秘書：現(xiàn)代社會的輔助管理人才
——兼論秘書與管理之關(guān)系
二十世紀八十年代初是我國現(xiàn)代秘書事業(yè)與傳統(tǒng)秘書事業(yè)的分水嶺。隨之而來的擺在現(xiàn)代秘書事業(yè)發(fā)展面前的一個重要課題是現(xiàn)代秘書如何擺脫傳統(tǒng)秘書的窠臼，適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢，更好地服務(wù)于現(xiàn)代社會，換言之，就是在新時期，現(xiàn)代秘書究竟應(yīng)該是什么樣的人才。筆者在前人研究基礎(chǔ)之上并有所創(chuàng)新，明確提出“秘書是現(xiàn)代社會的輔助管理人才”的觀點，以下試作分析與學(xué)界前輩、同仁商榷。
我們都知道，在傳統(tǒng)秘書的職能范疇中，文書工作占相當?shù)谋戎?，處于絕對主體的地位，因此，傳統(tǒng)秘書又有“文書秘書”的稱謂，簡稱“文秘”。文書工作具體包括各類文書的撰擬、辦理、立卷歸檔等，其中尤以各類文書的撰擬為，亦可稱之為秘書之專利，而文書的撰擬又是與文字、文章、寫作密切關(guān)聯(lián)的，傳統(tǒng)秘書特別強調(diào)秘書的文學(xué)修養(yǎng)和寫作的能力，因此，傳統(tǒng)秘書又從“文書秘書”衍生而出“文字秘書”、“文學(xué)秘書”、“中文秘書”的稱謂而享有“秀才”、“筆桿子”的美譽。另外，傳統(tǒng)秘書由于缺乏正規(guī)系統(tǒng)的職業(yè)教育，文化層次整體偏低，再加之改革開放前及初期我國各項事業(yè)的落后局面等歷史原因，傳統(tǒng)的秘書工作除文書撰擬算是比較高級的服務(wù)外，其它的服務(wù)總體呈現(xiàn)為低級、繁雜瑣碎，事務(wù)性服務(wù)的特點，亦即跑腿、辦事、打雜這樣一個層面。因此，傳統(tǒng)秘書往往被人們看作是沒有思想或重復(fù)別人思想的工具和處理機。但是，隨著社會的發(fā)展，上述服務(wù)職能已遠遠不能適應(yīng)時代的發(fā)展和滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的實際需要，社會呼喚有思想、懂管理、能參謀的高級智能型秘書人才。傳統(tǒng)秘書的職能范疇必須做出相應(yīng)的調(diào)整。早在1985年1月，王兆國同志在全國秘書長、辦公廳主任座談會上發(fā)表的重要講話中明確提出了新時期秘書工作方式和工作方法上的“四個轉(zhuǎn)變”：一、從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策。二、從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。三、從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)管理。四、從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)?！八膫€轉(zhuǎn)變”的實質(zhì)就是要加強秘書的智能服務(wù)職能。王兆國同志的講話高瞻遠矚地指明了新時期我國秘書事業(yè)發(fā)展的新方向，從而揭開了我國現(xiàn)代秘書事業(yè)發(fā)展的新篇章，自此始，我國的秘書理論界、教育界開始將智能服務(wù)提升為我國新時期秘書工作的一項新的重要職能。因此現(xiàn)代秘書理論告訴我們：現(xiàn)代秘書的職能范疇是在傳統(tǒng)的事務(wù)性服務(wù)基礎(chǔ)職能之上，進一步加強秘書的智能服務(wù)職能。筆者進而認為，智能服務(wù)是現(xiàn)代秘書與傳統(tǒng)秘書的根本區(qū)別。是現(xiàn)代秘書職能范疇中高級的職能，它是以調(diào)查研究為方法，以信息工作為基礎(chǔ)，以參謀咨詢?yōu)榉绞剑暂o助管理為根本內(nèi)容的。之所以說輔助管理是現(xiàn)代秘書智能服務(wù)職能的根本內(nèi)容，是因為現(xiàn)代秘書輔助管理職能有它的客觀現(xiàn)實性、可能性和得天獨厚的條件。
