山東魯能工程有限責(zé)任公司開展電力工程總承包始于上世紀(jì)九十年代中期，近五年來總承包事業(yè)發(fā)展迅速，公司陸續(xù)簽訂了嘉峪關(guān)宏晟2×300MW電廠、重慶永川2×125MW電廠、費(fèi)縣2×600MW電廠脫硫、章丘2×300MW電廠脫硫、濰坊2×25MW電廠、單縣l×25MW生物發(fā)電廠等一批總承包合同，均采用了國際上通行的FIDIC合同條款。為規(guī)范公司的經(jīng)營管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，我們研究摸索了一套適應(yīng)矩陣管理的總承包公司合同管理體系，在此做簡要介紹，與同行交流。
一、合同管理中常見問題
合同是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下確定不同主體之間經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要載體，完善有效的合同管理體系和方法是做好工程總承包業(yè)務(wù)的重要前提。盡管大多數(shù)總承包公司都將合同管理提升到比較重要的位置，但在實(shí)踐中仍存在一些問題：
一是合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)；二是應(yīng)用文本不恰當(dāng)；三是合同管理不到位；四是合同管理資料缺失；五是忽視訴訟時(shí)效。
二、建立矩陣式合同管理組織機(jī)構(gòu)
目前項(xiàng)目管理組織機(jī)構(gòu)常見的形式是矩陣結(jié)構(gòu)。合同管理作為項(xiàng)目管理工作的一部分，也應(yīng)適應(yīng)矩陣管理的模式。在實(shí)踐中，我們實(shí)行分級(jí)管理與歸口管理相結(jié)合的原則，建立了合同管理委員會(huì)，明確各部門、項(xiàng)目部合同管理職責(zé)，實(shí)行承辦人制度、審查會(huì)簽制度、授權(quán)委托制度、合同專用章制度、合同備案制度、合同爭議報(bào)告制度及責(zé)任追究制度，做到機(jī)構(gòu)落實(shí)、制度落實(shí)和人員落實(shí)。
(一)合同管理委員會(huì)
公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，履行以下管理職責(zé)：
1、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司和各項(xiàng)目部重大合同的訂立、履行及管理工作。
2、指導(dǎo)公司合同管理制度建設(shè)。
3、決定合同管理獎(jiǎng)懲事宜。
4、協(xié)調(diào)解決合同管理中的其他重大問題。
(二)公司控制部
公司控制部是公司合同歸口管理部門，履行以下管理職責(zé)：
1、負(fù)責(zé)建立健全公司合同管理制度，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各項(xiàng)目部合同管理制度的建設(shè)工作。
2、監(jiān)督檢查各項(xiàng)目部合同管理工作是否符合法律法規(guī)和公司管理制度。
3、參與重大合同的評(píng)審、招標(biāo)、投標(biāo)、商務(wù)談判和簽約活動(dòng)。
4、監(jiān)督檢查合同履行情況。
5、負(fù)責(zé)合同備案、臺(tái)帳、匯總統(tǒng)計(jì)，管理公司合同會(huì)簽單等單據(jù)。
6、組織合同業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，指導(dǎo)解決合同爭議。
7、制訂和發(fā)布公司合同示范文本。
(三)合同承辦部門
項(xiàng)目部是項(xiàng)目合同承辦部門，履行以下管理職責(zé)：
l、負(fù)責(zé)調(diào)查、了解對(duì)方合同主體資格、資信和履約能力等情況。
2、辦理授權(quán)委托申請(qǐng)，起草合同文本組織合同談判。
3、負(fù)責(zé)合同文本審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn)。
4、負(fù)責(zé)組織人員履行合同。
5、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的爭議和違約追償。
6、負(fù)責(zé)建立和保管合同臺(tái)帳、檔案及統(tǒng)計(jì)分析，按規(guī)定進(jìn)行合同的備案和歸檔。
(四)項(xiàng)目控制部
項(xiàng)目控制部是項(xiàng)目合同歸口管理部門，履行以下管理職責(zé)：
l、參與本項(xiàng)目重大合同的評(píng)審、招標(biāo)、投標(biāo)、商務(wù)談判和簽約活動(dòng)。
2、監(jiān)督檢查本項(xiàng)目合同的履行，辦理向業(yè)主和分包商索賠簽證，處理收費(fèi)付費(fèi)事宜。
3、負(fù)責(zé)本項(xiàng)目合同備案、臺(tái)帳、匯總統(tǒng)計(jì)。
(五)財(cái)務(wù)部
財(cái)務(wù)部門履行以下管理職責(zé)：
l、參與審查、會(huì)簽合同；
2、審查合同中的財(cái)務(wù)收付事項(xiàng)是否符合國家財(cái)經(jīng)法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度；
3、審查合同對(duì)方提交的各類擔(dān)保，組織提供向業(yè)主提交的各類擔(dān)保。
4、按照合同約定辦理收付事項(xiàng)；
