公文處理的制度化是這項活動內在客觀規(guī)律的反映。公文處理制度是指與公文處理活動有關的，各類工作人員必須共同遵守準則、法規(guī)、規(guī)章、標準等規(guī)定性的文件。公文處理無論是公文的撰制、辦理還是管理，都對制度具有廣泛的依賴性。各種組織各類人員共同參與此項活動，既分工又協(xié)作就需建立高度穩(wěn)定的秩序，依靠制度為管理工具，使責任權利分明。在具體的公文處理實踐中，人們逐步地摸索出了一些有效的方法，建立了一些行之有效的制度。隨著公文處理實踐活動的不斷發(fā)展變化，順應著新的情況和需要，一些制度本身也在不斷被人們改進和完善。比如說在公文的形成。處理條件、傳遞。保管、組織管理等環(huán)節(jié)中的擬辦和批辦制度、催辦制度、審核制度、立卷制度、歸檔制度等。審核制度就根據新的形勢的發(fā)展要求強調三級審核制度。一是部門領導審核；二是專職秘書審核；三是簽發(fā)領導審核，以達到層層把關的目的。此外，公文處理的制度應具有高度的統(tǒng)一性，可操作性和相對穩(wěn)定性，以避免溝通的障礙和不必要的轉換加工環(huán)節(jié)，各體系之間的差異應不超過客觀所必需的限度之外。像現(xiàn)在黨、政兩大系統(tǒng)所遵循的《條例》和新《辦法》就注意了具體規(guī)范制度的相同或相近。具有可操作性是說制度必須精細具體，要分解工作流程，并予以清晰的指導和界定，使人們能一望可知，以便照章行事。制度的穩(wěn)定性要強，制定時要深入調查，細化分析，使之對客觀情況的變化具有一定的適應性。同時，自身又要有隨形勢不斷更新的良好基礎。制度建立后，關鍵的問題在實施和監(jiān)督，而監(jiān)督的措施必須具有力度。例如實行公文處理情況通報制度、不合格公文退辦制度、依法處理違反公文處理制度的行為等等。