lián)結(jié)的完整的目標(biāo)體系，把各個部門、各類人員都嚴密地組織在目標(biāo)體系中，明確責(zé)任，劃清關(guān)系，使每個員工的工作直接或間接地同組織總目標(biāo)聯(lián)系起來，從而使員工看清個人工作目標(biāo)和組織整體目標(biāo)的關(guān)系，了解自己的工作價值，激發(fā)大家關(guān)心組織整體目標(biāo)的熱情，這樣，就可以更有效地把全體員工的力量和才能集中起來，提高社會組織工作成果。
強調(diào)參與 目標(biāo)管理非常重視上下級之間的協(xié)商、共同討論和意見交流。通過協(xié)商，加深對目標(biāo)的了解，消除上下級之間的意見分歧，取得上下目標(biāo)的統(tǒng)一。由于目標(biāo)管理吸收了社會組織全體人員參與目標(biāo)管理實施的全過程，尊重員工的個人意志和愿望，充分發(fā)揮員工的自主性，實行自我控制，改變了由上而下攤 工作任務(wù)的傳統(tǒng)做法，調(diào)動了員工的主動性、積極性和創(chuàng)造性。
注重結(jié)果 目標(biāo)管理所追求的目標(biāo)，就是社會組織和每個員工在一定時期應(yīng)該達到的工作成果。目標(biāo)管理不以行動表現(xiàn)為滿足，而以實際成果為目的。工作成果對目標(biāo)管理來說，既是評定目標(biāo)完成程度的根據(jù)，又是人事考核和獎懲的主要依據(jù)。因此，目標(biāo)管理又叫成果管理。離開工作成果，就不稱其為目標(biāo)管理。
三、秘書機構(gòu)的改革
秘書機構(gòu)的改革與行政管理體制和政府機構(gòu)的改革一樣，是建立市場經(jīng)濟體制和加快經(jīng)濟發(fā)展的必要條件，也是適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作發(fā)展的迫切需要。根據(jù)秘書機構(gòu)轉(zhuǎn)變職能、理順關(guān)系、精兵簡政、提高效率的原則，其改革包括：
(一) 規(guī)范機構(gòu)名稱
秘書機構(gòu)名稱是秘書機構(gòu)職能的反映。本著名副其實、準(zhǔn)確統(tǒng)一的原則，對于秘書機構(gòu)名不副實、令人費解或容易誤解的名稱，應(yīng)逐步淘汰；對于名實相副、準(zhǔn)確無誤并沿用至今的名稱，應(yīng)予以保留；對于適應(yīng)新形勢、反映新職能并為公眾認可的名稱，應(yīng)予以認可。
(二) 調(diào)整秘書職能
秘書職能是秘書工作任務(wù)和功能的統(tǒng)稱。合理地劃分秘書職能，是秘書機構(gòu)設(shè)置的重要內(nèi)容，也是秘書機構(gòu)改革的重要內(nèi)容。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的秘書職能發(fā)生了較大的變化，如秘書工作的“三服務(wù)”（即為黨中央服務(wù)、為各級黨委領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)、為人民服務(wù)）、“四個轉(zhuǎn)變”（即從側(cè)重辦文、辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文、辦事又出謀獻策，從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息，從單憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)管理，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)），就是秘書職能的新發(fā)展；過去不曾有的或不夠突出的秘書職能，現(xiàn)在應(yīng)運而生了，如輔助決策、溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、督促檢查等；過去如檔案管理、后勤管理等職能，已予以擯棄。
(三) 變更秘書機構(gòu)
由于秘書職能的變化，秘書機構(gòu)也應(yīng)相應(yīng)變更。秘書機構(gòu)的改革，一定要充分反映秘書職能的變化，按照職能去設(shè)計機構(gòu)。秘書機構(gòu)的變更，大體有三種情況：