(六)法律顧問
公司聘請(qǐng)專業(yè)律師和聘任具有審查合同合法性能力的職工作為合同法律顧問，履行以下管理職責(zé)：
1、審查會(huì)簽合同；
2、從國家法律、法規(guī)和政策角度(如為涉外合同，則依據(jù)合同主體所在國或國際法、國際慣例)，對(duì)合 同訂立、履行、變更、解除等事項(xiàng)實(shí)施審查，保證所訂立合同的合法性；
3、對(duì)合同訂立、履行中出現(xiàn)的失控點(diǎn)和違法情況，提出法律意見或建議。
4、協(xié)助項(xiàng)目部解決合同爭議。
(七)批準(zhǔn)人
批準(zhǔn)人履行以下管理職責(zé)：
1、審查在其之前的各會(huì)簽人是否已簽署意見：
2、決定是否批準(zhǔn)合同簽署。
三、實(shí)施合同全過程、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)管理
合同管理是全過程的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，貫穿合同履行過程，直至合同履行完畢為止。系統(tǒng)就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理，將合同管理視為公司經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)的核心。動(dòng)態(tài)就是注重履約全過程的變化，特別要掌握對(duì)我方不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充、中止或終止。
(一)合同簽訂前的管理
1、合同批準(zhǔn)人的權(quán)限管理。
根據(jù)合同金額大小、重要程度等因素，公司合同管理制度明確不同層次的領(lǐng)導(dǎo)可以作為批準(zhǔn)人，但在合同上簽署必須經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，并在授權(quán)范圍內(nèi)訂立合同。訂立下列重大合同必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，如涉外合同、資產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、收購、租賃合同、擔(dān)保合同、公司兼并、分立、破產(chǎn)、清算合同、股份制改造、資產(chǎn)重組、投資合同等。
2、合同訂立的基本程序。
合同訂立一般應(yīng)履行以下程序：
a．重大合同招(投)標(biāo)文件評(píng)審。招(投)標(biāo)文件評(píng)審實(shí)行會(huì)審制度。重大合同招(投)標(biāo)文件評(píng)審采用會(huì)議方式，一般性合同招(投)標(biāo)文件評(píng)審可采用主管部門主審、相關(guān)部門會(huì)審會(huì)簽方式。
b．審查合同主體資格。項(xiàng)目部應(yīng)對(duì)合同當(dāng)事人主體資格的合法性、合同標(biāo)的符合經(jīng)營范圍、履約能力、履約信用等資格和資信情況進(jìn)行審查和確認(rèn)。如果通過書面審查尚不能確認(rèn)對(duì)方主體資格合法和資信能力充足，審查人員可進(jìn)行實(shí)地考察(包括到對(duì)方所在地、承建、參建項(xiàng)目所在地考察等)，提出結(jié)論性考察意見。所有被審查的文件和審查報(bào)告均應(yīng)列入合同檔案。
c．招(投)標(biāo)與合同談判。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行項(xiàng)目招(投)標(biāo)與合同洽談，重大合同應(yīng)通知法律顧問參加。
d．合同起草。承辦人負(fù)責(zé)起草、修訂合同文本。重大合同文本、招(投)標(biāo)文件起草，項(xiàng)目部應(yīng)組織專門會(huì)議商討，并征求財(cái)務(wù)部門和法律顧意見。合同文本應(yīng)盡量使用成熟的合同范本，無范本的合同應(yīng)爭取以已方為主起草，合同中術(shù)語、特有詞匯、重要概念，應(yīng)設(shè)?？罱忉?。合同中涉及數(shù)字、日]明時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明是否包含本數(shù)。對(duì)數(shù)量、質(zhì)量、履行期限和方式等有特殊要求的，應(yīng)當(dāng)在合同中予以特別明確。分包合同價(jià)款一般采用性總價(jià)方式。如無條件采用性總價(jià)方式時(shí)，則采用固定單價(jià)方式。
合同一般應(yīng)當(dāng)具備以下主要條款：
1)當(dāng)事人名稱、法定地址、法定代表人姓名、職務(wù)；
2)標(biāo)的(指工程項(xiàng)目、貨物、勞務(wù)等)名稱、型號(hào)、規(guī)格等；
3)數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測(cè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式；
4)價(jià)款或者酬金及付款時(shí)間、方式；
5)履行的期限、地點(diǎn)和方式；
6)違約責(zé)任； ．
7)合同爭議的解決方式；
8)合同訂立的時(shí)問、地點(diǎn)；
9)根據(jù)法律、法規(guī)和合同性質(zhì)確定或者雙方當(dāng)事人約定的其他必備條款；
10)正副本份數(shù)和分配方式；
