在譴詞造句方面，商務(wù)英語信函等應(yīng)用文使用較多的商務(wù)英語術(shù)語或縮略語，如：L/C, FOB, W.P.A., Blading等。適當(dāng)使用商務(wù)英語術(shù)語，特別是言簡意賅的縮略語，可避免冗長的解釋，簡化交易過程，提高工作效率。另外，商務(wù)英語信函等應(yīng)用文這一比較正式語體要求措辭莊重、典雅、嚴(yán)謹(jǐn)、正式。在詞匯方面，商務(wù)英語信函等應(yīng)用文常用learned words替代popular words，如：用forward替代send, 用be in a position to替代be able to；商務(wù)英語信函等應(yīng)用文使用較長較正式的詞塊（lexical phrases），如：像 “have made the necessary arrangements to...”這樣的verbal groups和像 “L/C to be established in our favor”這樣含有較長后置限定語的nominal groups。在句法結(jié)構(gòu)上，結(jié)構(gòu)莊重的“As we are in the market for your..., we should be pleased if you would send us your best quotations.”比口語化的“Please offer us your best prices because we are ready to buy your...”更符合商務(wù)英語應(yīng)用文規(guī)范。
在語篇建構(gòu)方面，商務(wù)英語應(yīng)用文除了其特定格式之外，它有著實(shí)現(xiàn)其特定語篇功能的建構(gòu)方法，如陳列法(Data demonstration)。陳列法可提高信息傳達(dá)的效率。商務(wù)業(yè)務(wù)離不開詢盤、報(bào)盤、下單、開證和裝運(yùn)單證等與數(shù)據(jù)、交易條款密切相關(guān)的程序。此類信函的語篇建構(gòu)方法是將相關(guān)數(shù)據(jù)列表制單。例如，報(bào)盤按品名、數(shù)量、貨號、單價(jià)、包裝、付款方式等項(xiàng)列表或分述，如：
Thank you for your letter of 15th May. We are glad to offer you the following:
a. Commodity: Soybeans, Heilongjiang origin, 2002 crop
b. Quantity: 300 metric tons
c. Price: US$ 600 per metric ton FOB Dalian
d. Packing: In ordinary second-hand gunny bags
e. Shipment: In October, 2002
f. Payment: By confirmed, irrevocable L/C payable by draft at sight.
3、商務(wù)英語應(yīng)用文話語基調(diào)及其語言特點(diǎn)
話語基調(diào)是指參與者的角色關(guān)系，包括長期的社會角色關(guān)系，即‘第一級社會角色’(the first order social role)關(guān)系和暫時(shí)性的、動態(tài)的交流角色關(guān)系，即‘第二級社會角色’(the second order social role)關(guān)系(Halliday，1978)。我們可以分別用社會基調(diào)(social tenor)和交流基調(diào)(interactional tenor)來表示兩者(張德祿，1998)。
從較穩(wěn)定的、靜態(tài)的角度講，話語基調(diào)指交際者在文化語境中的角色關(guān)系，它不是指獨(dú)立的個(gè)體所代表的絕對特征，而是總是在與其他交際者相比較而表現(xiàn)出來的相對特征，是錯(cuò)綜復(fù)雜的社會關(guān)系網(wǎng)絡(luò)中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。在商務(wù)英語應(yīng)用文中，有寫信人與收信人(writer and addressee)、買方與賣方(buyer and seller)、報(bào)盤方與受盤方(offerer and offeree)、投保人與保險(xiǎn)人(the insured and the insurer)等之間的交際關(guān)系。社會基調(diào)有三個(gè)次范疇：地位、參與程度和情感。地位可以有同等地位和不同等地位之分。地位所涉及的交互性受其他因素的影響，如情感、熟悉程度等。因此，合乎自身地位的言語才是與身份相稱的，與語境和諧的言語。
從暫時(shí)性的、動態(tài)的情景語境角度講，話語基調(diào)是指交際者在情景語境中的角色關(guān)系。根據(jù)韓禮德的功能語法(1985c/1994)，角色可以概括為兩類：給予和求取，從而形成兩對交流角色關(guān)系：給予者／接受者，求取者／提供者；交流物也可分為兩類：信息(information)與物品和服務(wù)(goods & services)。所交流的信息與物品和服務(wù)都有合意(desirable)與不合意(undesirable)和受益(beneficial)與不受益(unbeneficial)之分。合意性(desirability)和受益性(beneficiality)密切相關(guān)，是主觀反應(yīng)(合意性)和客觀結(jié)果(受益性)的關(guān)系，都能直接影響交流進(jìn)程和交流所用的語言(張德祿1989)。例如，在外貿(mào)信函中，為了求取或接受信息與物品和服務(wù)，一方常使用勸說法(Persuasion)來說服另一方給予或提供該信息與物品和服務(wù)。由于外貿(mào)信函的主要功能之一是對對方的態(tài)度和行為施加影響，因此，勸說法廣泛應(yīng)用于這類信函。勸說法通過擺事實(shí)、講道理說服對方相信我方產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，相信我方要求或申訴合情合理，相信與我方的合作有利可圖……。根據(jù)環(huán)境、對象、內(nèi)容選用最恰當(dāng)?shù)难哉Z體式，以造成和諧的言語氛圍，取得的交際效果。
Dear Sir,
You often speak of a good friend as trustworthy, thoughtful, anxious to please, honorable, and worthy of your friendship.
A store can have the same qualities. It can be human, courteous, considerate of its customers, and thoroughly reliable.
That’s the kind of store this is. It is exactly the kind of store you’d run yourself if you were in the clothing business.
We are anticipating the pleasure of showing you our latest styles soon, whether you are in the buying mood or not.
