秘書文書檔案指導：檔案保留要點

對于哪些文件必須保留、哪些文件可以銷毀會有一個相應的規(guī)定，秘書應該將這個規(guī)定熟記于心。
     （1）公務文件保留
     應該問清楚所有類型的文件、信函以及各種媒體要保留多久，要根據(jù)法律、工作要求來作決定。
     1．需要永久保留的檔案，包括文件、刊物、賬簿和會議記錄等；
     2．需要保留5年-1O年的檔案，包括過期的合同、托收記錄和保險索賠證據(jù)等；
     3．需要保留至5年的檔案，包括會議代表、客戶貸款分類和普通信件等；
     4．需要保留大約1年的檔案，包括通知、通函、復印件和銀行存款憑據(jù)等。
     （2）個人資料保留
     決定私人文件和記錄的保存時間的因素主要是銷毀文件的有關規(guī)定和領導的意思。秘書應該為自己制定一份保留計劃。
     1．在檔案中把各種私人文件和記錄按字母順序編好。
     2．在編排好的條目右邊劃出3個分欄，在第一個分欄上注明有關這類文件的國家規(guī)定和其他法律條款；在第二個分欄中注明你建議的保留期限，因為私人檔案的保留時間沒有統(tǒng)一的規(guī)定；第三個分欄由領導填寫，注明他所希望的每個條目的保留時間。
     3．根據(jù)不同的要求，修改這一計劃，最后得出一個保留時間，這也是你的領導同意的時間。
     （3）準備一份存放計劃
     這份存放計劃的內容要包括以下幾項：
     1．存放盒上的檔案號；
     2．存放地點；
     3．準備銷毀的日期；
     4．銷毀日期；
     5．批準銷毀者；
     6．保護檔案和重要文件的安全因素；
    7．檔案和資料也要注意防火、防潮、防丟失和保持清潔。