11)合同生效的時(shí)問和條件；
12)約定的聯(lián)系方式；
13)附件名稱；
14)簽約地點(diǎn)、日期；
15)簽約各方開戶銀行及帳號(hào)；
16)簽約各方合同專用章和法定代表人(負(fù)責(zé)人)或委托代理人簽章。
簽訂金額在100萬元及以上的合同以及有預(yù)付款的合同，或者經(jīng)資信審查認(rèn)為有必要的，應(yīng)要求對(duì)方提供履約擔(dān)保。擔(dān)保一般應(yīng)采取銀行履約保函、保證金的方式，且金額應(yīng)當(dāng)不少于預(yù)付款的金額，對(duì)重大合同應(yīng)同時(shí)提供預(yù)付款擔(dān)保和履約擔(dān)保，擔(dān)?？筛鶕?jù)合同履行進(jìn)度情況分期釋放，特殊情況的擔(dān)保須由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
e．合同審查會(huì)簽。承辦人應(yīng)將合同草本及與合同有關(guān)的證明材料和合同簽署單一并提交相關(guān)部門和人員按合同簽署單規(guī)定的順序?qū)彶闀?huì)簽。承辦人送交的合同或招標(biāo)文件如有參考范本，且該范本為國家有關(guān)部門頒發(fā)、監(jiān)制或公司示范文本，則應(yīng)同時(shí)提交參考范本或參考范本號(hào)，并在合同中明顯標(biāo)記出本次修改的地方或附送差異表。
審查人一般應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成合同審查。各級(jí)審查人重點(diǎn)審查以下事項(xiàng)：
1)中標(biāo)單位的確定是否符合公司規(guī)定和招標(biāo)文件要求；
2)確認(rèn)合同風(fēng)險(xiǎn)是否得到充分評(píng)估；
3)合同技術(shù)條款是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)程、規(guī)范；
4)合同價(jià)款是否控制在項(xiàng)目控制概算范圍內(nèi)，價(jià)款結(jié)算方式明確，定額選用準(zhǔn)確；
5)確認(rèn)合同變更及解除條款、違約責(zé)任承擔(dān)條款、索賠及爭議解決條款完備并具有可操作性；
6)復(fù)核標(biāo)的數(shù)量、合同價(jià)款、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確、規(guī)范、計(jì)算方式正確；
7)確認(rèn)付款金額符合合同條件且符合項(xiàng)目資金流量整體計(jì)劃。
合同承辦人根據(jù)各級(jí)審查意見修改合同并在《合同簽署單》上說明修改情況。如合同承辦人不同意改，應(yīng)向?qū)彶槿朔答佉庖姡蝗邕_(dá)不成共識(shí)，則按公司合同管理辦法規(guī)定的權(quán)限提請(qǐng)合同批準(zhǔn)人裁決。
￡合同簽署蓋章。合同經(jīng)審查會(huì)簽并修改完畢，合同承辦人持經(jīng)過法定代表人或委托代理人簽署的合同文本、合同簽署單以及法定代表人授權(quán)委托書，向印章管理部門和印章管理專責(zé)人申請(qǐng)加蓋公司合同專用章。合同承辦人持簽署完備的合同正本會(huì)同財(cái)務(wù)人員貼制印花稅稅花，并在合同簽訂之日后3個(gè)工作日內(nèi)將合同副本送交相關(guān)部門履行，合同正本由承辦人按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定定期歸檔。
(二)合同履行階段的管理
1、合同的履行、變更和解除。
項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織合同的履行，監(jiān)督合同履行的全過程，并督促當(dāng)事人按照約定全面、適當(dāng)、實(shí)際履行合同。合同生效前不得實(shí)際履行合同，特殊情況在合同生效前確需履行時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析并經(jīng)合同簽署人批準(zhǔn)。
承辦人負(fù)責(zé)履行合同約定的通知義務(wù)，包括提示有關(guān)部門、單位按合同約定的日期、期間履行合同義務(wù)或主張權(quán)利；負(fù)責(zé)匯報(bào)、請(qǐng)示、協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的問題、爭議；依據(jù)合同規(guī)定向業(yè)主收取合同款，付款必須填寫付款申請(qǐng)單，并按規(guī)定逐級(jí)審批。合同的變更或者解除由原合同承辦部門負(fù)責(zé)承辦，程序執(zhí)行合同訂立程序。
項(xiàng)目部應(yīng)每月對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，在公司月度生產(chǎn)管理調(diào)度會(huì)上匯報(bào)合同履行情況。
2、合同索賠管理。