（1）新建某些秘書機構(gòu)。如黨政機關(guān)辦公部門設(shè)立的信息處(科)、督查處(科)、調(diào)研處(科)等；
（2）合并某些秘書機構(gòu)。如有的辦公部門將文書工作機構(gòu)與保密工作機構(gòu)合并成秘書處(科)，把信息工作機構(gòu)與凋研工作機構(gòu)合并成信息調(diào)研處(科)}；
（3）撤銷某些秘書機構(gòu)。如有的辦公部門撤銷了沿襲多年的第一辦公室、第二辦公室、第三辦公室……，又如有的辦公部門撤銷了原有的文書處(科)、文保處(科)……。
秘書活動的開展和秘書工作的運行，離不開秘書機構(gòu)的環(huán)境。研究秘書機構(gòu)的理論和實踐，包括秘書機構(gòu)的概念、性質(zhì)及作用，秘書機構(gòu)的設(shè)置原則、組織模式、布局方式等；秘書機構(gòu)的建設(shè)與發(fā)展是秘書機構(gòu)研究的新課題；這些都是秘書學(xué)的重要內(nèi)容。掌握、了解秘書機構(gòu)諸要素（即機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、人員編制和組織關(guān)系等）的邏輯關(guān)系，可有效實現(xiàn)秘書工作目標(biāo)，履行秘書工作職責(zé)，改善秘書工作環(huán)境，使秘書工作適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作智能化的需要。
秘書機構(gòu)的職責(zé)分工，即擔(dān)任一定職務(wù)和責(zé)任的秘書人員，是秘書機構(gòu)諸要素的核心要素。秘書機構(gòu)的建設(shè)，重要的就是秘書隊伍的建設(shè)。如何建立一支素質(zhì)精良、相對穩(wěn)定、特別能干的秘書隊伍，已成為各級社會組織和秘書機構(gòu)的當(dāng)務(wù)之急。秘書機構(gòu)的建設(shè)，應(yīng)做到：
（一）保持相對穩(wěn)定
秘書隊伍是否健全而又穩(wěn)定，是秘書隊伍建設(shè)的首要問題。這是因為，沒有一定數(shù)量的秘書人員，沒有相對穩(wěn)定的秘書隊伍，日趨繁重的秘書工作就無法承擔(dān)，連續(xù)性很強的秘書業(yè)務(wù)就會后繼乏人。因此，各級秘書機構(gòu)，均應(yīng)根據(jù)人員定編和工作需要，建立、健全秘書隊伍，確保隊伍的相對穩(wěn)定性。
社會經(jīng)濟的發(fā)展，秘書工作日趨職業(yè)化，秘書隊伍的流動性隨之增大，秘書職業(yè)為終身職業(yè)的觀念已過時。因此，秘書隊伍建設(shè)的不健全、不穩(wěn)定的問題更應(yīng)高度重視。解決的辦法：一是采取適當(dāng)?shù)拇胧?，及時選調(diào)和配備一定數(shù)額的秘書人員，建立一支健全的秘書隊伍；二是制定必要的政策，解決好秘書人員的職務(wù)、職稱和福利、待遇等實際問題，保證秘書隊伍的相對穩(wěn)定性。
(二) 提高綜合素質(zhì)
秘書隊伍的建設(shè)，關(guān)鍵就是提高秘書人員的綜合素質(zhì)。黨中央關(guān)于建設(shè)高素質(zhì)干部隊伍的指示和要求，同樣適用于秘書隊伍的建設(shè)。例如，要堅持正確的政治方向、要全心全意為人民服務(wù)、要一切從實際出發(fā)、要保持清正廉潔、要刻苦學(xué)習(xí)，等等。這些都是秘書人員必須具備的基本政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。
由于秘書人員的特殊地位和作用，秘書人員的綜合素質(zhì)必須高于其他從業(yè)人員。在市場經(jīng)濟日益發(fā)達的新形勢下，秘書人員綜合素質(zhì)的提高尤為重要。它要求秘書人員不僅要有知識、懂業(yè)務(wù)、會辦事，而且要講政治、顧大局、有理想，真正成為一名政治上可靠、思想上敏銳、工作上勤奮、作風(fēng)上嚴謹、學(xué)習(xí)上刻苦的優(yōu)秀者。
(三) 優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)