一、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的客觀現(xiàn)實性。首先，改革開放二十多年來，隨著我國各項事業(yè)逐步走上正規(guī)，并且在日益與國際接軌的今天，我國的現(xiàn)代管理理念開始確立并不斷走向成熟，管理已成為現(xiàn)代社會各項事業(yè)發(fā)展不可或缺的手段，管理活動開始滲透到社會生活的方方面面，這是賦予現(xiàn)代秘書輔助管理職能的社會大環(huán)境、大背景。其次，隨著現(xiàn)代社會競爭日趨激烈，組織管理活動中的決策風(fēng)險日益增加，組織管理活動中的其它職能，如計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)、創(chuàng)新等工作再也不象過去那樣簡單，而是日益復(fù)雜化。現(xiàn)代管理活動是一種高級智能活動，而領(lǐng)導(dǎo)個體的智慧是有限的，現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)工作不僅需要秘書時間、精力、體力上的事務(wù)性輔助，更需要智力上的智能輔助，需要秘書在決策、計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)、創(chuàng)新等管理職能方面參謀咨詢，出謀劃策，做領(lǐng)導(dǎo)的參謀、智囊、外腦、謀臣策士，以實現(xiàn)管理的科學(xué)化、民主化。由此可見，秘書僅僅是“秀才”、“筆桿子”已不再符合現(xiàn)代社會的要求，傳統(tǒng)的“三辦”等事務(wù)性工作已不能滿足現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)工作的實際需要，現(xiàn)代秘書學(xué)的學(xué)科屬性開始由傳統(tǒng)觀點的中文學(xué)科向管理學(xué)科過渡，秘書學(xué)與管理學(xué)科的粘連更加直接，而與中文學(xué)科的聯(lián)姻開始疏遠淡化?，F(xiàn)代秘書理論界在借鑒西方先進成熟的秘書理論基礎(chǔ)之上達成共識，認為秘書學(xué)是管理學(xué)科的一個分支，秘書部門是組織管理大系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，現(xiàn)代秘書是組織進行科學(xué)管理、民主管理不可或缺的一支輔助力量，秘書是不可多得的輔助管理人才。可以說，賦予現(xiàn)代秘書輔助管理的職能是我國管理科學(xué)發(fā)展的必然結(jié)果，是我國現(xiàn)代秘書學(xué)科發(fā)展的一個重大成果，也是我國秘書事業(yè)發(fā)展的一大飛躍。由此可見，輔助管理是時代的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀實際需要賦予現(xiàn)代秘書的更高層次的職能要求，具有客觀現(xiàn)實性。
二、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的可能性。其一，改革開放二十多年來，我國的秘書專業(yè)人才教育從無到有開始進入大學(xué)教育體系并且得到迅速發(fā)展，秘書經(jīng)過系統(tǒng)的本專科專業(yè)教育，素養(yǎng)在不斷提高。再加之由于學(xué)科屬性的轉(zhuǎn)變，秘書專業(yè)人才教育的知識結(jié)構(gòu)已由文學(xué)、語言為主體的結(jié)構(gòu)體系向管理為主過渡，秘書專業(yè)人才已具備了管理學(xué)科方面的專業(yè)知識，秘書已成為不可多得的智力資源、管理資源，從而為秘書發(fā)揮他的輔助管理智能服務(wù)提供了前提條件。其二，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及在秘書工作中的廣泛應(yīng)用，秘書辦公自動化程度越來越高，工作效率大大提高，秘書可以從繁雜的事務(wù)性工作中得到一定解脫，從而使秘書有更多的時間，更好地為領(lǐng)導(dǎo)的決策等管理活動出謀劃策，參謀咨詢，提供智能服務(wù)?，F(xiàn)代秘書發(fā)揮輔助管理智能服務(wù)職能已成為可能。