工程索賠一般分為工期索賠和費(fèi)用索賠，有業(yè)主與總承包商之問的索賠，也有總承包商與分包商之間的索賠。無論哪一方希望提出索賠，其索賠請(qǐng)求均應(yīng)在合同約定的時(shí)間內(nèi)、以合同約定的形式提出并提交索賠相關(guān)文件，索賠相關(guān)文件一般包括索賠通知書、索賠文件。其中索賠通知書是指在合同約定的時(shí)間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的表明己方要求工期或費(fèi)用索賠意向的通知；索賠文件則是在索賠通知書發(fā)出之后，在合同約定的時(shí)間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的完整詳細(xì)的索賠材料，一般應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：1)索賠信：一封致對(duì)方或其代表的信函，信函中應(yīng)說明索賠事件發(fā)生的原因，列舉索賠理由，提出合同索賠金額與工期及附加說明。2)索賠報(bào)告：列舉索賠的核心內(nèi)容，詳細(xì)說明合同索賠的事實(shí)和理由，說明索賠的合理合法性，簡要列出損失計(jì)算和要求賠(補(bǔ))償?shù)慕痤~和工期等。3)索賠金額和索賠工期的詳細(xì)計(jì)算書與證據(jù)，根據(jù)合同約定的方法計(jì)算索賠金額和索賠工期。
在我們的總承包項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理是工程索賠的第一責(zé)任人；項(xiàng)目控制部是工程索賠的執(zhí)行部門，在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)監(jiān)督合同履行情況，及時(shí)確認(rèn)工程索賠事項(xiàng)并向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，指導(dǎo)其他部門搜集和匯總工程索賠的證據(jù)，按照合同約定的時(shí)間發(fā)出工程索賠通知和索賠文件，接受并處理對(duì)方發(fā)出的索賠意向、通知和索賠文件，參與各項(xiàng)工程索賠談判，辦理工程索賠的其他具體事項(xiàng)；項(xiàng)目施工部、財(cái)務(wù)部、安全質(zhì)量部、物資部、設(shè)計(jì)部、信息綜合部是工程索賠的協(xié)助執(zhí)行部門，重點(diǎn)是協(xié)助控制部搜集工程索賠證據(jù)，參與與本部門有關(guān)的工程索賠談判。
3、合同爭議的處理。
無論是因索賠引發(fā)的爭議，還是合同執(zhí)行過程中其他因素引發(fā)的合同爭議，各方均應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依合同訂立程序訂立書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成協(xié)議時(shí)，可依合同約定進(jìn)行仲裁或訴訟。
當(dāng)合同發(fā)生重大爭議時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)將爭議事項(xiàng)及時(shí)以書面形式通知公司控制部、法律顧問和財(cái)務(wù)部門，同時(shí)應(yīng)迅速收集有關(guān)證據(jù)，會(huì)同以上部門及時(shí)提出爭議處理方案，并向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。在方案批準(zhǔn)之前，按照合同規(guī)定應(yīng)按期給予回復(fù)的文件，項(xiàng)目部應(yīng)組織予以答復(fù)，重大事項(xiàng)的回復(fù)須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)事先審查。
4、合同檔案管理。
合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，項(xiàng)目部按檔案管理部門規(guī)定的分類形式格式標(biāo)準(zhǔn)整理合同檔案，并按檔案管理要求的時(shí)間及方式移交本檔案部門歸檔。
合同檔案一般包括：
a．背景材料；
b．當(dāng)事人主體資格及資信等證明文件；
c．合同審查意見書；
d．合同正本(含附件)；
e．授權(quán)委托書正本；
f．履行、爭議解決情況的說明；
g．合同變更、解除的相關(guān)文件；
h．合同雙方的往來電函和協(xié)商記錄；
i．其他與合同有關(guān)的文件。
(三)合同管理的考核與激勵(lì)
公司控制部每半年對(duì)各項(xiàng)目部合同管理工作進(jìn)行檢查，形成書面檢查與考核報(bào)告，考核結(jié)果納入獎(jiǎng)金考核體系。公司根據(jù)公司控制部的檢查與考核報(bào)告每年至少委托外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)合同管理工作進(jìn)行審計(jì)。
對(duì)于有以下情形之一的項(xiàng)目部和個(gè)人，公司予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)：
a．為公司挽回和避免重大經(jīng)濟(jì)損失；
b．檢舉、揭發(fā)利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)有功；
c．合同管理工作業(yè)績突出。
對(duì)于有以下情形之一的項(xiàng)目部和個(gè)人，公司予以處罰：
a．不按公司合同管理辦法訂立、變更或解除合同；
b．訂立有重大缺陷的合同或無效合同、虛假合同；
c．與對(duì)方惡意串通訂立合同，以謀取個(gè)人或小集體利益損害公司合法權(quán)益；
d．未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)限訂立合同；
e．發(fā)生爭議隱瞞不報(bào)或擅自處理爭議；
f．擅自放棄權(quán)利對(duì)公司造成損害；
