電子計算機技術的運用發(fā)展被稱為人類科學技術發(fā)展的"第三次革命"，計算機技術在辦公室的普及運用也使秘書工作由"筆桿子"向"鍵盤子"轉(zhuǎn)變，計算機的運用操作成為了現(xiàn)代從業(yè)秘書的必備技能，與運而生的辦公自動化大大加快了秘書工作流程，提高了工作效率，縮減了經(jīng)費開支，也使得辦公室垂直管理變得更為直接和科學。但是，計算機等現(xiàn)代辦公技術的普及運用也給文秘工作帶來了一定的負面影響，這些影響有可能導致嚴重的后果且在一定范圍內(nèi)未能引起重視。就此，筆者想結合多年辦公室工作經(jīng)歷談一點膚淺看法，供各界同仁商榷。
一、 對原始材料真實性、遞進性、備查性的負面影響
作為一定程度上領導的代言人和領導工作思路、打算、部署的執(zhí)筆人、體現(xiàn)人，秘書的特殊位置、秘書工作工作的特殊性使得原始材料的保存、備查變得尤為重要。在以筆辦公的大前提下，定稿前的原始材料都能與定稿一起裝訂備查。作為檔案工作制度的一項重要內(nèi)容，也便于貫徹執(zhí)行。但隨著計算機的普及運用，這方面出現(xiàn)了漏洞且未能引起高度重視，更別提解決避免。
1、領導講話稿的擬寫、修改、保存方面
在以筆辦公時，領導講話稿的擬寫一般都先由領導給出框架結構、思路和步驟，具體內(nèi)容由秘書收集材料填充。完稿后交由領導審閱、修正，初稿距定稿少者兩三稿，多者七八稿。但無論多少稿，在計算機未能普及運用時，這一過程都是以筆完成。在成型之前，哪位領導修改了什么、怎樣修改的、為什么修改都能在定稿所附的材料中得到充分體現(xiàn)。在一些原則性、政治性強、敏感程度高的講話中，若出現(xiàn)問題，翻開原始記錄，誰的過失、誰應承擔責任自然一清二楚。
在計算機進入辦公運用的初期，這一負面影響還是潛在和并不明顯的。但隨著計算機的普及運用，這一弊端變得突出。目前，即使在經(jīng)濟并不發(fā)達的西部地區(qū)，效益稍好一點的單位領導和秘書均配有專用計算機。領導講話稿的處理一般都在計算機上完成，即秘書根據(jù)領導的思路在自己的計算機上完成初稿交由領導審閱。這一步驟有以下幾種可能：一是領導不懂電腦，秘書得把稿子打印出來呈交；二是領導懂電腦，秘書交一軟盤就行了；三是單位內(nèi)部已連網(wǎng)，秘書發(fā)個電子郵件就夠了。以上的三種可能中，第一種與以筆辦公一樣，對原始材料的真實性、遞進性、備查性影響不大，每一進程都是"白紙黑字"。第二種、第三種則具有明顯的弊端，為提高工作效率（實際上也提高了工作效率），軟盤來、軟盤去，郵件來、郵件去，最后保存的、回復的只是最后一稿。至打印裝訂時，原始材料不再原始，真實性要打問號，遞進性、備查性蕩然無存。
2、會議記錄的記錄、整理、存檔方面
會議記錄是秘書工作的一項基本內(nèi)容。速記被列為秘書考試內(nèi)容之一，是作為秘書人員錄用或晉升的一個標準。在手寫速記時，無論秘書人員采用漢字速記還是拼音速記，速記稿都是未成型稿。會議完畢后秘書人員通常都是接著整理，謄寫出會議記錄交與會代表簽字后存檔?；蛟诖嘶A上，做會議記錄的增值處理。這一過程中只要秘書熟練掌握了速記技能，遵守職業(yè)道德，會議記錄均能較為真實、全面的反映會議情況。