三、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的得天獨厚的條件。其一，秘書工作的輔助性是與領(lǐng)導(dǎo)站在同一個層次上的提供全局性的綜合輔助。其工作特點具有綜合性，它不同于其它職能部門單一的業(yè)務(wù)、技術(shù)輔助?？梢赃@樣說，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就延伸到哪里。秘書可以從領(lǐng)導(dǎo)角度出發(fā)，站在領(lǐng)導(dǎo)的高度，運用的思維，站得高，看得遠，從而可以為領(lǐng)導(dǎo)提供全局性的輔助管理智能服務(wù)。其二，秘書在領(lǐng)導(dǎo)近身工作，秘書清楚領(lǐng)導(dǎo)工作動態(tài)，是領(lǐng)導(dǎo)常備的智能資源，從而使得秘書的輔助管理具有隨機性。其三，秘書部門是一個組織的信息樞紐，是溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的綜合部門，掌握組織的全面信系，比其它職能部門和一般群眾具有信息優(yōu)勢，從而使得秘書人員可以為領(lǐng)導(dǎo)提供更好的輔助管理服務(wù)。這些都為秘書的輔助管理職能提供了得天獨厚的條件?？荚嚧笳?BR> 綜上而言，上述三大方面的因素進一步拓展了現(xiàn)代秘書的職能范疇，促成了現(xiàn)代秘書的輔助管理職能。因此，輔助管理不是毫無根據(jù)的空穴來風(fēng)和主觀人為的拔高，不是秘書理論工作者的主觀臆想，而是時代的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀實際需要所賦予現(xiàn)代秘書的更高的職能要求，具有它的客觀現(xiàn)實性，可能性和得天獨厚的條件的。但是，在現(xiàn)實生活中，根據(jù)筆者多年的關(guān)注和我校歷屆秘書專業(yè)畢業(yè)生的反饋信息來看，現(xiàn)在的秘書工作實踐與現(xiàn)代秘書理論是脫節(jié)的、不對稱的，即現(xiàn)代秘書理論所倡導(dǎo)的更高的職能要求——輔助管理智能服務(wù)職能在現(xiàn)在的秘書實踐中并沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)代秘書的職業(yè)價值并沒有得到充分完整的體現(xiàn)，現(xiàn)在的秘書職能范疇大多仍停留在傳統(tǒng)的抄抄寫寫、跑腿、辦事、打雜這樣一個層面，使得現(xiàn)在的秘書仍帶有更多的傳統(tǒng)秘書的色彩。筆者認為，即使是現(xiàn)在我們不否認能否寫一手好文章仍是勝任秘書工作的重要前提，我們?nèi)匀粡娬{(diào)秘書的文學(xué)修養(yǎng)和文書工作及其它事務(wù)性工作的重要性。但是，隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代社會和領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書工作提出了更多、更新、更高的職能要求，秘書的人才定位已發(fā)生轉(zhuǎn)移，已由傳統(tǒng)的“筆桿子”、“綜合服務(wù)人員”提升為“輔助管理人才”。因此，我們不要再認為秘書與管理是風(fēng)馬牛不相及的，不要只把秘書死死地貼在文書、文學(xué)、寫作的苑圃里不能自拔，秘書工作者也不安只是一味地沉陷于繁雜瑣碎的事務(wù)性服務(wù)工作中。我們認為，社會的進步從某種意義上講是觀念的改變與進步，秘書事業(yè)亦應(yīng)是如此。我們必須轉(zhuǎn)變觀念，擺脫傳統(tǒng)秘書的窠臼，從傳統(tǒng)秘書的陰影里走出來，逐步樹立“秘書是不可多得的輔助管理人才”的現(xiàn)代秘書觀念。