g．泄漏合同意向、商業(yè)秘密或其他相關(guān)秘密；
h．涉嫌利用合同進(jìn)行犯罪活動(dòng)；
i．利用合同危害國家和公司利益。綜上所述，我們認(rèn)為，合同管理是一項(xiàng)重要的管理工作，需要結(jié)合中國國情和總承包公司的特點(diǎn)，不斷地加以補(bǔ)充和完善。
一、合同管理中常見問題
合同是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下確定不同主體之間經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要載體，完善有效的合同管理體系和方法是做好工程總承包業(yè)務(wù)的重要前提。盡管大多數(shù)總承包公司都將合同管理提升到比較重要的位置，但在實(shí)踐中仍存在一些問題：
一是合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)；二是應(yīng)用文本不恰當(dāng)；三是合同管理不到位；四是合同管理資料缺失；五是忽視訴訟時(shí)效。
二、建立矩陣式合同管理組織機(jī)構(gòu)
目前項(xiàng)目管理組織機(jī)構(gòu)常見的形式是矩陣結(jié)構(gòu)。合同管理作為項(xiàng)目管理工作的一部分，也應(yīng)適應(yīng)矩陣管理的模式。在實(shí)踐中，我們實(shí)行分級(jí)管理與歸口管理相結(jié)合的原則，建立了合同管理委員會(huì)，明確各部門、項(xiàng)目部合同管理職責(zé)，實(shí)行承辦人制度、審查會(huì)簽制度、授權(quán)委托制度、合同專用章制度、合同備案制度、合同爭議報(bào)告制度及責(zé)任追究制度，做到機(jī)構(gòu)落實(shí)、制度落實(shí)和人員落實(shí)。
(一)合同管理委員會(huì)
公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，履行以下管理職責(zé)：
1、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司和各項(xiàng)目部重大合同的訂立、履行及管理工作。
2、指導(dǎo)公司合同管理制度建設(shè)。
3、決定合同管理獎(jiǎng)懲事宜。
4、協(xié)調(diào)解決合同管理中的其他重大問題。
(二)公司控制部
公司控制部是公司合同歸口管理部門，履行以下管理職責(zé)：
1、負(fù)責(zé)建立健全公司合同管理制度，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各項(xiàng)目部合同管理制度的建設(shè)工作。
2、監(jiān)督檢查各項(xiàng)目部合同管理工作是否符合法律法規(guī)和公司管理制度。
3、參與重大合同的評(píng)審、招標(biāo)、投標(biāo)、商務(wù)談判和簽約活動(dòng)。
4、監(jiān)督檢查合同履行情況。
5、負(fù)責(zé)合同備案、臺(tái)帳、匯總統(tǒng)計(jì)，管理公司合同會(huì)簽單等單據(jù)。
6、組織合同業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，指導(dǎo)解決合同爭議。
7、制訂和發(fā)布公司合同示范文本。
(三)合同承辦部門
項(xiàng)目部是項(xiàng)目合同承辦部門，履行以下管理職責(zé)：
l、負(fù)責(zé)調(diào)查、了解對(duì)方合同主體資格、資信和履約能力等情況。
2、辦理授權(quán)委托申請(qǐng)，起草合同文本組織合同談判。
3、負(fù)責(zé)合同文本審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn)。
4、負(fù)責(zé)組織人員履行合同。
5、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的爭議和違約追償。
6、負(fù)責(zé)建立和保管合同臺(tái)帳、檔案及統(tǒng)計(jì)分析，按規(guī)定進(jìn)行合同的備案和歸檔。
(四)項(xiàng)目控制部
項(xiàng)目控制部是項(xiàng)目合同歸口管理部門，履行以下管理職責(zé)：
l、參與本項(xiàng)目重大合同的評(píng)審、招標(biāo)、投標(biāo)、商務(wù)談判和簽約活動(dòng)。
2、監(jiān)督檢查本項(xiàng)目合同的履行，辦理向業(yè)主和分包商索賠簽證，處理收費(fèi)付費(fèi)事宜。
3、負(fù)責(zé)本項(xiàng)目合同備案、臺(tái)帳、匯總統(tǒng)計(jì)。
(五)財(cái)務(wù)部
財(cái)務(wù)部門履行以下管理職責(zé)：
l、參與審查、會(huì)簽合同；
2、審查合同中的財(cái)務(wù)收付事項(xiàng)是否符合國家財(cái)經(jīng)法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度；
3、審查合同對(duì)方提交的各類擔(dān)保，組織提供向業(yè)主提交的各類擔(dān)保。
4、按照合同約定辦理收付事項(xiàng)；
(六)法律顧問
公司聘請(qǐng)專業(yè)律師和聘任具有審查合同合法性能力的職工作為合同法律顧問，履行以下管理職責(zé)：
1、審查會(huì)簽合同；
2、從國家法律、法規(guī)和政策角度(如為涉外合同，則依據(jù)合同主體所在國或國際法、國際慣例)，對(duì)合 同訂立、履行、變更、解除等事項(xiàng)實(shí)施審查，保證所訂立合同的合法性；