優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，是秘書隊伍建設(shè)的又一重要課題。其重要性，源于秘書機構(gòu)是一個綜合辦事部門。實踐證明，結(jié)構(gòu)單一的秘書隊伍，難以發(fā)揮其綜合辦事功能，也無法適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的智能化趨勢。
應(yīng)從以下方面著手：
（1）優(yōu)化秘書隊伍的知識結(jié)構(gòu)。配備包括文科、理科、工科專業(yè)知識的秘書，逐步做到集文理工于一體；
（2）優(yōu)化秘書隊伍的智能結(jié)構(gòu)。配備具有各種智力、能力水平的秘書，使理論功底深、辦事能力強、文字水平高的各類人才同處于秘書機構(gòu)；
（3）優(yōu)化秘書隊伍的年齡結(jié)構(gòu)。配備不同年齡段的秘書，使老、中、青秘書和諧共事，優(yōu)勢互補；
（4）優(yōu)化秘書隊伍的非智力因素。配備不同性格、興趣、情緒、氣質(zhì)的秘書，使秘書人員的整體心理素質(zhì)處于積極向上的佳狀態(tài)。
（5）優(yōu)化秘書隊伍的情緒智商 [ 即EQ（emotional quotient）]。配備具有認知控制自身情緒，揣摩控制他人情緒，樂觀面對人生和挫折的秘書，使秘書人員的渴望自我完善、自我實現(xiàn)的人理充分體現(xiàn)。
（四）秘書團隊的組建和管理
秘書隊伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，應(yīng)該重視秘書團隊的組建和管理
20世紀60至70年代，日本經(jīng)濟奇跡騰飛，20世紀80至90年代，歐美及日本的管理學(xué)家對此進行了認真研究，原來奇跡的產(chǎn)生，在于日本企業(yè)無處不在的“團隊精神：。至此，管理學(xué)的一種前沿學(xué)科——團隊管理應(yīng)運而生。
團隊是一些才能互補并為負有共同責(zé)任的統(tǒng)一目標(biāo)而工作的人員的集合。團隊突出的特點是團隊內(nèi)成員在心理上有一定聯(lián)系，彼此之間發(fā)生相互影響。秘書團隊是不同層次、不同知識能力結(jié)構(gòu)的異質(zhì)結(jié)合，并共同服務(wù)于一級組織機構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)人。負有共同責(zé)任和統(tǒng)一目標(biāo)的秘書工作群體，習(xí)慣上被稱作“秘書班子“。
一個優(yōu)化和秘書團隊的形成，應(yīng)具備以下要素：
1．共同的目標(biāo)
秘書工作從總體上看有一定的被動性，但同樣需要具有較強的目標(biāo)意識。團隊成員之間彼此合作實現(xiàn)目標(biāo)，這是構(gòu)成和維持團隊的基本條件。團隊必須有共同的目標(biāo)，團隊的目標(biāo)賦予團隊高于團隊成員個人總和的認同感。這種認同感為解決個人利益和團隊利益的碰撞提供有意義的標(biāo)準(zhǔn)。正因為團隊目標(biāo)的存在，才使得團隊成員在遇到緊急情況、面臨失敗風(fēng)險等情況下全身心地投入，統(tǒng)一思想，形成合力。
2． 互相合作、彼此認同
團隊成員的個體素質(zhì)，是做好秘書工作的重要因素。只有把各種不同素質(zhì)的成員組合成一個優(yōu)化的團隊，才能產(chǎn)生“一加一大于二”奇妙作用。并且成員這間在行為心理上相互作用、彼此產(chǎn)生影響，彼此意識到團隊中的其他個體，相互之間形成了一種默契和關(guān)心。不論何時，不論需要怎樣支持，成員之間都互相給予，彼此協(xié)作，共同完成所需要完成的各項工作，使成員產(chǎn)生情感上的認同感。只有這樣，才有助于任務(wù)的完成、效率的提高及集體意識的形成。
3．責(zé)任心
真正的團隊，成員都要有明確的責(zé)任意識，共同分擔(dān)在達到共同目的時的責(zé)任。變“讓我負責(zé)”為“我要負責(zé)”。這一關(guān)鍵的轉(zhuǎn)變，標(biāo)明成員對團隊的，也標(biāo)明團隊對成員的信任，良好的團隊精神由此而生。
4．學(xué)習(xí)精神
