秘書檔案管理：第四章檔案存放位置索引的編制

第四章 檔案存放位置索引的編制
    為了便于保管工作人員切實(shí)掌握檔案館（室）檔案存放情況和迅速地取放檔案，必須編制檔案存放位置索引。
    —、全宗存放位置索引
    即以全宗及其各類檔案為單位，指出它們的存放處所。其格式如下：
    全宗名稱： 全宗號：
    案卷目錄號
     案卷目錄
    名 稱
     目錄中案卷
     起止號數(shù)
     存放位置
    樓
     層
     房間
     檔架
    （柜）
     欄
     格
     二、庫房存放全宗索引
    即以庫房和檔案架（柜）為單位，指出它們保存的是什么全宗及其組成部分的檔案。通常采用圖表形式，把每個(gè)庫房內(nèi)檔案的存放情況繪成示意圖，懸掛在適當(dāng)?shù)胤?，便于有關(guān)人員隨時(shí)參看，其格式如下：
    樓： 層： 房間：
     檔架
    （柜）
     欄
     格
     存放檔案
    全宗號
     全宗名稱
     案卷目錄號
     案卷目錄名稱
     目錄中案卷
     起止號數(shù)