3、對(duì)合同訂立、履行中出現(xiàn)的失控點(diǎn)和違法情況，提出法律意見或建議。
4、協(xié)助項(xiàng)目部解決合同爭議。
(七)批準(zhǔn)人
批準(zhǔn)人履行以下管理職責(zé)：
1、審查在其之前的各會(huì)簽人是否已簽署意見：
2、決定是否批準(zhǔn)合同簽署。
三、實(shí)施合同全過程、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)管理
合同管理是全過程的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，貫穿合同履行過程，直至合同履行完畢為止。系統(tǒng)就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理，將合同管理視為公司經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)的核心。動(dòng)態(tài)就是注重履約全過程的變化，特別要掌握對(duì)我方不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充、中止或終止。
(一)合同簽訂前的管理
1、合同批準(zhǔn)人的權(quán)限管理。
根據(jù)合同金額大小、重要程度等因素，公司合同管理制度明確不同層次的領(lǐng)導(dǎo)可以作為批準(zhǔn)人，但在合同上簽署必須經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，并在授權(quán)范圍內(nèi)訂立合同。訂立下列重大合同必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，如涉外合同、資產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、收購、租賃合同、擔(dān)保合同、公司兼并、分立、破產(chǎn)、清算合同、股份制改造、資產(chǎn)重組、投資合同等。
2、合同訂立的基本程序。
合同訂立一般應(yīng)履行以下程序：
a．重大合同招(投)標(biāo)文件評(píng)審。招(投)標(biāo)文件評(píng)審實(shí)行會(huì)審制度。重大合同招(投)標(biāo)文件評(píng)審采用會(huì)議方式，一般性合同招(投)標(biāo)文件評(píng)審可采用主管部門主審、相關(guān)部門會(huì)審會(huì)簽方式。
b．審查合同主體資格。項(xiàng)目部應(yīng)對(duì)合同當(dāng)事人主體資格的合法性、合同標(biāo)的符合經(jīng)營范圍、履約能力、履約信用等資格和資信情況進(jìn)行審查和確認(rèn)。如果通過書面審查尚不能確認(rèn)對(duì)方主體資格合法和資信能力充足，審查人員可進(jìn)行實(shí)地考察(包括到對(duì)方所在地、承建、參建項(xiàng)目所在地考察等)，提出結(jié)論性考察意見。所有被審查的文件和審查報(bào)告均應(yīng)列入合同檔案。
c．招(投)標(biāo)與合同談判。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行項(xiàng)目招(投)標(biāo)與合同洽談，重大合同應(yīng)通知法律顧問參加。
d．合同起草。承辦人負(fù)責(zé)起草、修訂合同文本。重大合同文本、招(投)標(biāo)文件起草，項(xiàng)目部應(yīng)組織專門會(huì)議商討，并征求財(cái)務(wù)部門和法律顧意見。合同文本應(yīng)盡量使用成熟的合同范本，無范本的合同應(yīng)爭取以已方為主起草，合同中術(shù)語、特有詞匯、重要概念，應(yīng)設(shè)?？罱忉?。合同中涉及數(shù)字、日]明時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明是否包含本數(shù)。對(duì)數(shù)量、質(zhì)量、履行期限和方式等有特殊要求的，應(yīng)當(dāng)在合同中予以特別明確。分包合同價(jià)款一般采用性總價(jià)方式。如無條件采用性總價(jià)方式時(shí)，則采用固定單價(jià)方式。
合同一般應(yīng)當(dāng)具備以下主要條款：
1)當(dāng)事人名稱、法定地址、法定代表人姓名、職務(wù)；
2)標(biāo)的(指工程項(xiàng)目、貨物、勞務(wù)等)名稱、型號(hào)、規(guī)格等；
3)數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測(cè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式；
4)價(jià)款或者酬金及付款時(shí)間、方式；
5)履行的期限、地點(diǎn)和方式；
6)違約責(zé)任； ．
7)合同爭議的解決方式；
8)合同訂立的時(shí)問、地點(diǎn)；
9)根據(jù)法律、法規(guī)和合同性質(zhì)確定或者雙方當(dāng)事人約定的其他必備條款；
10)正副本份數(shù)和分配方式；
11)合同生效的時(shí)問和條件；
12)約定的聯(lián)系方式；
13)附件名稱；
14)簽約地點(diǎn)、日期；
15)簽約各方開戶銀行及帳號(hào)；
16)簽約各方合同專用章和法定代表人(負(fù)責(zé)人)或委托代理人簽章。