在全球一體化步伐加快的今天，競爭日益激烈，社會變化日新月異。團隊要想生存和發(fā)展，其學(xué)習(xí)的速度必須等于或大于其環(huán)境變化速度。因此，形成學(xué)習(xí)型秘書團隊，以適應(yīng)飛速發(fā)展的社會變化已成為時代的必須，優(yōu)化的現(xiàn)代秘書團隊，應(yīng)該是具有學(xué)習(xí)精神的團隊。
相關(guān)鏈接：
你怎樣看待這兩個人的做法？
某外企的兩個部門秘書同時去找總經(jīng)理裁斷，這兩個秘書一個是擬寫文書的，另一個是制作和發(fā)文的。為了是把文件送過去還是過來拿，兩個人各執(zhí)一詞。一個說：“你來拿。”另一個說：“你給我送過來?！边@個外企老板對這兩位秘書說：“你們先回去，一個小時后我來幫你們拿。”
對這個案例，人們的說法不盡相同。有人說應(yīng)該先確定一種制度，有人說對兩位秘書應(yīng)該各打50大板，還有人說“拿與送沒關(guān)系，但以后呢？”
第三種說法被許多管理者所關(guān)注?！澳门c送沒關(guān)系，但是以后就永遠是我的了?！边@話聽起來有些道理，很像一句名言——做好事并不難，難的是一輩子做好事。仔細分析，其實，二者表達的意思截然相反。前者表現(xiàn)的潛意識是“多干活多吃苦，多干活多倒 ”，這是一種懶惰思想，是一種 避工作和責(zé)任的思想，缺乏互相支持互相合作的團隊精神；而后者則是號召人們承擔(dān)責(zé)任。
由以上案例可以看出，管理不僅需要制度，同樣需要企業(yè)文化——團隊精神?？梢詫⑵髽I(yè)比做一個金字塔，金字塔有兩面。一面是制度，我們把它叫作陽面；一面是企業(yè)文化，我們把它叫作陰面。不管是陽面陰面，都要有一個建設(shè)的過程。要不斷加強和建立企業(yè)文化——團隊精神。已固化的制度越多，這個企業(yè)越容易管理；形成共識的企業(yè)文化或者習(xí)慣越多，這個企業(yè)就越好管理。考試大收集整理
制度不能解決所有問題，也不需要解決所有問題，如以上案例，管理者沒有必要為二人誰拿誰送誰先誰后也定出制度，工作心態(tài)不可以改一下嗎？在工作的“中間地帶”，每人主動往前半步，團隊力量形成了，問題也就解決了。管理者對團隊精神如果沒有一種共識，一種分析，沒有從一種高境界來看待，就可能常常陷入管理的困境。
二、秘書制度的建設(shè)
制度的概念有狹義與廣義之分：狹義的制度是指要求組織成員共同遵守的、按一定程序辦事的規(guī)程；廣義的制度是指在一定的歷史條件下形成的政治、經(jīng)濟、文化等方面的體系。制度的形式也分為成文制度和不成文制度。所謂秘書制度，即狹義的制度，包括秘書工作制度和秘書管理制度。秘書制度有成文的、也有不成文的(即慣例)。加強秘書制度的建設(shè)，實現(xiàn)秘書機構(gòu)和秘書工作管理的科學(xué)化，具有十分重要的意義。
(一) 秘書工作制度的建設(shè)
秘書工作制度，就是秘書人員共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。秘書工作的制度化，是秘書工作“三化”（制度化、規(guī)范化、程序化）建設(shè)的重要內(nèi)容之一。
根據(jù)我國的法律、法規(guī)性文件規(guī)定，現(xiàn)有成文的秘書制度有：保密工作制度、公文處理制度、信訪工作制度、信息工作制度、督察工作制度、印章管理制度等；還有許多不成文的秘書制度：如協(xié)調(diào)工作制度、會議工作制度、接待工作制度、值班工作制度、通訊工作制度等。這些成文的，或不成文的秘書制度，仍有一個不斷修改、補充和完善的過程，其建設(shè)的任務(wù)依然十分繁重。
相關(guān)鏈接：
企業(yè)部分秘書崗位工作職責(zé)
辦公室主任崗位職責(zé)
1.面領(lǐng)導(dǎo)辦公室工作并具體主持行政事務(wù)工作；
2.召集公司辦公室每周例會,制定每周工作計劃;
3.審核批準(zhǔn)公司1000元以下行政費用開支報告;
4.審核上報公司1000元以上行政費用開支計劃;
5.負責(zé)公司防火\防盜及交通等安全管理工作;
6.公司員工及住房管理;
7.對外經(jīng)濟合同的審核簽章及公司法律事務(wù)協(xié)調(diào);
8.總經(jīng)理辦公室人員編制管理;
9.對外聯(lián)系的工作計劃制訂與實施.