隨著錄音機、電腦的普及，在很大程度上改善和革新了人們對語言記錄和書寫的條件。以漢語為例，一般講話的速度，大約每分鐘有160個音節(jié)（字），而漢字的書寫速度大約每分鐘能寫40個字；兩者的差距是1與4之筆。能熟練掌握五筆字型輸入法的秘書從業(yè)人員打字速度如以每分鐘120字計，再加上一點基本的速記功底，就能充分勝任會議記錄工作。所以，攜帶方便、使用快捷的筆記本電腦當仁不讓地在會議記錄中占據(jù)一席之地，并隨著高速度輸入法的推廣運用呈上升趨勢。會議記錄自然是二稿（初稿、定稿）合一，且多了幾分記錄人員的主觀任意性因素。交由簽字存檔時自然也產(chǎn)生了如同講話稿般的弊端。
以上兩方面的問題，在單位大稿擬寫（如總結、計劃等）、日常文件處理等方面也相應存在。
二、 對文件材料嚴肅性、準確性的負面影響
文件材料的處理工作是辦公室秘書一項最主要的工作，信息報送是新時期賦予辦公室的一項基本工作職能。運用計算機擬寫導致的負面影響在此不再贅述，筆者欲就傳遞方面做重點闡述。
1、 在文件傳遞上
迅速準確是文件處理工作的一項基本要求。隨著單位系統(tǒng)網(wǎng)絡、專用網(wǎng)絡的建立，文件的傳遞確實變得快捷高效，不但節(jié)省了文頭、印刷、郵寄費用，且提高了十倍甚至數(shù)十倍的時效。
但這里面的問題顯而意見，一般說來，收文處理應遵循簽收、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔程序，發(fā)文處理應遵循擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、存檔程序。如果利用傳真機傳遞，黑章、大小不一的紙張給存檔工作帶來了困難，字跡模糊不清等問題更是難以避免。
如果運用電子郵件，一個郵件可同時發(fā)送給多個需送達單位，收文中的前三項直接跳過，從后三項到歸檔，五程序不能有案可差，極易推諉扯皮，且極大地損壞了公文的嚴肅性，國頒新標準成了一紙空文，檔案工作也將難以正常進行。從發(fā)文看，用印、登記工作實際上又省略了。分發(fā)過程中，由于不同的操作版本，可能導致公文格式混亂，收文時分送給不懂電腦操作的領導時，又必須重新編排打印。檔案工作也存在與收文程序類似的問題，公文嚴肅性、準確性嚴重受損，行政管理一定程度上脫節(jié)，將影響日常工作的正常進行。而且，由于網(wǎng)絡技術的不完善之處，文件的機密性要求將很難得到保證。
2、在信息傳遞上
信息工作具有時效性、廣泛性、導向性特點。當今時代是信息競爭時代，信息工作者只有"耳聰目明"，能及時抓住、快速傳遞信息，才能為領導利用信息、把握時機、進行決策服務。這對發(fā)揮信息的時效性提出了更高的要求，這方面電子郵件具有無可比擬的優(yōu)勢。一是表達清楚、傳遞速度快，一兩分鐘內(nèi)即可完成傳遞過程；二是可節(jié)省打印、校對時間，編輯者可在報送信息基礎上直接加工、轉(zhuǎn)化。但大幅度提高時效的同時，也存在一些不容忽視的問題，信息嚴密性、準確性方面存在弊端。在郵件報送過程中，信息報送審批制度將成為制約信息時效的"瓶勁"。跳過這一關，信息準確性難以保證。信息工作是一項非常敏感的工作，郵件的傳送使涉密信息的機密要求難以保證，原稿基礎上的修改編輯又使信息失去了遞進性、備查性。
三、 初探解決以上負面影響的方式方法
1、各級領導和秘書工作者要切實引起重視，防微杜漸
現(xiàn)代計算機的普及運用對原稿真實性、遞進性、備查性的負面影響，或許有人還不以為然，認為是小題大作。誠然，這個問題在地廳級以下并不十分突出。但是，歷史的教訓并不少，從下而上提高認識更有利于解決問題。另外，隨著領導干部責權考核制度的不斷深入，這始終是管理方面的一個漏洞。在地廳級以上，各級領導領導要上升到"講政治"的高度，引起高度重視，要以身作則，勤于動手，加強督促，將日常事務管理納入規(guī)范化、科學化的軌道。