——兼論秘書與管理之關(guān)系
二十世紀八十年代初是我國現(xiàn)代秘書事業(yè)與傳統(tǒng)秘書事業(yè)的分水嶺。隨之而來的擺在現(xiàn)代秘書事業(yè)發(fā)展面前的一個重要課題是現(xiàn)代秘書如何擺脫傳統(tǒng)秘書的窠臼，適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢，更好地服務(wù)于現(xiàn)代社會，換言之，就是在新時期，現(xiàn)代秘書究竟應(yīng)該是什么樣的人才。筆者在前人研究基礎(chǔ)之上并有所創(chuàng)新，明確提出“秘書是現(xiàn)代社會的輔助管理人才”的觀點，以下試作分析與學(xué)界前輩、同仁商榷。
我們都知道，在傳統(tǒng)秘書的職能范疇中，文書工作占相當?shù)谋戎?，處于絕對主體的地位，因此，傳統(tǒng)秘書又有“文書秘書”的稱謂，簡稱“文秘”。文書工作具體包括各類文書的撰擬、辦理、立卷歸檔等，其中尤以各類文書的撰擬為，亦可稱之為秘書之專利，而文書的撰擬又是與文字、文章、寫作密切關(guān)聯(lián)的，傳統(tǒng)秘書特別強調(diào)秘書的文學(xué)修養(yǎng)和寫作的能力，因此，傳統(tǒng)秘書又從“文書秘書”衍生而出“文字秘書”、“文學(xué)秘書”、“中文秘書”的稱謂而享有“秀才”、“筆桿子”的美譽。另外，傳統(tǒng)秘書由于缺乏正規(guī)系統(tǒng)的職業(yè)教育，文化層次整體偏低，再加之改革開放前及初期我國各項事業(yè)的落后局面等歷史原因，傳統(tǒng)的秘書工作除文書撰擬算是比較高級的服務(wù)外，其它的服務(wù)總體呈現(xiàn)為低級、繁雜瑣碎，事務(wù)性服務(wù)的特點，亦即跑腿、辦事、打雜這樣一個層面。因此，傳統(tǒng)秘書往往被人們看作是沒有思想或重復(fù)別人思想的工具和處理機。但是，隨著社會的發(fā)展，上述服務(wù)職能已遠遠不能適應(yīng)時代的發(fā)展和滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的實際需要，社會呼喚有思想、懂管理、能參謀的高級智能型秘書人才。傳統(tǒng)秘書的職能范疇必須做出相應(yīng)的調(diào)整。早在1985年1月，王兆國同志在全國秘書長、辦公廳主任座談會上發(fā)表的重要講話中明確提出了新時期秘書工作方式和工作方法上的“四個轉(zhuǎn)變”：一、從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策。二、從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。三、從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)管理。四、從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)?！八膫€轉(zhuǎn)變”的實質(zhì)就是要加強秘書的智能服務(wù)職能。王兆國同志的講話高瞻遠矚地指明了新時期我國秘書事業(yè)發(fā)展的新方向，從而揭開了我國現(xiàn)代秘書事業(yè)發(fā)展的新篇章，自此始，我國的秘書理論界、教育界開始將智能服務(wù)提升為我國新時期秘書工作的一項新的重要職能。因此現(xiàn)代秘書理論告訴我們：現(xiàn)代秘書的職能范疇是在傳統(tǒng)的事務(wù)性服務(wù)基礎(chǔ)職能之上，進一步加強秘書的智能服務(wù)職能。筆者進而認為，智能服務(wù)是現(xiàn)代秘書與傳統(tǒng)秘書的根本區(qū)別。是現(xiàn)代秘書職能范疇中高級的職能，它是以調(diào)查研究為方法，以信息工作為基礎(chǔ)，以參謀咨詢?yōu)榉绞剑暂o助管理為根本內(nèi)容的。之所以說輔助管理是現(xiàn)代秘書智能服務(wù)職能的根本內(nèi)容，是因為現(xiàn)代秘書輔助管理職能有它的客觀現(xiàn)實性、可能性和得天獨厚的條件。