行政主管崗位職責(zé)
1.按合同實施物資采購和小型用品采購;
2.員工午餐的具體安排;
3.電話費繳納;
4.環(huán)境衛(wèi)生管理;
5.外來賓客的住宿安排;
6.車輛年檢、年審、保險、維修的具體辦理及與管理部門聯(lián)系；
7。辦理公司員工暫住證及與治安委員會聯(lián)系。
8。其他工作配合。
前臺文員崗位職責(zé)：
1。交換機電話轉(zhuǎn)接；
2。傳真收發(fā)與登記；
3。前臺接待、登記；
4。來賓引見、招待、接送；
5。打 監(jiān)督與考勤匯總；
6。請假及加班申報單的保管、匯總、造表；
7。鎖門、電梯管理、檢查燈光和門窗；
8。報刊函件收發(fā)及報紙的整理保管?！ ?BR> (二) 秘書管理制度的建設(shè)
秘書管理制度，就是組織、人事部門和秘書機構(gòu)共同遵守的人員聘用和管理的規(guī)程或行動準(zhǔn)則。秘書管理的制度化，是實現(xiàn)秘書管理模式由經(jīng)驗型向科學(xué)型轉(zhuǎn)化的重要內(nèi)容之一。
我國的秘書管理制度，曾于80年代有過相關(guān)規(guī)定，但尚不具體和明確，至今仍沿用著許多不成文的管理制度。根據(jù)國家公務(wù)員制度和秘書管理的慣例，秘書管理制度應(yīng)包括三個方面的內(nèi)容：一是秘書的錄用、考核、獎勵、升降、任免、培訓(xùn)交流等制度；二是按工作崗位制定的工作責(zé)任制度；三是目標(biāo)管理制度。
相關(guān)鏈接：
目標(biāo)管理方法的優(yōu)點
責(zé)權(quán)明確 目標(biāo)管理通過由上而下或自下而上層層制定目標(biāo)，在社會組織內(nèi)部建立起縱橫聯(lián)結(jié)的完整的目標(biāo)體系，把各個部門、各類人員都嚴密地組織在目標(biāo)體系中，明確責(zé)任，劃清關(guān)系，使每個員工的工作直接或間接地同組織總目標(biāo)聯(lián)系起來，從而使員工看清個人工作目標(biāo)和組織整體目標(biāo)的關(guān)系，了解自己的工作價值，激發(fā)大家關(guān)心組織整體目標(biāo)的熱情，這樣，就可以更有效地把全體員工的力量和才能集中起來，提高社會組織工作成果。
強調(diào)參與 目標(biāo)管理非常重視上下級之間的協(xié)商、共同討論和意見交流。通過協(xié)商，加深對目標(biāo)的了解，消除上下級之間的意見分歧，取得上下目標(biāo)的統(tǒng)一。由于目標(biāo)管理吸收了社會組織全體人員參與目標(biāo)管理實施的全過程，尊重員工的個人意志和愿望，充分發(fā)揮員工的自主性，實行自我控制，改變了由上而下攤 工作任務(wù)的傳統(tǒng)做法，調(diào)動了員工的主動性、積極性和創(chuàng)造性。
注重結(jié)果 目標(biāo)管理所追求的目標(biāo)，就是社會組織和每個員工在一定時期應(yīng)該達到的工作成果。目標(biāo)管理不以行動表現(xiàn)為滿足，而以實際成果為目的。工作成果對目標(biāo)管理來說，既是評定目標(biāo)完成程度的根據(jù)，又是人事考核和獎懲的主要依據(jù)。因此，目標(biāo)管理又叫成果管理。離開工作成果，就不稱其為目標(biāo)管理。
三、秘書機構(gòu)的改革
秘書機構(gòu)的改革與行政管理體制和政府機構(gòu)的改革一樣，是建立市場經(jīng)濟體制和加快經(jīng)濟發(fā)展的必要條件，也是適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作發(fā)展的迫切需要。根據(jù)秘書機構(gòu)轉(zhuǎn)變職能、理順關(guān)系、精兵簡政、提高效率的原則，其改革包括：