簽訂金額在100萬元及以上的合同以及有預(yù)付款的合同，或者經(jīng)資信審查認(rèn)為有必要的，應(yīng)要求對(duì)方提供履約擔(dān)保。擔(dān)保一般應(yīng)采取銀行履約保函、保證金的方式，且金額應(yīng)當(dāng)不少于預(yù)付款的金額，對(duì)重大合同應(yīng)同時(shí)提供預(yù)付款擔(dān)保和履約擔(dān)保，擔(dān)?？筛鶕?jù)合同履行進(jìn)度情況分期釋放，特殊情況的擔(dān)保須由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
e．合同審查會(huì)簽。承辦人應(yīng)將合同草本及與合同有關(guān)的證明材料和合同簽署單一并提交相關(guān)部門和人員按合同簽署單規(guī)定的順序?qū)彶闀?huì)簽。承辦人送交的合同或招標(biāo)文件如有參考范本，且該范本為國家有關(guān)部門頒發(fā)、監(jiān)制或公司示范文本，則應(yīng)同時(shí)提交參考范本或參考范本號(hào)，并在合同中明顯標(biāo)記出本次修改的地方或附送差異表。
審查人一般應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成合同審查。各級(jí)審查人重點(diǎn)審查以下事項(xiàng)：
1)中標(biāo)單位的確定是否符合公司規(guī)定和招標(biāo)文件要求；
2)確認(rèn)合同風(fēng)險(xiǎn)是否得到充分評(píng)估；
3)合同技術(shù)條款是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)程、規(guī)范；
4)合同價(jià)款是否控制在項(xiàng)目控制概算范圍內(nèi)，價(jià)款結(jié)算方式明確，定額選用準(zhǔn)確；
5)確認(rèn)合同變更及解除條款、違約責(zé)任承擔(dān)條款、索賠及爭議解決條款完備并具有可操作性；
6)復(fù)核標(biāo)的數(shù)量、合同價(jià)款、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確、規(guī)范、計(jì)算方式正確；
7)確認(rèn)付款金額符合合同條件且符合項(xiàng)目資金流量整體計(jì)劃。
合同承辦人根據(jù)各級(jí)審查意見修改合同并在《合同簽署單》上說明修改情況。如合同承辦人不同意改，應(yīng)向?qū)彶槿朔答佉庖姡蝗邕_(dá)不成共識(shí)，則按公司合同管理辦法規(guī)定的權(quán)限提請(qǐng)合同批準(zhǔn)人裁決。
￡合同簽署蓋章。合同經(jīng)審查會(huì)簽并修改完畢，合同承辦人持經(jīng)過法定代表人或委托代理人簽署的合同文本、合同簽署單以及法定代表人授權(quán)委托書，向印章管理部門和印章管理專責(zé)人申請(qǐng)加蓋公司合同專用章。合同承辦人持簽署完備的合同正本會(huì)同財(cái)務(wù)人員貼制印花稅稅花，并在合同簽訂之日后3個(gè)工作日內(nèi)將合同副本送交相關(guān)部門履行，合同正本由承辦人按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定定期歸檔。
(二)合同履行階段的管理
1、合同的履行、變更和解除。
項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織合同的履行，監(jiān)督合同履行的全過程，并督促當(dāng)事人按照約定全面、適當(dāng)、實(shí)際履行合同。合同生效前不得實(shí)際履行合同，特殊情況在合同生效前確需履行時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析并經(jīng)合同簽署人批準(zhǔn)。
承辦人負(fù)責(zé)履行合同約定的通知義務(wù)，包括提示有關(guān)部門、單位按合同約定的日期、期間履行合同義務(wù)或主張權(quán)利；負(fù)責(zé)匯報(bào)、請(qǐng)示、協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的問題、爭議；依據(jù)合同規(guī)定向業(yè)主收取合同款，付款必須填寫付款申請(qǐng)單，并按規(guī)定逐級(jí)審批。合同的變更或者解除由原合同承辦部門負(fù)責(zé)承辦，程序執(zhí)行合同訂立程序。
項(xiàng)目部應(yīng)每月對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，在公司月度生產(chǎn)管理調(diào)度會(huì)上匯報(bào)合同履行情況。
2、合同索賠管理。
工程索賠一般分為工期索賠和費(fèi)用索賠，有業(yè)主與總承包商之問的索賠，也有總承包商與分包商之間的索賠。無論哪一方希望提出索賠，其索賠請(qǐng)求均應(yīng)在合同約定的時(shí)間內(nèi)、以合同約定的形式提出并提交索賠相關(guān)文件，索賠相關(guān)文件一般包括索賠通知書、索賠文件。其中索賠通知書是指在合同約定的時(shí)間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的表明己方要求工期或費(fèi)用索賠意向的通知；索賠文件則是在索賠通知書發(fā)出之后，在合同約定的時(shí)間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的完整詳細(xì)的索賠材料，一般應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：1)索賠信：一封致對(duì)方或其代表的信函，信函中應(yīng)說明索賠事件發(fā)生的原因，列舉索賠理由，提出合同索賠金額與工期及附加說明。2)索賠報(bào)告：列舉索賠的核心內(nèi)容，詳細(xì)說明合同索賠的事實(shí)和理由，說明索賠的合理合法性，簡要列出損失計(jì)算和要求賠(補(bǔ))償?shù)慕痤~和工期等。3)索賠金額和索賠工期的詳細(xì)計(jì)算書與證據(jù)，根據(jù)合同約定的方法計(jì)算索賠金額和索賠工期。