一、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的客觀現(xiàn)實性。首先，改革開放二十多年來，隨著我國各項事業(yè)逐步走上正規(guī)，并且在日益與國際接軌的今天，我國的現(xiàn)代管理理念開始確立并不斷走向成熟，管理已成為現(xiàn)代社會各項事業(yè)發(fā)展不可或缺的手段，管理活動開始滲透到社會生活的方方面面，這是賦予現(xiàn)代秘書輔助管理職能的社會大環(huán)境、大背景。其次，隨著現(xiàn)代社會競爭日趨激烈，組織管理活動中的決策風(fēng)險日益增加，組織管理活動中的其它職能，如計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)、創(chuàng)新等工作再也不象過去那樣簡單，而是日益復(fù)雜化。現(xiàn)代管理活動是一種高級智能活動，而領(lǐng)導(dǎo)個體的智慧是有限的，現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)工作不僅需要秘書時間、精力、體力上的事務(wù)性輔助，更需要智力上的智能輔助，需要秘書在決策、計劃、組織、控制、協(xié)調(diào)、創(chuàng)新等管理職能方面參謀咨詢，出謀劃策，做領(lǐng)導(dǎo)的參謀、智囊、外腦、謀臣策士，以實現(xiàn)管理的科學(xué)化、民主化。由此可見，秘書僅僅是“秀才”、“筆桿子”已不再符合現(xiàn)代社會的要求，傳統(tǒng)的“三辦”等事務(wù)性工作已不能滿足現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)工作的實際需要，現(xiàn)代秘書學(xué)的學(xué)科屬性開始由傳統(tǒng)觀點的中文學(xué)科向管理學(xué)科過渡，秘書學(xué)與管理學(xué)科的粘連更加直接，而與中文學(xué)科的聯(lián)姻開始疏遠淡化?，F(xiàn)代秘書理論界在借鑒西方先進成熟的秘書理論基礎(chǔ)之上達成共識，認為秘書學(xué)是管理學(xué)科的一個分支，秘書部門是組織管理大系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，現(xiàn)代秘書是組織進行科學(xué)管理、民主管理不可或缺的一支輔助力量，秘書是不可多得的輔助管理人才。可以說，賦予現(xiàn)代秘書輔助管理的職能是我國管理科學(xué)發(fā)展的必然結(jié)果，是我國現(xiàn)代秘書學(xué)科發(fā)展的一個重大成果，也是我國秘書事業(yè)發(fā)展的一大飛躍。由此可見，輔助管理是時代的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀實際需要賦予現(xiàn)代秘書的更高層次的職能要求，具有客觀現(xiàn)實性。
二、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的可能性。其一，改革開放二十多年來，我國的秘書專業(yè)人才教育從無到有開始進入大學(xué)教育體系并且得到迅速發(fā)展，秘書經(jīng)過系統(tǒng)的本專科專業(yè)教育，素養(yǎng)在不斷提高。再加之由于學(xué)科屬性的轉(zhuǎn)變，秘書專業(yè)人才教育的知識結(jié)構(gòu)已由文學(xué)、語言為主體的結(jié)構(gòu)體系向管理為主過渡，秘書專業(yè)人才已具備了管理學(xué)科方面的專業(yè)知識，秘書已成為不可多得的智力資源、管理資源，從而為秘書發(fā)揮他的輔助管理智能服務(wù)提供了前提條件。其二，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及在秘書工作中的廣泛應(yīng)用，秘書辦公自動化程度越來越高，工作效率大大提高，秘書可以從繁雜的事務(wù)性工作中得到一定解脫，從而使秘書有更多的時間，更好地為領(lǐng)導(dǎo)的決策等管理活動出謀劃策，參謀咨詢，提供智能服務(wù)?，F(xiàn)代秘書發(fā)揮輔助管理智能服務(wù)職能已成為可能。