(一) 規(guī)范機構(gòu)名稱
秘書機構(gòu)名稱是秘書機構(gòu)職能的反映。本著名副其實、準(zhǔn)確統(tǒng)一的原則，對于秘書機構(gòu)名不副實、令人費解或容易誤解的名稱，應(yīng)逐步淘汰；對于名實相副、準(zhǔn)確無誤并沿用至今的名稱，應(yīng)予以保留；對于適應(yīng)新形勢、反映新職能并為公眾認可的名稱，應(yīng)予以認可。
(二) 調(diào)整秘書職能
秘書職能是秘書工作任務(wù)和功能的統(tǒng)稱。合理地劃分秘書職能，是秘書機構(gòu)設(shè)置的重要內(nèi)容，也是秘書機構(gòu)改革的重要內(nèi)容。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的秘書職能發(fā)生了較大的變化，如秘書工作的“三服務(wù)”（即為黨中央服務(wù)、為各級黨委領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)、為人民服務(wù)）、“四個轉(zhuǎn)變”（即從側(cè)重辦文、辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文、辦事又出謀獻策，從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息，從單憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)管理，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)），就是秘書職能的新發(fā)展；過去不曾有的或不夠突出的秘書職能，現(xiàn)在應(yīng)運而生了，如輔助決策、溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、督促檢查等；過去如檔案管理、后勤管理等職能，已予以擯棄。
(三) 變更秘書機構(gòu)
由于秘書職能的變化，秘書機構(gòu)也應(yīng)相應(yīng)變更。秘書機構(gòu)的改革，一定要充分反映秘書職能的變化，按照職能去設(shè)計機構(gòu)。秘書機構(gòu)的變更，大體有三種情況：
（1）新建某些秘書機構(gòu)。如黨政機關(guān)辦公部門設(shè)立的信息處(科)、督查處(科)、調(diào)研處(科)等；
（2）合并某些秘書機構(gòu)。如有的辦公部門將文書工作機構(gòu)與保密工作機構(gòu)合并成秘書處(科)，把信息工作機構(gòu)與凋研工作機構(gòu)合并成信息調(diào)研處(科)}；
（3）撤銷某些秘書機構(gòu)。如有的辦公部門撤銷了沿襲多年的第一辦公室、第二辦公室、第三辦公室……，又如有的辦公部門撤銷了原有的文書處(科)、文保處(科)……。
秘書活動的開展和秘書工作的運行，離不開秘書機構(gòu)的環(huán)境。研究秘書機構(gòu)的理論和實踐，包括秘書機構(gòu)的概念、性質(zhì)及作用，秘書機構(gòu)的設(shè)置原則、組織模式、布局方式等；秘書機構(gòu)的建設(shè)與發(fā)展是秘書機構(gòu)研究的新課題；這些都是秘書學(xué)的重要內(nèi)容。掌握、了解秘書機構(gòu)諸要素（即機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、人員編制和組織關(guān)系等）的邏輯關(guān)系，可有效實現(xiàn)秘書工作目標(biāo)，履行秘書工作職責(zé)，改善秘書工作環(huán)境，使秘書工作適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作智能化的需要。