Sincerely yours,
此信采用了恰當(dāng)?shù)纳虅?wù)書信格式、比較正規(guī)的商務(wù)書信語體。在信中，寫信者針對潛在客戶，為了說服他們變成真正客戶，使用了一系列的表達(dá)真誠、友好、善意（Goodwill）詞匯，如：trustworthy, thoughtful, anxious to please, honorable, worthy of your friendship, human, courteous, considerate of its customers, thoroughly reliable, pleasure, latest, etc.這些詞匯有助于構(gòu)成親昵的語氣，使?jié)撛诳蛻羲膼偰浚^易接受，從而就達(dá)到了寫信目的。
在語篇建構(gòu)方面，商務(wù)英語應(yīng)用文除了其特定格式之外，它有著實(shí)現(xiàn)其特定語篇功能的建構(gòu)方法，如陳列法(Data demonstration)。陳列法可提高信息傳達(dá)的效率。商務(wù)業(yè)務(wù)離不開詢盤、報(bào)盤、下單、開證和裝運(yùn)單證等與數(shù)據(jù)、交易條款密切相關(guān)的程序。此類信函的語篇建構(gòu)方法是將相關(guān)數(shù)據(jù)列表制單。例如，報(bào)盤按品名、數(shù)量、貨號、單價(jià)、包裝、付款方式等項(xiàng)列表或分述，如：
Thank you for your letter of 15th May. We are glad to offer you the following:
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b. Quantity: 300 metric tons
c. Price: US$ 600 per metric ton FOB Dalian
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e. Shipment: In October, 2002
f. Payment: By confirmed, irrevocable L/C payable by draft at sight.
3、商務(wù)英語應(yīng)用文話語基調(diào)及其語言特點(diǎn)
話語基調(diào)是指參與者的角色關(guān)系，包括長期的社會角色關(guān)系，即‘第一級社會角色’(the first order social role)關(guān)系和暫時(shí)性的、動態(tài)的交流角色關(guān)系，即‘第二級社會角色’(the second order social role)關(guān)系(Halliday，1978)。我們可以分別用社會基調(diào)(social tenor)和交流基調(diào)(interactional tenor)來表示兩者(張德祿，1998)。
從較穩(wěn)定的、靜態(tài)的角度講，話語基調(diào)指交際者在文化語境中的角色關(guān)系，它不是指獨(dú)立的個(gè)體所代表的絕對特征，而是總是在與其他交際者相比較而表現(xiàn)出來的相對特征，是錯(cuò)綜復(fù)雜的社會關(guān)系網(wǎng)絡(luò)中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。在商務(wù)英語應(yīng)用文中，有寫信人與收信人(writer and addressee)、買方與賣方(buyer and seller)、報(bào)盤方與受盤方(offerer and offeree)、投保人與保險(xiǎn)人(the insured and the insurer)等之間的交際關(guān)系。社會基調(diào)有三個(gè)次范疇：地位、參與程度和情感。地位可以有同等地位和不同等地位之分。地位所涉及的交互性受其他因素的影響，如情感、熟悉程度等。因此，合乎自身地位的言語才是與身份相稱的，與語境和諧的言語。
從暫時(shí)性的、動態(tài)的情景語境角度講，話語基調(diào)是指交際者在情景語境中的角色關(guān)系。根據(jù)韓禮德的功能語法(1985c/1994)，角色可以概括為兩類：給予和求取，從而形成兩對交流角色關(guān)系：給予者／接受者，求取者／提供者；交流物也可分為兩類：信息(information)與物品和服務(wù)(goods & services)。所交流的信息與物品和服務(wù)都有合意(desirable)與不合意(undesirable)和受益(beneficial)與不受益(unbeneficial)之分。合意性(desirability)和受益性(beneficiality)密切相關(guān)，是主觀反應(yīng)(合意性)和客觀結(jié)果(受益性)的關(guān)系，都能直接影響交流進(jìn)程和交流所用的語言(張德祿1989)。例如，在外貿(mào)信函中，為了求取或接受信息與物品和服務(wù)，一方常使用勸說法(Persuasion)來說服另一方給予或提供該信息與物品和服務(wù)。由于外貿(mào)信函的主要功能之一是對對方的態(tài)度和行為施加影響，因此，勸說法廣泛應(yīng)用于這類信函。勸說法通過擺事實(shí)、講道理說服對方相信我方產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，相信我方要求或申訴合情合理，相信與我方的合作有利可圖……。根據(jù)環(huán)境、對象、內(nèi)容選用最恰當(dāng)?shù)难哉Z體式，以造成和諧的言語氛圍，取得的交際效果。
Dear Sir,
You often speak of a good friend as trustworthy, thoughtful, anxious to please, honorable, and worthy of your friendship.
A store can have the same qualities. It can be human, courteous, considerate of its customers, and thoroughly reliable.
That’s the kind of store this is. It is exactly the kind of store you’d run yourself if you were in the clothing business.
We are anticipating the pleasure of showing you our latest styles soon, whether you are in the buying mood or not.
Sincerely yours,
此信采用了恰當(dāng)?shù)纳虅?wù)書信格式、比較正規(guī)的商務(wù)書信語體。在信中，寫信者針對潛在客戶，為了說服他們變成真正客戶，使用了一系列的表達(dá)真誠、友好、善意（Goodwill）詞匯，如：trustworthy, thoughtful, anxious to please, honorable, worthy of your friendship, human, courteous, considerate of its customers, thoroughly reliable, pleasure, latest, etc.這些詞匯有助于構(gòu)成親昵的語氣，使?jié)撛诳蛻羲膼偰浚^易接受，從而就達(dá)到了寫信目的。