三、現(xiàn)代秘書輔助管理職能的得天獨厚的條件。其一，秘書工作的輔助性是與領(lǐng)導(dǎo)站在同一個層次上的提供全局性的綜合輔助。其工作特點具有綜合性，它不同于其它職能部門單一的業(yè)務(wù)、技術(shù)輔助?？梢赃@樣說，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就延伸到哪里。秘書可以從領(lǐng)導(dǎo)角度出發(fā)，站在領(lǐng)導(dǎo)的高度，運用的思維，站得高，看得遠，從而可以為領(lǐng)導(dǎo)提供全局性的輔助管理智能服務(wù)。其二，秘書在領(lǐng)導(dǎo)近身工作，秘書清楚領(lǐng)導(dǎo)工作動態(tài)，是領(lǐng)導(dǎo)常備的智能資源，從而使得秘書的輔助管理具有隨機性。其三，秘書部門是一個組織的信息樞紐，是溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的綜合部門，掌握組織的全面信系，比其它職能部門和一般群眾具有信息優(yōu)勢，從而使得秘書人員可以為領(lǐng)導(dǎo)提供更好的輔助管理服務(wù)。這些都為秘書的輔助管理職能提供了得天獨厚的條件?？荚嚧笳?BR> 綜上而言，上述三大方面的因素進一步拓展了現(xiàn)代秘書的職能范疇，促成了現(xiàn)代秘書的輔助管理職能。因此，輔助管理不是毫無根據(jù)的空穴來風(fēng)和主觀人為的拔高，不是秘書理論工作者的主觀臆想，而是時代的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀實際需要所賦予現(xiàn)代秘書的更高的職能要求，具有它的客觀現(xiàn)實性，可能性和得天獨厚的條件的。但是，在現(xiàn)實生活中，根據(jù)筆者多年的關(guān)注和我校歷屆秘書專業(yè)畢業(yè)生的反饋信息來看，現(xiàn)在的秘書工作實踐與現(xiàn)代秘書理論是脫節(jié)的、不對稱的，即現(xiàn)代秘書理論所倡導(dǎo)的更高的職能要求——輔助管理智能服務(wù)職能在現(xiàn)在的秘書實踐中并沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)代秘書的職業(yè)價值并沒有得到充分完整的體現(xiàn)，現(xiàn)在的秘書職能范疇大多仍停留在傳統(tǒng)的抄抄寫寫、跑腿、辦事、打雜這樣一個層面，使得現(xiàn)在的秘書仍帶有更多的傳統(tǒng)秘書的色彩。筆者認為，即使是現(xiàn)在我們不否認能否寫一手好文章仍是勝任秘書工作的重要前提，我們?nèi)匀粡娬{(diào)秘書的文學(xué)修養(yǎng)和文書工作及其它事務(wù)性工作的重要性。但是，隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代社會和領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書工作提出了更多、更新、更高的職能要求，秘書的人才定位已發(fā)生轉(zhuǎn)移，已由傳統(tǒng)的“筆桿子”、“綜合服務(wù)人員”提升為“輔助管理人才”。因此，我們不要再認為秘書與管理是風(fēng)馬牛不相及的，不要只把秘書死死地貼在文書、文學(xué)、寫作的苑圃里不能自拔，秘書工作者也不安只是一味地沉陷于繁雜瑣碎的事務(wù)性服務(wù)工作中。我們認為，社會的進步從某種意義上講是觀念的改變與進步，秘書事業(yè)亦應(yīng)是如此。我們必須轉(zhuǎn)變觀念，擺脫傳統(tǒng)秘書的窠臼，從傳統(tǒng)秘書的陰影里走出來，逐步樹立“秘書是不可多得的輔助管理人才”的現(xiàn)代秘書觀念。