秘書要擺正位置，強化服務意識，牢記職業(yè)道德建設，避免主觀隨意性，本著忠于原稿、忠于職守的原則，在實際工作中避免產(chǎn)生漏洞。在運用計算機技術提高辦公效率的同時，正視現(xiàn)代技術帶來的負面影響，并結合實際工作，加大調(diào)查研究，積極想辦法予以解決。
一、 對原始材料真實性、遞進性、備查性的負面影響
作為一定程度上領導的代言人和領導工作思路、打算、部署的執(zhí)筆人、體現(xiàn)人，秘書的特殊位置、秘書工作工作的特殊性使得原始材料的保存、備查變得尤為重要。在以筆辦公的大前提下，定稿前的原始材料都能與定稿一起裝訂備查。作為檔案工作制度的一項重要內(nèi)容，也便于貫徹執(zhí)行。但隨著計算機的普及運用，這方面出現(xiàn)了漏洞且未能引起高度重視，更別提解決避免。
1、領導講話稿的擬寫、修改、保存方面
在以筆辦公時，領導講話稿的擬寫一般都先由領導給出框架結構、思路和步驟，具體內(nèi)容由秘書收集材料填充。完稿后交由領導審閱、修正，初稿距定稿少者兩三稿，多者七八稿。但無論多少稿，在計算機未能普及運用時，這一過程都是以筆完成。在成型之前，哪位領導修改了什么、怎樣修改的、為什么修改都能在定稿所附的材料中得到充分體現(xiàn)。在一些原則性、政治性強、敏感程度高的講話中，若出現(xiàn)問題，翻開原始記錄，誰的過失、誰應承擔責任自然一清二楚。
在計算機進入辦公運用的初期，這一負面影響還是潛在和并不明顯的。但隨著計算機的普及運用，這一弊端變得突出。目前，即使在經(jīng)濟并不發(fā)達的西部地區(qū)，效益稍好一點的單位領導和秘書均配有專用計算機。領導講話稿的處理一般都在計算機上完成，即秘書根據(jù)領導的思路在自己的計算機上完成初稿交由領導審閱。這一步驟有以下幾種可能：一是領導不懂電腦，秘書得把稿子打印出來呈交；二是領導懂電腦，秘書交一軟盤就行了；三是單位內(nèi)部已連網(wǎng)，秘書發(fā)個電子郵件就夠了。以上的三種可能中，第一種與以筆辦公一樣，對原始材料的真實性、遞進性、備查性影響不大，每一進程都是"白紙黑字"。第二種、第三種則具有明顯的弊端，為提高工作效率（實際上也提高了工作效率），軟盤來、軟盤去，郵件來、郵件去，最后保存的、回復的只是最后一稿。至打印裝訂時，原始材料不再原始，真實性要打問號，遞進性、備查性蕩然無存。
2、會議記錄的記錄、整理、存檔方面
會議記錄是秘書工作的一項基本內(nèi)容。速記被列為秘書考試內(nèi)容之一，是作為秘書人員錄用或晉升的一個標準。在手寫速記時，無論秘書人員采用漢字速記還是拼音速記，速記稿都是未成型稿。會議完畢后秘書人員通常都是接著整理，謄寫出會議記錄交與會代表簽字后存檔?；蛟诖嘶A上，做會議記錄的增值處理。這一過程中只要秘書熟練掌握了速記技能，遵守職業(yè)道德，會議記錄均能較為真實、全面的反映會議情況。
隨著錄音機、電腦的普及，在很大程度上改善和革新了人們對語言記錄和書寫的條件。以漢語為例，一般講話的速度，大約每分鐘有160個音節(jié)（字），而漢字的書寫速度大約每分鐘能寫40個字；兩者的差距是1與4之筆。能熟練掌握五筆字型輸入法的秘書從業(yè)人員打字速度如以每分鐘120字計，再加上一點基本的速記功底，就能充分勝任會議記錄工作。所以，攜帶方便、使用快捷的筆記本電腦當仁不讓地在會議記錄中占據(jù)一席之地，并隨著高速度輸入法的推廣運用呈上升趨勢。會議記錄自然是二稿（初稿、定稿）合一，且多了幾分記錄人員的主觀任意性因素。交由簽字存檔時自然也產(chǎn)生了如同講話稿般的弊端。