在我們的總承包項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理是工程索賠的第一責(zé)任人；項(xiàng)目控制部是工程索賠的執(zhí)行部門，在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)監(jiān)督合同履行情況，及時(shí)確認(rèn)工程索賠事項(xiàng)并向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，指導(dǎo)其他部門搜集和匯總工程索賠的證據(jù)，按照合同約定的時(shí)間發(fā)出工程索賠通知和索賠文件，接受并處理對(duì)方發(fā)出的索賠意向、通知和索賠文件，參與各項(xiàng)工程索賠談判，辦理工程索賠的其他具體事項(xiàng)；項(xiàng)目施工部、財(cái)務(wù)部、安全質(zhì)量部、物資部、設(shè)計(jì)部、信息綜合部是工程索賠的協(xié)助執(zhí)行部門，重點(diǎn)是協(xié)助控制部搜集工程索賠證據(jù)，參與與本部門有關(guān)的工程索賠談判。
3、合同爭議的處理。
無論是因索賠引發(fā)的爭議，還是合同執(zhí)行過程中其他因素引發(fā)的合同爭議，各方均應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依合同訂立程序訂立書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成協(xié)議時(shí)，可依合同約定進(jìn)行仲裁或訴訟。
當(dāng)合同發(fā)生重大爭議時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)將爭議事項(xiàng)及時(shí)以書面形式通知公司控制部、法律顧問和財(cái)務(wù)部門，同時(shí)應(yīng)迅速收集有關(guān)證據(jù)，會(huì)同以上部門及時(shí)提出爭議處理方案，并向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。在方案批準(zhǔn)之前，按照合同規(guī)定應(yīng)按期給予回復(fù)的文件，項(xiàng)目部應(yīng)組織予以答復(fù)，重大事項(xiàng)的回復(fù)須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)事先審查。
4、合同檔案管理。
合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，項(xiàng)目部按檔案管理部門規(guī)定的分類形式格式標(biāo)準(zhǔn)整理合同檔案，并按檔案管理要求的時(shí)間及方式移交本檔案部門歸檔。
合同檔案一般包括：
a．背景材料；
b．當(dāng)事人主體資格及資信等證明文件；
c．合同審查意見書；
d．合同正本(含附件)；
e．授權(quán)委托書正本；
f．履行、爭議解決情況的說明；
g．合同變更、解除的相關(guān)文件；
h．合同雙方的往來電函和協(xié)商記錄；
i．其他與合同有關(guān)的文件。
(三)合同管理的考核與激勵(lì)
公司控制部每半年對(duì)各項(xiàng)目部合同管理工作進(jìn)行檢查，形成書面檢查與考核報(bào)告，考核結(jié)果納入獎(jiǎng)金考核體系。公司根據(jù)公司控制部的檢查與考核報(bào)告每年至少委托外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)合同管理工作進(jìn)行審計(jì)。
對(duì)于有以下情形之一的項(xiàng)目部和個(gè)人，公司予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)：
a．為公司挽回和避免重大經(jīng)濟(jì)損失；
b．檢舉、揭發(fā)利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)有功；
c．合同管理工作業(yè)績突出。
對(duì)于有以下情形之一的項(xiàng)目部和個(gè)人，公司予以處罰：
a．不按公司合同管理辦法訂立、變更或解除合同；
b．訂立有重大缺陷的合同或無效合同、虛假合同；
c．與對(duì)方惡意串通訂立合同，以謀取個(gè)人或小集體利益損害公司合法權(quán)益；
d．未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)限訂立合同；
e．發(fā)生爭議隱瞞不報(bào)或擅自處理爭議；
f．擅自放棄權(quán)利對(duì)公司造成損害；
g．泄漏合同意向、商業(yè)秘密或其他相關(guān)秘密；
h．涉嫌利用合同進(jìn)行犯罪活動(dòng)；
i．利用合同危害國家和公司利益。綜上所述，我們認(rèn)為，合同管理是一項(xiàng)重要的管理工作，需要結(jié)合中國國情和總承包公司的特點(diǎn)，不斷地加以補(bǔ)充和完善。