以上兩方面的問題，在單位大稿擬寫（如總結、計劃等）、日常文件處理等方面也相應存在。
二、 對文件材料嚴肅性、準確性的負面影響
文件材料的處理工作是辦公室秘書一項最主要的工作，信息報送是新時期賦予辦公室的一項基本工作職能。運用計算機擬寫導致的負面影響在此不再贅述，筆者欲就傳遞方面做重點闡述。
1、 在文件傳遞上
迅速準確是文件處理工作的一項基本要求。隨著單位系統(tǒng)網(wǎng)絡、專用網(wǎng)絡的建立，文件的傳遞確實變得快捷高效，不但節(jié)省了文頭、印刷、郵寄費用，且提高了十倍甚至數(shù)十倍的時效。
但這里面的問題顯而意見，一般說來，收文處理應遵循簽收、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔程序，發(fā)文處理應遵循擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、存檔程序。如果利用傳真機傳遞，黑章、大小不一的紙張給存檔工作帶來了困難，字跡模糊不清等問題更是難以避免。
如果運用電子郵件，一個郵件可同時發(fā)送給多個需送達單位，收文中的前三項直接跳過，從后三項到歸檔，五程序不能有案可差，極易推諉扯皮，且極大地損壞了公文的嚴肅性，國頒新標準成了一紙空文，檔案工作也將難以正常進行。從發(fā)文看，用印、登記工作實際上又省略了。分發(fā)過程中，由于不同的操作版本，可能導致公文格式混亂，收文時分送給不懂電腦操作的領導時，又必須重新編排打印。檔案工作也存在與收文程序類似的問題，公文嚴肅性、準確性嚴重受損，行政管理一定程度上脫節(jié)，將影響日常工作的正常進行。而且，由于網(wǎng)絡技術的不完善之處，文件的機密性要求將很難得到保證。
2、在信息傳遞上
信息工作具有時效性、廣泛性、導向性特點。當今時代是信息競爭時代，信息工作者只有"耳聰目明"，能及時抓住、快速傳遞信息，才能為領導利用信息、把握時機、進行決策服務。這對發(fā)揮信息的時效性提出了更高的要求，這方面電子郵件具有無可比擬的優(yōu)勢。一是表達清楚、傳遞速度快，一兩分鐘內(nèi)即可完成傳遞過程；二是可節(jié)省打印、校對時間，編輯者可在報送信息基礎上直接加工、轉(zhuǎn)化。但大幅度提高時效的同時，也存在一些不容忽視的問題，信息嚴密性、準確性方面存在弊端。在郵件報送過程中，信息報送審批制度將成為制約信息時效的"瓶勁"。跳過這一關，信息準確性難以保證。信息工作是一項非常敏感的工作，郵件的傳送使涉密信息的機密要求難以保證，原稿基礎上的修改編輯又使信息失去了遞進性、備查性。
三、 初探解決以上負面影響的方式方法
1、各級領導和秘書工作者要切實引起重視，防微杜漸
現(xiàn)代計算機的普及運用對原稿真實性、遞進性、備查性的負面影響，或許有人還不以為然，認為是小題大作。誠然，這個問題在地廳級以下并不十分突出。但是，歷史的教訓并不少，從下而上提高認識更有利于解決問題。另外，隨著領導干部責權考核制度的不斷深入，這始終是管理方面的一個漏洞。在地廳級以上，各級領導領導要上升到"講政治"的高度，引起高度重視，要以身作則，勤于動手，加強督促，將日常事務管理納入規(guī)范化、科學化的軌道。
秘書要擺正位置，強化服務意識，牢記職業(yè)道德建設，避免主觀隨意性，本著忠于原稿、忠于職守的原則，在實際工作中避免產(chǎn)生漏洞。在運用計算機技術提高辦公效率的同時，正視現(xiàn)代技術帶來的負面影響，并結合實際工作，加大調(diào)查研究，積極想辦法予以解決。